Инвентаризация при смене руководителя: понятие и процедура

Кого уведомить о смене главного бухгалтера?

В первую очередь о смене главбуха нужно уведомить обслуживающий организацию банк. Связано это с необходимостью замены банковской карточки компании, в которой отражены образцы подписей. Внебюджетные фонды и налоговиков по закону уведомлять необязательно. Однако если главбух в учредительных документах указан как лицо, наделенное правом действовать от имени компании без доверенности, то и налоговиков, и ПФР, и ФОМС, и ФСС придется уведомить письмом, составленным в свободной форме. Законом не оговорены сроки такого уведомления, однако сделать это лучше как можно скорее с момента назначения нового главбуха.

Это может показаться странным, но на сегодняшний день не существует определенных инструкций в своде законов о передаче дел от одного бухгалтера другому. Тем не менее, у каждого главного бухгалтера была такая ситуация, когда он принимал дела у своего коллеги, который занимал эту должность до него.

И при этом, после передачи дел, новый бухгалтер сталкивался с наличием многих недочетов в документах, которые ему достались от прежнего бухгалтера. Как правило, в таком процессе должен соблюдаться определенный порядок и инструкции, но, к сожалению, они отсутствуют на данный момент в законодательстве.

Дело в том, что каждый главный бухгалтер может оформить передачу дел другому бухгалтеру на свое усмотрение. Откуда же он берет всю информацию, касающуюся данной задачи? Некоторые бухгалтеры находят информацию в специальных изданиях, а есть случаи, когда информация берется из конспектов, которые остались у бухгалтеров со времен учебы в институте.

Благодаря этой статье, вы узнаете об основных нюансах, которые связаны с передачей дел другому бухгалтеру. Рассмотрим все шаги поэтапно.

Начало работы

В начале этой процедуры нужно проверить наличие всех документов. Следует проверить все документы налогоплательщика в течение трех лет. Если в течение этого периода налоговые органы уже производили проверку организации, то стоит проанализировать специальный акт проверки, после чего, уже проверить документы, которые были созданы уже после составления данного акта.

В том случае, если в организации не проводилось такой проверки, то нужно помнить о том, что все первичные документы обязаны быть оформлены в надлежащем виде и храниться в течение пяти лет в организации, и именно за это время и нужно проверить их соответствие со всеми правилами и формами.

Если выясняется, что какие-то журналы или документы отсутствуют, то необходимо сделать специальную запись в акте о приеме и сдачи дел.

Осуществление проверки бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Это относится уже ко второму этапу. На этой стадии производится проверка бухгалтерского учета и всевозможной отчетности. Так как проверить всю отчетность в течение трехлетнего периода не реально, проверяется только последний квартал или месяц, которые могут дать полное представление о состоянии дел в организации. Обязательно проверяется:

Правильное оформление первичных документов.
Учредительные документы.
Подписи и приказы.

грубые нарушения

Нужна ли инвентаризация при смене главного бухгалтера

На основании статьи 11 Федерального закона «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ и 27 статьи приказа Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н, инвентаризация производится в обязательном порядке в следующих случаях:

Если имущество передано в аренду, куплено или продано.
Перед процедурой составления годовой бухгалтерской отчетности.
Если сменились материально ответственные лица.
Если обнаружены факты хищения, или была замечена порча имущества.
При возникновении следующих обстоятельств, это может быть пожар или другие бедствия связанные с экстремальными условиями.
Другие случаи, которые описаны в законодательстве Российской Федерации.

Составляем акт приемки-передачи дел

Вот и закончилась проверка всей документации, теперь нужно все результаты перенести на бумагу. В этом случае составляется акт, в котором указана дата, когда осуществлена передача дел. Для этого существует обычная форма, которая подразумевает опись дел. В этом документе указывается остаток по счетам со специальной расшифровкой. Данный акт содержит целый перечень вопросов, количество которых, может быть увеличено или сокращено.

Обобщающая характеристика бухгалтерского учета и работа бухгалтерии в целом.
Учет всех денежных средств.
Учет всех расчетных операций.
Учет имущества, материальные и нематериальные .
Материальный учет и расчеты с работниками.
Отчетность и архив документов.
Список бухгалтерских и первичных документов.
Остатки по счетам и различные подписи.

