Правила деловой переписки

Оформление наименований единиц территории

Таблица 9:

	С заглавной буквы	С маленькой буквы
1	Все слова в административно-территориальном делении любого государства, кроме тех, что обозначены в пункте 1 соседнего столбца. Например: штат Вашингтон, провинция Гуандун, Забайкальский край и так далее.	Слова «область», «край», «провинция», «штат» и прочее.
2	Все слова в обозначении деления населённых пунктов, кроме тех, что обозначены в пункте 2 соседнего столбца. Например: улица Ленина, площадь Победы, набережная Брюгге, Алтуфьевское шоссе и так далее.	Слова «улица», «площадь», «проспект», «переулок», «шоссе» и так далее.
3	Все слова в наименованиях памятников архитектуры, кроме тех, что обозначены в пункте 3 соседнего столбца. Например:Михайловский замок, Петропавловский собор, Шереметьевский замок и прочее.	Слова «дворец», «замок», «кладбище», «крепость», «собор» и прочее.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Вот образец, как правильно пишется просьба в рамках деловых взаимоотношений.

Общество с ограниченной ответственностью «clubtk.ru» ОГРН/ ОКПО 1234567891011/ 12345678 ИНН/КПП 1213141516/111111111 123456, Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1 Директору ООО «Цветы» Расковалову И.И. г. Санкт-Петербург, ул. Истины, 2 О предложении содействия Уважаемый Иван Иванович! Между ООО «clubtk.ru» и ООО «Цветы» заключен договор поставки товара № 3 от 20.10.2020 на год с возможностью ежегодного продления. В целях долговременного и эффективного сотрудничества прошу Вас разместить информацию об ООО «clubtk.ru» на официальном сайте ООО «Цветы» как о постоянном партнере ООО «Цветы». В свою очередь гарантирую размещение аналогичной информации на сайте ООО «clubtk.ru». Приложения: Копия договора. Копия электронной страницы сайта с примером размещаемой информации. Директор А.В. Викторов Исп. маркетолог П.П. Петров т. 23-23-23

И этот пример — образец, как составить письмо-просьбу в государственные органы. Унифицированный бланк не утвержден, документ составляется в свободной форме.

Нормативная база

Согласованность элементов списка

При составлении перечней следует обязательно обращать внимание на то, чтобы начальные слова каждого элемента списка были согласованы между собой в роде, числе и падеже. В Примере 10 мы привели вариант неправильного оформления: последний элемент списка употреблен в ином падеже по сравнению с остальными

Подобные ошибки обычно встречаются в длинных перечнях с большим количеством элементов.

Пример 10

Также все элементы списка должны быть обязательно согласованы в роде, числе и падеже со словами (или словом) в предваряющем перечень предложении, после которого стоит двоеточие. Давайте вновь рассмотрим пример неправильного составления перечня, чтобы проанализировать ошибки.

Пример 11

Данный перечень может показаться безукоризненным, если бы не одно «но». Слово «соблюдение» требует после себя слов в родительном падеже, которые бы отвечали на вопросы «кого? чего?». Поэтому каждая рубрика должна начинаться так:

Итак, мы привели основные правила построения и оформления ­перечней, которые помогут сделать ваши документы еще более грамотными.

Общие требования к оформлению работы (реферата, курсовой, диплома).

Как оформлять заголовки

Как оформлять содержание

Как оформлять рисунки

Как оформлять таблицы

Как оформлять примечания

Как оформлять формулы, уравнения, перечисления

Как оформлять приложения

Как оформлять список литературы

Структура списка литературы

Общие требования к описанию источников в списке литературы

Что ставить сначала – имя автора и или название документа

Как оформлять название источника

Как оформлять сведения об ответственности (ФИО автора или редактора)

Как оформлять область издания

Как оформлять область выходных данных

Как оформлять область физической характеристики

Как оформлять область серии

Как оформлять область примечания

Особенности оформления многотомных изданий

Особенности оформления периодических изданий

Как оформлять отдельный документ, входящий составной частью в другое издание

Как оформлять электронные ресурсы (интернет-источники)

Примеры библиографических описаний

Как оформлять ссылки

Внутритекстовая библиографическая ссылка

Особенности ссылок на электронные ресурсы.

