10 мощных шаблонов управления проектами excel для отслеживания

Составляющие управления продажами

О необходимости создания эффективной системы управления продажами говорит тот факт, что более 60 % компаний терпят крах в течение первых трех лет своего существования из-за того, что не уделяли достаточного внимания организации системы сбыта.

Подробнее

Ошибкой многих предпринимателей является недостаточного глубокое погружение в суть системы управления продажами и непонимание того, насколько сложной и многокомпонентной она должна быть, чтобы компания достигла собственных бизнес-целей. Перечислим основные элементы, обеспечивающие высокую эффективность деятельность предприятия:

Определение целевой аудитории

Важно понять, какой сегмент потребителей наиболее заинтересован в приобретении продукта, по какой цене будет продаваться товар или услуга, какие ниши рынка можно осваивать в ближайшей и долгосрочной перспективе. Действующие и потенциальные каналы распределения

Специалисты по управлению продажами должны представлять, какие направления сбыта будут самыми прибыльными, с какими дистрибьюторами и дилерами лучше взаимодействовать и на каких условиях.
Управление каналами. Каждое направление сбыта требует разработки отдельной стратегии, подготовки персонала, постоянного контроля над качеством их деятельности и над достижением поставленных целей и внесения необходимых корректив в работу.
Формирование отдела продаж. Сюда входят набор персонала, его обучение и повышение квалификации при помощи тренингов, распределение обязанностей, техническая сторона организации деятельности.
Управление отделом продаж. Это планирование работы, создание эффективной системы мотивации для сотрудников, оценка их труда и сравнение результатов, мотивация к увеличению личного вклада в достижение общих целей и профессиональному росту.
Управление взаимоотношениями. В этот аспект деятельности по управлению продажами входит поиск потенциальных клиентов, индивидуальный подход к удовлетворению их потребностей, проведение презентаций и переговоров с учетом специфики конкретных покупателей, заключение сделок и подписание соглашений о сотрудничестве.
Корректировка системы продаж. Аналитическая работа, оценка полученных результатов, составление планов по повышению эффективности сбыта, исправление допущенных ошибок.

Так обстоят дела в теории, однако на деле мало кто уделяет внимание всем составляющим системы управления продажами. Зачастую руководители компаний сосредотачивают все усилия на отдельных направлениях, тем самым нарушая комплексность действий по организации сбыта

В результате единицы достигают идеальных показателей, обеспечивая своему бизнесу устойчивое положение на рынке и стабильный рост.

Подробнее

Остальным следует пересмотреть свое отношение к управлению продажами

Основное внимание необходимо сконцентрировать на таких инструментах, как планирование сбыта, рост профессионализма сотрудников и автоматизация процессов

Задачи управленческого учета

С помощью управленческого учета руководитель может получить детальную информацию по деятельности компании, ее подразделений и их взаимосвязи при достижении целей компании. Управленческий учет позволяет увидеть реальную ситуацию в компании и оперативно реагировать на текущие изменения, благодаря специализированной системе сбора информации и методик ее обработки. Автоматизация управленческого учета позволяет ускорить процессы сбора и обработки информации.

Перед автоматизацией управленческого учета необходимо определиться с перечнем задач, который предполагается решить с помощью управленческого учета. Основные задачи, которые можно решить:

1. Контроль прибыли, оптимизация затрат и повышение рентабельности с помощью управленческой отчетности.
2. Планирование деятельности компании, формирование стратегии управления за счет системы бюджетирования.
3. Оперативное управление финансовыми потоками компании, обеспечение компании деньгами для развития — казначейство.
4. Контроль производственных операций, себестоимости и плановых значений производства.
5. Формирование отчетности компании по международным стандартам.

Схема 1. Области управленческого учета

При этом необходимо учесть, что главная цель управленческого учета — предоставить информацию руководителям или собственникам для формирования эффективной стратегии управления и принятия бизнес-решений. Поэтому конкретный перечень функционала управленческого учета зависит от сформированных требований к предоставляемой информации.

Конкретные выгоды от автоматизации каждой области можно привести в виде таблицы:

Область управленческого учета
Выгоды от автоматизации
Управленческая отчетность
Если использовать специализированные средства для формирования отчетности, можно повысить оперативность, точность, корректность и отказоустойчивость по сравнению с Excel.
Автоматизированные системы управленческого учета позволяют консолидировать информацию из разных источников в одной базе.