Законодательство: чем регулируется процедура?

Согласно п. 2, ст. 12, закона № 129-ФЗ от 12.11.1996 года, процесс замены МОЛ на предприятии обязательно обязан сопровождаться предварительной инвентаризацией. Процедура инвентаризации при замене МОЛ регулируется специальными методическими положениями № 49 от 13.06.1995 года, а также ст. 11 ч. 3 закона № 402-ФЗ года 6.12.2011 года.

Инвентаризация необходима для проверки наличия имущества, находящегося на балансе предприятия. Замена одного МОЛ на другое осуществляется на основании следующих законодательных норм РФ:

Распоряжения Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 года, утвердившего Инструкцию № 157н (п. 20) и Методические положения (п. 1.5).
Приказа Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 года (ред. от 11.04.2018).
Методических положений по бухучету материально-товарных ценностей (МТЦ), утвержденных распоряжением Минфина РФ № 119н от 28.12.2001 года и предусматривающих проведение инвентаризации оформлением приемопередаточного акта (п. 258).

Кроме этого, в число важных источников законодательных норм РФ можно включить:

Статьи 242, 243, 244 ТК РФ.
Правительственное постановление РФ № 823 от 14.11.2002 года.
Постановление Министерства Труда № 85 от 31.12.2002 года.
Локальные региональные нормативные акты, утвержденные соответствующим образом.

Формат документа

Утвержденной формы распоряжения о замене МОЛ законодательными нормами РФ не предусмотрено. Поэтому, такой приказ может формироваться в произвольном стиле. Однако при формировании такого распоряжения требуется руководствоваться положениями делопроизводства по оформлению аналогичных распоряжений.

При этом, руководство предприятия может самостоятельно разработать собственную форму, которую непременно нужно применять при формировании таких распоряжений.

В данном документе должна быть представлена следующая информация:

Вступительная часть, где отображается:

Наименование предприятия.
Заголовок документа с присвоенным номером.
Место и дата формирования распоряжения.
Основание и причина его создания.

Распорядительная часть, с перечислением мер по замене МОЛ.
Заключительная часть, с отображением подписи директора предприятия и подписей лиц, обозначенных в документе.

Накануне опубликования приказа о замене МОЛ непременно требуется опубликовать распоряжение об осуществлении инвентаризации, которое заполняется по форме № ИНВ-22 (п. 2.2 Методических положений по инвентаризации).

Ответственность бухгалтера

Главный бухгалтер несет дисциплинарную, административную и уголовную ответственность, если его действия не подпадают под пункт 8 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Согласно пункту 1 статьи 4.5 КоАП РФ общий срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушения в сфере бухучета увеличен до двух лет. Но применительно к пункту 2 статьи 15.11 КоАП РФ (длящиеся административные правонарушения) срок давности составляет всего один год с момента обнаружения правонарушения. Согласно же пункту 3 статьи 4.5 КоАП РФ за правонарушения, влекущие применение дисквалификации, лицо может быть привлечено к ответственности не позднее одного года со дня совершения либо обнаружения правонарушения. Таким образом, срок давности привлечения должностного лица к ответственности по пункту 2 статьи 15.11 КоАП РФ (повторное совершение правонарушения) составляет один год в соответствии со специальной нормой пункта 3 статьи 4.5 КоАП РФ.

За ошибки, допущенные предыдущим главным бухгалтером, нового главбуха наказать нельзя, ведь нарушение совершил предыдущий бухгалтер, а следовательно, вина действующего главбуха отсутствует (пункт 1 статьи 1.5 КоАП РФ и письмо Минфина России от 23.10.2008 № 03-02-08/20). Такого же мнения придерживается и Роструд.

Именно поэтому новому главному бухгалтеру, если впоследствии налоговые органы будут проводить проверку того периода, в котором он в этой компании еще не работал, нужно обратить внимание инспекторов на то, кто и в течение какого периода возглавлял бухгалтерию, представить приказ о своем назначении на должность. Также нужно проследить, чтобы при составлении акта проверки контролеры указали Ф

И. О. того человека, который руководил бухгалтерией в проверенном периоде.

