Как организовать учет печатей и штампов в организации

Причины списания печатей и штампов

Статьи, обзоры, комментарии экспертов

Списание печатей и штампов

Для руководителей предприятий и организаций, применяющих в своей работе печати, важно знать не только о том, как изготовить печать и что для этого нужно, но и как уничтожить печать

Причины, когда печать необходимо уничтожить

Если изменены данные, которые фигурируют в печати.
Когда предприятие находится в стадии ликвидации.
Если печать пришла в негодность и ее нужно поменять на новую с более четким оттиском.

Сначала производится списание печатей и штампов, а затем уже изготавливаются новые. При замене печати необходимо:

Уничтожить старую печать;
Зафиксировать документально факт уничтожения старой печати;
Оформить введение новой печати.

Каким способом будет уничтожаться печать, выбирает руководитель организации, если у него на этот счет имеются полномочия.

Основные варианты уничтожения печатей

Своими силами, т.е. силами самой организации.
Посторонними силами, т.е. силами специальной мастерской (той же, которая занимается изготовлением печатей) или соответствующим органом, занимающимся учетом печатей.

Уничтожение печати собственными силами

В этом случае уничтожением печати занимается комиссия, которую специально для этих целей назначает руководитель организации. Созданная комиссия занимается уничтожением печати и составляет акт на списание печатей и штампов, который утверждает руководитель организации.

Что должно быть зафиксировано в акте на списание:

место и время уничтожения;
состав комиссии;
причины, по которым производится списание печатей и штампов;
наименование печати и оттиски;
способ уничтожения. Обычно каучуковые изделия и фотополимерные изделия разрезаются на кусочки или сжигаются.

Кто и когда ведет Журнал

Специальной должности для человека, хранящего и ведущего данный документ, нет. Обязанность учета печатей может быть возложена на любого сотрудника. Чаще всего это:

Ответственный делопроизводитель

секретарь
делопроизводитель
сотрудник канцелярии
бухгалтер

Если предприятие ведет интенсивную коммерческую деятельность, имеет обширный штат и мощный торговый оборот, целесообразно доверить контроль над печатями начальнику службы безопасности.

Для назначения ответственного за учет печатей руководитель издает распоряжение или приказ. Если сотрудник, ознакомившись с приказом, готов принять на себя новую обязанность, он подписью подтверждает свое согласие. На крупных предприятиях целесообразно указать в приказе лицо, которое будет заменять ответственного за Журнал во время отпуска или пребывания на бюллетене.

Отведение определенного времени для ведения Журнала не практикуется – сотрудник следит за правильностью и своевременностью оформления учетного документа по мере необходимости в течение рабочего дня.

Что такое печать и что такое штамп? Нормативная база

С огласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать – это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу».

Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».

На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица (будем называть ее основной печатью 1 ), отвечают п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, а также ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Данные статьи содержат практически идентичный текст, из которого следует, что на печатях ООО и АО должны присутствовать:

полное фирменное наименование ООО или АО;
место нахождения ООО или АО.

Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство».

Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.

Индивидуальные предприниматели (далее – ИП) иметь печать не обязаны (см. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ).

Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001:

Печати хозяйственных обществ

В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику. Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утвержден на основании Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, например, перечислены размеры, которые должна иметь и сама печать, и изображения на ней.

Что касается штампа, то официального определения для него нет. Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого – воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки.

Штампы для разных целей

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Нужно ли регистрировать новую печать?

Обязательная регистрация отменена, сделать это можно по желанию, для присвоения регистрационного номера.

Вопрос №2. Можно использовать логотипы, графические изображения в оттисках?

Это не запрещено, если не является недобросовестной конкуренцией и скрытой рекламой организации.

Вопрос №3. Обязательно ли уничтожать печать при реорганизации фирмы?

Нет, не обязательно, но лучше утилизировать, чтобы избежать вопросов.

Вопрос №4. В чём отличие печати от штампа?

Штамп не имеет юридической силы, а служит для облегчения работы.

Вопрос №5. Отличается ли учет печатей в частных и бюджетных организациях?

Да, план счетов в бюджетной организации совсем другой, соответственно и бухгалтерский учёт печатей сильно отличается.

