Какие действия помогут вам грамотно списывать стоимость гсм

Путевые листы – основание для списания ГСМ.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные документы служат основанием для принятия факта хозяйственной жизни к учету.

Основным первичным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания ГСМ является путевой лист. К учету принимаются путевые листы, оформленные надлежащим образом.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Согласно данному документу к обязательным реквизитам путевого листа относятся следующие:

Обязательный реквизит	Пояснения
Наименование и номер путевого листа	В наименовании отражается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации
Сведения о сроке действия путевого листа	Такие сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства	Отражаются наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица
Сведения о транспортном средстве	В качестве таких сведений указываются: – тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом – модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа; – государственный регистрационный знак транспортного средства; – показания одометра (полные км пробега) при выезде транспорта из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
	– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку; – дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ)
Сведения о водителе	Отражаются Ф. И. О. водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя

Помимо перечисленных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

В настоящее время унифицированных форм путевых листов, обязательных для применения государственными (муниципальными) учреждениями, не установлено. Исходя из этого в целях определения объемов израсходованных ГСМ, подлежащих списанию, указанные учреждения вправе:

воспользоваться формами путевых листов (ф. 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление № 78) (Письмо Минфина РФ от 03.10.2012 № 02-06-10/4066);
применять самостоятельно разработанные формы путевых листов, при условии включения в них обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом № 152 (Письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 «О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов»). Причем применение таких форм учреждениям целесообразно закрепить в учетной политике.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом. Выдача путевых листов подлежит регистрации в соответствующем журнале. Должностное лицо, ответственное за выдачу путевых листов, обязано оформить «путевку» до выдачи ее водителю и зарегистрировать выданный документ в журнале.

Все вносимые в путевой лист изменения (исправления) подтверждаются подписью водителя и лица, ответственного за выдачу путевых листов.

Общие сведения

Если предприятие крупное и имеет много отдельных подразделений, филиалов и объектов, то вести отчетность по ГСМ рекомендуется по каждому объекту учета. Необходимо завести отдельную карточку на каждый вид (марку) топлива. В ней фиксируются все сведения, а также маршруты автомобиля, стоимость и наличие топлива в баках автомобилей на конец отчетного месяца. Остаток, учтенный на субсчете, должен соответствовать фактическому наличию топлива в баках.

Для правильного составления акта списания необходимо сдать соответствующие путевые листы и ведомости для более детальной сверки в службу топливно-энергетических ресурсов, если такая имеется на предприятии. Это необходимо для четкого контроля и планирования ГСМ.

На основе данного отчета осуществляется учет выдачи, а также возврат топлива. После окончательной сверки необходимо заполнить карточку учета расхода ГСМ транспортного средства. Заполнение такого рода документов на каждый автомобиль помогает анализировать и планировать затраты бензина, дизельного топлива, а также учитывать остальные технические надобности.

Списание ГСМ может производиться по каждому водителю, тогда на каждого потребуется составить свой акт. Если же включить их в один документ, то нужно расписать, сколько ГСМ потратил каждый, и приложить эти сведения в форме дополнения к акту.

Составление акта на списание

Составляется акт на списание ГСМ непосредственно экспертной комиссией. Без комиссии в небольшой организации списывает топливо и составляет соответствующий акт непосредственно ее руководитель. Единой формы этого документа нет, поэтому уполномоченные лица вправе разработать свои бланки внутренней отчетности в соответствии с деятельностью предприятия и конкретной ситуацией. Однако следует учитывать важные сведения, которые необходимо написать в акте на списание топлива. Без заполнения этой информации он будет считаться недействительным с юридической точки зрения.

Сведения, которые должны быть в акте на списание ГСМ:

Ф.И.О. и должности членов комиссии.
Ф.И.О. и основные сведения о водителе транспортного средства.
Технические характеристики автомобиля, марка и государственный номер транспортного средства.
Срок, за который идет списание ГСМ (2 недели, 1 месяц).
Объем израсходованного топлива (в виде списка, таблицы либо диаграммы).

