Методология kanban: секреты эффективного использования

Чем на самом деле является Канбан-доска?

Может показаться, что Канбан-доска — это просто инструмент контроля работы подчиненных. На самом деле это не так, и смысл Канбан-доски совсем в другом. Канбан-доска — это инструмент рефлексии, осмысления того, как устроен рабочий процесс, и какие управленческие решения надо принять, чтобы его ускорить и оптимизировать.

Чтобы объяснить, почему это так, немного погрузимся в историю. Идея визуализации рабочего процесса, и управления его характеристиками возникла в 50-х годах XX века в компании Тойота. Она пыталась выиграть конкурентную борьбу за авторынок Японии, в условиях очень ограниченного спроса.

Перед менеджерами стояла задача: повысить эффективность рабочих процессов не увеличивая имеющиеся ресурсы. Они решили подойти к этому вопросу системно, и составили карту производственного потока (Value Stream Map), которая отражала путь деталей и сырья от одного производственного процесса к другому, и так до момента отгрузки клиенту. Выглядела она сложно и научно:

Что они искали на этой схеме рабочего процесса? Потери времени.Желтенькие треугольники на этой схеме обозначают запасы деталей или сырья, которые копятся перед тем или иным производственным этапом. Почему появляется эта гора запасов? Потому что предыдущий этап работает быстрее, и следующий за ним не поспевает синхронно использовать поступившее сырье или детали.

Хорошо это или плохо?  C одной стороны, это гарантия отсутствия простоя на всех участках. Всегда есть что обрабатывать, и каждый участок занят на 100% рабочего времени. Вроде так и надо? Вроде бы в этом и состоит задача менеджера — сделать так, чтобы все были при деле и работали на 100%. Верно?

Но менеджеры компании Тойота думали иначе. И это оказалось фактором, который привел их к успеху. Давайте разберемся с этим поподробнее.

Бережливое производство

Метод управления канбан часто связывают с принципом «бережливого производства». Есть даже специальные методологии работы с товарными запасами по канбан: тарный и карточный.

Основные принципы работы канбан на производстве:

• Табличка имеет свой цвет (обычно для обозначения отделов или участков производства). На ней указывается вся необходимая информация о товаре/продукции/заказе. Например, «Деталь 1, кол-во – 56 шт., цех N».
• Канбан перемещается по производственной линии в одной таре с деталями или прикрепляется к изделию.
• Должны быть выработаны определённые нормы для работы с каждой табличкой. Например, на одном рабочем месте одновременно должно находиться не более 2 табличек.
• Должны быть сильно упрощены способы взаимодействия специалистов, между которыми передаются детали с канбан (например, отсутствуют акты приёма-передачи, проверки исправности и технического состояния и т.п.), а также общие процессы перемещения деталей/продукции.
• Рабочая линия должна хорошо просматриваться, чтобы можно было легко оценить текущую стадию работы. Для реализации этого подхода склад обычно переделывают в некое подобие конвейера. А быстрому поиску необходимых частей/позиций помогает адресная система хранения.

Результат такого подхода:

• Производство работает с тем, что есть (не запасает запчасти/детали впрок, снижает перепроизводство).
• Конвейерная линия оптимизируется.
• Снижается нагрузка на работников склада и объём ненужных перемещений.
• Упрощается система взаимодействия рядовых сотрудников.
• Производственные процессы становятся линейными (их легче контролировать и прогнозировать).

На многих современных производствах канбан-подход сохранился, только преобразован в электронный формат (интегрирован в системы ERP – программные средства для планирования ресурсов организации).

Предыстория

У меня достаточно широкие интересы и постоянно приходит масса различных идей от создания онлайн-сервисов, до производства одежды и физических продуктов. Также, в искусстве, визуальное искусство, музыка, поэзия, всё это меня очень увлекает, и постоянно приходят идеи что можно сделать.

Довольно давно, с раннего тинейджерства, я начал записывать все эти идеи на бумаге. Кроме идей я начал составлять списки ближайших планов. Естественно, это всё превратилось в кучу листочков в которых сложно что-то быстро найти.

