Списание и утилизация компьютеров и оргтехники

Поэтапное заполнение документа

Акт на списание компьютера заполняется в двух экземплярах, один из которых хранится у МОЛ, а другой передается в бухгалтерию.

Для составления акта на списание компьютера должен быть приказ руководителя, при необходимости справка от специализированной организации о невозможности дальнейшей эксплуатации и договор об утилизации.

Подготовка и принятие решения о списании техники

Списание федерального имущества государственными федеральными учреждениями производится в порядке, определенном Постановлением Правительства РФ от 14.10.2010 № 834 (далее – Положение № 834).

На региональном и местном уровнях уполномоченные органы власти субъекта РФ, органы местного самоуправления устанавливают аналогичные порядки. Разрабатываются они, как правило, с учетом норм Положения № 834.

Для определения целесообразности дальнейшего использования технических средств, возможности и эффективности их восстановления, а также для оформления необходимой документации на их списание (выбытие) с учета приказом руководителя учреждения назначается постоянно действующая комиссия (п. 5 Положения № 834). В ее состав включаются:

• заместитель руководителя учреждения (председатель комиссии);

• начальники соответствующих структурных подразделений (служб);

• специалисты экономических служб (главный бухгалтер или заместитель главного бухгалтера (бухгалтер));

• специалисты технических служб (инженер, техник и т. д.);

• представители иных служб.

В случае отсутствия у учреждения работников, обладающих специальными знаниями, для участия в заседаниях комиссии по решению председателя могут приглашаться эксперты (п. 7 Положения № 834).

В компетенцию ликвидационной комиссии входит:

• осмотр техники, подлежащей списанию, с учетом данных, содержащихся в учетно-технической и иной документации;

• установление целесообразности (пригодности) дальнейшего ее использования, возможности и эффективности восстановления;

• установление причин списания (физический и моральный износ, нарушение условий содержания и (или) эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительное неиспользование для управленческих нужд и иные причины, которые привели к необходимости списания имущества);

• выявление лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие имущества по причине нарушения технологических режимов эксплуатации, преступной халатности или бесхозяйственности, и внесение предложений о привлечении этих лиц к ответственности, установленной действующим законодательством;

• подготовка акта о списании техники и формирование пакета документов для согласования ее списания в соответствии с перечнем, утверждаемым вышестоящим органом власти (местного самоуправления), в ведении которого находится учреждение.

Решение о списании имущества принимается большинством голосов членов комиссии, присутствующих на заседании, путем подписания акта о списании (п. 9 Положения № 834).

Согласно Приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н списание техники оформляется актом о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104) и отражается в учете после утверждения его руководителем учреждения, а в случаях, предусмотренных законодательством, – только после согласования решения о списании с вышестоящим органом (учредителем).

Причины списания компьютерной техники: примеры

Компьютеры, ноутбуки и т. п. устаревают чаще других объектов. В некоторых случаях проще купить новый комп, чем ремонтировать или модернизировать старый.

Например, причиной поломки компьютера для списания может послужить скачок напряжения или залив жидкостью (напитком, особенно сладким)

Также частой причиной списания компьютеров или ноутбука может быть повреждение батареи, возникшее в результате неосторожной эксплуатации

В большинстве случаев ремонт невозможен или нецелесообразен из-за дорогостоящих запчастей. Например, заменить материнскую плату в ноутбуке иногда стоит почти столько же, сколько новый ноутбук.

Мониторы, клавиатуры и мышки тоже ломаются. Последние две – конечно, чаще, чем монитор. Клавиатуры чаще всего ломаются от неаккуратного использования, а также от пыли, окисления или механических поломок. Аналогично происходит и с мышками. Они залипают, обгорают и т. д. Ремонту редко подлежат.

Поэтому компания принимает решение не ремонтировать технику, а списать ее. Однако отсутствие возможности восстановления компа надо доказать. Для этого возможно привлечение сторонних специалистов, если свои работники не имеют соответствующей квалификации.