Некоторые правила документоведения в инструкции по делопроизводству

Всю работу с документацией должна вести Служба делопроизводства. Она действует на основании Положения, которое утверждает руководитель организации. Работа с документацией лежит на делопроизводителях, действующих согласно должностной инструкции. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации и организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

Оформление наименований произведений литературы, телевизионных передач, журнальных статей

1. Начальное слово и и слова, которые по правилам правописания пишутся с заглавной буквы, различных произведениях культуры пишутся в кавычках и с заглавной буквы. Например: произведение «Ночь в Лиссабоне», балет «Бахчисарайский фонтан», опера «Аида», телепередача «Игра в бисер» и так далее.
2. Оба наименования произведений, состоящих из двух частей и пишущиеся через «или»: опера «Леонора, или Супружеская любовь», «Моби Дик, или Белый Кит» и прочее.
3. Наименования «собраний сочинений» необходимо писать без кавычек и начиная с заглавной буквы. Например: Полное собрание сочинений А. С. Пушкина.

Как доставить письмо до адресата

Отправлять официальные письма можно разными способами:

• Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
• Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.

Правила написания прописных букв в именах собственных

Понятие имени собственного можно объединить в следующую группу:

1. Личные данные: отчества, фамилии, имена.
2. Клички животных.
3. Прозвища, а также герои художественных книг.
4. Астрономические и астрологические обозначения.
5. Географические наименования.
6. Бренды печатных изданий, автомобилей и табачных изделий.

Важно: главным отличием имён собственных от нарицательных является отсутствие множественного числа при их употреблении. Например: Евгений Онегин, газета « Ведомости»

Зачастую имена собственные могут переходить в разряд нарицательных. Например: Михаил Булгаков — имя собственное. Произведение написано булгаковским стилем — имя нарицательное. В таком случае прилагательное пишется со строчной буквы.

Наименование должности

Давайте снова взглянем на Пример 6. Названия должности в п. 1 и п. 2 Примера 6 написаны с прописной буквы потому, что они открывают новый текст. И п. 3 подтверждает, что должности неединичного характера пишутся со строчной буквы: исполняющий обязанности генерального директора, а не Генерального, как мы любим писать из уважения к своему шефу.

Интересно, что Примерная инструкция в п. 2.43 рекомендует в официальных письмах при обращении по должности писать название должности с прописной: «Уважаемый господин Председатель!» Следовательно, и «Уважаемый господин Генеральный директор!» Правило это совсем не укладывается в рамки обычного написания, время покажет, насколько оно жизнеспособно. К тому же рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016 отличаются — названия должностей не в начале текста и не после точки пишутся всегда со строчной буквы. Рекомендуем и вам придерживаться данного правила.

Названия локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов

Итак, с какой буквы начинать названия документов, которые для организации являются единичными, при этом родовое понятие входит в название документа? Вспомним еще раз общее правило: в составных названиях важнейших документов и сборников документов, государственных законов с прописной буквы пишутся первое слово и собственные имена. Например: Конституция Российской Федерации, Устав ООН, Всеобщая декларация прав человека, Уголовный кодекс Российской Федерации (§ 194 Правил русской орфографии и пунктуации <2>).

<2> Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник / Под ред. В.В. Лопатина. М.: АСТ-ПРЕСС КНИГА, 2016. С. 162.

Как видим, это правило снова о написании важнейших документов; о тех, с которыми мы работаем каждый день, в академическом справочнике ни слова.

В «Справочнике издателя и автора» Аркадия Мильчина есть пункт «Названия документов без предшествующего стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция)» , в нем нет оговорки о важности документа, а писать рекомендуется с прописной. Мильчин А., Чельцова Л

Справочник издателя и автора. М., 2014. С. 98

<3> Мильчин А., Чельцова Л. Справочник издателя и автора. М., 2014. С. 98.

В приложении N 6 к проекту Примерной инструкции в п. 4.2 было указано, что с прописной буквы пишется название документа (устава, положения, регламента, инструкции и др.), если название составляет одно целое с заголовком к документу. Так гораздо понятнее, не правда ли? И приводятся примеры: «Устав Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова, Программа развития малого предпринимательства, Инструкция по делопроизводству». Но, напомним, проект этот принят не был, и ссылаться на него официально нельзя, хотя и можно взять за основу.

Изучив примеры ГОСТ Р 7.0.97-2016, можно сделать вывод, что единого жесткого правила в отношении документов нет. Но все же будем придерживаться норм русского языка и написание с прописной буквы оставим для документов единичных:

1. журнал учета входящих документов, трудовая книжка, табель учета рабочего времени, приказ о предоставлении очередного отпуска, штатное расписание, трудовой договор;
2. Правила внутреннего трудового распорядка, Устав акционерного общества «Золотой орел», Программа первичного противопожарного инструктажа.

Согласно общепринятой практике в тексте при первом упоминании о документе указывается его полное название и тут же в скобках вводится его условное наименование, которое используется далее в тексте, вместо того чтобы повторять длинное полное наименование. Вот это условное наименование пишется с прописной буквы.

Так же поступают, составляя текст договоров. При первом упоминании приводятся полные наименования сторон договора, в скобках указываем: (далее — Стороны) — и пишем по всему договору «Стороны» с большой буквы. Такие обозначения мы можем ввести для всех часто повторяющихся в документе наименований.

Пример 2. Полное наименование и введение условного наименования в фрагменте дополнительного соглашения к трудовому договору.

Общество с ограниченной ответственностью «Тибериус», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Шанцева Вячеслава Аркадьевича, действующего на основании устава, с одной стороны и Савельева Анастасия Викторовна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящее дополнительное соглашение (далее — «Соглашение») к трудовому договору от 01.02.2018 N 7/2018 о нижеследующем…

Пример 3. Полное наименование и введение условного наименования в кадровых документах (фрагмент Правил внутреннего трудового распорядка).

1.1. Непосредственный руководитель знакомит принятого на работу в ООО «Харизма» (далее — Общество) работника…

Координаты отправителя – где их нужно размещать?

Расположите дату непосредственно под адресом отправителя. Последнее нужно указывать внизу страницы. Дата важна по двум причинам:

1. Если вы пытаетесь заставить человека или организацию выполнить задачу своевременно (отправить зарплату, исправить заказ и т. д.), она (дата) даст им временные рамки для работы. Или если вам нужно сохранить копию письма по юридическим причинам, дата абсолютно необходима.
2. Если вы пишете в стиле модифицированного блока, все должно быть отформатировано влево, за исключением даты. При проставлении даты перейдите на центр страницы и поместите дату посередине письма.
3. Поместите запятую между месяцем и годом.

Все эти нюансы будут указывать на то, что отправитель грамотно подошел к задаче об извещении или осведомлении о своей просьбе.

Знаки препинания после пунктов перечисления

В конце каждого элемента перечисления ставится:

—
точка
– если части списка представляют собой отдельные предложения. И, как упоминалось выше, начинается каждый пункт с заглавной буквы;

Пример
. Санкт-Петербург – замечательный город!

• Белые ночи наполнены романтикой.

• Разводные мосты завораживают.

• Много памятников архитектуры.

—
запятая
– если элементы списка простые, т.е. состоят из одного или нескольких слов, начинаются со строчной буквы, не содержат знаков препинания внутри. Однако допустимо оформлять такие пункты и точкой с запятой;

Пример
. Варианты, как добраться до города:

• поезд,

• самолет,

• автостоп.

—
точка с запятой
– если пункты перечисления начинаются со строчной буквы, внутри них есть знаки препинания, в один пункт включается несколько предложений.

Пример
– данный список перечисления.

Двоеточие — один из старейших знаков препинания. Ему уже без малого 600 лет, а появилось двоеточие в далёком XV веке, практически сразу после самого первого пунктуационного знака — точки.

У С.Я. Маршака есть стихотворение, которое называется «Знаки препинания»
. Так вот двоеточие в этом стихотворении говорит о себе следующие слова:

Однако, не смотря на всю важность двоеточия, по количеству правил этот знак препинания значительно уступает всем остальным. Чтобы правильно употреблять двоеточие в письменной речи, нужно запомнить всего-то четыре правила

Правило первое. Двоеточие и обобщающие слова

Двоеточие ставится в тех предложениях, в которых используются обобщающие слова и однородные члены предложения. Этот знак препинания нужно ставить после обобщающих слов и перед перечислением.

Обобщающее словосочетание в этом предложении подчёркнуто одной чертой, а однородные члены предложения — курсивом.

Не стоит забывать, что если обобщающее слово стоит после однородных членов предложения, то ставим не двоеточие, а тире. Это же предложение в обратном порядке будет выглядеть следующим образом:

Правило второе. Двоеточие и бессоюзные сложные предложения

Двоеточие ставится в бессоюзных сложных предложениях в нескольких случаях, а именно: если вторая часть разъясняет или раскрывает содержание первой части, указывает на причину того, о чём идёт речь в первой части, а также предупреждает, что дело на этом не заканчивается. Чтобы запомнить это правило, нужно выучить слова, которыми можно дополнить предложение.

