ПРОВЕРКА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ: МЕТОДЫ, ПРОЦЕДУРЫ, ХАРАКТЕРНЫЕ ОШИБКИ
Результат проверки наличных денег: недостача ____________________ руб. излишки ____________________ руб. Справка: последние номера кассовых ордеров: по приходу N ___ на сумму _______________________________ руб. по расходу N ___ на сумму _______________________________ руб. 2. ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЦЕННОСТИ 2.1. Числится по учету _______________________________________________ руб. 2.2. Предъявлено _____________________________________________________ руб. 3. В ТОМ ЧИСЛЕ БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ 3.1. ______________________________________________________________________ 3.2. ______________________________________________________________________ 3.3. ______________________________________________________________________ 4. В ТОМ ЧИСЛЕ ЦЕННЫЕ БУМАГИ 4.1. ______________________________________________________________________ 4.2. ______________________________________________________________________ Наличие бланков строгой отчетности и товарно-материальных ценностей соответствует (или нет) данным бухгалтерского учета. Ключи-дублеры несгораемых шкафов и дверных замков кассы хранятся в опечатанном пакете ________________________________________________________ (где, у кого) 5. СОСТОЯНИЕ ОБЕСПЕЧЕННОСТИ СОХРАННОСТИ ПОМЕЩЕНИЯ КАССЫ — наличие охранной и пожарной сигнализации ________________________________ — выполнение требований по технической укрепленности помещения кассы ______ ___________________________________________________________________________ — обеспечение сохранности денежных средств при их транспортировке _________ ___________________________________________________________________________ 6. ПРЕДЛОЖЕНИЯ КОМИССИИ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОВЕРКИ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Председатель комиссии ___________ (подпись) Члены комиссии: ___________ (подпись) ___________ (подпись) Материально ответственное лицо ____________________ (должность, подпись) Ознакомлен __________________________ (руководитель организации) __________________________ (дата)
Комментарии:
Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который затем может быть выведен на печать. В отчете приводится перечень как проведенных, так и не проведенных кассовых документов, зарегистрированных в журнале «Касса» за заданный период. По кнопке «Обновить» можно обновить содержимое отчета. По кнопке «Настройка» — изменить параметры вывода отчета. Отчет можно формировать также в журнале документов «Касса» по кнопке «Отчеты по кассе», а также . в журнале документов «Касса фондовая» по кнопке «Отчеты».
Таким образом, в результате автоматизации кассовых операций сокращается объем рутинной ручной работы и тем самым высвобождается рабочее время для анализа совершенных операций, предоставляется возможность оперативно получать отчетные регистры и информацию об остатках средств в кассе и их целевом использовании
2.3. Организация и проведение ревизии кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины
Освоение методики проверки кассовых операций в бюджетных учреждениях, и в частности в учреждениях здравоохранения, является важным по нескольким причинам. Во-первых, денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко реализуемых активов организации. Кроме того, денежные операции носят массовый и распространенный характер. Все это делает данный участок хозяйственной деятельности учреждения наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.
Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. Среди них можно выделить основные — выдачу средств на оплату труда, на оплату административно-хозяйственных расходов, подотчетным лицам и др.
Проверка учета кассовых операций — обязательный компонент программ ревизий и проверок бюджетных учреждений. Ее цель — выявить нарушения и злоупотребления в учете наличных денежных средств бюджетного учреждения, не допустить ошибок и недостоверной информации в отчетности.
Объяснительная по возврату по кассе
Может возникнуть такая ситуация, что кассир пробил чек по неверной стоимости товара. Покупатель сразу же заметил это и просит вернуть ему переплаченную сумму. Кассир должен забрать неправильный чек и пробить новый – по верной цене. В конце своего рабочего дня, кассир составляет отчёт КМ-3, в котором он отражает сумму по неиспользованным и ошибочно выбитым чекам. Неправильно пробитый чек обязательно прикладывается к отчёту, и на нём ставится отметка «Погашено». В конце операционного дня, провинившийся кассир пишет записку, в которой он подробно описывает факт и причины ошибочно пробитого чека.
Записка пишется в свободной форме, в ней нужно отразить:
- в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
- наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
- должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ. Как правило, это руководитель организации или же структурного подразделения.