Мой ноутбук/скетчбук из января 2006 г.

Дальше появилась куча приложений, в которых можно составлять различные списки дел, и я многие из них перепробовал. Долгое время я использовал популярное приложение Things, но в конечном итоге, мои списки превратились в помойку и я перестал доверять им.

Канбан-доска

Канбан-доска позволяет вывести процесс выполнения задач в визуальное восприятие. Такой подход помогает видеть весь рабочий процесс, четко распределять задачи и вовремя направлять усилия в «слабые» зоны.

Это работает так: столбики представляют собой разные этапы, на которые разбивают рабочий процесс. Карточки в столбцах — это конкретные задачи-шаги. За каждый этап несет ответственность отдел/сотрудник. Карточки перемещаются по столбцам в соответствии со своим статусом.

При этом принцип формирования каждого столбца должен быть один. Например, это могут быть этапы производственного процесса («прототипирование», «дизайн», «разработка», «тестирование») или статусы выполнения задач («предстоит сделать», «в работе», «на проверке», «завершено»). По каждой колонке должно быть определено ограничение объема незавершенной работы — это позволяет предупредить перегрузы и простои. Этот принцип берет свое начало в законе американского ученого Джона Литтла, согласно которому при увеличении количества одновременно выполняемых задач, снижается скорость выполнения каждой из них. Поэтому команды постоянно балансируют между ограничением на невыполненную работу и скоростью пропускной системы. Лучшие практики ведения канбан-доски основаны на простых компонентах — обсуждение, баланс и взаимодействие.

Уведомление о том, что в колонке «в ожидании» скопилось уже четыре карточки при лимите в три

«Не существует какого-то идеального представления о том, как должна выглядеть доска. Это живой механизм, и в определенный момент времени она показывает какую-то проблему, которую необходимо решать. Это механизм отзеркаливания процессов. Если доска показывает ту или иную проблему в процессах и подсвечивает ее команде, которая обслуживает этот сервис или продукт, то это хорошая канбан-доска», — говорит Артур Нек, директор по процессному управлению REG.RU (аккредитованный kanban-тренер и кандидат в kanban-консультанты).

Ключевые правила работы с канбан-доской:

1. Не забывайте перемещать карточки на доске в соответствии с движением задачи.
2. Все задачи должны быть на доске и иметь приоритет по выполнению.
3. Используйте оптимальное количество статусов на доске.
4. У каждой команды должны быть своя доска.
5. Определите оптимальное количество задач в каждом статусе (если будет 100 карточек на доске, она потеряет свою наглядность и простоту).

Что такое канбан-метод?

Весной 2005 года мне посчастливилось провести отпуск в Японии, в Токио. Дело было в начале апреля, когда цветут вишни. Чтобы насладиться этим зрелищем, я во второй раз в жизни приехал в Восточные сады в Императорском дворце в Токио. Именно здесь меня осенило: канбан — это не только производство.

В субботу, 9 апреля 2005 года, я вошел в парк с северного входа, перейдя мост через ров неподалеку от станции метро «Такэбаси». Многие токийцы решили этим солнечным воскресным утром выбраться в парк и насладиться его спокойствием и цветением японской вишни — сакуры.

Обычай устраивать пикник под вишневыми деревьями, когда опадают их цветы, называется «ханами» (цветочный праздник). Это древняя японская традиция — возможность подумать о красоте, хрупкости и кратковременности жизни.

Когда мы с семьей шли по парку, к нам подошел пожилой японец с сумкой через плечо. Он полез в сумку и вынул пачку пластиковых карточек. Он предложил каждому из нас по одной, правда, задумался, нужна ли карточка моей трехмесячной дочери. Но в итоге вручил мне карточку и ей. Он ничего не сказал, и я, плохо зная японский, тоже промолчал.