Бюджетирование
Системы автоматизации бюджетирования позволяют формировать бюджеты в различных разрезах (по центрам финансового учета), контролировать их корректность, проводить их согласование и утверждение. Осуществлять оперативный контроль на соответствие целям компании, сформированных в бюджетах.

Казначейство
Внедрение специализированных систем позволяет планировать денежный поток с необходимой детализацией, вносить оперативные изменения и существенно сократить финансовые риски. Для крупных компаний автоматизированные системы казначейства позволяют сформировать единый расчетный центр.

Оперативный (производственный) учет
Автоматизация сбора, обработки и анализа информации по себестоимости и другим затратам компании не только в денежном выражении, но в качественно-количественных характеристиках.

Международный учет
Автоматизированная система международного учета позволит сформировать единую методологию учета МСФО, план счетов, порядок формирования отчетности и корректировок МСФО

Это особенно важно крупным холдингам и представительствам иностранных компаний со сложной многопрофильной структурой.

Оптимизация бизнес-процессов: для чего она нужна и как её проводить

Оптимизация бизнес-процессов — любое их изменение, которое даёт положительный результат. Например, упрощение или ускорение работ, повышение производительности сотрудников, снижение затрат. Если в алгоритме было 11 действий, а стало 8, сотрудник тратит на них меньше времени. Значит, процесс оптимизирован.

Моделирование и описание бизнес-процессов — это тоже оптимизация. Если раньше не было понятных алгоритмов и инструкций, а теперь они есть, — процесс улучшен.

Иногда к оптимизации бизнес-процессов относят сокращение сотрудников. Это не совсем верно

Устранение исполнителей из процессов может быть мерой оптимизации, но важно обращать внимание на последствия. Например, если удалось сократить объём задач и при этом нагрузка на исполнителей уменьшилась, сокращение персонала допустимо. В противном случае сокращение увеличит нагрузку на сотрудников — и качество процессов пострадает.

В противном случае сокращение увеличит нагрузку на сотрудников — и качество процессов пострадает.

Как понять, что процессы пора оптимизировать? В идеале оптимизацию бизнес-процессов проводят по результатам их анализа. Проанализировали процессы → получили рекомендации → начали оптимизировать.

Но в большинстве случаев все проблемы лежат на поверхности — о них известно и без анализа. Если сотрудники спотыкаются на каждой операции, а в процессах бардак — нужна оптимизация.

Вот шесть причин провести оптимизацию бизнес-процессов:

Штат растёт, а результаты падают.
Время на выполнение привычных операций заметно выросло.
Рутинные операции отнимают у сотрудников треть рабочего времени или больше.
Нет контроля — непонятно, как отслеживать выполнение и результат процесса.
Растёт количество отрицательных отзывов от клиентов.
Нет показателей эффективности — непонятно, как оценивать работу менеджеров.

Как оптимизировать бизнес-процессы? Оптимизация — один из этапов работы с бизнес-процессами. Когда схемы ещё не составлены, а анализ не проведён, то и оптимизировать нечего. Поэтому я бы рекомендовал начинать с — описания процессов «как есть» и анализа узких мест. Когда видны все проблемы — можно переходить к оптимизации.

Лучше действовать в такой последовательности:

На основе анализа нарисовать карту идеального процесса — как всё должно работать

При этом важно моделировать процессы с оглядкой на свои ресурсы. Превратить бизнес в ракету не выйдет, если бюджет позволяет внедрить только Trello и телефонию.
Составить перечень изменений — какие поправки нужно внести в процессы, чтобы получить желаемый результат.
Составить график изменений

Чтобы ничего не сломалось, лучше не внедрять всё и сразу. Правильнее оптимизировать короткими итерациями и сразу анализировать, что меняется и как на это реагируют сотрудники.
Приступить к оптимизации. Эффективность оптимизации лучше оценивать по количественным показателям: выручке, срокам, количеству сделок.

Бесплатные шаблоны для WP

Традиционно бесплатные шаблоны WP начинают обзор. Вы можете скачать их одним щелчком мыши. Все они протестированы и доступны в репозитории wordpress.org

1. Stock Photos

Этот бесплатный шаблон WP позволяет создавать потрясающие веб-сайты для фотографов, фотомагазинов и стоковых изображений. У сайта будет презентабельная и удобочитаемая настольная версия, а также мобильная версия, где все изображения и контент, представленные на сайте, будут идеального размера. Тема Free Stock Photo полностью оптимизирована для SEO, чтобы занимать высокие позиции в поисковых системах.

Очень важно сделать контент читабельным, и он также должен соответствовать контенту вашего сайта. Для этого предусмотрены варианты шрифта и типографики

С мощными кодами HTML5, встроенными в дизайн, вы получите самый совершенный веб-сайт, который удивительно работает для отличного взаимодействия с пользователем. Поскольку разработчики хорошо поработали над удобством использования этой темы, любой, у кого есть навыки программирования или без них, найдет дизайн абсолютно интуитивно понятным, и нет необходимости писать код для внесения изменений.

Скачать демонстрациюЗаказать шаблон Индивидуальная настройка

2. Electo Store

Electo Store — это великолепный шаблон WP, созданный исключительно для продажи всех видов товаров, таких как электроника, мода, книги, продукты питания, игрушки и многое другое. Он поставляется в комплекте с Elementor и совместим с WooCommerce. Создайте стильный сайт, связанный с магазином, с помощью этой удивительной темы. Он совместим с разными браузерами и реализован в дополнение к Bootstrap, что делает его очень простым в использовании. Он поставляется с мощным интерфейсом администрирования.

Шаблон удобен для мобильных устройств и легко адаптируется под экран любого устройства. Кроме того, он оптимизирован для SEO и позаботится о рейтинге сайта в поисковых системах. Вы можете импортировать демо-контент, используя опцию импорта в один клик. Вы также можете добавить страницы социальных сетей с помощью виджетов. Он полностью адаптивен и идеально подходит для всех устройств, будь то настольные компьютеры, мобильные устройства или планшеты. Он поставляется с чистым, безопасным и оптимизированным кодом. Кроме того, тема загружается быстрее, поскольку страницы оптимизированы для скорости.

Скачать демонстрациюЗаказать шаблон Индивидуальная настройка

3. Arison Lite

Arison Lite — это простой в использовании бесплатный шаблон WP для портфолио. Просто следуйте простому руководству и за пару шагов запустите свой новый веб-сайт. Полный редактор стилей дает вам хорошее представление о том, как будет выглядеть контент, прежде чем он будет запущен.

Структура отдела продаж в плане развития подразделения

Планирование дальнейшего развития отела продаж не может быть осуществлено без тщательного изучения его структуры и действующей на данный момент системы мотивации.

В случае выявления недочетов необходимо внести соответствующие поправки. Но сделать это нужно по определенным правилам. Они не сложные, но дают хороший эффект.

Многие предприниматели недооценивают роль руководителя отдела продаж в деятельности фирмы. Этот специалист должен иметь релевантный опыт продаж (РОП). Только в этом случае, собственник может быть уверен, что подразделение работает должным образом. Отсутствие грамотного специалиста приведет к тому, что владелец бизнеса будет тратить много времени на решение текущих задач. А это значит, что на развитие предприятия не останется ни времени, ни сил.

Менеджмент всегда эффективен, если выполняются нормы управляемости. Другими словами, количество сотрудников, которыми руководит один начальник, не должно превышать определенного значения. Считается, что один человек не может эффективно управлять более чем 7 подчиненными.

Каждый сотрудник должен заниматься своими задачами. В противном случае в отделе будет царить полная неразбериха.

Выделим основные функции коммерческой структуры:

лидогенерация – формирование базы клиентов;
первичное закрытие сделки – реализация продукта (услуги) новому покупателю;
работа с постоянными клиентами.

Целесообразно распределить эти функции между несколькими сотрудниками. Каждый должен выполнять только одно направление работы. Например, продавцу не следует заниматься поиском потенциальных клиентов.

Достигнув определенного уровня развития бизнеса, можно поручать отдельным сотрудникам ведение проекта. Однако для этого должны быть основания. Например, такие:

многообразие товаров, реализация которых требует наличия глубокой специализации;
несколько разноплановых целевых аудиторий;
необходимость применения разных способов продаж при работе в нескольких регионах одновременно.

Подводя итоги, можно сделать вывод, что при наличии большого числа сотрудников в отделе продаж целесообразно разделить их на несколько подотделов, каждый из которых должен иметь своего руководителя. Это не только повысит уровень управляемости, но и создаст здоровую конкурентную борьбу между этими подотделами. Также возрастет вероятность достижения плана по итогам периода.