После увольнения главный бухгалтер может понести уголовную ответственность только за уклонение организации от уплаты налогов в крупном размере (статья 199 Уголовного кодекса РФ). Осудить главного бухгалтера могут лишь в том случае, если он действовал умышленно и осознавал, что его действия причинят ущерб бюджету РФ. А вот к дисциплинарной и административной ответственности уволенного главного бухгалтера привлечь можно.

Если будет выявлено, что бывший главный бухгалтер причинил ущерб организации, то при наличии договора о материальной ответственности он обязан его возместить. Если подобного документа нет, то объем компенсации равен среднемесячному заработку.

Передача дел

Данная процедура законодательно не регламентирована. Форма ее свободная, но документальное ее оформление обязательно.

Непременно потребуется акт приемки-передачи, содержание которого будет определяться в зависимости от вида деятельности компании и ее величины, структуры и особенностей передаваемых дел. Обычно в документе перечисляют то, что хранится непосредственно у руководителя:

учредительные документы;
банковские бумаги;
свидетельства и договора, удостоверяющие право собственности компании на имущество;
лицензии;
печать и штампы, фирменные бланки;
ключи от сейфов, кабинетов, банковских ячеек;
технику и иные ценные вещи, которыми пользовался руководитель и т.д.

Акт может быть дополнен:

фотографиями;
протоколами осмотра;
описанием состояния отдельных проектов;
описью содержимого сейфа и прочим.

Бумага составляется в 2 экземплярах, подписываемых уходящим начальником и тем человеком, который придет на эту должность.

Инвентаризация при смене руководителя

Генеральный директор компании – лицо, несущее полную материальную ответственность. Инвентаризация при смене руководителя – обязательный процесс в соответствии с положениями приказа Минфина РФ №34н, действующего от 24.12.10 г. Она призвана подтвердить сохранность денежных средств и материальных ценностей. Если обнаружится недостача, увольняемый сотрудник будет обязан возместить компании причиненные убытки.

Общие правила проведения инвентаризации

Нужна ли инвентаризация при смене руководителя? Да, ее организация – не право, а обязанность фирмы. Если увольняется генеральный директор, проверка проводится одновременно с передачей дел преемнику. Нарушение этого правила влечет наложение на компанию штрафных санкций.

Процедура ревизии ценностей помогает проверить:

фактическое наличие имущества, отраженного в бухгалтерском учете компании (деньги в кассе, запасы на складе, основные фонды);
состояние финансовых обязательств компании (кредиторская и дебиторская задолженность, резервы);
соответствие данных бухгалтерского учета реальному положению дел.

Ревизия проходит по месту нахождения проверяемого имущества. Ее проведение – задача инвентаризационной комиссии, назначаемой директором. В нее входят представители администрации фирмы и бухгалтерии, работники других отделов (например, кладовщики, руководители производственных цехов), внешние эксперты (аудиторы). Если любой из членов комиссии отсутствует во время ревизии, ее итоги признаются недействительными.

Практика показывает, что оптимальный момент проведения ревизии – последний рабочий день руководителя. Она инициируется приказом, который подписывает старый директор до того, как будет уволен. Со следующего дня в должность вступает новый управленец.

Приказ об инвентаризации при смене руководителя: образец

номер и дата приказа;
название компании;
перечень активов, подлежащих проверке;
список лиц, входящих в инвентаризационную комиссию, ФИО и должность ее руководителя;
дата проведения ревизии;
причина ее начала (смена руководителя).

Составленный приказ об инвентаризации при смене руководителя заверяется собственноручной подписью гендиректора и всех упомянутых в нем работников. Документ регистрируется в специальном журнале, который работодатель ведет по форме ИНВ-23.

Как проходит инвентаризация

Когда документальная база готова, инвентаризационная комиссия приступает к проверке ценностей компании. Для этого ее члены приходят в место их хранения (например, на склад) и определяют количество запасов. Если для ревизии требуются весы или иная техника, ее обязана предоставить фирма-наниматель.

Как правило, ревизоры разбиваются на группы, проверяющие ценности независимо друг от друга. Когда они заканчивают обход склада, сверяют «показания». Двойной контроль помогает избежать возможных ошибок. На время проведения ревизии склад закрывается, т.е. делается недоступным ля третьих лиц.