Проведя утро на солнышке, мы направились на выход, где стояла очередь к киоску. Когда она немного продвинулась вперед, я понял, что это люди возвращают пластиковые карточки, которые были входными билетами. Я залез в карман и вынул наши карточки. В киоске находилась японка в униформе. Между нами была стеклянная перегородка с полукруглым вырезом у стойки, как в кассе кинотеатра или парка развлечений. Я передал наши карточки. Дама взяла их руками в белых перчатках и положила в стопку к другим. Никаких денег не требовалось. Никакого объяснения, зачем я два часа с момента входа в парк носил с собой белые пластиковые карточки, дано не было.

Что же это за входные билеты? Зачем их выдавать, если они бесплатные? Сначала я предположил, что это связано с безопасностью. Подсчитав все возвращенные карточки, администрация могла убедиться, что внутри не осталось никого постороннего после закрытия парка на ночь. Однако затем я понял, что если речь идет о безопасности, то это какая-то очень сомнительная схема. Как они могут знать, что мне дали не одну карточку, а две? Моя трехмесячная дочь — это посетитель или багаж? Система казалась слишком вариативной. Чересчур много возможностей для ошибки! Если бы это действительно была схема безопасности, то она была обречена на провал и ежедневно давала бы ошибки первого рода.

(Кстати, отмечу, что подобная система не может выдавать ошибки второго рода, поскольку это потребовало бы печати дополнительных входных билетов. Это общее полезное свойство систем канбан.)

Тем временем охрана ежевечерне рыскала бы по парку в поисках заблудившихся туристов. Нет, дело в чем-то другом.

Похоже, канбан-жетоны разного вида помогают во всех типах управленческих ситуаций.

Kanban

Kanban – система организации производства, снабжения или разработки, которая призвана достигать максимальной эффективности, снижать объем незавершенной работы и визуализировать рабочий процесс. Иногда под этим термином понимают средство визуализации и организации работы – канбан-доску. 

История Kanban

Kanban как методика была разработана Тайити Оно (Taiichi Ohno) во время его работы в Toyota и направлена на бережливое производство. Сам термин «канбан» –  это комбинация двух японских слов: 看 (Kàn), означающего «знак», и 板 (Bǎn), означающего «доска». Первоначально система Kanban Оно использовала бумажные карточки для отслеживания спроса на заводе Toyota. В основе организации процесса лежал годовой план, вместо угадывания спроса в ход шли прогнозированные месячные и оперативные планы выпуска для каждого подразделения, а также конкретные лимиты на каждом этапе создания.  

Но сегодня, когда люди говорят «Kanban», то чаще всего имеют в виду канбан-доски: визуальное представление управления проектами, которое воплощает в жизнь методологию Kanban.

На канбан-доске столбцы представляют различные этапы работы – к примеру, «Запланировано», «Выполняется», «Ожидает проверки» и «Завершено». В каждом столбце находятся карточки задач, аналогичные исходным бумажным карточкам Оно на заводе. По мере выполнения карточка с задачей двигается из одного столбца в другой. 

Классическая канбан-доска

Канбан-доски – одна из самых популярных форм визуального управления проектами, эффективная для обеспечения простого и быстрого анализа проекта. За несколько десятилетий существования методика, разработанная Тайити Оно, была оцифрована, адаптирована и усовершенствована, чтобы стать той гибкой системой управления проектами, которую мы знаем сегодня. По своей сути современный Kanban – это онлайн-визуальный метод управления работой.

А так, например, сегодня канбан-доска выглядит в Asana

Преимущества канбан-досок

Из-за своей эффективности в визуализации работы канбан-доски являются ключевым компонентом большинства инструментов управления проектами онлайн. 

Когда вы используете канбан-доску для визуального управления проектами, вы предоставляете своей команде огромное количество оперативной информации. Ваши карточки, которые представляют отдельные задачи или результаты, будут фиксировать исполнителей, сроки выполнения и любые соответствующие теги, такие как приоритет или тип задачи. Вы также сможете развернуть карточку, чтобы просмотреть сведения о задаче, контекст, соответствующие файлы и многое другое. 

Канбан-доски обладают большой гибкостью. Как мы уже говорили, столбцы на них обычно отображают этапы работы (например, «Сделать», «Выполняется» и «Выполнено»), но вы также можете настроить свои собственные столбцы, чтобы представлять все, что угодно. Например, можно создавать столбцы на основе исполнителя задачи, зон ответственности или срока выполнения.