После составления акта на списание ГСМ его подписывают все члены экспертной комиссии, бухгалтер предприятия и сам водитель. Также должна быть прописана реальная дата составления акта, которая и будет датой списания дизельного топлива или других горюче-смазочных материалов.

Образец акта контрольного заезда транспортного средства

--------------------------------------------------------------------------¬¦           Общество с ограниченной ответственностью "Виктория"           ¦¦                                                                         ¦¦                                 Акт N 13                                ¦¦     контрольного заезда транспортных средств (в  заданных условиях)     ¦¦                                                                         ¦¦    г. Москва                                                  19.04.2013¦¦                                                                         ¦¦    Настоящий акт составлен комиссией в составе:                         ¦¦    Председатель комиссии: А.Г. Робинович - генеральный директор         ¦¦    Члены комиссии:                                                      ¦¦    А.Н. Андреева - главный бухгалтер                                    ¦¦    Т.Р. Ефремов - водитель                                              ¦¦                                                                         ¦¦    О том, что в ООО "Виктория" проводился контрольный заезд   следующего¦¦транспортного средства в заданных условиях - летний период.              ¦¦    Транспортное средство: автомобиль марки Chevrolet Aveo LS;           ¦¦    - регистрационный знак - А 505 АН 77;                                ¦¦    - тип - легковой;                                                    ¦¦    - категория - B;                                                     ¦¦    - год выпуска - 2011;                                                ¦¦    - мощность двигателя (кВт/л. с.) - 85/115;                           ¦¦    - используемое топливо - бензин марки АИ-95;                         ¦¦    - дополнительные характеристики - с кондиционером;                   ¦¦    - особенности эксплуатации - полный рабочий день (разъездная работа).¦¦                                                                         ¦¦    В процессе контрольного заезда  были  выявлены  следующие  показатели¦¦транспортного средства:                                                  ¦¦                                                                         ¦¦----T---------------T----------------------T----------------------------¬¦¦¦ N ¦  Время заезда ¦ Фиксированный пробег ¦ Фактический расход топлива ¦¦¦¦п/п¦               ¦                      ¦                            ¦¦¦+---+---------------+----------------------+----------------------------+¦¦¦1  ¦1 ч 10 мин.    ¦100 км                ¦8,9 л                       ¦¦¦L---+---------------+----------------------+-----------------------------¦¦                                                                         ¦¦Председатель комиссии:                                                   ¦¦генеральный директор                Робинович              А.Г. Робинович¦¦                                                                         ¦¦Члены комиссии:                                                          ¦¦главный бухгалтер                   Андреева                А.Н. Андреева¦¦водитель                             Ефремов                 Т.Р. Ефремов¦L--------------------------------------------------------------------------

Рисунок 2 Образец приказа об утверждении норм расхода ГСМ и поправочного коэффициента

--------------------------------------------------------------------------¬¦           Общество с ограниченной ответственностью "Виктория"           ¦¦                                                                         ¦¦                               Приказ N 15                               ¦¦    об утверждении норм расхода ГСМ и поправочных коэффициентов к ним    ¦¦                                                                         ¦¦    г. Москва                                                  19.04.2013¦¦                                                                         ¦¦    На период с 19 апреля по 31 октября 2013 г. приказываю утвердить:    ¦¦    1.  Базовую норму расхода бензина АИ-95 для автомобиля Chevrolet Aveo¦¦LS, регистрационный знак А 505 АН 77, в размере 8,9 л на 100 км пробега. ¦¦    Основание - акт о проведении контрольного заезда автомобиля Chevrolet¦¦Aveo LS, согласно которому при фиксированном пробеге в 100 км фактический¦¦расход топлива составил 8,9 л.                                           ¦¦    2. Поправочный коэффициент за использование кондиционера в автомобиле¦¦к базовой норме затрат - 1,07.                                           ¦¦                                                                         ¦¦Генеральный директор             Робинович                 А.Г. Робинович¦L--------------------------------------------------------------------------

Рисунок 3

Поскольку расход топлива зависит еще и от условий поездок, то лучше произвести замеры в разных условиях эксплуатации авто. И утвердить в этом же приказе еще и повышающие коэффициенты: для поездок в зимнее время, при использовании кондиционера и т.п. (рис. 3).

