Менеджмент в управлении организацией

2.1 Планирование

Важнейшей функцией управления считают планирование. Оно позволяет поддерживать пропорциональность производства, слаженность работы всех подразделений предприятия, рационально использовать имеющиеся материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Благодаря этому обеспечивается необходимая организация хода производства — динамическое равновесие внутренних процессов предприятия.

Основными принципами планирования являются: комплексность, точность, непрерывность (органическое единство перспективных и текущих планов), гибкость, обоснованность, экономичность. Целостность перспективного и текущего планирования — одно из главных условий, обеспечивающих непрерывность производственного процесса, бесперебойную работу предприятия, стабильность его хозяйственных связей. План предприятия выступает как научно обоснованная программа его дальнейшего развития. В плане не только ставятся определенные конечные цели, но и предусматриваются условия их достижения.

Планирование как функция менеджмента предполагает решение о том, какие должны быть цели организации и что должны делать члены организации для достижения этих целей. По сути, это ответы на следующие вопросы:

Где мы находимся в настоящее время. Руководители должны трезво оценивать сильные и слабые стороны организации в таких областях как финансы, маркетинг, производство, научные исследования и разработки, трудовые ресурсы.

Куда мы хотим двигаться. Руководители при выборе направлений развития организации должны оценивать возможности и угрозы в окружающей среде (конкуренция, клиенты, законодательство, политика, экономика и др.)

Как мы собираемся это сделать. Руководители должны решить как в целом, так и в частностях, что делать для достижения поставленных целей.

Считается, что планирование должно быть непрерывным. Первоначально составленный план служит лишь отправной точкой. Постоянный пересмотр и ревизия планов необходимы, чтобы они сохраняли свою актуальность и приносили максимальную пользу, чтобы можно было проверить, как идет выполнение планов, изменить их в зависимости от конкретной обстановки.

В большинстве случаев перспективные планы пересматриваются ежегодно. Многие компании предпринимают пересмотр планов каждое полугодие или даже каждый квартал. Таким образом, предприятие в условиях рыночной экономики представляет собой организацию, действующую на основе перспективного плана.

Внимание, уделяемое планированию, является характерной особенностью современного производства. Любой проект, прежде чем он доходит до производственной стадии, тщательно планируется

Различают следующие основные виды планирования:

перспективное планирование — осуществляется на год, полугодие, квартал;

текущее планирование — включает в себя создание планов на месяц, а также на выполнение различных конкретных задач (периодическое и оперативное планирование);

оперативное планирование — создание планов, направленных на выполнение внезапно возникающих задач;

личное планирование. В личных планах находят отражение прежде всего те мероприятия, в подготовке и проведении которых руководитель принимает непосредственное участие.

Функция планирования представляет собой, по существу, процесс подготовки решений. Этапы планирования: а) постановка целей и задач; б) определение исходных предпосылок; в) выявление альтернатив; г) выбор наилучшей альтернативы; д) ввод и исполнение плана.

Последовательность этапов управления в менеджменте

Для стабильного функционирования компании соблюдают стандартную последовательность этапов:

1. Постановку целей. Менеджеры разрабатывают стратегии, выбирают задачи, разделяют этапы достижения результатов. При формировании планов учитывают ценности и миссию компании, принципы ведения бизнеса.
2. Проведение диагностики. Предусматривает обработку информации, анализ и оценку данных.
3. Прогнозирование. С помощью методики формируют сценарии развития, возможные сбои. Правки вносят в план.
4. Планирование. Выполняется на основе прогноза, подчиняется установленным целям и учитывает управленческие решения.
5. Мотивацию персонала. Осуществляется на основе программ, мастер-классов, тренингов, инструкций для сотрудников.
6. Мониторинг и контроль. Управленцы проверяют точность исполнения задач, рассчитывают отклонения от программы, выявляют причины сбоев.
7. Корректировку планов. Внесение поправок в производственный процесс. После анализа данных менеджеры изменяют методы работы, обучения сотрудников.

Объяснение управления жизненным циклом изделия

Большинство изделий сложны и состоят из множества компонентов или сырья, которые также требуют сборки. Спецификацию (BOM) можно считать рецептом вашего изделия. В ней объясняется, где будут закуплены материалы и как будут собираться изделия. Распространенным заблуждением является то, что спецификация – это весь жизненный цикл продукта. На самом деле это важный шаг в жизненном цикле любого изделия, но жизненный цикл продукта – это нечто большее. Она не учитывает другие аспекты, такие как дизайн, дистрибуция, продажи и т. д., и здесь на помощь приходит PLM.