Как составляется инвентаризационная ведомость-опись

Итоги проверки фиксируются в инвентаризационной описи. Ее формат зависит от того, какие именно ценности подлежали пересчету. Например, действующее законодательство предлагает следующие унифицированные бланки:

ИНВ-1 – если проводится проверка наличия основных активов (например, оборудования);
ИНВ-1а – если ревизии подлежат нематериальные активы (лицензии, результаты НИОКР);
ИНВ-3 – если комиссия проверяет наличие запасов на складе (готовая продукция, сырье, материалы);
ИНВ-2 – если проверка ценностей занимает не один, а несколько дней из-за большого объема работы.

Компания вправе использовать унифицированный бланк ведомости или разработать собственный образец. Вне зависимости от выбранной формы в документе указывается следующая информация:

наименования и (или) артикулы ТМЦ;
их количество в соответствии с данными бухучета;
их реальное количество (в штуках, кг);
счета учета, на которых отражены упомянутые ценности.

Согласно действующим правилам, опись составляется в двух экземплярах. Один остается на складе, второй передается в бухгалтерию компании. Это документ, подлежащий обязательному хранению в организации в течение 5-ти лет.

Чтобы подтвердить достоверность результатов инвентаризации, руководство фирмы вправе назначить постконтроль. Для повторной проверки на склад направляется представитель инвентаризационной комиссии и лицо, ранее не задействованное в ревизии. Они проводят пересчет ценностей и отражают его итоги документально.

Инвентаризация в бюджетных учреждениях

На его основании учетной бухгалтерией отображены излишки при помощи соответствующей проводки: ДТ 10, КТ 91 (учтен избыток стройматериалов согласно результатам инвентаризации). Пример 2.

ТК РФ, обязан уведомить об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее чем за один месяц до увольнения.Один месяц — тот срок, в течение которого учредитель бюджетного учреждения обязан передать дела от увольняемого руководителя его правопреемнику. И здесь есть одна особенность.

Перед началом инвентаризации следует оформить приказ руководителя о проведении инвентаризации, зарегистрировать его в журнале. Для этих документов предусмотрены специальные формы, содержащиеся в приложении 1 к Инструкции по инвентаризации.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации.

Нужно ли проводить инвентаризацию активов и обязательств предприятия при смене руководителя этой организации в соответствии с действующим законодательством?

На подготовительном этапе не исключается разработка дополнительных внутренних документов с включением детальной обрисовки действий проверяющих, последовательности рассмотрения, улаживания спорных ситуаций и т.д.

ТК РФ не обязывают работника, в том числе руководителя, весь месяц находиться на своем рабочем месте. Руководитель вправе подать заявление о предстоящем увольнении, временно отсутствуя на рабочем месте по причине болезни, отпуска или командировки. Более того, ни одна из статей ТК РФ не запрещает ему в данный период использовать свой отпуск.

При увольнении простого сотрудника организации как мы знаем, достаточно просто написать заявление по собственному желанию, отработать две недели и получить полный расчет с документами, касающимися трудовой деятельности на предприятии.

Ведь ПК распознает его как тире. Нужно или полностью переносить слово, оставляя несколько пустых клеток, или же осуществлять перенос без применения дефиса.

N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».

На директора предприятия возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности организации, которой он управляет. Предусмотренные проверкой мероприятия проходят в несколько последовательных этапов.Инвентаризация Так как Генеральный директор является лицом материально ответственным, то перед началом процедуры передачи дел следует провести инвентаризацию имущества. Новый Генеральный директор вправе провести осмотр помещений, любых ценностей и документов, чтобы подтвердить их наличие.

Согласно Приказу № 34н Минфина РФ от 29.07.1998 года, вся документация, которая непосредственно связана с осуществлением денежных операций, в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем предприятия (директором) и главным бухгалтером, либо уполномоченными лицами (обычно заместители).

Уведомление налоговой службы о смене главного бухгалтера

Увольнение старого главного бухгалтера и передача его дел новому является довольно трудоемким процессом. И зачастую у руководителей возникает вопрос о том, есть ли обязательство у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей уведомлять об этом контролирующие органы. В сегодняшней статье будут раскрыты вопросы о том, когда необходимо составлять извещение, кого поставить в известность о произошедших изменениях, и в какой форме следует это сделать.

