Как правильно внести изменения в личную карточку?

Раздел IV «Аттестация»

Данный раздел заполняется в случае проведения в учреждении аттестации работников. В частности, в нем указываются дата аттестации, решение аттестационной комиссии и реквизиты протокола заседания комиссии (дата и номер). Кроме того, в графе «Основание» делается ссылка на приказ о проведении аттестации или приказ о результатах аттестации.

Обратите внимание! В личной карточке государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС (МС)) разд. IV предназначен для внесения сведений о присвоении квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания. Записи в него вносятся также на основании документов, подтверждающих получение чина, ранга и звания, с обязательным ознакомлением служащего под подпись

Соответственно нумерация последующих разделов в карточке по форме Т-2ГС (МС) сдвигается.

Что включает личная карточка работника?

В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения.

Вот какие разделы может включать карточка:

общие сведения – коды места рождения сотрудника, его гражданства, образования и квалификации;
сведения о воинском учете;
прием на работу;
аттестат, свидетельства или удостоверения о повышении квалификации или переподготовке и т. д.;
награды – в соответствии с приказами о поощрениях сотрудника;
отпуск – все виды отпусков, которые были предоставлены сотруднику за время его работы в организации;
социальные льготы;
любые другие сведения о сотруднике, которые могут повлиять на условия и порядок его работы (например, об инвалидности).

Оформление личной карточки

На каждого нового сотрудника при приеме на работу кадровая служба оформляет его личную карточку. Основанием для этого служат приказ о приеме на работу и запись в трудовой книжке. Законодательство не содержит прямого указания на использование унифицированной формы карточки. Компания вправе самостоятельно разработать приемлемую форму данного документа (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1) либо использовать документ по форме Т-2 (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2005 № 1).

Подробнее об этом читайте в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

В карточке отражается основная информация о сотруднике – данные его паспорта, сведения об образовании, опыте работы и прочее. Основанием для заполнения служат подтверждающие документы, предоставленные работником. Список необходимых документов указан в ст. 65 ТК РФ.

Некоторые данные в карточке необходимо заверять личной подписью, поэтому имеет смысл оформлять ее на бумажном носителе. Не рекомендуется заменять старую карточку новой. Часть информации может быть утеряна, и при необходимости у кадровой службы не будет полной картины по сотруднику.

На данный момент нет нормативно-правового акта с четкими рекомендациями о порядке ведения личных карточек сотрудников. А некорректное заполнение данного документа или его отсутствие проверяющие органы могут расценить как нарушение трудового законодательства. В связи с этим у работников кадровых служб при заполнении личной карточки возникают различные вопросы. Один из самых распространенных – как внести изменение в личную карточку?

Как правильно внести изменения в личную карточку?

Кадровые документы и образцы Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > Налог-налог 11 марта 2016 Как внести изменения в личную карточку – довольно распространенный вопрос, возникающий у работников кадровой службы. Наша статья поможет на него ответить.

Законодательство не содержит прямого указания на использование унифицированной формы карточки.

Компания вправе самостоятельно разработать приемлемую форму данного документа (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1) либо использовать документ по форме Т-2 (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2005 № 1). Подробнее об этом читайте в материале .

65 ТК РФ. Некоторые данные в карточке необходимо заверять личной подписью, поэтому имеет смысл оформлять ее на бумажном носителе.

Не рекомендуется заменять старую карточку новой. Часть информации может быть утеряна, и при необходимости у кадровой службы не будет полной картины по сотруднику.

На данный момент нет нормативно-правового акта с четкими рекомендациями о порядке ведения личных карточек сотрудников.

А некорректное заполнение данного документа или его отсутствие проверяющие органы могут расценить как нарушение трудового законодательства. В связи с этим у работников кадровых служб при заполнении личной карточки возникают различные вопросы. Один из самых распространенных – как внести изменение в личную карточку?

Необходимость изменить сведения о сотруднике возникает довольно часто.

Как правило, это происходит, если сотрудник:

сменил фамилию;
изменил место жительства;
получил новый паспорт;
вступил в брак;
получил новое образование, степень, квалификацию;
прервал свой отпуск;
перевелся на другую работу или должность;
восстановился после увольнения и др.

