Служебное задание на командировку: как правильно заполнить в 2019 году, порядок применения

Обязательно ли служебное задание

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Обязательно или нет оформлять?

Ранее служебное задание было неотъемлемым документом, оформляемым перед составлением приказа работодателя о направлении сотрудника в рабочую поездку.

Именно он выступал основанием для издания распоряжения. После этого этапа оформлялось командировочное удостоверение — скачать образец. Нужно ли его оформлять сейчас, в 2018 – 2019 году?

Следует отметить, что необходимость оформления служебного задания была отражена в Положении о командировках, которое было утверждено Постановлением Правительства РФ №749. Указанный нормативный акт вступил в силу в 2008 году.

Важно учесть, что в настоящий момент данная документация утратила свою силу. Сейчас при направлении работника в командировку руководитель компании не обязан оформлять ему служебное задание

Отсутствие этой бумаги не противоречит действующему трудовому законодательству. Каждый работодатель устанавливает сам – заниматься заполнением служебного задания или нет.

Если руководитель решает оформлять документы подобного характера, технология их заполнения должна присутствовать в локальном акте предприятия. К примеру, в коллективном договоре или соответствующем Положении.

Когда отменили командировочный документ?

Документация указанного характера была отменена официальной бумагой.

В частности, необходимость оформления служебных заданий пропала в 2014 году, одновременно со вступлением в силу Постановления Правительства РФ №1595.

На основании нормативного акта были внесены корректировки в Положение №749, которое было издано в 2008 году.

Полностью был отменен 6 пункт документа, в котором указано, что цель рабочей поездки, определенная работодателем, должна отражаться в служебном задании.

Изменения были внесены и в другие пункты положения.

Следует также помнить, что у работодателя осталось право оформления письменного задания для командировочного специалиста.

Необходимость применения командировочного удостоверения

Пока его не отменили, командировочное удостоверение имело очень важное значение при определении сроков отбытия выбытия, а также для обоснования начисления суточных расходов. Особенно при включении их в налогооблагаемую базу

Но в связи с возникающими проблемами при его оформлении, главной из которой было проставление в организации или в месте прибытия отметок о въезде-выезде, а также возможностью подтвердить период командировки другими документами, привели к отмене обязательности этого удостоверения. Это было закреплено на законодательном уровне Постановлением Правительства №1595 с 2015 года.

Без командировочного удостоверения всю нужную информацию можно получить из билетов, квитанций и счетов гостиниц, других документов.

Важно! По новым правилам командировочное удостоверение отменено, заполняется оно только если это установлено в учетной политике организации, а также в Положение по командировкам, где закреплено его оформление при отправлении работников в служебные поездки.

То есть его использование должно закрепляться в локальных нормах самого предприятия.

Удостоверение выписывается на работника после подписания приказа о направлении его в командировку.

Для этого можно использовать либо автоматически заполняемые бланки из специализированных программ, либо вписывать в заранее приобретенный в типографии шаблон. В основном используется стандартизированный документ, для которого Росстатом определена специальная форма Т-10.

После проставления всех необходимых виз и штампов, удостоверение передается работнику, который отправляется в служебную поездку.

Важно! Командировочное удостоверение действительно при предъявлении его вместе с паспортом командируемого сотрудника или иного подтверждающего бланка.

Вместе с ним может составлять также служебное задание работнику, которое, как и удостоверение, необходимо, только если это определено нормами предприятия. Росстат для него также определил унифицированный бланк.

Допускается применение документа, в котором объединены и удостоверение, и служебное задание.

Когда работник получил денежные средства на предстоящие расходы и выезжает к месту своего назначения, в момент его убытия на предприятии в командировочном удостоверении проставляется отметка. Такую же запись в момент прибытия делают на фирме, принимающей командируемого в момент приезда.

Аналогичные отметки надо сделать при отъезде, после выполнения служебного поручения и возвращении к своему работодателю.

При составлении и сдачи авансового отчета по произведенным затратам работник, прикладывает удостоверение к нему вместе с другими подтверждающими документами.

Внимание! Более подробно о том, как отправить сотрудника в командировку можно почитать здесь.