Порядок проведения процедуры уничтожения

Что касается контроля со стороны государственных органов, то они полностью отсутствуют, как при создании печатей, так и при их уничтожении. Таким образом, руководители организаций самостоятельно разрабатывают правила, по которым происходит утилизация. Однако основные этапы данного процесса примерно одинаковы:

управленец принимает решение уничтожить печать. Такое решение может касаться не только одной печати, но и нескольких;
свое решение директор отображается в специальном приказе, который и является основанием для начала проведения процедуры;
назначаются члены комиссии, которые будут отвечать за каждое выполненное действие;
на завершающем этапе члены комиссии все подробности указывают в соответствующем акте;
непосредственное уничтожение печати.

В некоторых ситуациях крупные компании, вместо создания специальной комиссии, доверяют уничтожение другим организациям. Также нужно знать, если штамп или печать были утеряны, украдены или просто пропали без вести, акт об утилизации здесь не подходит. Сначала пропажу нужно найти, обратившись в полицию. Также следует оповестить об этом и налоговую службу.

Что касается состава комиссии, то руководитель может назначать любых сотрудников. Обычно сюда входят работники, которые непосредственно отвечают за уничтожаемую печать. Также могут назначаться юристы, кадровики, секретарь. В качестве председателя комиссии может выступать сам директор, или другой сотрудник из руководящего состава. Что касается самой утилизации, то здесь используются различные способы:

если изделие из резины, полимера или другого мягкого материала, оно разрезается ножницами на мельчайшие частицы;
если материал горящий, печать можно спалить;
что касается металлических печатей, их следует распиливать при помощи соответствующих инструментов.

В общем, задачей членов комиссии является уничтожение изделия таким образом, чтобы оно больше не было пригодным для дальнейшей эксплуатации.

Как составить акт об уничтожении печати и штампа в 2021 году

Что касается оформления, то какие-то строгие правила здесь отсутствуют. Крайне желательно, чтобы документ был составлен без ошибок и опечаток. Вообще, специалисты рекомендуют придерживаться правил заполнения других официальных документов. Это означает, здесь должна быть «шапка», основа и завершающая часть. Конечно, никто не запрещает вписывать данные от руки. Но при этом нужно позаботиться о том, чтобы все сведения были читаемыми. Хотя на практике можно увидеть, практически все компании заполняют подобные документы при помощи компьютера. Обычно документ составляется в одном экземпляре. Хотя в том случае, если есть необходимость, их количество можно увеличить. На каждом предприятии существует специальный журнал, в котором фиксируется передвижение печатей. Именно здесь необходимо поставить соответствующую отметку. Процесс заполнения документа можно рассмотреть поэтапно:

В верхней части указывается компания, на которой происходит уничтожение печати.
Прописывается название документа, а также указывается номер, присвоенный внутренним документооборотом.
Ниже нужно прописать дату и место заполнения.
Далее указывается причина, по которой происходит уничтожение.
Перечисляются члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы.
Ниже необходимо упомянуть о том, какой именно способ для уничтожения был выбран.
Нелишним будет упомянуть, что после уничтожения печать не подлежит использованию.
Если речь идет о нескольких печатях и штампах, можно использовать таблицу. Здесь указывается количество, проставляются оттиски. По сути, это и будет образцом уничтожаемой печати.
В завершающей части каждый член комиссии должен подписать документ.

Если печать пропала

В организации назначается комиссия, которая документально оформляет происшествие и выносит решение о степени вины ответственного лица. Если вина очевидна, сотруднику грозит дисциплинарное взыскание. В Журнале создается отметка: «Печать утеряна» и указывается номер акта.

Готовые печатные версии Журнала, предлагаемые магазинами канцтоваров, имеют от двадцати до шестисот страниц. После того, как последняя страница документа будет заполнена, он направляется в архив. Журналы оттисков передаются туда на вечное хранение.

Таким образом, все печати предприятия учитываются в специальном журнале. Это облегчает контроль и дает организации юридическую и экономическую защиту.

голоса

Рейтинг статьи

Порядок учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов

В целях обеспечения надлежащего учета и хранения печатей и штампов, их выдачи на основании приказа или распоряжения руководителя учреждения назначается ответственное лицо из числа сотрудников учреждения (руководитель организационного отдела, канцелярии, секретариата и других служб). В большинстве случаев обязанность по ведению учета печатей и штампов возлагается на службу делопроизводства, а порядок учета фиксируется в инструкции по делопроизводству.