При внесении изменений важно определить – нужно изменить существующие данные или дополнить уже существующие. Если речь идет об изменении имеющихся данных о сотруднике, например фамилии или адреса проживания, то устаревшие данные зачеркивают единой чертой

Новые данные пишут над старыми или справа от них. Некоторые кадровики предпочитают указывать реквизиты документов, на основании которых производится новая запись

Если речь идет об изменении имеющихся данных о сотруднике, например фамилии или адреса проживания, то устаревшие данные зачеркивают единой чертой. Новые данные пишут над старыми или справа от них. Некоторые кадровики предпочитают указывать реквизиты документов, на основании которых производится новая запись.

Однако отметим, что законодательством это прямо не предусмотрено.

Внесение новых данных должно быть заверено подписью работника кадровой службы с указанием даты.

Таким же образом исправляются неверно указанные данные или допущенные в них ошибки. Иногда требуется дополнить существующие данные новыми. Например, когда сотрудник получил новое образование или квалификацию.

В этом случае делается дополнительная запись. Если места недостаточно, оформляется вкладной лист, куда и заносится дополнительная информация. Трудовое законодательство не содержит прямого указания работодателю вести личные карточки сотрудников.

В то же время некоторые нормативно-правовые акты подразумевают наличие этого документа в кадровом учете предприятия. В интересах работодателя организовать кадровый учет таким образом, чтобы в случае проверки у контролирующих органов не возникло претензий по данному вопросу.

Ведение кадрового учета зачастую вызывает много вопросов.

Полезную и актуальную информацию по данной теме можно узнать из наших статей:

;
;
;
.

Советуем прочитать Последнее с форума

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе

Если сотрудник увольняется

В этом случае возникает необходимость внести записи в раздел XI

Здесь важно записать причину увольнения, причем формулировки должны точно цитировать статьи Трудового кодекса. Приводится дата увольнения – т.е

последний рабочий день сотрудника вне зависимости от того, выпал он на будний, праздничный или выходной день. Работник обязательно ставит подпись и расшифровку, а если сделать это невозможно (например, в случае смерти), то подпись ставит ответственное должностное лицо или близкий родственник с указанием степени родства или же представитель работника, действующий по доверенности (фиксируется ее номер и дата составления).

Оформление кадровых документов

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Трудовая книжка

В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.

На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовой договор

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.

Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

Личная карточка работника

При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.

Когда сотрудник вправе сделать смену фамилию?

Сразу скажем, что не нужно перезаключать с работником трудовой или иной договор (к примеру, договор о полной материальной ответственности) или вносить в него изменения путем оформления дополнительных соглашений.

Когда работник сообщает вам об изменении имени:

попросите у него оригиналы свидетельства о перемене имениутв. Приказом Минюста от 25.06.2014 № 142 или свидетельства о браке и нового паспорта;
снимите с них копии и оставьте их у себя;
оригиналы верните сотруднику.

https://youtube.com/watch?v=GNzhLBTQvi0

На основании этих документов в договорах достаточно изменить только сведения о работнике таким образом.

Трудовой договор № 14

16 декабря 2013 г. г. Липецк

Cвидетельство о браке № 1138 от 20.08.2016, старший бухгалтер Селиванова

Общество с ограниченной ответственностью «Вулкан», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Генерального директора Прошкина Петра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и НовиковаЕремина Виктория Евгеньевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:

А вот в бухгалтерской программе имя работника поменяйте после того, как он принесет вам переоформленную на его новое имя банковскую карту. Ведь до этого момента выплаты ему нужно делать на действующую карту со старым именем.

Меняют фамилию обычно женщины при заключении официального брака: издавна принято, что супруга переходит на фамилию мужа.

Но нередки случаи, когда мужчина при вступлении в брак решается взять фамилию супруги (если у жены она более благозвучная или более благородная), такие перемены в личных данных не противоречат законодательству. Смена фамилии возможна и по таким причинам:

собственная фамилия некрасиво звучит или обозначает предмет, растение или иное;
человеку надоело, что в детские и юношеские годы его постоянно дразнили и придумывали прозвища;
тянется шлейф уголовного прошлого, и есть желание избавиться от него;
вражда с родителями дошла до критической точки, и сын или дочь хотят напрочь отрубить свою родословную;
изменение пола;
отец или брат печально «прославили» свой род, получив известность в качестве маньяка, и пр.