Также объект надо списать с баланса при краже техники или ее умышленной поломке. Для этого надо получить в органах МВД копии постановлений о возбуждении или прекращении уголовного дела.

Учёт общим блоком или по-отдельности?

Это следующий вопрос. Основная комплектация компьютера включает:

• системный блок;
• источник бесперебойного питания;
• монитор;
• клавиатура;
• мышь.

Так как эти составляющие самостоятельно функционировать не могут, их следует учитывать единым инвентарным объектом. А вот принтер, особенно если это МФУ можно учитывать отдельно, ведь он может работать независимо от компьютера.

Для определения относить ли в этом случае объект к основным средствам в учет берётся общая стоимость приобретенной техники. Чтобы было понятнее, разберём пример.

Пример 1. была приобретена следующая техника:

• В учетной политике предельная стоимость объектов, при которой они принимаются к учету как основные средства, установлена 40 000,00 рублей.
• Компьютер приобретён для начальника отдела сбыта, следовательно, использоваться будет для управленческих нужд и не предназначен для перепродажи.
• Все составляющие будут собраны в один компьютер.

Таким образом, учитывать приобретенную технику следует как единый инвентарный объект, более того, если для наладки компьютера будет приглашен сторонний программист, которому будут оплачены услуги, эти расходы также следует включить в итоговую стоимость компьютера. Данные услуги рассматриваются как «доведение до состояния годного к эксплуатации».

Как видим, общая стоимость составляет 41 000,00 рублей, а значит это основные средства.

Для документального оформления поступления применяются следующие унифицированные формы документов:

• акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1);
• заполняется инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6);
• инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОС-6б).

Бухгалтерские проводки по учет компьютера как основных средств:

*Срок службы 5 лет. Годовая норма амортизации 20% (100%/5 лет). Норма в месяц — 1,67 % (20% / 12 месяцев).

Пример 2.Той же был приобретен ещё один компьютер, но с меньшей производительностью, а следовательно и дешевле:

• В учетной политике предельная стоимость объектов, при которой они принимаются к учету как основные средства, установлена 40 000,00 рублей.
• Компьютер приобретён для бухгалтера, использоваться будет для управленческих нужд и не предназначен для перепродажи.
• Все составляющие будут собраны в один компьютер.

Не смотря на то, что на первый взгляд ситуация та же, что и с первым компьютером, но из обязательных условий для отнесения к основным средствам, не соблюдена стоимость – она ниже установленного порога. Следовательно, компьютер необходимо учитывать в составе материально-производственных запасов.

Для документального оформления поступления применяются в этом случае следующие унифицированные формы документов:

• акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1);
• заполняется инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6);
• инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОС-6б).

Бухгалтерские проводки по учет компьютера как основных средств:

МПЗ или ОС?

Это первый вопрос, которым задается бухгалтер, беря в руки счёт-фактуру на приобретенную технику. Компьютер можно учитывать как в составе материально-производственных запасов, так и в составе основных средств.

Согласно ПБУ 6/01 «Учёт основных средств, п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ, и Письма Минфина от 17.02.2016 N 03-03-07/8700 для того чтобы приобретенная техника была отнесена к основным средствам, должны соблюдаться одновременно следующие требования:

• Компьютер должен использоваться для управленческих нужд или для оказания платных услуг или производства продукции.
• Не предназначен для дальнейшей перепродажи.
• Использоваться будет не менее одного года.
• Приносит экономическую выгоду (доход) в будущем.
• Первоначальная стоимость приобретенного оргтехники должна составлять для целей бухгалтерского учета свыше 40 000,00 рублей, для налогового учета –100 000,00 рублей.

Предел стоимости, при котором относят приобретаемые ценности в состав основных средств для целей бухгалтерского учета устанавливается в учетной политике организации и может быть ниже 40 000,00 рублей, но не выше.

Отражение в учете списания техники

Исходя из положений п. 7, 8 СГС «Основные средства» технические средства соответствуют критериям признания их объектами основных средств. Они могут учитываться как на балансе учреждения на счете 0 101 04 000 «Машины и оборудование», так на забалансовом счете 21 «Основные средства в эксплуатации», если их стоимость не превышает 10 000 руб.

Вместе со списанием с балансового учета стоимости объекта основных средств списанию подлежат суммы накопленных амортизационных отчислений и убытков от обесценения (при наличии) по этому объекту (п. 51 Инструкции № 157н).

На основании акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104) в инвентарной карточке (ф. 0504031 или ф. 0504032) проставляется отметка о выбытии объекта.

Согласно п. 335 Инструкции № 157н имущество, в отношении которого принято решение о списании, в том числе в связи с физическим или моральным износом и невозможностью (нецелесообразностью) его дальнейшего использования, до момента его демонтажа (утилизации, уничтожения) учитывается на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении» в условной оценке «один объект – один рубль». Выбытие объектов с этого счета отражается после окончания указанных мероприятий на основании оправдательных документов.

Таким образом, техника, подлежащая демонтажу, утилизации (уничтожению), до момента окончания этих мероприятий при списании ее с учета (со счета 0 101 04 000 или с забалансового счета 21) должна быть принята к учету на забалансовый счет 02.

В соответствующем разделе акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104) должны быть отражены мероприятия, предусматривающие дальнейшую судьбу списываемых объектов.

Операции по списанию пришедшей в негодность техники отразятся в бюджетном (бухгалтерском) учете следующими проводками(п. 10 Инструкции № 162н, п. 12 Инструкции № 174н, п. 12 Инструкции № 183н):

Правовая сторона

Закон не обязывает передавать корпоративную технику по акту, однако его составление позволит документально зафиксировать как сам факт передачи телефона, так и отразить отличительные признаки и техническое состояние переданного в пользование сотрудника устройства связи.

Мобильный телефон работник обязан сохранять в надлежащем состоянии и бережно к нему относиться. В случае повреждения или утраты восстановить за свой счет — ст.238 ТК РФ.

Акт передачи телефона работнику предприятия хранится вместе с приказом о выдаче аппарата. Срок его действия равен сроку служебной необходимости использования сотрудником корпоративной связи.

Последовательность действий при списании техники

Прежде чем списать технику, которую невозможно или нецелесообразно использовать, необходимо провести ряд мероприятий.

1. Подготовить решение (заключение) ликвидационной комиссии о списании техники.

2. Согласовать указанное решение с вышестоящим органом (учредителем) в установленных законодательством случаях.

3. Отразить в учете списание техники.

4. Провести разборку (демонтаж) и (или) утилизацию техники.

5. Оприходовать после разборки запчасти, пригодные для дальнейшего использования, детали и узлы, содержащие драгметаллы, металлолом.

6. Передать детали и узлы, содержащие драгметаллы, аффинажной организации, металлолом – специализированной организации.

7. Отразить в учете доходы, полученные от реализации драгметаллов, металлолома.

Остановимся на этих мероприятиях более подробно.

Кто, когда и на каком основании составляет документ

Документ составляется постоянно действующей комиссией или назначаемой приказом руководителя компании. Как отмечалось выше, организация сама вправе разработать форму акта или использовать ОС-4.

В случае если предприятием самостоятельно разрабатывается форму документа, нужно включить в нее необходимые реквизиты:

• дату, место составления;
• причины выбытия;
• должности, ФИО и подписи.

В некоторых случаях для списания требуется подтверждение специалиста, который составляет справку. Это делают специализированные фирмы, имеющие разрешение. Чаще всего, такое требование распространяется на бюджетные организации.

Алгоритм процесса таков:

• МОЛ обращается к руководителю по вопросу списания;
• второй составляет приказ;
• комиссия осматривает технику, делает выводы, составляет и подписывает акт;
• его утверждает руководитель.

Печать на документе не требуется.