Как работает система Канбан

Как уже говорилось выше, самый простой канбан — пробковая доска со стикерами. Плоскость доски нужно разделить как минимум на три столбца:

• “Готово”;
• “В процессе”;
• “Нужно сделать”.

По мере выполнения стикер с наименованием задачи будет перемещаться из “нужно сделать” в “готово”. При этом можно добавить еще столбцы, например, для личных задач или отдыха, так как они также являются процессами, формирующими занятость.

Неоспоримый плюс данной системы — отсутствие брошенных на полпути дел, так как новая задача будет поступать в работу только после того, как предыдущая была выполнена. Со временем такая последовательность войдет в привычку и не будет чем-то особенным.

История появления

Вторая версия появления – опыт американских магазинов, который умело применили у себя японские инженеры после открытия завода в США. Посетив магазин, специалисты «Toyota» увидели, что по мере продажи товаров поставщики привозили новый, а заявки отправлялись в разное время в зависимости от сроков поставки. Гибкий график пополнения ассортимента регулировался оперативно и владельцу не нужно было оборудовать складские помещения для хранения запасов.

Официально Канбан был изобретен в 50-е годы, с 1962 начали повсеместно внедрять на всех заводах Toyota.

Бережливое производство

Принцип бережливого производства (Lean manufacturing) обеспечивается за счет своевременной поставки деталей, сокращения их морального и физического устаревания в процессе хранения, отсутствие перепроизводства. Задачи ставятся от обратного. Например, производство машин.

Отдел продаж пишет сколько автомобилей нужно произвести, производство формирует карточки кто и на каком этапе что делает, устанавливает лимит времени. Склад – определяет сколько деталей, в какое время необходимо передать в производство, поставщики или цех запчастей задают интенсивность их выпуска.

При бережливом производстве:

1. Лишние движения сводятся к минимуму или исключаются в результате чего организовано бережливое производство.
2. Экономия на рабочих ресурсах и времени.
3. Задействовано оптимальное количество людей, что позволит оптимизировать расходы на оплату труда.
4. Экономия на складских помещениях.
5. Поддерживается равномерный рабочий темп.
6. Розница своевременно получит продукцию.

Канбан (разработка)

Метод управления разработкой, реализующий принцип «точно в срок» и способствующий равномерному распределению нагрузки между работниками. При данном подходе весь процесс разработки прозрачен для всех членов команды. Задачи по мере поступления заносятся в отдельный список, откуда каждый разработчик может извлечь требуемую задачу.

Канбан является наглядной системой разработки, которая показывает, что необходимо производить, когда и сколько. Метод берёт за основу производственную систему «Тойоты» и бережливое производство.

В обеих статьях выделяется понятие «точно в срок», хотя, я бы назвал это не ограничением методологии, а возможностью. Например, для организации жизни я не использую ограничение «точно в срок», но для проектов с релизным циклом, это весьма полезно.

Основные принципы и термины

Система канбан использует итеративный подход (понятие итерации) и понятие постоянного совершенствования ваших рабочих процессов кайдзен. Устройство системы позволяет быстро выявить проблемы в рабочих процессах, а также, стимулировать коллаборативный подход к их решению и улучшению самой системы.

Главная польза канбана — управление изменениями при продолжающейся текущей работе

Другими словами, канбан акцентирует внимание на необходимости пошаговой эволюции в работе, с фокусом на выполнение текущих задач и поддержании продуктивности в текущей работе

Методология не имеет какого-то специального набора шагов для решения всех задач, а предлагает начинать с работы с тем, что есть сейчас, а дальше, от недели к неделе улучшать процесс и систему.

Давайте рассмотрим основные принципы и термины.

В России уже кто-то работает по системе Канбан?