Число смен никак не ограничено. Какой идеей не руководствовался бы сотрудник, этот его поступок влечет корректировку кадровых бумаг (ст. 3 ФЗ от 27.07.2006 г. № 152 «О персональных…).

Смена фамилии.

Заявление адресуется руководителю предприятия, далее указывается, чье это обращение. Нужно понимать, что пока что на работе числится человек с прежними данными, именно от него и следует обращаться в администрацию.

Предлагаем ознакомиться Правила заключения договора дарения между супругами

Текст обращения не имеет специально разработанной формы, это простое по форме и сути заявление: Прошу в учетных документах изменить мою фамилию такую-то на такую-то в связи со вступлением в брак.

Сразу же имеет смысл заполнить бланк заявления АДВ-2 (это просьба к Пенсионному фонду откорректировать номер страхового свидетельства и персональных счетов, а также базы клиентов с учетом новых обстоятельств).

Важно! Сами индивидуальные номера останутся теми же, ведь вся предыстория касается одного и того же человека. Если не откорректировать вводные данные, а именно фамилию, то не получится перечислять пенсионные взносы, ведь работникам ПФ РФ неизвестно, что гражданин решил поменять свою семейную фамилию, и деньги не попадут на счет с прежними реквизитами клиента, они или зависнут, или будут возвращены обратно

Если не откорректировать вводные данные, а именно фамилию, то не получится перечислять пенсионные взносы, ведь работникам ПФ РФ неизвестно, что гражданин решил поменять свою семейную фамилию, и деньги не попадут на счет с прежними реквизитами клиента, они или зависнут, или будут возвращены обратно.

По этой причине на основании заявления АДВ-2 и приложений будет выдано новое страховое свидетельство и внесены корректировки в реестры, учетные документы.

Изменение фамилии в трудовой книжке.

Информируем банк

Бюджетное учреждение вправе сверх установленного государственного (муниципального) задания, а также в случаях, определенных федеральными законами, в пределах установленного государственного (муниципального) задания выполнять работы, оказывать услуги, относящиеся к его основным видам деятельности, предусмотренным его учредительным документом для граждан и юридических лиц за плату и на одинаковых при оказании одних и тех же услуг условиях (п. 4 ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»).

Также в соответствии с Федеральным законом от 08.05.2010 N 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» бюджетное учреждение нового типа вправе привлекать кредиты и заключать договоры финансового лизинга, которые дают руководителям бюджетных учреждений возможность приобретения транспортных средств или оборудования для оказания платных услуг, развития материальной базы для научных исследований и т.п.

— банковскую карточку с указанием новой фамилии руководителя. Новую подпись нужно заверить либо у нотариуса, либо непосредственно в банке у уполномоченного сотрудника (п. 7.12 и 7.13 названной инструкции);

— документ, удостоверяющий личность руководителя, с новой фамилией.

Сроки уведомления банка о смене персональных данных работников и руководителей, имеющих право первой подписи, законодательством не установлены. Обычно этот срок указывается в договоре банковского счета.

Изменение фамилии в карточке т 2 образец

Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть. Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки.

Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет. Совет: в личной карточке не рекомендуется замазывать и заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего заполнения.

Материал из КСС «Система Кадры»Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ruДата копирования: 13.04.2016 2.Ответ: Нужно ли в личную карточку вносить сведения о повышении оклада Н.З. Ковязина Однозначного ответа на этот вопрос в законодательстве не содержится. С приказом ознакомлены: Начальник отдела кадров Песнина Песнина О.В. 13.12.2005 (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) (дата) Юрист Петров Петров П.П. 14.12.2005 (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) (дата) У работника изменилась фамилия в связи с вступлением в брак. Как правильно отразить это в личной карточке? Аналогичный вопрос по поводу изменения других сведений о работнике.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений. Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой и справа можно указать новую фамилию.