1. Если предложение указывает на причину, то между двумя простыми частями гармонично впишутся союзы потому что
и так как
. Вспомним всем хорошо известные слова Максима Горького о книгах:

Вместо двоеточия мы можем легко поставить и потому что
, и так как
. В этом предложении видно, как вторая часть раскрывает причину первой, называя нам веские причины того, почему мы должны любить книгу — источник знаний.

2. Если вторая часть разъясняет первую, то можно поставить слова а именно или как то. Вот пример из произведения А.С. Пушкина:

Вместо двоеточия уместно поставить слова а именно
.

3. Если в предложении одна часть предупреждает о дальнейшем изложении, то можно поставить слова и увижу что, и услышу, как. Рассмотрим пример из пьесы Николая Островского:

В это предложение мы можем поставить союз что, превратив бессоюзное сложное предложение в сложноподчинённое.

Правило четвёртое. Двоеточие и заголовки

Двоеточие ставится в заголовках, если они делятся на две части:

Первая часть
(именительная) называет место действия, лицо, общую проблему.

Вторая часть
конкретизирует первую часть.

Например:

Вот и все правила, которые относятся к расстановке двоеточий в предложениях.

Знаки препинания — это система символов, используемых в языке на письме. Одинаковые знаки препинания в разных языках ставятся по-разному и имеют разное значение. В целом, они необходимы, чтобы структурировать письменную речь, ведь в ней не слышно пауз или интонаций, которые мы могли бы произнести вслух в обычной ситуации.

Двоеточие — знак препинания, который ставится внутри предложения. Зачем нужно двоеточие? Оно означает, что части, между которыми оно поставлено, связаны между собой или отличаются друг от друга

Двоеточие используется как в простых, так и в сложных предложениях и призвано заострять внимание на том, что следует за ним

Организация действия документа

Инструкция, чтобы реализовать свои цели, должна быть доведена до каждого работника. Желательно, чтобы ее электронная копия была у любого, в чьи обязанности входит составление документов. Дело в том, что она не просто включает в себя правила написания и формирования бумажных источников информации, она еще и содержит их формы (приложения). Например, к ней обязательно прикладываются бланки писем, приказов, иных документов, формируемых на предприятии. Еще должны прописываться такие «мелочи», как параметры расположения текстов, полей и так далее. Каждый работник должен подтвердить своей личной подписью факт ознакомления с инструкцией. Чтобы обучить людей, рекомендуется проводить с ними регулярные занятия, в ходе которых нужно разъяснять ее положения, приводить примеры. Далее ответственное лицо осуществляет контроль за исполнением инструкции.

Деловой стиль письма

По правилам деловой переписки и оформления делового письма, следует придерживаться официального стиля. Какие специфические особенности присущи деловой корреспонденции:

важно точно передать данные;
нужно придерживаться официального стиля;
быть сдержанным, максимально сократить текст;
информация должна быть объективной и структурированной.

Деловой этикет и правила деловой переписки определяют следующие нюансы: письма должны быть краткими, лучше использовать простые предложения. Не стоит перегружать текст прилагательными, следует использовать глаголы. Не рекомендуется оперировать узкоспециализированными и малоизвестными терминами, поскольку адресат может не понять вас. По возможности упрощайте тексты.

В деловой переписке не должно быть неинформативных текстов, в которых много «воды». Поэтому приводите факты, будьте конкретными. В заключении не стоит использовать длинные и сложные фразы. Также не должно быть и алогизмов, несогласованных абзацев.

Важно чтобы в одном абзаце заключалась конкретная мысль. Откажитесь от деепричастных и причастных оборотов

Прежде чем отправить текст, вычитайте его вслух. С годами вы сможете легко и быстро составлять подобные письма. Просто придерживайтесь основных рекомендаций, чтобы не допускать ошибок и улучшить свои навыки по составлению разнообразной официальной документации.

Правильно писать инициалы перед фамилией или после?

Правила расположения инициалов и фамилии в документах регламентированы Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», введенным 01.07.2018 г.

Согласно этому ГОСТу 7.0.97-2016:

1. При адресовании документа руководителю организации или его заместителю указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя), включающее наименование организации, фамилия и инициалы должностного лица.

   Например:
   Руководителю Федерального архивного агентстваЕгорову И. А.

2. При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

   Например:
   Иванову Н. О. Ленина ул., д. 10, кв. 2,г. Дмитров, Московская обл., 623400

3. При употреблении в тексте документа фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

   Например:
   Петров А. С.

4. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты.

   Например:
   УТВЕРЖДАЮРуководитель Федерального архивного агентства (подпись)Л. С. Петров(дата)

5. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

   Например:
   СОГЛАСОВАНОДиректор ЮгСтрой(подпись) Л. С. Петров(дата)

6. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением), инициалов и фамилии.

   Например:
   И. о. генерального директора (подпись) Н. М. Орехов

При составлении библиографических или алфавитных списков правило такое: сначала пишется фамилия, а после нее — инициалы. Это связано с тем, что поиск указателя осуществляется по буквам фамилии, которая выступает в данном случае основным идентификатором.

В книжных же изданиях встречаются различные варианты написания Ф. И. О. авторов и составителей, так как здесь строгого правила нет. Но чаще всего можно встретить вариант, когда сначала пишутся инициалы, а потом фамилия (Л. Н. Толстой). Вариант с фамилией на первом месте и инициалами на втором встречается реже (Толстой Л. Н.). При этом в одной книге иногда можно обнаружить оба варианта написания инициалов и фамилии автора.

В обычных неофициальных текстах правила расположения инициалов ничем не регламентированы. Можно написать: В этом доме жил Иван Сергеевич Тургенев или В этом доме жил Тургенев Иван Сергеевич. Суть предложения от месторасположения инициалов не меняется, и на слух восприятие не становится хуже.

Оформление документа в фискальный орган

Образцы писем в налоговую инспекцию составляются следующим образом:

1. В верхней правой стороне листа формата А4 размещается «шапка» разъяснительного письма. В данном разделе необходимо указать номер ФНС, должность уполномоченного работника, которому адресовано послание и город, где находится отделение налоговой. Ниже указывается автор обращения (ФИО), данные его паспорта и адрес регистрации (юрлица и ИП пишут свое наименование и реквизиты).
2. Далее в середине листа указывается наименование документа «Разъяснение».
3. Под названием раскрывается суть обращения. Необходимо отразить все факты, подтверждающие точность отправленных ранее сведений. Если налогоплательщик соглашается с внесением корректировок, то следует обозначить документацию, в которую были внесены исправления, и какие именно поправки были сделаны. При наличии у сотрудников фискального органа нескольких вопросов к хозяйствующему субъекту ответ можно оформить в виде нумерованного перечня разъяснений.
4. Под текстом основной части нужно представить список прилагаемой документации для подтверждения внесенных поправок либо правильности исходных данных. Этот раздел следует озаглавить словом «Приложения».
5. Ниже, под текстом письма, налогоплательщик должен поставить подпись и написать дату составления документа в формате число, месяц, год.

Отправить разъяснение с необходимой документацией можно почтой заказным письмом с уведомлением о получении либо передать лично. Но во втором случае надо иметь 2 экземпляра документа. Один из них будет возвращен налогоплательщику с отметкой о принятии. Разъяснительному письму присваивается кодировка 1777.

Если отчетность в фискальный орган отправлялась через онлайн-ресурсы (например, сайт ФНС), то требование от ФНС поступит таким же методом. Ответ в этом случае можно также оформить в онлайн-режиме. Функционал портала позволяет создать электронный бланк разъяснения и отправить его в необходимое отделение. Если специалисты обнаружат какие-либо недочеты, то соответствующее уведомление налогоплательщику будет направлено в личный кабинет.

Отправка пояснений в налоговую может потребоваться во многих ситуациях, некоторые из них представлены ниже.

Правила написания официальных наименований ч. 1

Названия органов власти и управления Российской Федерации

С прописной буквы пишутся все слова в названиях высших законодательных, судебных и исполнительных органов власти Российской Федерации: Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Правительство Российской Федерации.

С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях органов, образованных главой государства, совещательных и консультативных органов при Президенте Российской Федерации, координационных и совещательных органов, образуемых Правительством Российской Федерации, а также органов при Правительстве Российской Федерации: Комиссия при Президенте Российской Федерации по вопросам федеративных отношений и местного самоуправления, Совет при Президенте Российской Федерации по вопросам совершенствования правосудия, Комиссия Правительства Российской Федерации по законопроектной деятельности.

С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях самостоятельных структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации, органов Правительства Российской Федерации: Главное контрольное управление Президента Российской Федерации, Управление информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации, Президиум Правительства Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Департамент делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации.

Наименования отделов, входящих в состав департаментов и управлений, пишутся со строчной буквы. При отсутствии полного названия слова департамент, управление, комиссия пишутся со строчной буквы.