Учет изготовленных печатей и штампов необходимо вести в журнале учета печатей и штампов (далее — Журнал) с обязательным проставлением в нем их оттиска. Листы Журнала нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью. Выдача печатей и штампов структурным подразделениям и должностным лицам (назначенным приказом руководителя учреждения) производится под расписку в Журнале, эти лица несут полную материальную ответственность за сохранность вверенного им имущества.

Гербовые печати, простые печати и штампы должны храниться в сейфах, металлических шкафах и ящиках. Передавать печати и штампы на хранение работникам, не имеющим на это права, а также выносить их за пределы отведенного для хранения помещения запрещается. Проверка наличия, правильности хранения и использования печатей и штампов должна проводиться не реже одного раза в год. Как правило, это происходит в ходе обязательной ежегодной инвентаризации. О проверках наличия печатей и штампов делаются отметки в Журнале после последней записи. Результаты проверки должны быть отражены в акте произвольной формы, который утверждается руководителем учреждения.

В случае утраты, хищения печати или штампа проводится служебное расследование комиссией, созданной приказом или распоряжением руководителя. Результаты этого расследования доводятся до руководителя учреждения для принятия соответствующего решения. За нарушение правил хранения печатей и штампов, их утрату на виновное лицо возлагается дисциплинарная ответственность.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя учреждения. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или утратившие свое назначение печати (например, при смене организационно-правовой формы, наименования, местонахождения учреждения, его ликвидации) уничтожаются с обязательным списанием с учета. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Комиссия учреждения определяет способ уничтожения печатей и штампов: изделия из каучука, резины разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями. При уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем.

В акте должны быть указаны:

состав комиссии;
время и место уничтожения печатей и штампов;
обоснование уничтожения;
наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
способ уничтожения;
заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
подписи членов комиссии.

Акты об уничтожении печатей и штампов хранятся в течение срока, установленного инструкцией по учету печатей и штампов, а затем уничтожаются в установленном порядке. Работник, ответственный за учет печатей и штампов, на основании акта делает отметки об уничтожении в Журнале.

Учет печатей и штампов в автономном учреждении

То есть стоимость оформления виртуальной подписи вы отразите по дебету счета 26 или 44. Причем без НДС. Заметьте: относить данную сумму на счет 97 »Расходы будущих периодов», чтобы списывать потом постепенно, не нужно. Даже несмотря на то, что пользоваться электронной подписью вы будете в течение нескольких периодов.

В. Смирнова, руководитель департамента аудита АКГ »МЭФ-Аудит»

Входной НДС вы сможете принять к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры. С налоговым учетом расходов также проблем не возникнет при условии, что вы их подтвердите документами. Отразите стоимость сертификата в составе прочих расходов текущего периода — опять же в полном размере (подп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Книги

Букинистическая литератураГОСТы, ОСТыДетская литератураДомашний кругДругоеИскусство. Культура. ФилологияКниги в электронном видеКниги издательства «Комсомольская правда»Компьютеры и интернетКосмосНаука. Техника. МедицинаНормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиОхрана труда, обеспечение безопасностиПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаРостехнадзорСанПины, СП, МУ, МР, ГНСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНУчебный годХудожественная литератураЭкономическая литератураЭнциклопедии, справочники, словари

Виды печатей в организации

Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати

. Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно – следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12). Пример 3. Дополнительные печати

К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации

Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.

Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».

Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).

Пример 4. Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях

Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.

Как осуществляется замена печатей

Чтобы ввести на организацию новую печать, необходимо уничтожить старую. Существуют следующие варианты:

Утилизация собственными силами	Обращение за помощью к специализированной штемпельной организации
Производится специально назначенной комиссией	Печать сдаётся в стороннюю штемпельную организацию
После исполнения поручения оформляется акт, с указанием следующих данных: времени и места проведения; состав комиссии; причины уничтожения; наименования оттиска печати; способ утилизации (изделия из полимеров, возможно сжечь, либо разделить на мелкие части, а металлические – опиливают перекрестными линиями) заключение, вынесенное комиссией подписи всех проверяющих	Одновременно с печатью предоставляется комплект документов: заявление о намерение уничтожить оттиск, заверенное руководителем; ксерокопия паспорта директора; копия доверенности, в которой прописаны полномочия на осуществление таких действий; ксерокопия паспорта лица, ответственного за уничтожение; заверенная копия выписки из ЕГРЮ, срок её получения не должен превышать одного месяца; платежный документ, подтверждающий перечисление денежных средств, за оказываемые услуги (оригинал квитанции, либо платежное поручение с отметкой банка).

При утилизации собственными силами, акт необходимо хранить на всём протяжении деятельности организации, чтобы избежать неоднозначных споров. Если печать потеряна, то процедуру по утилизации провести будет невозможно. Для получения нового оттиска, необходимо предоставить вышеперечисленный комплект документов вместе со справкой из внутренних дел, в которой установлен факт пропажи.

Также о краже необходимо оповестить регистрирующий орган и подать объявления в СМИ. Обязательно сообщить об инциденте банку, в котором открыт расчетный счет фирмы, чтобы предотвратить снятие денежных средств с расчетного счета. Способ утилизации фирма выбирает сама

Учет выставочных образцов

Образцы, как правило, используются при проведении выставок. Рассмотрим все проводки, которые применяются при выставлении изделий на выставках:

ДТ41-5 КТ41-1. Передача продукции для демонстрации на выставке. Первичный документ (далее — ПД): накладная.
ДТ41-1 КТ41-5. Передача образцов в складское помещение после окончания выставки. ПД: накладная.
ДТ91-2 КТ14. Формирование резерва под уменьшение стоимости демонстрационной модели. ПД: отчет об оценке продукции, распоряжение о снижении стоимости, справка-расчет.
ДТ62 КТ90-1. Признание выручки от продажи. ПД: товарная накладная.
ДТ90-3 КТ68. Начисление НДС при продаже. ПД: счет-фактура.
ДТ90-2 КТ41-1. Списание фактической стоимости. Основание: бухгалтерская справка.
ДТ14 КТ91-1. Восстановление резерва под уменьшение стоимости. Основание: справка-расчет.

Продажа образцов – наиболее разумное решение, так как это позволяет сократить расходы фирмы.

Бухгалтерский и налоговый учёт печатей и штампов

Например, если цена 1 000 рублей, то на счету «Материалы» отразится только 847,46 рубля. Когда НДС, «в том числе», то есть уже включён в сумму, то для его извлечения применяется ставка 18/118. Счёт 10 имеет несколько субсчетов, печати и штампы необходимо отразить на 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». На нём числится наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей.

В тот же день необходимо сумму списать в расходы. Если организация оказывает услуги, то для этой операции используется счёт 26 «Общепроизводственные расходы». Торговые фирмы используют 44 счёт «Расходы на продажу». Далее печати и штампы хранятся на забалансовом счете 013 до их списания.

Пример 1. Фирма «Капитошка» занимается оптовой торговлей. 2 апреля 2016 года приобрела печать стоимостью 2 900 рублей, в том числе НДС 18%. Печать была доставлена в офис 2 апреля со всеми сопровождающими документами (накладной, счёт-фактурой), в тот же день бухгалтер перечислила за неё оплату с расчетного счёта.

Проводка	Сумма	Расшифровка
Дт 60 Кт 51	2 900,00	Перечислены средства за печать
Дт 10.9 Кт 60	2 457,63 (стоимость печати без НДС)	Печать подлежит бухгалтерскому учёту
Дт 19 Кт 60	442,37	Входной НДС по приобретенным ценностям
Дт 68 Кт 19	442,37	НДС принят к вычету
Дт 44 Кт 10.9	2 457,63	Стоимость печати списана в расходы
Дебет 013	2 457,63	На забалансовом счету числятся активы стоимостью менее 40 тысяч

Как осуществляется замена печатей

Чтобы ввести на организацию новую печать, необходимо уничтожить старую. Существуют следующие варианты:

Утилизация собственными силами	Обращение за помощью к специализированной штемпельной организации
Производится специально назначенной комиссией	Печать сдаётся в стороннюю штемпельную организацию
После исполнения поручения оформляется акт, с указанием следующих данных: времени и места проведения; состав комиссии; причины уничтожения; наименования оттиска печати; способ утилизации (изделия из полимеров, возможно сжечь, либо разделить на мелкие части, а металлические – опиливают перекрестными линиями) заключение, вынесенное комиссией подписи всех проверяющих	Одновременно с печатью предоставляется комплект документов: заявление о намерение уничтожить оттиск, заверенное руководителем; ксерокопия паспорта директора; копия доверенности, в которой прописаны полномочия на осуществление таких действий; ксерокопия паспорта лица, ответственного за уничтожение; заверенная копия выписки из ЕГРЮ, срок её получения не должен превышать одного месяца; платежный документ, подтверждающий перечисление денежных средств, за оказываемые услуги (оригинал квитанции, либо платежное поручение с отметкой банка).

Комиссия: состав и цели

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
специалист кадрового отдела,
юрист,
секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Печать Баннера Косгу 2022 Год

USB-модем – внешнее устройство, предназначенное для обеспечения доступа в Интернет.Срок полезного использования устройства более 12 месяцев.Он может работать на любом компьютере, не имеет привязки к конкретному объекту, выполняет свою самостоятельную функцию.Затраты на приобретение модема должны быть отнесены на статью 310.

Подробнее про учет аккумуляторов, батарей и ИБЧ по КОСГУ читайте в отдельной статье Согласно общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности (ОК 034-2022 (КПЕС 2022)), аптечка относится к категории материалов, применяемых в медицинских целях.Об этом говорится и в методических рекомендациях Минфина. В общероссийском классификаторе основных фондов (ОК 013-2022 (СНС 2022)) дорожных знаков в качестве самостоятельного объекта ОС нет.В документе говорится, что знаки включены в состав единого сооружения – автодороги.В связи с этим дорожные знаки можно рассматривать, как конструкцию, предназначенную к установке, и учитывать по статье 344.На основании Инструкции 157н канцелярские принадлежности относятся к МЗ и учитываются на счете 0 105 36 000.В качестве примера приведены бумага, карандаши, ручки, стержни и пр., то есть расходные материалы.

Как осуществляется замена печатей

Чтобы ввести на организацию новую печать, необходимо уничтожить старую. Существуют следующие варианты:

Утилизация собственными силами	Обращение за помощью к специализированной штемпельной организации
Производится специально назначенной комиссией	Печать сдаётся в стороннюю штемпельную организацию
После исполнения поручения оформляется акт, с указанием следующих данных: времени и места проведения; состав комиссии; причины уничтожения; наименования оттиска печати; способ утилизации (изделия из полимеров, возможно сжечь, либо разделить на мелкие части, а металлические – опиливают перекрестными линиями) заключение, вынесенное комиссией подписи всех проверяющих	Одновременно с печатью предоставляется комплект документов: заявление о намерение уничтожить оттиск, заверенное руководителем; ксерокопия паспорта директора; копия доверенности, в которой прописаны полномочия на осуществление таких действий; ксерокопия паспорта лица, ответственного за уничтожение; заверенная копия выписки из ЕГРЮ, срок её получения не должен превышать одного месяца; платежный документ, подтверждающий перечисление денежных средств, за оказываемые услуги (оригинал квитанции, либо платежное поручение с отметкой банка).

Каков порядок хранения, списания и уничтожения печатей и штампов?

В соответствии с разд. 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 для упорядочения использования печатей в учреждении должна быть разработана и утверждена руководителем инструкция по применению печатей. Данная инструкция может иметь следующие разделы:

перечень печатей, используемых в организации, который включает:

название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати;
должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования деятельности. Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати. Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать»;

места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями. Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя. Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы документационного обеспечения или финансовой службы.

Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке;

порядок пользования печатями. Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны:

штатное расписание;
образцы подписей на открытие счетов;
другая информация.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя учреждения;

форма журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала. За образец можно взять форму, приведенную в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76;
порядок выдачи печатей и штампов работникам учреждения, а также порядок их хранения. Печати должны храниться в установленных в инструкции подразделениях учреждения и выдаваться в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати должны храниться в надежно запирающихся шкафах;
ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;
порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях учреждения;
порядок уничтожения печатей и штампов. Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише. Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя учреждения. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или утратившие свое назначение печати (например, при смене организационно-правовой формы, наименования, местонахождения учреждения, его ликвидации) уничтожаются с обязательным списанием с учета. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Комиссия учреждения определяет способ уничтожения печатей и штампов: изделия из каучука, резины разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями. При уничтожении печатей и штампов составляется акт об уничтожении, который утверждается руководителем.

В акте должны быть указаны:

состав комиссии;
время и место уничтожения печатей и штампов;
обоснование уничтожения;
наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
способ уничтожения;
заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
подписи членов комиссии.

Акты об уничтожении печатей и штампов хранятся в течение срока, установленного инструкцией по учету печатей и штампов, а затем уничтожаются согласно утвержденному порядку. Работник, ответственный за учет печатей и штампов, на основании акта делает отметки об уничтожении в журнале учета печатей и штампов.