В Азии и европейских странах систему Канбан используют уже более полувека, это хорошо отработанная и прижившаяся практика. В то же время в России Канбан только развивается, постепенно вытесняя традиционную систему планирования производства. Поставщиков, которые предлагают такую услугу, можно пересчитать по пальцам, а тех, у кого есть реальный опыт внедрения Канбана, ещё меньше. Одной из таких компаний является ЦКИ, которая 15 лет поставляет крепёж по системе Канбан крупным электротехническим и машиностроительным предприятиям.

Разумеется, со времён Таичи Оно многое изменилось. Сейчас на заводах уже никто не вывешивает рукописные карточки. Им на смену пришли технологичные методы оповещения. Например, ЦКИ использует систему заказа через QR-кодирование. Когда крепёж в боксе заканчивается, сотрудник предприятия считывает через специальное приложение на смартфоне QR-код с тары, в котором зашифрованые сведения о типе и количестве изделий, а также о расположении стеллажа и бокса на территории предприятия. Эта информация приходит в ЦКИ и одновременно на почту предприятия.

Помимо этого существуют и другие методы.Также используют штрих-кодирование и радиочастотные RFID-метки, которые позволяют автоматически распознавать объект. Когда бокс с радиометкой попадает в специальный ящик, данные автоматически считываются и передаются поставщику.

Канбан не стоит на месте: поставщики предлагают всё более совершенные методы работы. Удобство и выгода японской системы поставок хорошо зарекомендовала себя, поэтому спрос на неё в России будет только расти.

Как появилась методология

Систему канбан придумали на заводе Toyota. По классической схеме производства детали делали в разных цехах. Так, между изготовлением, например, корпуса и лобового стекла автомобиля одной модели могло пройти несколько месяцев. И если какая-то партия оказывалась бракованной, приходилось всё переделывать.

Тайити Оно, начальник машинного цеха, а впоследствии — вице-президент компании, решил сделать процессы более прозрачными, чтобы оптимизировать производство и уменьшить убытки. 

Он разработал систему канбан, метод «точно в срок» и систему бережливого производства. Чтобы донести проблемы завода сотрудникам, Тайити Оно сформировал модель «Семи потерь», в которой описал главные проблемы завода:

#1. откладывание на потом, ожидание без добавления стоимости

#2. чрезмерное производство

#3. лишние этапы обработки

#4. транспортировка

#5. ненужные перемещения

#6. лишние запасы

#7. брак

В Toyota внедрили систему «карточек» с информацией для производства и логистики, которые называли «канбан». Так удалось производить детали в нужном количестве, не перевозить их с места на место и экономить деньги на материалах и хранении.

Хотя система появилась на производстве, она стала популярной в закупках, HR, маркетинге, поддержке клиентов, IT, строительстве и других сферах.

Разница между Kanban и Scrum

Теперь, когда вы лучше понимаете, что такое Kanban и Scrum, а мы выяснили, откуда они вообще взялись, давайте поговорим об основных различиях между ними.

Scrum более структурирован, чем Kanban

Scrum включает в себя определенный набор правил, которым должны следовать команды. Вы можете изменить или адаптировать любое из правил Scrum в зависимости от вашей команды, но на базовом уровне каждый Scrum будет иметь: скрам-мастера, период спринта, регулярные встречи и обзоры каждого спринта. 

Scrum ограничен по времени

Scrum состоит из спринтов, которые представляют собой двухнедельные рабочие циклы. Во время цикла Scrum ваша команда начинает с невыполненной работы, а затем переходит к новым задачам – в итоге в конце каждого спринта у вас есть список выполненных работ. Это не значит, что каждая команда выполнит все задачи, поставленные во время спринта, однако результат в конце быть обязан. 

Фактически, для команд, которые запускают Scrum на Kanban-досках (или, как их называют в таком случае, Scrum-досках), часто создаются новые доски для каждого спринта. Этому есть две причины. Во первых, команды, которые создают новые доски для каждого спринта, могут начать с чистого листа. Это упрощает для скрам-мастера и всей команды визуализацию работы, которую они должны выполнять для каждого спринта.