Когда это нужно?

Действующими нормативно-правовыми актами не предусмотрены обязательства организаций относительно уведомления контролирующих органов о произошедшей смене обозначенного должностного лица. Исключение составляет ситуация, когда главный бухгалтер получает право подписи от имени юридического лица без соответствующей доверенности.

Следует также иметь в виду, что право действовать без доверенности от имени предприятия или организации будет зависеть от организационно – правовой формы конкретного юридического лица.

Согласно закону РФ за №14-ФЗ от 08 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также федеральному закону за №208 – ФЗ «Об акционерных обществах» право на осуществление действий без наличия доверенности может получить лишь исполнительный орган общества, включая генерального директора, президента компании и т.п. Таким правом могут быть также наделены и управляющие компании.

Главный бухгалтер, как должностное лицо, не наделяется правом подписи без доверенности, в связи с чем сведения о нем не были включены в ЕГРЮЛ.

Помимо того, в главном фискальном документе РФ нет требований относительно предоставления в налоговую инспекцию сведений о нанятом ответственном лице организации. Поэтому в случае его смены нет необходимости в оповещении об этом налоговых органов.

Кому сообщать

Ни одна организация не должна уведомлять налоговые органы о смене бухгалтера, потому что такая процедура нигде не прописана. Заявление нужно подавать, только если меняется руководитель компании. Но так как главный бухгалтер во всех отчетных документах для налоговой службы ставит свою подпись, то фирма, при желании, может сообщить в налоговую, что произошло увольнение бухгалтера и на его места назначено новое лицо. Это поможет избежать возможных конфликтных ситуаций. Для этого бывший бухгалтер самостоятельно пишет письмо в налоговую службу, причем оно может быть оформлено в произвольной форме, здесь требований нет. К этому письму желательно приложить копию приказа руководителя об увольнении. Никакой ответственности за несообщение в налоговую о смена бухгалтера не предусмотрено.

Ответственности за несообщение в налоговую о смена бухгалтера не предусмотрено, однако уведомление может помочь избежать конфликтных ситуаций, если смена происходит в середине налогового периода.

А вот извещать банковские организации нужно в обязательном порядке. В противном случае финансовая деятельность фирмы может быть приостановлена. Для этого есть общий пакет документов, но уточнить его содержание лучше в своем банке, возможны отличия. Общий пакет документов таков:

Сопроводительное письмо в двух экземплярах.
Приказ об увольнении старого главного бухгалтера (копия).
Приказ о принятии на работу бухгалтера нового (копия).
Новая банковская карточка, которая содержит образцы подписей лиц, которые имеют право данным счетом распоряжаться.
Нотариально заверенный оттиск печати юридического лица.
Паспорт нового главбуха (ксерокопия).

Каждая ксерокопия в обязательном порядке должна быть заверена руководителем компании. На копиях должна быть подпись директора, его ФИО и пометка, что копия верна. Кроме этого нужно указать точную дату и поставить печать организации. В противном случае ксерокопии не будут иметь законную силу, и банк просто может их не принять. Этот пакет документации нужно отправить в банк, причем лучше всего отнести лично с помощью ответственного лица. Если банковская организация потребует дополнительные бумаги, то нужно их предоставить.

Инвентаризация при смене руководителя бюджетного учреждения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Инвентаризация при смене руководителя бюджетного учреждения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Отметим, что новый руководитель организации вправе провести осмотр помещений, документов или ценностей для подтверждения их наличия (сохранности).

ТК РФ (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя (учредителя) и т.п.).

Один месяц — тот срок, в течение которого учредитель бюджетного учреждения обязан передать дела от увольняемого руководителя его правопреемнику. И здесь есть одна особенность.

Смена руководства без последствий

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Нужно ли проводить инвентаризацию активов и обязательств предприятия при смене руководителя этой организации в соответствии с действующим законодательством?

При инвентаризации нужно руководствоваться следующими документами:

Процедура проходит под патронажем и ведением уполномоченной группы лиц, состав которой утверждается распоряжением руководства организации.