Бланк Т-9 распоряжения о направлении в служебное путешествие

Поскольку с изданием и вступлением в силу Постановления Правительства от 29.12.2014 №1595 служебные задания и командировочные удостоверения больше не обязательны к оформлению, единственным документом, который необходим, чтобы отправить сотрудника в рабочую поездку, осталось распоряжение работодателя о направлении сотрудника в служебную поездку. Для этих случаев Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1 утвердило унифицированный шаблон распоряжения по форме Т-9.

При необходимости отправить в служебную поездку несколько работников оформление отдельного распоряжения на каждого не требуется, достаточно издать единый документ. Применяется в таком случае бланк Т-9а.

Образец заполнения приказа по форме Т-9а

Если руководство организации по какой-либо причине не устраивают унифицированные формы Т-9 или Т-9а, законодательство позволяет разрабатывать и использовать собственные шаблоны первичных документов. Требований к ним два — персонифицированность (отношение к конкретному работнику или группе лиц) и наличие следующих реквизитов:

• наименование организации;
• персональные данные направляемого в командировку работника;
• период поездки с указанием количества дней;
• цель, которая обусловлена производственной необходимостью, например, приказ о направлении в командировку для закупки оформляется, если работник едет заключать договор поставки товаров, необходимых организации в ее деятельности или для извлечения прибыли;
• подпись руководства и направляемого лица — сотрудник заблаговременно знакомится с документом и подписью подтверждает готовность направиться в путешествие.

В распоряжении не обозначаются технические особенности поездки, например, не указывается вид транспорта, которым сотрудник доберется к месту назначения. Однако, если фиксация способа перемещения сотрудника к месту командировки важна для компании, она вправе разработать собственный шаблон распоряжения, который предусматривает соответствующее поле. Разрабатывая шаблон, компания вправе отталкиваться от унифицированного варианта, включив в него необходимую строку.

Таким образом, унифицированный вариант распоряжения разработан и готов к применению, но, если хозяйственная деятельность конкретной организации требует его изменения, компания вправе на основании утвержденного шаблона разработать собственный вариант, включив в него необходимые поля. Либо разработать собственный документ самостоятельно, не опираясь на унифицированный шаблон.

Как правильно считать дни

Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В случае утери проездных документов:

• используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
• документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.

Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

• сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
• если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
• появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.

Как заполнить служебное задание

Если фирма решила не отказываться от привычного набора командировочных документов и предусмотрела их форму во внутреннем локальном акте, порядок оформления служебного задания будет содержать следующие этапы:

• получить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку;
• заполнить гр. 1-11 табличной части служебного задания;
• ознакомить сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, с его заданием и целью командировки.

Обычно для оформления служебного поручения применяется унифицированная форма Т-10а, основная часть которой представлена таблицей из 12 граф.

Венчает форму общая информация: наименование фирмы, номер и дата служебного задания. На центральном месте этого одностраничного документа расположена информация о сотруднике, отправляющемся в служебную поездку (Ф. И. О., табельный №, место работы и должность). Графы 3-8 посвящены непосредственно командировке: они включают наименование пункта назначения и срок командировки (даты начала, окончания и ее длительность).

Графа 9 предназначена для указания организации-плательщика. В большинстве случаев таковой является сама фирма, чей сотрудник направляется в командировку. В отдельных ситуациях специалисты фирмы могут выезжать в командировки по просьбе (заявке) сторонних контрагентов (заказчиков), тогда возмещение командировочных расходов может возлагаться на заказчиков (это условие оговаривается в договоре).

Графа 10 «Основание» заполняется реквизитами приказа (распоряжения) руководства о командировке или в ней может присутствовать формулировка «План командировок» (если поездка осуществляется по плану).

Заполненная графа 11 описывает задание (цель) служебной поездки, и на этом оформление служебного задания останавливается до момента возвращения командированного сотрудника к месту постоянной работы.

Впоследствии служебное задание заполняется уже самим сотрудником — в графе 12 ему необходимо кратко отчитаться о проделанной в командировке работе.

Завершает процесс заполнения служебного задания подписание этого документа работником и руководителем, а также заполнение строки «Заключение о выполнении задания». В указанной строке руководитель дает оценку проделанной сотрудником в командировке работе.

Образец служебного задания смотрите на нашем сайте.

Как оформить командировку в 2020 году

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

• применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
• вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

• распоряжения руководителя о поездке;
• отчета работника о расходах по ней.

На основании чего оформляется приказ

По новым правилам оформление командировки в настоящее время требует только издания соответствующего распоряжения руководителя об этом.

По мере необходимости, начальники отделов или иные ответственные лица, которые считают что нужно отправить сотрудника в командировку, составляют на имя директора компании докладную или служебную записки.

В них они обосновывают причину предстоящей командировки, ее цель, продолжительность во времени, а также предлагают кандидатуры для этой поездки. Цели командировки могут быть представительными или производственными.

Руководитель, изучив поступившие документы, принимает решение по данному вопросу, для оформления которого издается приказ о направлении в командировку.

На крупных предприятиях командировки планируются. Это может выражаться в составлении плана командировок на текущий год. При наступлении времени указанного в этом документе, отдел кадров подготавливает приказ на командировку, который передается руководителю для подписания.

Кроме этого, в организации может составляться служебное задание, которое в настоящее время используется организациями на их усмотрение. Оно также может использоваться в качестве одного из источников для формирования распоряжения.

Каким бы ни было основание для этого документа, ответственное лицо может использовать фирменный бланк или специализированный бланк унифицированная форма т-9.

Внимание! Форма приказа на командировку должна быть зафиксирована в учетной политике предприятия или же Положении по командировкам, которое может оформляться в организации.

Тезисно

• Служебное задание на командировку – документ, в котором есть возможность детально прописать цель служебной поездки, в отличие от приказа на командировку, где она формируется кратко.
• В служебном задании, кроме того, отражается результат исполнения этого поручения. Документ не входит в обязательные, но часто используется в практике учета командировок. Имеется его унифицированная форма, однако фирма имеет право отказаться от нее в пользу собственного бланка либо составлять документ в свободной форме на основании ЛНА. Если документ упоминается в ЛНА, его заполнение обязательно.

Как правильно считать дни

Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В случае утери проездных документов:

• используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
• документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.

Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

• сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
• если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
• появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.

Как сформировать цель поездки сотрудника

Отправляя сотрудника в служебную поездку, необходимо сформировать ее цель. Служебное задание на командировку является целью поездки. Отмена обязательного оформления не только командировочных удостоверений, но и служебных заданий, а также формирования отчетов сотрудников, вернувшихся из командировок, регламентируют:

• новая редакция Положения об особенностях направления в командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).
• указ Президента РФ от 12.12.2014 №765 (утвержден Указом Президента РФ от 18.07.2005 №813).

С учетом этого на сегодняшний день командировочное удостоверение, а также служебное задание на командировку не относятся к обязательным первичным документам. Раньше без них организации не могли принять и зафиксировать все произведенные сотрудником затраты в составе расходов при исчислении налогов на прибыль. Сейчас цель поездки работодатель вправе сформировать устно.

Несмотря на такие нововведения, служебное задание на командировку по-прежнему выдают, если нужно четко сформировать цель поездки, разграничить обязательства, установить перечень и объем работ в период работы сотрудника вдали от основной организации. Задания помогут и при проведении отчетности, когда потребуется оправдать списание произведенных расходов в бухгалтерском учете.

После отмены командировочных удостоверений и заданий основными документами в данной сфере стали положение и распоряжение о направлении работника в командировку. Цель и срок поездки отражают в приказе, а фактическую длительность поездки фиксируют по проездным документам.

Распоряжение о направлении сотрудника в командировку с комментариями эксперта

Смотреть образец

Служебное задание на командировку: обязательно или нет оформлять

Несмотря на то, что обязательное оформление служебного задания на командировки отменили, многие организации по-прежнему продолжают оформлять цель поездки письменно. Ориентируются кадровики на образец служебного задания для направления в командировку.

Такой подход позволяет не только оптимизировать документооборот в целом, но и систематизировать документы и оформлять их в едином формате. Порядок действий при проведении оформления и общем ведении документов рационально прописать во внутреннем локальном нормативном акте компании.

Обязательно ли составлять служебное задание на командировку в 2021 году

С 2015 года перестало действовать постановление, которые определяло многие аспекты направления работников в командировки. Вместе с ним некоторые документы, которые нужно было обязательно выписывать работнику, стали необязательными.

Теперь в обязательном порядке администрация должна составить приказ на командировку. Все же остальные бланки ответственный сотрудник должен выписывать по мере необходимости. Какие именно документы надо составить должно содержать положение о командировках, либо иной внутренний локальный акт.

При составлении приказа об отбытии работника в поездку по служебным делам, в документе кратко записывается информация о целях и задачах. Но все это прописывается общими фразами.

Внимание! Для полноты информации все же рекомендуется для работника также оформлять служебное задание для направления в командировку, в котором уже будут максимально подробно указаны все те задачи, что поставлены перед сотрудником на данную поездку

Какой документ используется теперь?

Хотя, в соответствии с новыми положениями ряд документов переведен в разряд необязательных, это вовсе не означает необходимость их полного исключения из внутреннего документооборота компании. Как и ранее ответственные должностные лица могут придерживаться «классического» оформления с сохранением логической цепочки документов. Однако, стоит учитывать, что теперь служебное задание на командировку не может выступать в качестве официального подтверждения факта, цели и расходов рабочей поездки.

Тем не менее, выход из положения есть. С учетом того, что приказ на командировку является обязательным, можно использовать его унифицированную форму Т9, в которую добавить пункт, посвященный цели служебной поездки.

Но не стоит забывать о том, что любая модификация по инициативе организации утвержденной формы приказа должна иметь закрепление локальными актами. Как правило, одним из них на основании 22 статьи ТК является Положение о командировках.

Вместе с тем, чтобы составить:

• Служебное задание на командировку;
• Отчет по ней;
• Командировочное удостоверение;

можно использовать утвержденные Госкомстатом унифицированные формы Т10, а также Т10а.

Скачать бланк служебного задания на командировку по форме Т10.

Образец задания на командировку

Стоит отметить два момента:

1. Командировки делятся на два типа: запланированные и внеплановые. Образец командировочного задания, о котором идет речь, подготавливается непосредственным руководителем работника, которого направляют в командировку на основании плана.
2. В данный момент Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления этого документа. Тем не менее, для издания приказа требуется основание. Таким основанием становится служебная, докладная записка или унифицированная форма Т-10а, служебное задание, образец заполнения которого представлен ниже.

Образец заполнения командировочного удостоверения

Лицевая сторона

Документ начинается с указания полного названия компании (можно использовать и сокращенную форму), кода постановки на учет в статистике ОКПО.

Далее в него вписывается номер следующий по порядку, а также указывается дата его составления. Удостоверение также надо отметить в специальном журнале регистрации.

Ниже вносятся сведения о табельном шифре сотрудника и его личные данные — Ф.И.О., занимаемая в организации должность, а также название отдела, где работает данный человек.

В следующих графах надо указать информацию о принимающей стороне. В основном, здесь записывается наименование страны, города и фирмы, в которую командируется сотрудник.

На основании приказа о командировке или служебного задания вписываются цель данной поездки, период ее осуществления, а также точное время начала и завершения командировки.

В удостоверении обязательно надо указать паспорт или иной подтверждающий личность работника документ, а также его реквизиты — серию и номер.

Командировочное удостоверение должно быть завизировано руководством предприятия. Здесь же проставляется печать фирмы, если она существует в соответствии с уставом компании.

Оборотная сторона

Ниже или с другой стороны документа ответственные люди на предприятии и организации, принимающей командируемого, делают заметки о въезде и выбытии работника.

При этом записываются город, дата прибытия (отправления), а также должность и личные данные специалиста, в обязанность которых входит ведение учета этого времени. Эту информацию необходимо заверять печатями компаний, если они предусмотрены внутренними актами.

Получаемое изображение штампа должно быть четким, чтобы возможно было прочитать всю необходимую информацию.

Если у командировочного в соответствии с его заданием несколько мест назначения, то при заполнении удостоверения нужно соблюдать последовательность записей согласно посещениям, так что бы получалась однозначная цепочка отметок о прибытии – отправлении.

Внимание! В этом документе допускаются исправления, но они должны быть осуществлены аккуратно. Неправильная запись зачеркивается тонкой линией, так чтоб можно было прочитать прежние сведения

Сверху записывается правильная информация. После чего все заверяется ответственным лицом, а также печатью предприятия.