Важное обстоятельство. Базовые нормы расхода топлива и поправочные (повышающие и понижающие) коэффициенты к ним следует утвердить приказом руководителя

Формулу расчета нормативного расхода топлива вы можете вывести для каждого вида транспорта самостоятельно. Например, она может выглядеть так:

    ---------------¬   ----------------¬   ---------------¬   ------------¬    ¦  Нормативный ¦   ¦ Базовая норма ¦   ¦    Пробег    ¦   ¦Поправочный¦    ¦расход топлива¦ = ¦    расхода    ¦ x ¦  автомобиля  ¦ x ¦коэффициент¦    ¦              ¦   ¦ топлива (л/км)¦   ¦     (км)     ¦   ¦           ¦    L---------------   L----------------   L---------------   L------------

Варианты учета горюче-смазочных материалов в 1С

Бухгалтеру необходимо так организовать учет ГСМ и учет путевых листов в 1С, чтобы ни одна капля драгоценной жидкости не пропала.

Если у предприятия заключен договор с поставщиком, то в бухгалтерию ежемесячно попадают накладная (акт) и счет-фактура. Используем стандартный документ, позволяющий организовать учет ГСМ в 1С бухгалтерии, — поступление товаров (покупки-поступление (акты, накладные)). Он сформирует проводки:

Дт.10.03 Кт 60.01 — на стоимость продукта без НДС;
Дт 68.2 Кт 60.01 — на сумму НДС в стоимости приобретенного продукта;
Дт 60.01 Кт 60.02 — зачет аванса, если была предоплата.

Если водитель приобретает топливо за счет подотчетных средств — наличных или по корпоративной карте, то заполняем авансовый отчет (раздел «Банк и касса»).

В итоге получим Дт 10.03 Кт 71.01.

Какую форму имеет документ

Закон не обязывает оформлять акт по какой-то специальной форме. Конечно, составлять его можно в свободном стиле, но на практике многие утверждают для этих целей специальные шаблоны. Естественно, такой бланк должен отображаться в учетной политике компании

Главное, на что здесь нужно обращать внимание – это обязательные сведения, которые должны присутствовать в документе. К ним относятся:

название документа;
дата и место оформления;
сведения об организации;
хозяйственные операции, на которые расходовались ГСМ;
единицы расходованных материалов и их стоимость;
должностные лица;
подписи ответственных сотрудников.

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Налоговый и бухгалтерский учеты компании – основные причины составления данного акта. С его помощью ответственные лица рассчитывают затраты, которые потребовались на приобретение расходных материалов для техники. Данные расходы вычитаются из прибыли, что позволяет снизить сумму общего налога.

Как правило, расчеты производит бухгалтерский отдел. Именно в бухгалтерию водитель должен сдать свой путевой лист. Это позволяет руководству компании тщательно контролировать использование расходных материалов. Обычно это приводит к разумному использованию топлива и предотвращает его неоправданные расходы.

(Видео: «Списание ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция»)

Бухгалтерский учет и проводки по ГСМ в бюджетном учреждении

Бюджетным учреждениям приходится обосновывать целевое расходование средств государственного бюджета. Особенность бюджетного учета затрат на ГСМ – необходимость оформления специальной первичной документации, заполняемой бухгалтером и водителем.

Топливная карта служит одновременно и расчетным, и учетным документом. Согласно нормам закона бюджетные организации обязаны разместить заказ ГСМ путем проведения торгов или без них, но тогда общая сумма заказа должна быть ниже 100 тысяч рублей за квартал. А значит, для доказательства понесенных расходов нужно иметь результаты торгов или документы, подтверждающие расчетную (плановую) стоимость заказа. Организация подготавливает смету с учетом плановых показателей, применяемых при расчете объема затрат на ГСМ, а после их проверки главный распорядитель средств должен утвердить смету.

ГСМ должны тратиться в рамках утвержденных норм, в каждом бюджетном предприятии должен быть внутренний локальный акт о нормах расхода ГСМ. Учреждение вправе вводить отдельные поправочные коэффициенты к нормам затрат горючего, обосновав их применение и доказав производственную необходимость в их установлении.

Бухгалтерия бюджетного учреждения ведет раздельный учет ГСМ в зависимости от направлений их применения на обособленном счете 010503000 “Горюче-смазочные материалы”. Приходуются ГСМ по фактической стоимости. НДС, уплаченный при покупке ГСМ, не включаются в эту стоимость только тогда, когда топливо оплачено из доходов от налогооблагаемой предпринимательской деятельности учреждения и использовано в деятельности, облагаемой налогами.

ГСМ подлежат списанию по фактическому расходу (не важно, как горючее оплачивалось):

на счет учета затрат списывается в рамках норм;
на счет учета стоимости оказанных услуг, выполненных работ или проданных товаров (при осуществлении предпринимательской деятельности);
на счет учета затрат со взысканием недостачи с виновных лиц или со списанием из средств установленных источников в будущем (при превышении норм).

При оплате ГСМ топливной картой учитывается форма расчетов (карты могут быть денежные и литровые).

Бухгалтерские проводки на примере

Пусть бюджетная организация 1 августа купила 2 топливные карты:

первая (литровая) выдана водителю служебного авто и рассчитана на выдачу 1 тысячи л. бензина (в оплату ее перечислено 30 тыс. рублей);
вторая (денежная) выдана водителю фуры для осуществления основной деятельности фирмы и рассчитана на выдачу бензина общей стоимостью 30 тысяч рублей.

19 августа водители принесли авансовые отчеты на заправку 200 л. бензина (по 100 л. 7 и 15 августа). На день заправки стоимость бензина равнялась 27 и 27,5 рублям.

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ	Стоимость
Отражена стоимость купленных топливных карт	● 120105510 ● 1302022830	● 1302022730 ● 120101610	60 тыс. руб.
Отражена стоимость карт, выданных водителям	120822560	120105610	60 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой	110503340	120822660	6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой	110503340	120822660	5450 руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы	140101222 (или 140101272)	110503440	6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия	110601310	110503440	5450 руб.

Документальное подтверждение расхода топлива

Для подтверждения израсходованных горюче-смазочных материалов используются путевые листы, образцы которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78. Данное требования является обязательным.

Нормы расхода ГСМ для оформления путевого листа

Налоговым законодательством РФ не установлены требования о нормировании затрат ГСМ, а потому организации имеют право признавать их в полном объеме или же устанавливать свои нормативы. Однако при расчете налога на прибыль следует учитывать только обоснованные расходы, подтверждаемые документально, к примеру, сведениями о контрольных замерах. Если признавать в налоговом учете расходы ГСМ по установленным нормам, то особых сложностей с их обоснованием не возникнет. Показатели по нормативам содержатся в Распоряжении Минтранса РФ от 14.03.2008 г. №АМ-23-р. (в редакции от 14.07.2015 г. № НА-80-р.).

Модель, марка, модификация автомобиля	Базовые нормы, л/100 км	Вид топлива
ГАЗ-2310 «Соболь» (ЗМЗ-40522-4L-2,464-145-5М)	14,7	Б
ГАЗ-2704 «Фермер» г/п (ГАЗ-560-4L-2,134-95-5М)	11,9	Д
ГАЗ-2943 «Фермер» (ЗМЗ-402-4L-2,445-100-4М)	16,7	Б
ГАЗ-3302 (ЗМЗ-405220-4L-2,464-145-5М)	15,3	Б
ГАЗ-330210 «Газель» (ЗМЗ-4026.10-4L-2,448-100-5М)	16,0	Б
ГАЗ-33027 «Газель» (ЗМЗ-4026.10-4L-2,445-100-5М)	17,0	Б
ГАЗ-3302 «Газель» (ЗМЗ-4063.10-4L-2,3-110-5М)	15,5	Б

Полную информацию можно изучить по этой таблице.

Кроме того, Минтрансом установлены различные надбавки к разработанным базовым нормативам, и организациям выгоднее применять сразу несколько коэффициентов, поскольку их разрешено суммировать. Данный момент позволяет списывать больше расходов на ГСМ. К примеру, можно применять надбавки за работу в зимнее время или использование кондиционера в летний период.

Повышающий коэффициент в размере 5% применяют для транспорта, прошедшего более 100 тыс. км. или эксплуатировавшегося более 5 лет. Коэффициент в размере 10% используют для транспорта, применявшегося более 8 лет или проехавшего более 150 тыс. км.

Для технологического транспорта максимальный коэффициент составляет 20%, и его можно применять к технике, перемещаемой не по дорогам, а по производственным территориям или промышленным площадкам. К таким транспортным средствам относятся экскаваторы, погрузочные машины, строительные краны, бурильные каретки, комбайны и т.д. Кроме того, повышающие коэффициенты разработаны также для населенных пунктов и городов, к примеру, если численность населенного пункта от 1 до 5 млн. человек, то норма списания ГСМ может быть увеличена на 25%. О надбавках в других городах можно посмотреть в следующей таблице:

Численность населенного пункта, чел.	Максимальная надбавка, %
Свыше 5 млн.	35
От 1 до 5 млн.	25
От 250 тыс. до 1 млн.	15
От 100 до 250 тыс.	10
До 100 тыс.	5

Есть надбавки, которые не разрешается применять одновременно, о чем указано в Методических рекомендациях из Распоряжения Минтранса № АМ-23-р.

“Путёвка” для легкового автомобиля

Бухгалтерам чаще приходится сталкиваться с путевыми листами легковых автомобилей (форма № 3). Порядок заполнения этой унифицированной формы разъяснён в письме Росстата от 03.02.05 № ИУ-09–22/257.

Начнём с того, что в оформлении путевого листа участвуют три должностных лица — диспетчер, механик и водитель. В транспортных организациях путевые листы выписывает диспетчер, в остальных организациях — уполномоченное на то лицо.

Составляется путевой лист в одном экземпляре. В нём диспетчер указывает:

номер, серию путевого листа и дату его составления;
наименование организации, её адрес и телефон;
марку и государственный номерной знак автомобиля;
фамилию, имя, отчество водителя, а также его гаражный и табельный номер;
номер водительского удостоверения и класс автотранспортных средств, которыми имеет право управлять водитель;
задание водителю и адрес подачи;
время выезда из гаража и время возвращения в гараж.

Если организация осуществляет лицензируемые виды перевозок, по строке “лицензионная карточка” делают соответствующую отметку, а также указывают регистрационный номер и серию карточки. Если же автомобиль используется исключительно для управленческих нужд организации, то в этой строке ставится прочерк. На путевом листе должен стоять штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Информация о выданном водителю путевом листе вносится в специальный журнал. Унифицированная форма (форма № этого журнала приведена в постановлении № 78.

Графы “Показания спидометра” и “Показания спидометра при возвращении в гараж” заполняет механик и заверяет их своей подписью. Причём показание спидометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего дня. Разница между показаниями спидометра на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу автомобиля. Кроме того, механик указывает марку горючего, а также отражает поступление и использование ГСМ.

Специалисты Росстата подчёркивают, что заполнять раздел “Движение горючего” нужно в полном объёме по всем реквизитам на основании фактических затрат и показателей приборов. Выполнять это требование необходимо для того, чтобы расходы на ГСМ можно было включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте.

В транспортной организации водитель автомобиля получает горючее по заправочному листу, номер которого необходимо указать в путевом листе в соответствующей строке.