- затем указывается название документа. В данном случае, «объяснительная записка», указывается без кавычек и посередине листа;
- дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
- заголовок – то есть основание. В данном случае, «об ошибочно пробитом чеке» или же «объяснительная на возврат денежных средств»;
- текст документа. Здесь провинившийся сотрудник лаконично описывает причины, по которым он опоздал сегодня на работу. Кроме того, он должен указать:
- дату происшествия;
- название ККМ;
- её заводской номер;
- номер ошибочно пробитого чека;
- сумма ошибки;
- причины произошедшего. Это может быть невнимательность кассира, неисправность техники и прочее;
- затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.
К объяснительной прикладывается сам неправильно пробитый чек. Пробивать чек на разницу в стоимости не нужно, так как это не влияет на величину уплачиваемых налогов. Но если чек был пробит на меньшую сумму, то следует пробить новый чек, который отразит разницу. Но это может делать не сам кассир, а руководитель предприятия или старший кассир.
Кассовые документы при выдаче зарплаты, стипендии
При выдаче заработной платы, стипендии и других выплат работникам вместе с КО-2 могут оформляться (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1):
- расчетно-платежная ведомость Т-49;
- платежная ведомость Т-53.
Ведомости представляют собой формы для групповых выплат денежных средств. Общая сумма по данным ведомостям формируется из сумм по каждому отдельному лицу. Срок выдачи наличных денег на выплаты определяется руководителем и указывается в обеих формах. Указанный срок не может превышать 5-ти рабочих дней, включая день получения денег с банковского счета (п. 6.5 Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У).
Порядок выдачи денежных средств по ведомостям аналогичен порядку выдачи наличных по РКО и сопровождается проставлением подписи получателя напротив его фамилии в ведомости.
Расчетно-платежная ведомость Т-49
Расчетно-платежная ведомость Т-49 предназначена для расчета и выплат заработной платы, стипендии и других начислений получателю (или группе получателей). Общая сумма по ведомости формируется из сумм по каждому отдельному лицу. Срок выдачи наличных денег на выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости Т-49, но не может быть более 5-ти рабочих дней, включая день получения денег с банковского счета (п. 6.5 Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У).
В 1С печатная форма Т-49 формируется из документа Ведомость в кассу. PDF
Платежная ведомость Т-53
Платежная ведомость Т-53 предназначена для выплаты заработной платы, стипендии и других выплат получателю (или группе получателей). В табличной части она содержит только сумму к выплате по каждому получателю.
В 1С печатная форма Т-53 формируется из документа Ведомость в кассу. PDF
Образец акта о проверке наличных денежных средств кассы
Если вам понадобилось сформировать акт проверки наличности в кассе, а вы никогда его прежде не делали, выше приведенные советы помогут вам. Также посмотрите и образец заполнения документа: здесь за основу взят унифицированный бланк, который можно использовать и для внутренних контрольных мероприятий.
- Вначале внесите
- полное название компании,
- ее адрес,
- а также структурное подразделение, касса которого проверяется.
- В таблице, расположенной справа на бланке впишите
- ОКПО и ИНН предприятия,
- вид его деятельности по ОКПД (также в виде кода).
- Ниже укажите информацию о контрольно-кассовой технике:
- ее наименование,
- и два номера: от производителя и регистрационный.
Аналогичным образом по мере необходимости заполните все остальные строки и ячейки в этой части.
- Далее обозначьте номер документа, дату проверки и ее точное время (вплоть до минут).
- Также озаботьтесь тем, чтобы кассир сделал в акте расписку о том, что его личных денег в кассе на момент проверки нет.
Далее идет таблица, куда вносятся
результаты проверочных действий, в том числе показания счетчика ККМ на начало рабочего дня и на момент проверки,
разница (которая находится в кассе),
сведения об учетных данных, выявленные недостача или излишки.
Если проверяющие считают необходимым, под таблицей они могут внести свои замечания. Если их нет, об этом также нужно сделать соответствующую отметку.
В завершении документ должен быть подписан всеми присутствующими при проверке лицами, в том числе работником налоговой (если проверка осуществляется по инициативе надзорного органа), представителем руководства компании, кассиром, руководителем структурного подразделения.
Ниже указывается сумма, которая лежит в кассе и которая передается материально-ответственному сотруднику (т.е. кассиру), ставится его подпись.
Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний. » (Методические указания).
Не забудьте с материально ответственными работниками (МОЛ), которые имеют доступ к денежным средствам и документам, в обязательном порядке заключить договоры о полной материальной ответственности. Если такой договор не заключен, то в случае выявления недостачи организация не сможет удержать с работника сумму ущерба в полном размере ( ст. 241 – 244 Трудового кодекса РФ ).
Рекомендации по заполнению акта
Важно! На чеке должен поставить свою подпись руководитель, а кассир – штамп о погашении чека. Однако чек в наличие есть не всегда
Как же следует поступить при отсутствии кассового чека? Согласно требованиям закона вернуть товар продавец должен даже в том случае, если у покупателя отсутствует чек продажи. Соответственно, в этой ситуации пакет документов, которые подлежат передаче в бухглатерскую службу, будет состоять из:
Однако чек в наличие есть не всегда. Как же следует поступить при отсутствии кассового чека? Согласно требованиям закона вернуть товар продавец должен даже в том случае, если у покупателя отсутствует чек продажи. Соответственно, в этой ситуации пакет документов, которые подлежат передаче в бухглатерскую службу, будет состоять из:
- Акта по форме КМ-3;
- Заявления покупателя на возврат;
- Заявления от покупателя об утере кассового чека;
- Товарного чека, распечатанного из программы, в которой ведется учет.
Все документы, связанные с проведением возврата от покупателя в течение кассовой смены или ошибочно пробитым кассиром кассовым чеком, должны быть скреплены с Z-отчетом и справкой кассира-операциониста, и переданы в бухгалтерию компании в сроки, утвержденные внутренними стандартами.
Км 3 акт
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Акт»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов
Что еще скачать по теме «Акт»:
- Образцы и типовые формы документов, сформированные в результате исполнения государственной функции по осуществлению контроля и координации за деятельностью государственных бюджетных учреждений Московской области. Форма акта проверки
- Акт сверки расчетов между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации по межбюджетным трансфертам, предоставленным в форме субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, из федерального бюджета по главе 092 «Министерство финансов Российской Федерации»
- Акт о соответствии параметров построенного, реконструированного объекта капитального строительства в Павлово-Посадском муниципальном районе Московской области проектной документации
- Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в Федеральной службе по надзору в сфере природопользования
- Важные нюансы при покупке фирмы
- Процесс переписки квартиры на другого человека
- Процесс получения визы в США
- Процесс продажи машины
- Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
- Строительство частного дома в городской черте
Порядок оформления возврата денежных сумм покупателям
Нужно понимать, практически все денежные операции, проводимые различными компаниями, четко контролируются надзорными органами. Именно поэтому, все возвраты денежных средств сопровождаются правильным оформлением. Акт составляется по унифицированной форме, которая и подтверждает факт возврата.
Условно процесс возвращения денег можно разделить на несколько этапов:
- Обращение покупателя. Согласно законодательству, покупатель имеет право вернуть приобретенный товар. Для этого необходимо обратиться к продавцу, попросив его принять обратно продукцию, и вернуть за нее денежные средства.
- Директор организации, которая выступает в качестве продавца, должен поставить на чеке подпись. Это и будет подтверждением того, что процесс возврата денег осуществляется с его согласия.
- Этот чек становится основанием для того, чтобы кассир или операционист вернул денежные средства покупателю. При этом на чеке проставляется отметка «погашено».
- В конце смены ответственное лицо должно оформить акт КМ-3. Здесь указываются сведения о чеке, по которому выполнялся возврат. Если за день таких чеков много, все они должны быть указаны в акте.
- Факт возвращения денег, взятых из кассы, должен быть дополнительно отображен в журнале кассира.
Как уже было сказано, такой алгоритм действий возможен исключительно в том случае, если возврат осуществляется в тот же день, когда был выбит чек. Если же выручка уже была сдана, а покупатель обратился с просьбой вернуть деньги, то данная процедура будет проходить в немного другом порядке.
(Видео: «Возврат товара. ОБМАН продавцов?»)
Порядок заполнения акта о возврате денежных сумм
Как и любой официальный документ, этот акт должен иметь «шапку». Сюда вносятся коды организации и другие ее реквизиты. Отмечается управляющий, название, правовая форма. Крайне желательно указать контакты фирмы и адрес расположения торговой точки. Также здесь указываются сведения о ККМ, применяемой для выдачи чека. Отмечается вид проведенной операции, данные кассира. Здесь можно указать его ФИО, или табельный номер.
Ниже указывается номер, присвоенный документу, и дата его оформления. В соответствующей строке руководитель компании должен поставить подпись. По центру пишется полное название документа. Ниже в бланке расположена таблица, в которую вносятся соответствующие данные.
Далее идет основная часть документа. Для большего удобства она представлена в виде таблицы. Сюда вносятся важные сведения об отделе, который продал товар, номер чека, сумма. Важным здесь является последний столбец. Сюда вносятся данные ответственных лиц, с разрешения которых выполняется процедура по возврату денежных средств. Если возникает необходимость, вносимые данные можно сокращать. Под таблицей прописывается общая сумма, которая возвращается покупателю. Соответственно, кассовая выручка уменьшается именно на эту сумму.
Завершающим этапом является проставление автографов всеми ответственными лицами. Это председатель комиссии, если назначен, и ее члены. Здесь должны быть указаны должности и подписи с расшифровками. Необходимо понимать, заверить документ должен каждый участник проверяющей группы. Если по каким-то причинам будет отсутствовать, хотя бы одна подпись, документ нельзя признать действительным.
Образец документа:
Унифицированная форма N КМ-9
Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132
-------------------
¦ Код ¦
+-----------------+
Форма по ОКУД ¦ 0330109 ¦
+-----------------+
__________________________________________ по ОКПО ¦ ¦
организация, адрес, номер телефона +-----------------+
______________________________________________ ИНН ¦ ¦
+-----------------+
______________________________________________ ¦ ¦
структурное подразделение +-----------------+
Вид деятельности по ОКДП ¦ ¦
Контрольно - ----------------+-----------------+
кассовая ___________________ номер¦производителя ¦ ¦
машина модель (класс, +---------------+-----------------+
тип, марка) ¦регистрационный¦ ¦
----------------+-----------------+
Прикладная программа _____________________________ ¦ ¦
наименование +-----------------+
Вид операции ¦ ¦
-------------------
---------------------------------------
¦ Номер ¦ Дата ¦Время проверки,¦
¦документа¦составления¦ ч. мин. ¦
+---------+-----------+---------------+
АКТ ¦ ¦ ¦ ¦
----------+-----------+----------------
О ПРОВЕРКЕ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ КАССЫ
РАСПИСКА
На время проверки наличных денежных средств личных денег в кассе не
имеется.
________________ ___________________________________ _________________
должность фамилия, имя, отчество подпись
В результате проверки установлено:
----------------------------------------------------------------------
¦Сумма, руб. коп. ¦Порядковый ¦Номер ¦ Показания счетчика ¦Выручка¦
¦ ¦номер конт-¦отдела+--------------------+соглас-¦
¦ ¦рольного ¦(сек- ¦ на начало ¦на время¦но по- ¦
¦ ¦счетчика ¦ции) ¦ рабочего ¦проверки¦казанию¦
¦ ¦(отчета ¦ ¦дня (смены)¦ ¦счетчи-¦
¦ ¦фискальной ¦ ¦ ¦ ¦ка, ¦
¦ ¦памяти) на ¦ ¦ ¦ ¦руб. ¦
¦ ¦конец рабо-¦ ¦ ¦ ¦коп. ¦
¦ ¦чего дня ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(смены) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------+-----------+------+-----------+--------+-------+
¦Фактическое ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦наличие денег¦ +-----------+------+-----------+--------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+------+-----------+------+-----------+--------+-------+
¦в том числе¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦по расчетным¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦чекам, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦чековым ¦ +-----------+------+-----------+--------+-------+
¦книжкам, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦кредитным ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦картам ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+------+-----------+------+-----------+--------+-------+
¦По учетным¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦данным ¦ +-----------+------+-----------+--------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ +-----------+------+-----------+--------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+------+-----------+------+-----------+--------+-------+
¦Недостача ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ +-----------+------+-----------+--------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ +-----------+------+-----------+--------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+------+-----------+------+-----------+--------+-------+
¦Излишки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ +-----------+------+-----------+--------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ +-----------+------+-----------+--------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
--------------+------+-----------+------+-----------+--------+--------
Замечания ____________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Представитель контролирующей организации
________________________ ___________ ______________________________
место работы, должность подпись расшифровка подписи
Представитель проверяемой организации
(индивидуальный предприниматель)
________________________ ___________ ______________________________
место работы, должность подпись расшифровка подписи
Кассир - операционист
(продавец, официант,
приемщик заказов) ___________ ______________________________
подпись расшифровка подписи
Заведующий отделом
(секцией) ___________ ______________________________
подпись расшифровка подписи
__________________ ___________ ______________________________
должность подпись расшифровка подписи
__________________ ___________ ______________________________
должность подпись расшифровка подписи
Деньги в сумме _________ руб. ___ коп. _______________________________
цифрами прописью
_____________________________________________________ руб. ______ коп.
принял на ответственное хранение ______________ ______________________
должность подпись
__________________________
расшифровка подписи
Акт ревизии кассы образец бланк
Состав ревизионной комиссии устанавливается отдельным распорядительным актом руководства предприятия. Такой приказ или распоряжение, под роспись, доводится до сведений членов комиссии и иных заинтересованных лиц. С этим документом, также должен быть ознакомлен кассир или иное ответственное лицо за ведение инспектируемой кассы.
Перед началом ревизии, в присутствии всех заинтересованных лиц, председатель комиссии оглашает содержание распорядительного документа, на основании которого производится проверка кассы. Далее предлагается всем присутствующим сделать заявления о наличии оснований, препятствующих проведению такой проверки. В случае, если существенных оснований для отложения ревизии не обнаружено, комиссия приступает к изучению кассы.
Приложения к акту
К акту в обязательном порядке прикладываются документы, которые подтверждают факт возврата и/или ошибочно созданного и напечатанного чека. Количество приложенных документов должно точно соответствовать количеству чеков, указанных в табличной части:
- Кассовый чек прикладывается в том случае, если покупатель совершает возврат по товару или незадействованной услуге. При этом законодательство допускает возврат и без чека, но в данном случае покупателю необходимо представить дополнительные доказательства факта покупки. Если чека нет, то кассир, который обслуживал клиента, должен составить объяснительную в произвольном виде, в которой указать, почему к форме КМ-3 не было приложено никаких документов.
- В тех случаях, когда магазин не использует обычный кассовый аппарат, а также в ситуации сбоя техники, отсутствия электроснабжения и других технических неполадок организация обязана отпустить товар с предоставлением соответствующего товарного чека. И если покупатель пожелает совершить возврат в этом случае, то к форме КМ-3 прикладывается товарный чек. Его допускается оформить как в рукописном варианте, так и в печатном виде.
- Чек возврата – иногда кассир по ошибке пробивает не обычный продажный, а возвратный чек. При этом в кассе формально будет плюс, потому что фактически никакого возврата не было – т.е. в наличных средствах лежат «лишние» деньги. В подобных ситуациях тоже необходимо составить акт, приложить к нему возвратный чек. Также руководство магазина может потребовать от кассира написать объяснительную в произвольной форме с указанием причин ошибки.
- Наконец, можно дополнительно попросить покупателя составить заявление о возврате товара и выплате полной суммы денежных средств. Такое заявление особенно часто составляется в случае достаточно больших сумм. Документ можно заполнить в произвольном виде, от руки или в печатном варианте. Один из примеров показан ниже.
Что касается объяснительной кассира, то необходимость ее составление регулируется администрацией. При этом не всегда составление документа предполагает обязательную вину сотрудника. Можно оформить объяснительную в качестве дополнительного разъяснения сложившейся ситуации. Пример с ошибочно пробитым чеком представлен ниже.