Скрам-мастера используют старые скрам-доски, чтобы отслеживать, какая работа была выполнена в течение каждого цикла Scrum. Поскольку основные причины внедрения Scrum – улучшение процессов и эффективность, может быть полезно оглянуться назад и увидеть, чего вы достигли.

В отличие от Scrum, у Kanban-досок не всегда бывает дата начала или окончания. Фактически, доски Kanban удобнее использовать для представления текущих процессов: благодаря их гибкости они отлично подходят для управления процессами или творческими запросами без каких-либо конкретных временных рамок.

Столбцы на канбан-доске можно организовывать по-разному

Когда вы работаете в Scrum, важно отслеживать работу по мере ее прохождения по этапам от бэклога продукта до готового результата. Измерение потока работы – один из ключевых способов удержания спринта в нужном русле и огромная часть ваших ежедневных встреч по Scrum

Но если вы используете только Kanban, столбцы доски могут быть разнообразными. Например, вы можете создать канбан-доску со столбцами для каждого члена вашей команды, чтобы отслеживать выполняемую ими работу. Или вот другой пример: на канбан-доске могут находиться столбцы, представляющие работу, которая будет выполняться каждый месяц. Словом, столбцы на доске могут быть любыми – в отличие от Scrum, в котором есть более определенные правила.

И Kanban, и Scrum побуждают команды к постоянному совершенствованию

Одними из основных принципов Agile-методологии являются гибкость и постоянное совершенствование. Фактически, это одна из причин, по которой команды инженеров, разработчиков продуктов и программного обеспечения так тянутся к философии Agile. Постоянное улучшение – важная часть как Kanban, так и Scrum.

В Scrum вместо того, чтобы работать над продуктом в течение длительного периода времени и завершать его, когда он станет идеальным, процесс непрерывного улучшения включает в себя принцип «процесс важнее совершенства». Во время спринта команды работают и выпускают новые продукты, функции или инструменты, а затем постоянно их улучшают.

В Kanban постоянное улучшение относится больше к команде и ее процессам, чем к отдельным задачам. Kanban заставляет команды всегда искать способы постепенного изменения, улучшения и, в конечном итоге, развития.

И Kanban, и Scrum могут помочь членам команды сплотиться

Несмотря на то, что сотрудничество может выглядеть по-разному в зависимости от структуры, которую выбирает ваша команда, и Kanban, и Scrum, по сути, позволяют командам лучше работать вместе.

В рамках Scrum установленные правила – отличный способ для команд получить представление о работе друг друга. Четкие установленные роли, постоянные встречи и регулярные спринты позволяют Scrum быстро выяснить, над чем работает каждый член команды, как продвигается его работа и что можно ожидать в конце каждого спринта. Еще лучше Scrum работает, когда его используют несколько команд в вашей компании: кросс-функциональные команды могут быстро сориентироваться в Scrum друг друга, поскольку используют одну и ту же методику. 

Kanban точно так же способствует развитию сотрудничества между коллегами. После того, как вы решите, что представляет собой ваша канбан-доска, команды могут быстро и легко получить общее представление о работе, просто взглянув на доску.

Как работают над проектом

Когда начинается работа, Scrum становится понятно, почему его называют намного более директивной методологией.

Scrum-команда разбивает время работы над проектом на равные отрезки — спринты. Спринт может длиться и день, и месяц, а в последние годы стандартом стал спринт в 2 недели.

Поскольку все спринты одинаковы по длительности, в работе команды появляется ритм. Ритм — важный аспект методологии.

Спринт состоит из четырех последовательных этапов.

• Планирование. Команда проверяет задачи в бэклоге и выбирает самые приоритетные. На спринт берут столько задач, сколько успеют сделать.
• Выполнение. В идеальной команде специалисты работают параллельно: пока программист создает код, тестировщик пишет к нему тесты, а технический писатель — документацию.
• Релиз. Команда представляет результаты своей работы миру. К моменту каждого релиза продукт должен быть работоспособным, полезным для пользователя и более совершенным, чем до спринта. Больше про эти требования я написал в статье про Agile.
• Ретроспектива. Команда обсуждает спринт и возникшие проблемы. Все вместе думают, как улучшить работу и сделать в следующем спринте больше.