В обычной организации водитель нередко заправляется на автозаправочной станции за наличный расчёт и предъявляет в бухгалтерию чек ККТ. В чеке указывается дата и время заправки, а также порядковый номер чека. Этот порядковый номер можно указать по строке “Заправочный лист”. В табличной части путевого листа указывается количество литров горючего, которое было залито в бензобак при заправке автомобиля. Остаток топлива при выезде из гаража и при возвращении в гараж указывается на основании показания приборов о количестве горючего в бензобаке легкового автомобиля.

Показатель “Расход горючего по норме” указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в организации приказом руководителя.

Нормы расхода топлива могут быть рассчитаны на основании:

руководящего документа Минтранса России от 29.04.03 № Р3112194-0366–03. Заметим, что этот документ носит рекомендательный характер и действует до 1 января 2008 года;
технической документации завода-изготовителя на конкретную модель и модификацию эксплуатируемого автомобиля;
контрольных замеров, проводимых для конкретных условий эксплуатации (например, в черте города с частыми технологическими остановками).

Для легковых автомобилей устанавливается, как правило, базовая норма на 100 км пробега. Особенности эксплуатации машины, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путём применения к базовым нормам поправочных коэффициентов.

Чтобы определить нормативный расход горючего, нужно количество пройденных за день километров умножить на количество литров топлива по норме на 100 км. А полученное значение разделить на 100.

Шаг N 3. Отразите стоимость приобретенного и израсходованного топлива в бухучете

Суть вопроса. На основании авансового отчета нужно оприходовать приобретенный водителем бензин, а потом списать часть его на затраты, руководствуясь информацией о расходах топлива из путевого листа.

В бухучете приобретенные ГСМ учтите в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости (п. п. 2 и 5 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). И отразите их по дебету счета 10 «Материалы», субсчет «Топливо», в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Запись будет следующая:

Дебет 10, субсчет «Топливо», Кредит 71

оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Если при покупке топлива АЗС выдала вам кассовый или товарный чек с выделенной суммой НДС, то учесть налог как самостоятельный расход отдельно от стоимости горюче-смазочных материалов вы сможете только при наличии счета-фактуры. Если такого документа нет, оприходуйте бензин по той цене, которая указана в чеке, с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).

На затраты в бухучете списывайте всю фактическую стоимость топлива независимо от того, является она расходом при расчете «упрощенного» налога или нет. И отражайте ее в составе затрат по обычным видам деятельности (п. 6 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Если же в налоговом учете вы списываете ГСМ по нормам, то можете сверхнормативный расход в бухгалтерском учете показывать на отдельных субсчетах, прописав такой порядок в учетной политике организации для целей бухучета.

Количество топлива, которое подлежит списанию на затраты, рассчитайте по данным путевого листа. Для этого воспользуйтесь формулой:

    ------------¬   ----------------¬   --------------¬   ----------------¬    ¦ Количество¦   ¦               ¦   ¦  Количество ¦   ¦               ¦    ¦  топлива  ¦   ¦Остаток топлива¦   ¦   топлива,  ¦   ¦Остаток топлива¦    ¦ к списанию¦ = ¦   при выезде  ¦ + ¦заправленного¦ - ¦  на конец дня ¦    ¦ на расходы¦   ¦ автомобиля (л)¦   ¦  в бак (л)  ¦   ¦      (л)      ¦    ¦    (л)    ¦   ¦               ¦   ¦             ¦   ¦               ¦    L------------   L----------------   L--------------   L----------------

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10, субсчет «Топливо»,

списана стоимость фактически израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Суть вопроса. Стоимость израсходованного топлива определяется исходя из метода оценки запасов, закрепленного в учетной политике (п. 16 ПБУ 5/01).

Пример 1. Бухгалтерский учет расходов на ГСМ

На балансе ООО «Виктория», применяющего УСН с объектом «доходы минус расходы», числится легковой автомобиль Chevrolet Aveo LS. 22 апреля 2013 г. на этом авто водитель Т.Р. Ефремов был отправлен на служебное задание. Под отчет Т.Р. Ефремову были выданы деньги на покупку ГСМ в сумме 620 руб. По окончании рабочего дня сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением кассового чека АЗС, из которого следует, что он приобрел 20 л бензина марки АИ-95 на общую сумму 620 руб.

Согласно учетной политике для целей бухучета ООО «Виктория» списывает материалы по средней стоимости, а путевые листы составляет на один месяц.

30 апреля водитель сдал в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:

остаток топлива в баке при выезде на служебное задание — 28 л;
остаток топлива в баке при возвращении на рабочее место — 7 л;
пробег автомобиля во время поездки — 350 км.

Посмотрим, какие записи бухгалтер ООО «Виктория» сделает в бухгалтерском учете.

В бухучете ООО «Виктория» записи будут следующими:

Дебет 71 Кредит 50

620 руб. — выданы под отчет денежные средства на покупку топлива;

Дебет 10, субсчет «Топливо», Кредит 73

620 руб. — оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Количество топлива, которое подлежит включению в затраты, составит 41 л (28 л + 20 л — 7 л).

В конце апреля бухгалтер рассчитал среднюю стоимость 1 л топлива, и она оказалась равна его покупной стоимости — 31 руб. (620 руб. : 20 л). Тогда фактически израсходованная сумма денег на топливо составит 1271 руб. (41 л x 31 руб.).

Проводка на списание бензина будет такая:

Дебет 26 Кредит 10, субсчет «Топливо»,

1271 руб. — списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Немного теории

К горюче-смазочным материалам относится довольно большой перечень веществ: бензин, газ, дизельное топливо, масла, смазки, тормозные и охлаждающие жидкости. Приобретать их можно как за наличные, так и по безналу. Главным плюсом является возможность уменьшения суммы налогов. Ведь расходы на бензин можно учитывать в себестоимости товаров и услуг. Налоговый кодекс снял ограничение, и теперь на данную статью может приходиться любой процент, хотя раньше он не должен был превышать 50%

Но важно правильно всё оформить

Первичным документом для списания расходов на ГСМ является путевой лист. Он содержит технические данные транспортного средства, нормативные и фактические расходы топлива, фиксирует маршрут передвижения. Путевой лист является основанием для списания трат на горюче-смазочные материалы. Действующим законодательством установлены обязательные реквизиты, а также несколько образцов для различных типов транспорта (легкового и грузового) в зависимости от дальности передвижения. Каждый путевой лист регистрируется в журнале. При этом регулярность никак не нормируется, составляться ПЛ могут раз в несколько дней или недель.

Получить горючее на АЗС можно:

за наличные;
по ведомости;
по талону;
по платёжной карточке.

Сделать это может только ответственное лицо, уполномоченное организацией, обычно это водитель. В случае оплаты наличными он обязан получить кассовый чек, который в дальнейшем прикрепляется к отчётности. Средства выдаются водителю в бухгалтерии заранее. Далее ответственные лица обязаны предоставить чеки ГСМ по авансовому отчету. Именно они являются документальным подтверждением факта приобретения топлива. После закрытия отчёта по авансу водитель может получить на руки очередную сумму. Каждый чек должен содержать такие реквизиты:

данные о продавце;
стоимость;
объём топлива;
дата.

Актуальным является вопрос о том, как учитывать НДС в чеках на ГСМ. В соответствии с действующими нормами вычет налога осуществляется на основании счёта-фактуры. Если продавец его не выдаст, то НДС нельзя будет учесть в расходах на прибыль. Так, обычные чеки, в которых налог выделен отдельной строкой, к отчётности не принимаются. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы продавец на АЗС сразу выдал счёт-фактуру.

Домой Консультация юриста Куда списать гсм без путевых листов

Правила, применяемые при учете ГСМ Как обосновывается расход топлива? Основной документ, подтверждающий объем списания Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа? Правила, применяемые при учете ГСМ Для целей всех видов учета (складского, бухгалтерского, налогового, управленческого) горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются обычными товарно-материальными ценностями, подчиняющимися общепринятым правилам. То есть при приобретении они должны быть оприходованы, а при расходе списаны из учета. Но объем оприходования и списания должен подтверждаться документами, т. е. быть обоснованным. Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение.