Журналы регистрации кадровой документации

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о ежегодных оплачиваемых отпусках;
• об учебных отпусках;
• о дежурствах;
• о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Входящая корреспонденция

Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

1. Вышестоящие инстанции.
2. Нижестоящие организации.
3. Фирмы-партнеры.
4. Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
5. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Как правильно оформляется и ведется книга приказов

Свободная форма ведения рассматриваемого журнла не отменят необходимость строгого соблюдения базовых правил оформления документации подобного рода.

В частности, обложка данного документа должна содержать даты, когда он был начат и окончен. Индекс журнала должен соответствовать принятой в организации номенклатуре дел. Разумеется, что данная информация должна быть размещена на обложке журнала.

Есть три общепринятых способа указания информации о работнике, ответственным за надлежащее ведение и хранение книги учета. Первый вариант — это размещение данных о нем на титульном листе журнала, либо на его обороте.

Второй вариант — это размещение данных об ответственном лице самом конце журнала, т.е. на его последней странице.

Третий вариант — данные сведения находятся внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то можно просто внести эту информацию в нижний колонтитул страницы:

Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности. В связи с этим для него существуют особые правила оформления, предотвращающие возможность извлечения, перемещения или вставки новых страниц.

Образец Журнала регистрации приказов по личному составу представлен ниже:

Защита журнала обеспечивается двумя способами — нумерация страниц и их шнуровка. Следущий этап обеспечения надлежащей защиты — скрепление шнуровки мастичной или сургучной печатью и заверение журнала подписью генерального директора или заместителя директора по персоналу (начальника отдела кадров и т.п.

Иногда печать заменяют наклейкой с оттиском основной печати фирмы или печати отдела кадров.

Заверительная запись, приведенная ниже, размещается на последней странице журнал (если выбран вариант зашиты с наклейкой):

Стандартом ведения журнала является полное указание фамилий, имен и отчеств всех лиц, упоминаемых в содержательной части документа. Штатное расписание компании служит стандартом, согласно которому указывается должность, специальность или профессия сотрудников, упоминаемых в журнале.

Неверно сделанные записи запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами.

Одна аккуратная черта, зачеркивающая неверный текст, но не исключающая возможность его прочтения — это тот способ, который допускается использовать в случае возникновения необходимости внести исправления в записи журнала. Корректный текст вносится в ту же графу. Графу «Примечания» необходимо сразу внести в проект журнала ,и в том, случае, если в тексте имеются исправления, в данной графе нужно написать следующий текст:

«Документация внутреннего пользования» — так называется категория деловых бумаг, к которой относится рассматриваемый нами журнал. Что это означает на практике?

Это означает, что доступ к данному документу имеют только работники отдела кадров фирмы. Специальное распоряжение начальника данного отдела позволяет передавать данную книгу работникам других отделов внутри предприятия. С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, ответственного за ведение данного документа.

Актуальность, точность и корректность информации, содержащейся в журнале, обеспечивается регулярными проверками, осуществляемыми руководителем кадровой службы. Частота проверок регламентируется специальными локальным нормативными актами конкретной организации.

Лицо, ответственное за ведение журнала, является также ответственным за его хранение. На лицевой стороне титульного листа размещается запись, удостоверяющая факт его закрытия.

Журнал регистрации отпусков

Так он может быть разбит на части, сотрудника могут вызвать на работу, работник может получить отгулы в счет отпуска и пр.

Составляя графики отпусков нужно учитывать и интересы работодателя, и интересы работника. Список необходимых действий выглядит так:

1. Вести учет неплановых отпусков;
2. Информировать сотрудника перед отпуском;
3. Вести учет компенсаций за неиспользованный отпуск.
4. Вести учет дополнительных отпусков;
5. Вести учет остатка отпуска;
6. Составить график отпусков;
7. Контролировать пересечение отпусков, больничных и командировок;
8. Учитывать период, за который положен отпуск;
9. Вести учет отзывов;
10. Анализировать пересечение их между собой;
11. Следить за равномерностью ухода в отпуск работников;
12. Предусматривать возможность продления;

При определении право на очередной оплачиваемый отпуск нужно учитывать:

Для чего нужен журнал регистрации писем в организации

Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации

Но не все хорошо понимают его важность для документооборота. Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима

Регистрация входящих и исходящих писем:

• служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;
• помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
• помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;
• запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
• может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
• помогает в судебных разбирательствах.

Правила ведения

Пример приказа об увольнении Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии. Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

• «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
• «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

• «п»- прием на работу;
• «у»- увольнение;
• «пр» — прием на работу рабочих;
• «к» — командировки;
• «вк»- внутренние командировки;
• «зк»- командировки заграницу;
• «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
• «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

На заметку! Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код. Некоторые организации добавляют буквенный индекс, например, приказ № 1-ОД.

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Обратите внимание! Порядок ведения кадрового делопроизводства, в том числе, нумерации приказов нужно оформить в локальный документ фирмы — положение о кадровом делопроизводстве

Пример журнала регистрации входящей документации

Документы, поступающие в организацию от других юридических и физических лиц, следует регистрировать в журнале. При этом на входящем бланке делается отметка о регистрации и присвоении ему регистрационного номера.

Регистрация входящих документов позволяет не потеряться ни одному листу, а лицу, передавшему бумагу позволяет быть уверенным в том, что он будет рассмотрен и дойдет до адресата по назначению. Более крупные предприятия ведут два отдельных регистрационных журнала для входящей и исходящей документации. Образец для входящих документов предлагаем скачать внизу.

Книга регистрации не имеет типового бланка и может принимать такую форму, какая удобна самой организации.

Для исходящих бумаг может быть использована аналогичная форма с небольшими изменениями.

Формы регистрации

Документация, для которой регистрация не обязательна:

1. Материалы информационного характера.
2. Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
3. «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
4. Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
5. Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
6. Телеграммы и письма с поздравлениями.
7. Письма с рекламным содержанием.
8. Информационно-справочная документация.

О журнальной форме

Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью. У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия.

При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку. Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда информации становится слишком много.

Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.

Журнальная форма регистрации входящей документации.

Автоматизированная и карточная формы

С помощью карточной системы легко преодолевается ряд недостатков, указанных ранее. В картотеках сведения располагаются в любой удобной последовательности. Несколько человек занимаются работой одновременно. В самом учреждении отдельно устанавливают формы, по которым проводится заполнение карточек.

Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий. Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы

Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают

Регистрация помогает решить 3 задачи:

• учет;
• контроль исполнения;
• возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

• журнал или книга;
• база данных.

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Правила ведения журнала

Специальной утвержденной формы журнала учета приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя со следующими графами.

1. Порядковый номер распоряжения.
2. Дата.
3. Номер.
4. Вид.
5. Ф.И.О. работника.
6. Основание издания.
7. Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.
8. Подпись ответственного.
9. Примечания.

Книга, в которой ведется регистрация, как правило, имеет твердую обложку. На обложке — наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса. На титульном листе:

• название организации (без реквизитов);
• продублированное с обложки название документа;
• даты ведения — начало и окончание.

ЖУРНАЛ регистрации приказов по личному составу ______________________ Начат: «___»________________20___ г. Окончен: «___»________________20___ г.

На первой странице журнала перечисляются ответственные за регистрацию распоряжений в организации. Обязанность возлагается на работника, отвечающего за кадровую документацию (руководителя или специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря).

Кратко о том, как вести журнал учета приказов по личному составу в электронном виде, общий порядок следующий:

• используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
• регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
• закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).

О правилах заполнения

Распоряжения по личному составу — юридически значимые документы. Требования при оформлении строгие:

• не допускайте ошибок, помарок;
• избегайте сокращений, если они неоднозначно трактуют запись;
• имя-отчество вписывайте полностью, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого сотрудника касается приказ;
• номера записей проставляйте сплошной нумерацией по всей книге;
• номера распоряжений отражайте по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер);
• рекомендуемый формат даты стандартный — «дд.мм.гггг»;
• в графе «вид» указывайте управленческое действие: прием, увольнение, перевод, поощрение, взыскание, отпуск по уходу за ребенком, изменение фамилии и прочее;
• укажите основание — документ, ставший причиной для издания распоряжения (трудовой договор (ТД), заявление сотрудника, допсоглашение к договору и т. д.).

На картинке образец реестра приказов по личному составу, заполненный в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.

Исправление ошибочных записей при регистрации выполняется в соответствии с правилами делопроизводства:

• ошибки не удаляют и не подчищают с помощью корректирующих средств;
• неверную запись зачеркивают одной линией, рядом вписывают верную либо фиксируют факт исправлений в графе «примечание».

Если журнал регистрации ведется в электронном варианте, компьютерный файл с регистрационной таблицей защищают от несанкционированного доступа и правок. В остальном требования к журналу приказов аналогичны предусмотренным для бумажного формата.

Форма ведения журнала

Форма ведения журнала определяется руководством:

Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

Электронная

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета:

• минимум опечаток,
• удобный поиск и чтение,
• проверка программой на корректность вводимых данных,
• возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Сколько хранятся уведомления о начале отпуска?

В силу положения статьи 123 ТК РФ, выписанные образцы хранятся не менее 5 лет. Их первичная регистрация производится в локальном производственном журнале, в котором проставляется номер самого уведомления и локального приказа о начале реализации трудовой преференции работника. Длительный срок предусматривается для того, чтобы в случае возникновения спорных правоотношений между сторонами соглашения, условный работодатель смог подтвердить, что он соблюдал все императивные преференции в отношении работника. Веским доказательством в данном случае будет считаться именно описываемое уведомление. В такой ситуации сотрудник не сможет указать на не предоставление положенных трудовых преференций.

Уведомление об отпуске по графику образец скачать

В каком случае необходимо уведомлять работника об отпуске?

Работникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:

• Ежегодный оплачиваемый отпуск.
• Дополнительный оплачиваемый отпуск — предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
• Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.

Внимание:

Журнал регистрации приказов на отпуск

К таким приказам относятся:

1. О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
2. и т.д.
3. О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
4. О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы

Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 закреплена форма приказа на отпуск (Форма Т-6, Т-6а).

С 01.01.2013 организация может вносить изменения в формы первичной учетной документации, при этом образцы используемых форм (с изменениями или унифицированных) должны быть утверждены приказом руководителя. Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. (ГОСТ Р 51141-98) Регистрация

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Пример заполнения основного раздела журнала:

Приказы по личному составу — это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Срок хранения — 75 лет.

К приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет относятся следующие приказы:

• О приеме работника (работников) на работу
• О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)
• О переводе работника (работников) на другую работу
• О совмещении должностей / профессий
• об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
• О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную)
• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
• Об изменении фамилии, имени, отчества работника
• О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
• и др.

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов:

• О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
• О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
• О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
• О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
• О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст

358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 25.08.2010, для Журналов регистрации приказов по личному составу установлен срок хранения 75 лет.

Документы, не подлежащие обязательной регистрации

Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).

Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.

Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

1. Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
2. Прессу и периодику.
3. Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
4. Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
5. Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
6. Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
7. Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.

Бумажный и электронный учет документации

В современных условиях нет необходимости вести учёт корреспонденции на бумаге от руки: более удобной может оказаться электронная таблица. Самый распространённый вариант — файл в Microsoft Excel или аналогичной программе. Графы называют также, как в бумажной версии (смотрите предыдущие разделы). Дополнительное преимущество в том, что часть данных можно копировать, то есть ускорить заполнение. Нередко программа будет предлагать продублировать информацию из предыдущих строк. Номера писем и их даты также могут присваиваться в автоматическом режиме. Всё это в совокупности упрощает работу секретаря.

Опасность только одна — потеря электронного файла. Если на компьютере произойдёт сбой или он вовсе сломается, есть риск потерять важную информацию. Однако этот недостаток легко преодолевается двумя путями:

• одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату (проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид);
• хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs (даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров).

Способ ведения журнала регистрации отпусков

Журнал для приказов об отпусках по общему правилу не является обязательным, он не запрашивается и не проверяется контролирующими органами. Его ведение необходимо, прежде всего, самой организации для обобщения и систематизации сведений, получения сводных и наглядных данных, собранных в одном месте.

Журнал позволит проследить последовательность издания приказов, не даст нарушить нумерацию, обеспечит непрерывность номеров. Кроме того, в некоторых случаях журнал пригодится для решения некоторых вопросов внутреннего или иного характера, например, для принятия решения о применении дисциплинарных наказаний, может быть представлен в суд в качестве подтверждения издания конкретного приказа, а также использоваться для иных целей.

Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью. Только в этом случае можно будет доказать, что в журнал не было внесено изменений, не были скорректированы даты, записи, не были удалены или добавлены страницы.

Организация вправе сама для себя определить, сколько журналов необходимо для организации грамотного учета распорядительной документации, будут ли делиться отдельные кадровые приказы между различными журналами или достаточно будет одного сводного документа.

В связи с отсутствием обязательности оформления журнала, его можно вести как в бумажном варианте, так и в электронном. Законодательство в отношении данного регистрационного документа строгих требований не предъявляет и порядок ведения не регламентирует.

Обычно бумажная форма ведения журналов характерна в тех случаях, когда требуется постановка личных подписей ответственных или участвующих лиц, печати организации, а также для придания документу юридической значимости. Если такой необходимости нет, и журнал нужен только лишь для обобщения информации, учета и введения правильной нумерации, то его будет удобнее вести в электронном формате.

Бумажный вариант обычно скрепляется, нумеруется и прошивается. Все это делается для того, чтобы не потерялись и не перепутались листы журнала. Если журнал ведется в электронном виде, то для организации хранения его бумажного варианта в течение трех лет в конце года придется произвести распечатку электронного формата. Рекомендуется в локальном акте прописать способ ведения журнала регистрации, например, таким актом может быть Положение о кадровом производстве.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

1. Т1 – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
2. Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.

В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

• трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
• прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
• перемещение между должностями;
• совмещение сотрудника;
• совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
• порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
• направление в командировку;
• оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям

В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

1. указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
2. указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
3. внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
4. документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
5. простановка печати фирмы;
6. наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.