В Scrum категорически нельзя добавлять задачи в текущий спринт, поэтому Scrum менее гибок. Даже если появилась срочная и важная задача, она пойдет в работу только со следующего спринта.

В конце спринта недоделанные задачи уходят обратно в бэклог. Нужно ли их доделывать и когда, определяют на этапе планирования следующего спринта.

По сравнению со Scrum-директивами Kanban — это оплот либерализма и хаос.

Спринтов как таковых нет. Проект обычно делят на итерации, но они могут быть любой длины. Ритмичность Kanban не предписывает.

Вспомним этапы scrum-спринта:

• Планирование.
• Выполнение.
• Релиз.
• Ретроспектива.

В Kanban один этапы не завязаны на другие. Наступают они, когда решит команда. К примеру, релиз — по вторникам, планирование — когда закончились задачи, ретроспективы — каждый последний четверг месяца, а на фоне всего этого непрерывно идет разработка.

Поскольку выраженных спринтов нет, появляются особенности:

• новые задачи добавляют в любое время. Если нужно срочно что-то сделать, команда не ждет следующего спринта;
• задача остается в работе сколько угодно долго, пока команда не закончит ее или не отменит.

Как устроен Kanban в проектах

У каждого проекта есть план процесса работ. Сначала мы его анализируем и разделяем доску на столбцы, которые отражают этапы. Например, для процесса создания IT-проекта этапы могут быть такими:

Имена столбцов меняются в зависимости от проекта, но важно сохранять их последовательность ― это ключевая ценность Kanban, которую называют потоком

Kanban-карточки ― это задачи, которые движутся по потоку и перетекают в другие столбцы в зависимости от их состояния. На карточке или стикере пишут название задачи и прикрепляют в начало доски.

C помощью kanban-доски легко вести несколько проектов одновременно, используя карточки разных цветов: один цвет ― один проект.

На доске отражаются все процессы. Команда их анализирует и устраняет слабые места. В Kanban это называется управлением потоком.

Чтобы использовать Kanban, одной доски недостаточно. Команда должна знать принципы, по которым работает.

Команда в Kanban ― единый механизм. Если кто-то не справляется, то страдает общее дело. Работу планируют на доске, поэтому каждый может увидеть свой вклад и ценность для проекта.

В Kanban смешались принципы agile-методологий и lean-мышления. Здесь нет жёстких правил, но есть принципы, на которые можно опираться.

Канбан – как метод управления работой умственного труда

1. “канбан” с маленькой буквы для обозначения карточки на доске (рис. 3).
2. “Канбан” с большой буквы для определения метода улучшения оказания услуг.

Дэвид Дж. Андерсон

Первым о Канбане, как о методе управления работой умственного труда, заговорил Дэвид Дж. Андерсон. Он был разработчиком, а потом долгое время работал менеджером в таких компаниях, как Motorola, Microsoft, Corbis и др. Дэвид был вдохновлен теорией ограничений Э. Голдратта и бережливым производством на заводах Тойоты, и активно использовал эти подходы в управлении разработкой программного обеспечения.

В далеком 2007-м году на одной из Agile-конференций он хотел рассказать о полученных результатах. Тогда еще метод не носил это название. По легенде его не пропустили как спикера. Тогда он взял флипчарт и в кулуарах стал рассказывать о проделанном в Microsoft и Corbis. Вокруг него собралась группа заинтересовавшихся и понеслась. Можно сказать, что с этого момента и начинается официальная история Канбан-метода.

Определение метода на сегодняшний день звучит так. Канбан – это метод управления для: 

• улучшения оказания услуг,
• ускорения улучшений,
• развития бизнеса, «соответствующего цели» клиента (заказчика).

Этот метод используется в различных компаниях для управления работой сотрудников, чьи обязанности связаны с умственным трудом: банках, телекоме, фармацевтике, логистике, заводах, промышленных предприятиях и многих других. 

Он подходит для таких сфер бизнеса, как продажи, маркетинг, недвижимость, исследования, аналитика, разработка программного обеспечения, управление проектами и т.д. 

И хотя сегодняшний Канбан-метод давно вышел за границы теории ограничений, бережливого производства и визуального менеджмента (канбанов), его название было вдохновлено этими понятиями.

Сущность системы Канбан

Определение 1

Производственная система Канбан (от яп. «камбан») – это система организации непрерывного производства, предполагающая, что все подразделения в технологической цепи снабжаются материальным ресурсом по мере необходимости в соответствии с заказом звена-потребителя.

В переводе с японского слово «камбан» означает карточка, ярлык, однако в западной бизнес среде устоялся вариант с ошибочной транскрипцией – «канбан».

Впервые система Канбан внедрена в 1962 г. корпорацией Тойота на заводе Такахама. В основе производственного плана завода стоит годовой производственный график, на базе которого разрабатываются месячные и среднесуточные планы производства автомобилей. При этом суточный график производства устанавливается только для конечного звена производственной цепи – сборочного конвейера, для остальных цехов оперативное планирование осуществляется по принципу «вытягивания»: каждое звено цепи направляет заказ предыдущему исходя из своих потребностей.

Такое название система Канбан получила в связи с тем, что основным средством передачи информации о производственном заказе являются сопроводительные ярлыки, прикрепляемые к контейнеру, в котором перемещаются детали и полуфабрикаты.

В классической системе Канбан используется два вида карточек:

1. белая карточка (канбан пермещения), которая адресована водителю транспорта;
2. черная карточка (канбан производства), которая содержит производственный заказ и адресована рабочему.

На современных предприятиях, внедряющих Канбан, зачастую используются дополнительные разновидности карточек. Например, распространенным является такой вариант цветовой гаммы: синяя карточка − производственный канбан, красная – складской канбан, зеленая – межцеховой канбан.

Система Канбан обладает существенными преимуществами:

• снижение уровня запасов,
• реализация принципа «точно во время»,
• высокая гибкость,
• повышение ответственности рабочих.

Вместе с тем внедрение Канбан сопряжено с рядом ограничений: требование высокой надежности поставщиков, поставки сырья малыми партиями, требование высоконадежного оборудования, персонал высокой квалификации, прошедший соответствующее обучение.

При несоблюдении данных требований в производственной цепи неизбежно возникновение сбоев, что для тянущей системы означает остановку всего производственного процесса.

Заключение

Подведем итоги:

Канбан-доска нужна не для контроля работы исполнителей со стороны руководства, а для выявления и анализа проблем в рабочем процессе
Это сигнальная система для руководителя, чтобы знать, на какой этап нужно обратить внимание и какие улучшения рабочего процесса напрашиваются.
На Канбан-доске располагаются визуальные элементы, которые помогают руководителю осознать текущее состояние рабочего процесса: какой этап перегружен, какой статус завершения, как обстоят дела с важными задачами.
Карточки на Канбан-доске (рабочие элементы) представляют собой бизнес-задачи, а не отдельные работы.
Этапы работ кодируются колонками

Движение карточек по колонкам обозначает прогресс по бизнес-задаче.
В общем случае, на Канбан-доске колонок столько же, сколько этапов есть у рабочего процесса (это отличает ее от Скрам-доски)
Но не всегда.
Важно выделять, где на Канбан-доске находится точка принятия обязательств (commitment point), так как метрики имеет смысл замерять только после прохождения бизнес-задачей этой точки.

Важнейшая метрика Канбан-метода — это Lead Time — время от прохождения бизнес-задачей точки принятия обязательств до перехода через точку отдачи обязательств. Чем меньше это время, тем эффективнее рабочий процесс

При этом, отдельные этапы могут быть недозагружены на 100%, но в целом процесс благодаря этому будет работать быстрее.
Канбан-доска является основой первой из 6 базовых практик Канбан-метода, которая называется «Визуализация рабочего процесса». Для обеспечения высокой предсказуемости и пропускной способности следует применять и другие практики Канбан-метода: WIP-лимиты, метрики потока, каденции и постоянное улучшение.