С помощью различных модулей ERP, таких как управление запасами и управление цепями поставок, вы можете централизовать информацию и связать каждый из этих других аспектов жизненного цикла изделия. Модули помогают сократить избыточную и трудоемкую работу, обеспечивают доступ к точным данным в режиме реального времени и объединяют все, от концептуального проектирования до разработки продукта и управления взаимоотношениями с клиентами, в одной экосистеме. PLM традиционно используется производителями, которые нанимают дизайнеров, инженеров, маркетологов и других, и работают с уже созданными продуктами, а также разрабатывают новые продукты.

ЦЕЛИ И ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ, ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ. УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ЦИКЛ.

Классификация целей управления:

• по содержанию (напр., экономические, социальные, политические, идеологические, научно-технические);

• по уровням управления (общегосударственный, отраслевой, межотраслевой, территориальный и локальный).

Все цели находятся в соподчинении друг с другом иерархия целей); общие, стратегические цели конкретизируются во множестве подцелей (разветвленность целей), одни цели более важны, первостепенны или приоритетны по сравнению с другими (ранжирование целей). Иногда иерархию целей называют «деревом целей». Однако приоритет целей «подвижен», так как зависит от влияния факторов внешней среды. Поэтому на практике в рациональном управлении чаще имеют дело с приоритетом цели в реальном режиме времени, т. е. сформулированная приоритетная цель должна быть адекватна действиям факторов и условиям внешней среды.

Классификация функций органов управления:

1) основные (предметные) функции, для осуществления которых образован соответствующий орган исполнительной власти, государственного управления;

2) обеспечивающие – функции, которые необходимы для успешной реализации предметных функций. Для осуществления обеспечивающих функций создаются специальные организационные структуры, обычно они являются структурными подразделениями органа управления, образованного для реализации предметных функций.

К обеспечивающим функциям можно отнести: правовые, информационные, внутриорганизационные, кадровые, финансовые, материально-технические, социальные и др., создающие благоприятные условия для реализации предметных функций соответствующего органа управления.

По содержанию управление сводится к совокупности циклически повторяющихся стадий по осуществлению функций управления (так называемый управленческий цикл). Он может детализироваться с разной степенью в зависимости от задач исследования, а по содержанию управленческий цикл и есть те управленческие отношения, которые регулируются нормами административного права.

Управленческий цикл – повторяющаяся совокупность последовательно осуществляемых управленческих операций или стадий, по мере и в ходе реализации которых субъект управления достигает желаемых результатов (промежуточных или конечных).

О количестве стадий управленческого цикла в литературе нет единого мнения.

Цикл управления: 1) выявление и осмысление актуальной проблемы управления; 2) формулирование целей и постановка задач; 3) подготовка и принятие управленческих решений и их правовое закрепление;

4) организация исполнения управленческих решений;

5) коррегирование управленческого решения и регулирование системы управления.

Цель административно-правового регулирования – создание стабильности управленческих отношений в уже организованной и упорядоченной системе в целях повышения вероятности реализации знаний, опыта, прав, свобод и законных интересов всех субъектов административного права.

Что понимают под контролем в менеджменте

Планирование, организация, мотивация и регулирование ― это основные функции менеджмента, из которых контроль считается завершающим этапом управления. На этой стадии сопоставляют плановые и реальные показатели.

Контроль ― это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на оценку деятельности предприятия. Необходимо проверять достижения поставленной цели как отдельных структурных подразделений, сотрудников, так и компании в целом.

Неопределенность и нестабильность внешней среды оказывают отрицательное воздействие на результаты работы фирмы. Сущность контроля как функции менеджмента состоит в том, чтобы выявлять риски и устранять их на первых этапах возникновения.

Сотрудники негативно относятся к пристальному надзору. Такой подход снижает качество труда, так как теряется мотивация, снижается уровень ответственности, пропадает инициативность. Грамотное регулирование без жесткого микроменеджмента, наоборот, позволяет работникам быстрее достигать поставленных целей.

Функции контроля выполняют менеджеры каждого структурного подразделения. Они отчитываются о проделанной работе перед вышестоящим начальством. Делегирование полномочий не допускается.

Компоненты управленческого цикла

Планирование представляет собой процесс подготовки управленческий решений. В процессе планирования определяются цели и задачи, устанавливаются исходные предпосылки и выявляются альтернативы. Завершением функции планирования является ввод и реализация плана.

Функция организация направлена на упорядочение работы менеджера и исполнителя. Вся деятельность по организации протекает в условиях вполне конкретной сформировавшейся структуры предприятия.

Мотивация используется для обеспечения успешного выполнения работы после завершения соответствующих подготовительных мероприятий. Для этого может быть использованы:

• стимулы, побуждающие работника к активной деятельности через внешние факторы (материальные и моральные);
• мотивы, создающие у работника внутренние (психологические) побуждения к труду.

Важнейшую роль в процессе мотивации играет фактор заинтересованности в труде и трудовой активности, чувство удовлетворения от трудового процесса.

Функция контроля заключается в подтверждении того факта, что все соответствует принятому плану, существующей директивной документации и принятым принципам управления. Иными словами, под контролем понимается процесс сопоставления и проверки фактического результата с заданием.

Функции менеджмента

Функциями менеджмента называют виды управленческой деятельности — то, чем занимаются руководители.

Исследователи менеджмента выделяют разные виды деятельности менеджера. Но есть четыре функции, признанные всеми. Каждый менеджер вне зависимости от должности и компании выполняет их все или хотя бы одну из них. Вот они:

• Планирование. Менеджер определяет, к какому результату нужно прийти и как его достичь. Чтобы показать функции на примере, опишем то, чем занимается руководитель отдела продаж. Он создаёт план продаж для менеджеров — определяет, сколько звонков и сделок им нужно совершить, чтобы продать товаров на 10 млн в месяц.
• Организация. Менеджер делает всё, чтобы достичь нужного результата: распределяет задачи между сотрудниками и отделами и выделяет ресурсы на их выполнение. Руководитель отдела продаж даёт менеджерам доступ к CRM-системе и распределяет обязанности: кому-то поручает работу с оптовыми покупателями, кому-то — с розничными.
• Мотивация. Менеджер выясняет, как можно стимулировать работников, и выстраивает систему мотивации. Например, разрабатывает систему KPI, при которой доход менеджера зависит от того, сколько прибыли он принёс компании. А ещё даёт сотрудникам обратную связь и участвует в разработке системы льгот для них.
• Контроль. Менеджер следит, чтобы всё шло по плану, — и принимает меры, если что-то не получается. Например, каждый день проверяет автоматические отчёты о работе менеджеров по продажам в CRM-системе. Если сотрудник не справляется с оптовыми продажами, он передаёт эту задачу другому работнику.

Из каких этапов состоит

Для того, чтобы система управления функционировала нормально, необходим замкнутый цикл из последовательности связанных между собой этапов. Рассмотрим эти этапы:

1. Постановка целей – служит основой для разработки стратегии, фокусирует команду на достижении определенных финансовых целей. Цели изначально должны быть поставлены на уровне предприятия и включать такие понятия как миссия, ценности и принципы ведения бизнеса. Все цели компании, включая долгосрочные и краткосрочные, схематично можно представить в виде дерева, которое отображает детализацию стратегий для каждого уровня управления. Для достижения целей используется метод декомпозиции (разделение крупной цели на более мелкие).
2. Проведение диагностики. Включает первоначальное накопление и обработку информации, анализ данных и оценку обстоятельств. Данные могут передаваться свыше или собираться самостоятельно. На этом этапе изучаются основные факторы, которые могут повлиять на получение результата.
3. Составление прогноза. С помощью научных методов разрабатываются возможные сценарии развития и временные интервалы деятельности объекта управления. На основании прогноза руководитель принимает решение.
4. Управленческие решения. Одна из главных задач менеджмента и самый сложный этап цикла управления. Решение принимается руководством и доводится до исполнителя с помощью постановки задачи. Ставится конкретная цель. Управленческое решение направлено на ликвидацию разрыва между плановым и действительным состоянием объекта.
5. Планирование. Проводится на основании прогноза, подчиняется цели и учитывает принятое управленческое решение. Представляет упорядочение во времени действий, исполнителей и всех ресурсов для достижения заданной цели и решения поставленной задачи. Если коротко, то это создание системы мер для получения результата.
6. Организация в смысле процесса. Создание определенной структуры взаимоотношений, постановка задач каждому сотруднику, формирование отделов и подразделений компании согласно выполняемых функций и компетентности персонала.
7. Мотивация и стимулирование персонала. Выделена отдельным этапом, но присутствует в той или иной степени в составе каждого этапа. Служит для активации исполнителей. Способна создать условия для эффективного выполнения работ и получения результатов с помощью воздействия на сотрудников. Используются знания об истинных мотивах поведения персонала и применяются наиболее уместные способы воздействия.
8. Мониторинг и анализ деятельности (контроль). Проверяется правильность выполнения задач. Изучаются отклонения фактических результатов от плана, их причины, периодичность или случайность. Может присутствовать как в конце цикла, так и в составе любого цикла в качестве текущего контроля.

Этот алгоритм управленческого цикла показывает, где находится каждый этап и его функцию в общей системе управления. Проведение следующей фазы не значит, что предыдущая полностью закончена. Например, корректировка планов может периодически выполняться в течение всего цикла, а мотивация присутствовать на каждом шаге управления. 

Функции управленческого цикла

Управленческий цикл призван выполнять ключевые функции менеджмента – планирование, организацию, мотивацию и контроль. Эти функции выполняются вне зависимости от объекта управления и сферы деятельности организации:

1. Планирование является процессом, предстоящим управленческому решению. По существу основной целью планирования является выявление альтернатив и обоснование выбора.
2. Организационная функция представляет собой упорядочение деятельности сотрудников организации путем рационального распределения прав и обязанностей. Реализация организационной функции тесно связана со структурой компании.
3. Мотивационная функция направлена на повышение эффективности процессов через стимулирование персонала, занятого в этих процессах. Существует множество различных способов мотивации сотрудников, выбор которых зависит от ситуационных особенностей.
4. Контрольная функция предназначена для сопоставления запланированных результатов с фактическими и принятия последующих решений с учетом результатов анализа.

Измерение и оценка управления жизненного цикла изделия

Одним из преимуществ PLM является объединение традиционно разрозненных команд для большей сплоченности и работы над общими целями, финансовыми показателями и другими ключевыми показателями эффективности.

Показатели управления жизненным циклом изделия

Вот несколько показателей, которые помогут измерить эффективность ваших усилий по PLM:

• Продуктивность команды: производительность по всем направлениям должна повышаться с улучшением совместной работы и информации.
• Качество продукции: эффективное PLM сокращает технологические потери и улучшает качество продукции, включая увеличение количества единиц продукции, произведенных без дефектов.
• Эффективность выхода на рынок: PLM помогает организациям уложиться в установленные сроки запуска продукта за счет стандартизации процессов и централизации информации для повышения эффективности.
• Бюджеты на разработку продуктов: повышение эффективности благодаря интегрированным программным модулям ERP сокращает трудоемкие процессы и повышает эффективность работы ваших команд, что помогает контролировать расходы.
• Доходы от новых продуктов: высококачественные PLM-продукты позволяют быстрее выводить на рынок изделия более высокого качества, что увеличивает доход.
• Время цикла: отслеживайте время, необходимое для разработки и развертывания новых продуктов, и включите все, от дизайна до тестирования и маркетинга.
• Срок службы продукта: сравните то, как долго продукт используется клиентами с историческими данными – это будет вам служить ориентиром для будущих усилий.
• Отходы продукта: изучите, сколько отходов образуется в расчете на один разработанный продукт.
• Надежность продукции и претензии по гарантии: посмотрите, насколько долговечна ваша продукция, сколько из продуктов оказались бракованными или неисправными, и отследите количество гарантийных претензий на проданный продукт.

Задачи менеджмента

Список задач менеджера можно расширять бесконечно — они разные в зависимости от штата, компании, компетенций руководителя и множества других факторов. Мы расскажем о задачах, которые встречаются чаще всего. Это:

• организация производства товаров или оказания услуг;
• разработка системы мотивации для сотрудников;
• анализ спроса и потребностей целевой аудитории;
• оптимизация бизнес-процессов и расходов на производство;
• подбор персонала, а в некоторых компаниях — организация обучения новичков;
• разработка стратегии развития компании или отдела;
• оценкатого, какие необходимы ресурсы, и их поиск;
• контроль качества работы и выполнения поставленных задач;
• разработка регламентов для сотрудников;
• автоматизация процессов и внедрение инноваций.