Система управления организацией и её роль в реализации стратегии

Все значительные инициативы, предпринимаемые компаниями и рассчитанные на реализацию в течение продолжительного периода времени, принято называть стратегическими.

Такие инициативы иногда существуют сами по себе, без формальной привязки к стратегии. Исследования систем управления показывают, что стратегии в большинстве компаний просто не существует. Но, как правило, стратегические инициативы формируются в рамках разработки стратегии.

Иногда под стратегией развития понимается неформальное, но осознанное руководством представление путей развития организации: мысленное или вербальное видение будущего компании и её бизнес окружения. Но в большинстве случаев под стратегией развития понимается вполне конкретный и согласованный документ, в котором проанализированы и описаны пути развития организации и способы поддержания или достижения ею экономического успеха на определённом горизонте планирования.

С качеством и реализацией этих планов связаны и интересы владельцев, руководства и всего персонала компании. Но что бы ни понималось под стратегией развития организации, сама по себе стратегия не стоит и малой доли того, что называется способностью организации реализовать свою стратегию и достичь целей.

Что понимается под такой способностью? Как правило, это способности составных частей организации:

эффективно взаимодействовать в ходе реализации целей,
находить и эффективно использовать необходимые для достижения целей ресурсы,
быстро перестраивать работу и структуру организации под намеченную стратегию.

Система управления организацией и её характеристики играют в этом решающую роль

Если вы согласны, рекомендую обратить внимание на проектно-трансформационную программу по улучшению системы управления компании

50 000₽

В большинстве организаций разработка стратегии – редкое усилие менеджмента, чтобы найти ответ на новые проблемы или вызовы. Такие эпизодические попытки совершенствования похожи на планомерную разработку и корректировку стратегии и адаптацию системы управления организацией так же, как .

Проактивное поведение не оставляет шансов реактивному в условиях быстрых изменений среды. Способность системного подхода к достижению целей, избеганию внешних и внутренних угроз, а также использованию возможностей полностью определяется качеством системы управления.

Система контроля показателей (результатов)

Для эффективного управления организацией нужно видеть и анализировать много показателей: по продажам, маркетингу, производству, доходам, расходам.

В отношении того, какие показатели, кто и как предоставляет должны тоже быть правила. Желательно собирать все показатели в одном месте. С нашими заказчиками мы внедряем дашборд руководителя на гугл диске. В нем содержатся статистики по всем подразделениям с наглядными графиками.

Для системы управления организацией дашборд с графиками играет роль панели приборов.

Фрагмент панели управления.

Преимущество такого дашборда в том, что можно оценить более 20 показателей по всем подразделениям за пару минут, увидеть тренды на графиках – как менялся показатель за последнее время.

Отличный инструмент для принятия решений.

Задачи системы управления организацией.

Сформировать сильную и замотивированную команду;
Скоординировать работу всех сотрудников для достижения общей цели;
Регулярно привлекать новых клиентов;
Организовать производство качественного продукта или услуги;
Рационально распределять денежные ресурсы;
Обеспечить безопасность информации внутри компании (базы клиентов, управленческой отчетности);
Планировать, ставить задачи, контролировать результаты.

Главная задача системы управления – это осуществление управленческой деятельности. Это среда для работы управленца. Если этой среды нет, то процесс управления похож на тушение пожара

Где горит, туда все внимание

Требования к бизнес-плану для социального контракта

Прежде чем обращаться в соцслужбу, имеет смысл ознакомиться с требованиями к подготовке документов и порядку использования средств. Помощь ведомство окажет, но предприниматель сам обслуживает документооборот, готовит бизнес-план, исполняет его и ведет отчетность перед соцслужбой и контрольными органами. Выделенные средства тратятся с расчетного счета и только по указанным в бизнес-плане статьям.

Основное требование при подготовке бизнес-плана и к работе по нему — разработанная программа по началу предпринимательской деятельности:

обеспечивает получение постоянного дохода;
предусматривает ежемесячную отчетность в соцзащиту.

Перечисленное предполагает, что бизнес-план содержит расчеты:

обосновывающие получение стабильного заработка;
доказывающие необходимость запрашиваемой суммы — не более 250 тысяч рублей в 2022 году.

В подготовке программы в регионах оказывают содействие и центры поддержки бизнеса

Делают они это бесплатно, разъясняют, акцентируя внимание на расчете финансовой части технико-экономического обоснования бизнес-плана по осуществлению индивидуальной предпринимательской деятельности (самозанятости). Разделы «Финансовый план и эффективность» и «Налогообложение» — важнейшие в проектировании самостоятельного дохода предпринимателя

Что такое управление продажами?

Управление продажами — это процесс развития продаж, координации операций, внедрения современных технологий, которые помогут бизнесу постоянно достигать или превосходить целевые показатели сбыта.

В каждой фирме, независимо от размера, один топ-менеджер управляет продажами. Главное действующее лицо — руководитель отдела продаж, вкратце РОП, который знает, как вести за собой персонал, вдохновлять, направлять в нужное русло, морально поддержать подчиненных в сложных ситуациях.

Руководитель, который управляет продажами фирмы, может называться как угодно. На некоторых предприятиях отсутствует коммерческий отдел, но коммерческая деятельность идет полным ходом. Независимо от этого, реализацией товаров должен управлять профессионал, который знает, как построить стратегию в области «Sales management»:

Что
Кому
Как
За какой период планируется продавать?

Система управления продажами помогает достичь поставленных целей в торговле, оставаться в курсе событий в отрасли по мере ее развития. Также может стать определяющим фактором между выживанием и процветанием в условиях растущей конкуренции на рынке.

Как только управленец получит четкое представление о том, какие действия необходимо контролировать, как их отслеживать, станет легче выявлять проблемы на ранних стадиях: заранее обучать и готовить сотрудников, понимать задачи, которые команда должна решать для повышения продаж.

3 примера автоматизации розничных магазинов

Приведем готовые решения для розничных продаж. Автоматизацию магазина удобнее рассматривать по каждой функциональной зоне отдельно: торговый зал, кассы, склад.

Продовольственный магазин

Есть более специализированная и дорогая альтернатива связке персонального компьютера и кассы — POS-система в защищенном от пыли и влаги корпусе, способная круглосуточно обеспечивать надежную работу. В данный комплекс уже встроены компьютер и онлайн-касса, имеются порты для подключения периферийного оборудования (в частности, программируемой клавиатуры).

Кассовая программа дает возможность управлять бонусными акциями с начислением бонусов и с указанием их на распечатанных чеках вне зависимости от того, в каком формате выполнена онлайн-касса.

Торговый зал. Если одной из целей проводимой автоматизации является сокращение числа менеджеров в зале, решит эту задачу установка электронных весов с возможностью печати талонов со штрих-кодами, а также прайс-чекера. В результате покупатель сможет самостоятельно проверить цену товара и взвесить его, определив конечную стоимость без помощи персонала.

Подробнее

Складское помещение. Особенность продовольственных магазинов заключается в том, что приемка товара в них происходит ежедневно. Облегчит этот процесс ручной терминал для сбора данных. Этим устройством товаровед или другой ответственный сотрудник не только принимает товар, но и производит инвентаризацию. Весы на складе будут также весьма полезны. С их помощью можно проверять вес продукции от поставщика (например, свежих овощей). Кроме того, при наличии товара на развес желательно, чтобы вы могли печатать этикетки со штрих-кодами.

Магазин одежды

Повысить лояльность клиентов поможет бонусная программа с накопительной системой скидок. Включить данную акцию можно в программе для кассы. Помимо очевидной пользы для покупателей данная программа мотивирует и самих сотрудников, вклад которых наглядно отображается и, соответственно, дает повод руководству награждать наиболее отличившихся продавцов.

Торговый зал. Крупные торговые точки в сезон распродаж загружены работой по изменению ценников. На этот случай рекомендуется установить небольшой принтер для распечатывания этикеток непосредственно в торговом зале. Недостаток консультантов можно компенсировать установкой прайс-чекера. С помощью этого устройства посетители смогут самостоятельно проверять не только цену выбранной одежды, но и имеющиеся в наличии размеры.
Складское помещение. Необходимым элементом автоматизации склада или офиса является принтер для печати ценников и этикеток. Приемку товара, как и в случае продуктов питания, можно организовать с помощью терминала для сбора данных. Либо, как вариант, устанавливается дополнительный ноутбук, к которому подключается сканер штрих-кодов для ведения учета товара.

Руководство через соответствующее программное обеспечение сможет отслеживать всю деятельность подконтрольного магазина, управляя работой маркетологов в том числе. Внедренная CRM-система позволит магазину вести клиентскую базу и эффективно взаимодействовать с контрагентами, рассылая им персональные предложения и напоминая о себе.

Торговые сети

Сети магазинов автоматизируются практически по тем же методикам, что и отдельные торговые точки. Однако некоторые особенности все же имеются

Важно, чтобы внедренное ПО обладало следующим функционалом:

отслеживание остатков товарных позиций во всех магазинах сети, помогающее в случае отсутствия конкретной модели в данной торговой точке;
ведение маркетинговых акций и работа с дисконтными картами во всех точках продаж;
контроль единых цен на одинаковые позиции внутри сети;
возможность контроля нескольких магазинов для владельца или директора сети.

Автоматизация розничных продаж в сетевых магазинах, как и в остальных случаях, налаживается с помощью соответствующего ПО.

Несмотря на то, что автоматизированная торговля является еще относительно новым форматом продаж, есть явная тенденция к повсеместному распространению такого подхода. Со временем автоматизации подвергнутся все способы реализации любого товара. И если переходить на новую прогрессивную модель, то делать это желательно уже сейчас.

Подробнее

Долгосрочные задачи и стратегическое планирование

Как решить

Чтобы сотрудники понимали важность глобальных целей компании и свою роль в их достижении, стоит внедрить практику регулярного информирования. Например, в формате ежеквартальных и ежедневных отчетов или системы трекинга

Пример реализации

В «Юнитах» мы проводим ежегодные стратегические сессии, определяющие глобальное развитие компании. Когда мы разрабатывали систему регулярного менеджмента, перед нами стояла задача сделать так, чтобы сотрудники не терял ориентиры по долгосрочным целям на протяжении всего года.

Сотрудники видят, как работают бизнес-процессы в разных отделах, за счет чего компания развивается, и как их личный вклад влияет на общие показатели роста. По данным наших внутренних опросов, эта тактика позволяет на 62% лучше держать фокус на поставленных целях. При этом более 80% сотрудников отмечают, что чувствуют себя более вовлеченными.

Возможности OMS

OMS обычно поддерживает пять основных областей в процессе управления заказами.

Каналы продаж. OMS получает и объединяет информацию из всех точек продаж, в том числе онлайн, в магазине и колл-центре. Некоторые продукты также поддерживают заказы из разных регионов мира и в разных валютах.
Поддержка продаж. Информация о товарах и их наличие обновляются в режиме реального времени как для ваших клиентов, так и для ваших сотрудников, включая службу поддержки клиентов. OMS также поддерживает многоканальный возврат и обмен клиентами.
База данных клиентов. Она включает в себя контактную информацию и действия клиентов, включая предыдущие заказы. Это позволяет представителю службы поддержки распознавать высокоприбыльных клиентов и действовать соответствующим образом.
Управление запасами. Помимо предоставления консолидированного представления о запасах, которое помогает в управлении и отслеживании уровней запасов, OMS включает в себя алгоритмы управления запасами, которые направляют заказы на соответствующие склады и определяют наилучшие варианты доставки. OMS предоставляет данные, которые используются на всех этапах управления запасами и выполнения заказов, включая комплектование, упаковку, отгрузку и отслеживание.
Интеграция бухгалтерского учета. Данные из OMS поступают в главную бухгалтерскую книгу и вспомогательные журналы вашей системы бухгалтерского учета, такие как дебиторская и кредиторская задолженность, устраняя необходимость повторно вводить информацию или передавать ее в отдельном процессе.

Создание бизнес-процессов на предприятии

Создание бизнес-процессов в компании предполагает структуризацию всего, что задействовано в ходе достижения определенной коммерческой цели: ресурсов, технологий, сроков, информационной составляющей, пространства и т. д. Для этого нужно:

проанализировать текущие бизнес-процессы, разработать для каждого из них описание и модель в формате «как есть»;
построить модель в формате «как должно быть», разработать обновленный бизнес-процесс;
управлять и оптимизировать бизнес-процессы.

Создание

Анализ

На первоначальном этапе важно провести оценку текущих бизнес-процессов. Так становится возможным определить, где происходит дублирование одних и тех же действий разными структурными подразделениями, а также поставить определенные задачи и назначить оптимизационные меры

Анализ необходим, если:

клиенты жалуются на сервис и качество продукта;
не получается исполнять заказы в срок;
слишком длинные бизнес-процессы (более 3-5 манипуляций);
компания тратит слишком много денег на складскую и транспортную логистику;
производственные площади не используются на 100%;
мощности чрезмерно загружены;
запуск в производство нового продукта или смена технологии обходятся слишком дорого.

Анализ проводится путем первоначального описания текущих бизнес-процессов на предприятии.

Когда описывать бизнес-процессы обязательно:

крупное предприятие с большим количеством заявок, клиентов и филиалами;
сложное многоэтапное производство;
расширение компании, постановка новых задач, интенсивное увеличение штата сотрудников;
продажа бизнеса или франшизы, смена руководящего аппарата;
переход заказов из одного отдела в другой;
выполнение работниками одних и тех же действий многократно;
внедрение новых информационных систем.

Когда описывать бизнес-процессы необязательно:

предприятие небольшое с малым количеством сотрудников;
единственная деятельность компании – проектирование, где все проекты отличаются друг от друга;
фирма только открылась, ей предстоит интенсивный рост и изменение всех процессов.

Иногда описание бизнес-процессов путают с должностными инструкциями. Это совершенно разные документы.

В должностной инструкции изложен порядок работы отдельного сотрудника, а в бизнес-процессе – нескольких специалистов, работающих над одним процессом.
Должностная инструкция описывает функции работника, занимающего конкретную должность, а бизнес-процесс содержит цикл операций в рамках выполнения определенной задачи.
Бизнес-процесс имеет конечную цель и требования к результату.

Этапы описания

Существует 2 модели описания бизнес-процессов:

Модель «как есть» (в переводе с английского – as is). Демонстрирует текущие бизнес-процессы, которые нужно изучить и описать.
Модель «как должно быть» (переводится как to be). Создается исходя из анализа предыдущей модели, если нынешние бизнес-процессы оказываются неэффективными, несовершенными.

Модель «как есть» строится следующим образом:

Собираем команду специалистов, которые задействованы в конкретном бизнес-процессе, в т. ч. аппарат управления.
Собираем все необходимое для входа (информацию о ресурсах, мощностях, требованиях к качеству, времени обработки и исполнения заказов), обозначаем конечный результат.
Формулируем этапы на основании собранных данных в ходе интервью с работниками. Персоналу можно задать такие вопросы:

Какие действия включены в процесс?
Как выполняется действие и где это происходит?
Кто ответственный за конкретную операцию?
Какой результат?
Как понять, что рабочий цикл закончен?
Какие документы сопровождают завершение цикла?
Куда эти документы потом передаются.

Ошибки, снижающие эффективность продаж

Эффективные продажи сложнее обеспечить, если менеджер допускает следующие наиболее распространенные ошибки:

Неумение слушать покупателя. Установление доверительных отношений требует, чтобы менеджер проявлял искренний интерес к клиенту и давал ему возможность высказаться о своих проблемах и потребностях.
Неспособность аргументировать свои доводы. Скажем, если продавец не в силах внятно объяснить, в чем преимущество данного товара и какие выгоды получит клиент, то сделка вряд ли состоится.
Неверная оценка «подкованности» потребителя. Опытный менеджер должен по вводным фразам сразу понять, насколько клиент разбирается в технической части, и исходя из этого вести дальнейший разговор – с использованием профессиональных терминов или выражаясь предельно просто и доступно.
Излишне навязчивое поведение. Клиент требует уважения, и если он твердо отказался от покупки, то нужно признать это и предложить перенести решение вопроса с покупкой на следующий раз.
Незнание характеристик продукта. Если продавец ведет себя как дилетант, то, скорее всего, покупатель обратится в другую компанию, сотрудники которой действуют более профессионально.
Отсутствие умения сформировать потребность у клиента. Нужно, чтобы покупатель сам осознал, насколько ему нужен предлагаемый продукт, – после этого успешная сделка гарантирована.
Негативная реакция на срыв продажи. На практике отказы клиентов неизбежны, и нужно использовать этот отрицательный опыт, чтобы понять, что можно было сделать по-другому для совершения сделки.

Компания должна применять разные приемы, отбирая наиболее действенные и соответствующие конкретным обстоятельствам (особенности товара, тип рынка, характер целевой аудитории и т. д.). Только таким образом можно обеспечить интерес со стороны клиентов и успешные продажи.