Ранее мы писали, что для этого в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую желательно писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать на основании какого документа внесены изменения. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Исходя из данного положения допустимым является зачеркнуть старый оклад, выше написать новый оклад, а на свободном месте карточки произвести удостоверительную запись « оклад 10 000 рублей изменен на 11 000 рублей на основании приказа № от .

Инспектор ОК /Иванова «01.02.2014». Но в период осуществления трудовой деятельности оклад работника может изменяться неоднократно, а форма карточки просто не предназначена для многократного внесения записей об исправлении оклада. Таким образом, Вы сами вправе выбрать тот вариант, который считаете наиболее оптимальным в Вашей ситуации.

Однако, при этом оперативную информацию о динамике изменений оклада работника вы получить не сможете, нужно поднимать все доп. соглашения (если только у вас нет программного продукта, позволяющего сделать данную выборку) Вариант 2: Некоторые кадровики придерживаются следующей позиции: В основном в личную карточку сотрудника оклад вносится при приеме на работу и при переводе на другую должность (ст.72 ТК РФ), так при этом изменяется величина оклада. Просто повышение размера оклада не является переводом, но так как личная карточка формы Т-2 содержит графу «Тарифная ставка (оклад), надбавка», то изменение величины зарплаты можно внести в раздел III «Прием на работу и переводы» на другую работу.

В этом случае мы в карточку вносим сведения не предусмотренные самой карточкой (поскольку, как сказано ранее, перевода, как такового нет.

Ситуация вторая: замена паспорта

Сначала нужно получить у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

Демина Р.К.

05 июля 2022 года

На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации.

Общество с ограниченной ответственностью «Первый»

ПРИКАЗ

№ 1256/к-п

11 июля 2021 г.

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

Приказываю:

1. В срок до 15 июля 2022 г.:

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных.

1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных.

1.3. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

1.4. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 11 января 2021 года №14-дVIP).

1.5. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.

1.6. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.

Генеральный директор Е.Д. Мурашов

Наконец, на основании этого приказа надо подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору. Оно может выглядеть следующим образом:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

к трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд

Город Краснодар

15 июля 2022 года

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,

заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор):

1. В связи с изменением персональных данных Работника, п. 12. Договора изложить в следующей редакции:

«Работник — Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 28 июня 2022 года УВМ ГУ МВД России по Краснодарскому краю. Проживает по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15.

Работодатель — ООО «Первый», ИНН 2301003127 КПП 230101001, Юридический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Фактический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Телефон: 8(861)370-1-370. Банк: «Адмиралтейский», р/счет: 40702810710010035995, к/счет: 30101810100000000995, БИК 046551995»

2. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

Обратите внимание, что в этом примере, в отличие от предыдущего, использован другой вариант дополнительного соглашения. Принципиальная разница между ними связана со способом оформления первоначального договора в части информации о работнике

На практике сложились два варианта отражения в трудовых договорах сведений о работнике (номера паспорта, места жительства и т п.). Первый вариант — данные о работнике указываются в «шапке» договора, то есть в начале договора. Второй вариант — данные о работнике вносятся в последний пункт договора, где проставляются подписи сторон. Вариант, приведенный в этой главе статьи, как раз применим в случае, когда данные работника были указаны в конце договора. А тот вариант, который мы рекомендовали в главе, посвященной смене фамилии, рассчитан на ситуации, когда данные работника содержатся в «шапке» договора.

Важно

Если замена паспорта не связана с изменением данных, которые содержатся в лицевом счете работника (ФИО, дата и место рождения, пол, адрес, указанные на основании старого паспорта), то никаких заявлений в Пенсионный фонд подавать не надо. Равно как и не требуется специально сообщать налоговикам новые паспортные данные сотрудника.

Назначение и виды

Законодательство утвердило единую форму т2, которую ведут все организации, вне зависимости от формы собственности и численности персонала. В документе содержатся все основные сведения о гражданине:

ФИО;
информация об образовании;
информация о профессиональном опыте (стаж, квалификация в соответствии с полученным образованием);
личные сведения (адрес, состав семьи);
данные по текущему месту работы (отпуск, награды, переподготовка и т.п.);
данные паспорта, диплома, военного билета и некоторых других документов.

Наряду с единым шаблоном есть и несколько других вариантов, которые рассмотрены далее.

Форма т2

Это основной вид документа, который применяется в подавляющем большинстве случаев. Бланк выглядит следующим образом.

Форма т-4

Предусмотрен специально для работников, которые относятся к научно-педагогическому составу:

ученые со степенями кандидата или доктора, а также со званиями доцента, профессора или академика;
преподаватели вузов (в том числе старшие преподаватели и ассистенты).

Отличие в форме связно с наличием специальных граф (ученая степень, звание, дата присвоения и соответствующие документы).

Форма т2 ГС

Заполняется в случае, если работник – госслужащий. Отличие от обычного бланка состоит только в одном. Появляется раздел IV, в котором содержатся сведения о присвоении классного чина или других передвижений по служебной лестнице. Все остальные разделы заполняются точно так же, но их нумерация смещается на 1 пункт (начиная с раздела «Аттестация», который следует под номером V).

Смена фамилии работника: как внести изменения

Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 4 Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах? Н.А.Поликутина, г. Кимры Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления — не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства. Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения: — в трудовую книжку; — в книгу учета движения трудовых книжек; — в личную карточку работника (форма N Т-2); — в лицевой счет (форма N Т-54); — в трудовой договор.

Именно работник своим заявлением инициирует весь процесс внесения изменений в кадровые бумаги. К заявлению работника в неотъемлемом порядке обязаны быть приложены ксерокопии подтвердительных документов. Ведь без них не получится доказать факт изменения фамилии.

В обычном случае, этими документами выступают и свидетельство о браке и паспорт. После этого как заявление написано, необходимо издавать указ. В согласовании с ним кадровые сотрудники изменяют документы, в том числе, записывают исправления в личную карточку работника.

Отдел кадров на каждого сотрудника компании в первый день его работы заводят личную карточку. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу сотрудником кадрового отдела заполняется личная карточка сотрудника (форма N Т/2).

Что это за форма и когда она нужна

Бланк формы Т-2 утвержден . Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника. Дело в том, что в карточку записываются сведения:

о дате и месте рождения;
гражданстве;
образовании, в том числе дополнительном, и профессиональной подготовке;
знании иностранных языков;
стаже работы;
составе семьи;
адресе регистрации и проживания;
отношении к военной службе;
результатах аттестаций;
награждениях;
отпусках;
льготах;
иные сведения.

Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о дополнительном образовании или степень знания иностранного языка в личной карточке дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже рассматриваются как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Отсюда вывод: личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.

prednalog.ru

Прочерки в пустых графах не ставятся.

Первичное заполнение личной карточки может проводиться либо вручную, либо в электронном виде. Последующие записи вносятся уже вручную, поскольку работник должен быть ознакомлен с ними под расписку, а перепечатка формы Т-2 по-новому запрещена. В шапке личной карточки вы указываете ОКПО организации на основании данных статистики.

Наименование организации пишется без сокращений. Месторасположение компании пишется через запятую после наименования. Дата составления личной карточки отражается в таком виде: ДД.ММ.ГГГГ (23.04.2013, например).

Личная карточка учета заводится на работе сразу после оформления приказа о приеме на работу. Одновременно нужно сделать запись в трудовую книжку сотрудника о приеме на работу. Табельный номер – это номер работника, который присваивается ему на данном предприятии для внутреннего учета.

При заполнении личной карточки табельный номер ему уже присвоен (из приказа руководителя). ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).

Итоги

Трудовое законодательство не содержит прямого указания работодателю вести личные карточки сотрудников. В то же время некоторые нормативно-правовые акты подразумевают наличие этого документа в кадровом учете предприятия. В интересах работодателя организовать кадровый учет таким образом, чтобы в случае проверки у контролирующих органов не возникло претензий по данному вопросу.

Ведение кадрового учета зачастую вызывает много вопросов. Полезную и актуальную информацию по данной теме можно узнать из наших статей:

«Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговые инструкции 2015»;
«Кадровые документы, которые должны быть в организации»;
«Порядок ведения кадрового учета на предприятии»;
«Как провести кадровый аудит».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.