В крупных компаниях за решение этих задач могут отвечать разные люди. Например, подбором и обучением сотрудников занимается HR-менеджер, а автоматизацией и цифровизацией — менеджер по инновациям. В небольших компаниях есть позиции, на которых руководители совмещают множество задач. Например, руководитель отдела подбирает сотрудников, разрабатывает систему мотивации, распределяет задачи, контролирует их выполнение и анализирует потребности клиентов.

Преимущества управления жизненным циклом изделия

Существует прямая связь между целостностью информации и эффективностью организации или ее способностью реагировать на проблему. Около половины ресурсов на разработку и коммерциализацию продуктов тратятся впустую, а колоссальные 90% компаний медленно выходят на рынок и превышают бюджет.

PLM позволяет вашей организации управлять информацией так, чтобы она была четкой, краткой и достоверной. Благодаря точным данным и лучшему сотрудничеству компании могут быстрее выводить продукт на рынок, быстрее выходить на полномасштабное производство, захватывать большую долю рынка, точно оценивать продукты, чтобы продолжать углублять проникновение на рынок и находить идеи для новых продуктов и функций.

Сущность управленческого цикла

Определение 1

Управленческий цикл представляет собой постоянно повторяющуюся замкнутую последовательность действий, направленных на достижение организационных целей.

Началом управленческого цикла можно считать определение проблемы и постановку задачи, а концом – достижение некоторого результата. Управленческий цикл постоянно повторяется, а частота его повторения зависит от особенностей управляемой системы, в большинстве систем управленческий цикл можно считать непрерывным. Организационные цели могут достигаться с помощью одного или нескольких циклов управления.

С помощью управленческого цикла можно выявить закономерности деятельности организации и ее процессов, что позволяет наиболее эффективно реализовать функции менеджмента для достижения организационных целей. Цикличность обеспечивает рациональность организационных процессов и создает возможность для планирования повторяемых действий.

Основными характеристиками управленческого цикла считают период, операции и процедуры.

Определение 2

Период представляет собой временной промежуток, в течение которого цикл реализуется один раз.

Определение 3

Операции (действия) – это обособленные и относительно автономные части процесса.

Определение 4

Процедура – регламентированная последовательность осуществления операций, которые составляют процесс.

Описание системы управления

В ООО «Александра» контроль, учет и анализ
проводятся на каждом уровне управленческой структуры. Менеджер, в силу своих
служебных обязанностей, контролирует персонал организации, ведет постоянный
учет деятельности персонала, постоянно анализирует различные виды отчетов для
улучшения деятельности, а также контролирует качество предлагаемых
туристических продуктов. Контрольно-аналитическая деятельность поручается
каждому руководителю в соответствии с должностной инструкцией (руководителю и
главному бухгалтеру).

Что касается финансовой деятельности компании, то она
контролируется главным бухгалтером ООО «Александра», а затем
менеджером.

Проанализировав всю информацию, менеджер делает
соответствующие прогнозы для дальнейшей деятельности.

Что касается производственной деятельности туристического
агентства, то она также осуществляется по описанной выше схеме. Контрольными
органами также являются руководители ООО «Александра».

Для организации деятельности в ООО «Александра» мы разработаем рекомендацию по повышению квалификации сотрудников организации. Повышение квалификации менеджеров по туризму ООО «Александра», для этой цели мы также рекомендуем использовать тренинги и деловые игры.

Заключение

Этапы и функции управленческого цикла тесно связаны между собой. Это связано с тем, что каждая стадия системы посвящена реализации одной или нескольких поставленных задач.

Система менеджмента имеет четкую последовательную структуру, но рядом стоящие фазы могут быть объедены в зависимости от типа менеджмента. Такое происходит, если руководство осуществляют в краткосрочной перспективе.

Цикл-менеджмент имеет свойство постоянно повторяться. После выполнения одной цели компания ставит другую.

Руководство осуществляется не только в глобальном смысле всей компании в целом, но и в отношении отдельных звеньев

Однако важно помнить, что микроменеджмент не может противоречить целям объемного управленческого цикла