С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб, агентств): Министерство иностранных дел Российской Федерации, Министерство внутренних дел Российской Федерации, Федеральная служба по труду и занятости, Федеральное агентство по образованию.

Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21.12.2007 № 1576/954 (в ред. от 24.03.2008) установлены полные и сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти, например: Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России), Федеральное архивное агентство (Росархив), Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор).

Полные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

указов Президента Российской Федерации;

постановлений Правительства Российской Федерации и иных официальных документов (международных договоров и др.).

Сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

распоряжений Президента Российской Федерации;

распоряжений Правительства Российской Федерации;

протоколов заседаний и совещаний;

документов справочного характера;

приложений (нетекстовых) к указам Президента Российской Федерации и постановлениям Правительства Российской Федерации;

проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации об утверждении положений о федеральных органах исполнительной власти.

Слова министерство, служба, агентство пишутся со строчной буквы во множественном числе и не в качестве имен собственных: Предложить агентству рассмотреть вопрос о…; По согласованию с министерствами…

Материал подготовила методист ГМЦ ДОгМ Морозова М.В.

Наименования субъектов Российской Федерации

При написании наименований мы руководствуемся не только правилами русского языка, но и официальными документами, регламентирующими таковые написания. В частности, Справочником по оформлению нормативных правовых актов в Администрации Президента Российской Федерации, утвержденным ГПУ Президента РФ (далее — Справочник). Недавно также принята Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная Приказом Росархива от 11.04.2018 N 44 (далее — Примерная инструкция). В этих документах конкретизируются написания некоторых наименований. Иногда они не согласуются с общими правилами русского языка. Например, согласно правилу прописная буква используется только в первом слове: Государственная дума, а нормативные документы рекомендуют написание Государственная Дума. Желательно придерживаться в своих документах какого-либо одного подхода и зафиксировать это в локальных нормативных актах по оформлению документов в вашей организации.

В названиях республик Российской Федерации все слова пишутся с прописной — Республика Башкортостан, Республика Саха (Якутия), Карачаево-Черкесская Республика. А в названиях краев, областей, автономных округов и автономной области с прописной пишутся только слова, составляющие индивидуальное название, а родовые понятия — со строчной (Алтайский край, Вологодская область, Еврейская автономная область, Ямало-Ненецкий автономный округ).

Правила оформления обращения

Четких нормативно установленных законов, как правильно оформить заявление, нет, большинство из них пишется в свободной форме.

ВАЖНО!

Обращение — это официальный документ, поэтому оформляется письменно.

Оформление обращения начинается с шапки. Обращения в рамках общения работника и работодателя пишутся, как правило, на имя руководителя организации. Говоря о том, как писать заявление на имя директора:

• в шапке пишем должность и Ф.И.О. директора в дательном падеже (проверочный вопрос «кому?»);
• затем должность и Ф.И.О. работника — автора обращения в родительном падеже (проверочный вопрос «от кого?»). Нередко здесь же указывается табельный номер сотрудника.

Дискуссионный вопрос необходим ли предлог «от» работник решает самостоятельно — он вправе его указать или опустить.

Образец шапки заявления:

Генеральному директору ООО «Clubtk.ru» Воронову А.В. от менеджера по продажам Клубтэкаева К.К. табельный номер 123

Ниже шапки, посередине строки, пишется заглавие. Важный вопрос — «заявление» пишется с маленькой или большой буквы: на практике приемлемы несколько вариантов:

• с маленькой буквы, если это слово рассматривается как последнее слово фразы, начатой в шапке. В таком случае после слова необходима точка;
• с большой буквы, если оно рассматривается как независимое заглавие документа, не связанное по смыслу с шапкой. В таком случае точка после слова не нужна;
• распространен и третий вариант, когда слово пишется заглавными буквами — это вариант независимого заглавия документа, точка не нужна.

Далее заявитель излагает суть обращения — это содержательная часть, в ней необходимо рассказать суть проблемы и сформулировать конкретную просьбу, обращенную к адресату документа.

В завершении документ необходимо датировать и подписать.

Вот пример, как правильно написать заявление на работу:

Генеральному директору Общества с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» Воронову А.В. от Клубтэкаева К.К. заявление. Прошу принять меня в ООО «Clubtk.ru» на работу в должности старшего менеджера по продажам с 01 октября 2021 года. 24 сентября 2021 года _____________________/Клубтэкаев К.К.

А это образец, как правильно писать заявление на увольнение: