Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет
Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.
Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.
И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.
Как вернуть денежные средства за неоказанные услуги
Для начала
Нужно осмысленно выбрать то правовое основание, по которому вы будете требовать возврата денег за неоказанную услугу.
Про самые часто встречающиеся 2 основания мы рассказали выше.
Если вы не уверены на 100%
какое основание выбрать – лучше посоветуйтесь с нами.
После того, как вы определились
с тем, по какому законному основанию вы будете возвращать денежные средства, вам нужно, в зависимости от такого основания, составить претензию (требование) к исполнителю или отказ от договора оказания услуг с требованием о возврате денег.
Скачайте нужный вам образец претензии ниже
После составления претензии (отказа), его нужно вручить (отправить) исполнителю.
Здесь действуют стандартные правила:
Как правильно написать и вручить (отправить) претензию читайте здесь.
С момента вручения
Вашей претензии (отказа) или получения исполнителем почтового отправления отсчитайте 10 календарных дней.
Если в этот срок
вам не вернули денежные средства – переходите к следующему этапу
Обратите внимание,
что если ваше почтовое отправление не было получено адресатом по одной из следующих причин:
- возврат письма за истечением срока хранения
- адресат отказался получать письмо
- адресат не находится по адресу
- любая иная причина
то в этом случае не нужно пытаться во что бы то ни стало вручить письмо исполнителю, разыскивать его, обращаться в полицию или прокуратуру и совершать прочие бесполезные действия.
Частое заблуждение,
что для обращения в суд нужно обязательно получить письменный отказ будущего ответчика. Это не так.
Поскольку вы уже
устно обращались к исполнителю с претензией (требованием) и оставили (или вручили под роспись) один экземпляр вашей претензии (отказа от договора), то исполнитель знает о том, что вы от него хотите.
Если бы он был намерен это сделать – он уже удовлетворил бы ваше требование.
А для обращения в суд с заявлением главное – это отправить письмо ответчику, а не то, что он его получил.
Следующий этап – это обращение с заявлением в суд.
По закону в России защита прав потребителей осуществляется судом. Поэтому, если исполнитель в добровольном порядке не удовлетворил ваше требование, то нужно без промедления обращаться за такой судебной защитой.
Не бойтесь обращения в суд:
- Других вариантов все равно нет. Нет такой службы или госоргана, которая может заставить организацию или предпринимателя вернуть вам деньги. Только суд.
- Вместе с подачей иска в суд можно просить наложить арест на имущество и деньги на счетах ответчика – так вы гарантируете себе получение денег в дальнейшем.
- Обращение в суд вовсе не означает, что предстоит длительная судебная тяжба. Часто сразу после подачи иска ответчик понимает, что ему выгоднее с вами договориться и мы заключаем мировое соглашение.
Мы не рекомендуем
самостоятельно составлять исковое заявление и заниматься судебной защитой. Обратитесь для этого к юристу общества защиты прав потребителей.
Учет подотчетных сумм в 1С: основные операции
Основанием для выдачи сотруднику суммы под отчет может быть приказ о командировке либо необходимость осуществить хозяйственные траты, в соответствие с распоряжением руководителя.
Если рассматривать процедуру пошагово, то:
- на первом этапе бухгалтер выдает сотруднику средства под отчет (наличными или через кассу);
- после совершения хозяйственного действия (например, покупки хозинвентаря, расчетов с поставщиком, окончания командировки) сотрудник подает в бухгалтерию авансовых отчет (предельный срок – 3-й день, следующий за днем совершения хозоперации);
- бухгалтер отражает расходы в учете;
- если сумма аванса превысила сумму фактических расходов, то сотрудник возвращает остаток суммы в кассу, если наоборот – бухгалтер выплачивает сотруднику сумму перерасхода.
Общий порядок учета подотчетных сумм – в инфографике ниже:
Выдача аванса наличными
На основании заявления сотрудника и распоряжения руководителя бухгалтер отражает операции по выдаче средств под отчет сотруднику – наличными или через кассу.
Для начала рассмотрим выдачу наличных средств под отчет. Для этой операции используется меню «Касса», в котором формируется документ «Расходный кассовый ордер».
Выбрав позицию «Расходный кассовый ордер», бухгалтер нажимает «+» (Добавить), после чего на экране появляется выпадающий список, позволяющий выбрать необходимую операцию (Выдача подотчетному лицу).
После выбора операции бухгалтер указывает ФИО сотрудника, которому будут выданы подотчетные средства, а также сумма выдачи. При этом подотчетную сумму необходимо внести вручную, а ФИО сотрудника – выбрать из справочника «Физлица». Прочие реквизиты расходного кассового ордера заполняются автоматически.
Сформировав документ, бухгалтер нажимает кнопку «Провести» и формирует проводку Дт 71.01 Кт 50.01. На основании проводки сумма денежных средств, учтенная в кассе, автоматически уменьшается на сумму подотчетных средств, которая подлежит выдаче.
Перечисление подотчетной суммы на карту сотрудника
Если организация перечисляет подотчетную сумму на банковскую карту сотруднику, то для отражения операции в 1С бухгалтер использует меню «Банк», журнал «Банковские выписки», в котором формирует документ «Списание с расчетного счета».
Добавив документ «Списание с расчетного счета», бухгалтер выбирает тип операции «Перечисление подотчетному лицу». Во вновь открывшемся окне необходимо заполнить следующие реквизиты:
- сумма денежных средств, подлежащая перечислению сотруднику (поле «Сумма»);
- ФИО подотчетного лица из справочника «Физические лица» (поле «Подотчетное лицо»);
- ФИО сотрудника из справочника контрагенты (поле «Получатель»);
- реквизиты банковского счета сотрудника из карточки «Счета и договоры» (поле «Счет получателя»);
- назначение платежа вручную (Выплата аванса на командировочные расходы/хознужды на основании приказа №__ от «_» ___ __г).
После проведения документа в учете формируется проводка Дт 71.01 Кт 51, остаток средств на расчетном счете уменьшается на размер выданной подотчетной суммы.
Задолженность по подотчетным суммам
Проверка сумм, выданных сотрудникам под отчет, осуществляется путем формирования оборотно-сальдовой ведомости. Форма позволяет контролировать суммы, отраженные по счету 71 в разрезе подотчетных лиц (по ФИО сотрудников).
Выдача денежных средств подотчетным лицам может производиться наличным или безналичным способом.
Порядок отражения поступления
Документ «Поступление денежных документов» предназначен для принятия к учету. Вводится он в одноименном журнале через нажатие кнопки «Создать».
Рис.2 Поступление денежных документов
Рис.3 Журнал
В документе предусмотрены следующие виды операций-поступлений:
- От поставщика;
- От подотчетного лица;
- Прочее.
Рис.4 Виды операций-поступлений
Зачастую билеты приобретаются организацией непосредственно у перевозчика или у агентства-посредника, с оформлением оплаты путем перечисления безналичных денежных средств, а не самим работником, из тех денег, что он получил на командировочные в подотчет.
Рассмотрим пример оформления операций с денежными документами – покупка и передача перевозочных билетов работнику, направляемому в командировку.
Для отражения приобретения авиабилетов от ПАО «Авиа заполним необходимую информацию в созданном документе поступления – укажем контрагента, договор, данные о входящем документе и выберем счет расчетов 76.09 – «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (можно использовать счет 60.01 – «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»). Счет учета 50.03 устанавливается автоматически.
Рис.5 Пример оформления операций с денежными документами
На следующей вкладке для заполнения таблицы нажимаем кнопку «Добавить» и вносим в справочник «Номенклатура денежных документов» данные документа (кнопка «Создать»). В нашем примере – авиабилеты Ставрополь-Москва (лайт-эконом) и Москва-Ставрополь (лайт-эконом).
Рис.6 Номенклатура денежных документов
Рис.7 Поступление денежных документов (создание)
Программой предусмотрена печатная форма документа – кнопка «Приходный ордер».
Рис.8 Приходный ордер
При сохранении и проведении документ отображается в журнале. В журнале кроме печатной формы можно подготовить и распечатать реестр документов. Нажав кнопку «Показать проводки и другие движения» мы видим отчет о движении документа поступления.
Рис.9 Реестр документов
Рис.10 Реестр документов
Рис.11 Проводки и другие движения
Организация учета денежных документов
Денежные документы — это документы, удостоверяющие факт оплаты и право на последующее получение работ или услуг. Как правило, такие документы оформляются на бланках строгой отчетности (БСО).
|
1С:ИТС Подробнее о бланках строгой отчетности старого и нового образца (с учетом действующей редакции Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ) см. в справочнике «Онлайн-кассы» раздела «Юридическая поддержка». |
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, далее — План счетов) денежные документы, находящиеся в кассе организации (оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, талоны по утилизации твердых бытовых отходов (ТБО), почтовые марки и др.) учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на приобретение. Для учета денежных документов, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в «1С:Бухгалтерии 8» предназначен отдельный субсчет 50.23 «Денежные документы (в валюте)».
На счетах 50.03 и 50.23 в программе ведется учет как в суммовом, так и в количественном выражении. Аналитический учет организован в разрезе денежных документов (для этого используется справочник Номенклатура денежных документов). Для каждого денежного документа указывается его вид:
- Билеты;
- Путевки;
- Почтовые марки;
- Талоны на ГСМ;
- Прочее.
При вводе сведений в карточке денежного документа можно указать его стоимость, тогда она будет автоматически проставляться при регистрации поступления или выдачи соответствующего документа.
Чтобы операции с денежными документами были доступны пользователю, необходимо включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное — Функциональность). На закладке Банк и касса следует установить флаг Денежные документы (рис. 1).
Рис. 1. Настройка функциональности
После установки флага в разделе Банк и Касса программы становятся доступны документы Поступление денежных документов и Выдача денежных документов, а также журнал Денежные документы. Из журнала можно сформировать Отчет по движению денежных документов, который предназначен для контроля поступивших и выданных денежных документов. Для контроля сохранности и анализа движения денежных документов также можно воспользоваться стандартными бухгалтерскими отчетами.
Документ Поступление денежных документов предназначен для отражения факта поступления в кассу организации денежного документа. В шапке документа нужно указать счет учета денежных документов (50.03 или 50.23). Если выбирается счет 50.23, то необходимо указать валюту учета денежных документов. В зависимости от способа поступления денежного документа выбирается вид операции:
- Поступление от поставщика;
- Поступление от подотчетного лица;
- Прочее поступление.
Если регистрируется Поступление от поставщика, то в поле Счет расчетов требуется указать счет учета расчетов с контрагентом.
При этом в документе Поступление денежных документов не предусмотрено одновременное указание и счета учета расчетов с контрагентом, и счета учета расчетов по авансам. Поэтому в качестве счета расчетов удобно использовать счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Этот же счет следует указывать и при отражении оплаты поставщику, тогда затруднений с зачетом авансов не возникнет.
Для каждой номенклатуры поступивших денежных документов указывается их количество и сумма (с учетом налогов). НДС в сумме документа не выделяется, так как факт поступления денежного документа не является фактом принятия к учету товаров или услуг, право на получение которых предоставляет документ. Товары (работы, услуги) могут быть приняты к учету позднее (например, при регистрации авансового отчета сотрудника о командировке или о приобретении ГСМ по талону), тогда, по общему правилу, НДС и учитывается.
Документом Выдача денежных документов отражаются следующие виды хозяйственных операций:
- Выдача подотчетному лицу;
- Возврат поставщику. При возврате необходимо указать сумму возврата, а также счет доходов или расходов, поскольку сумма возврата может отличаться от стоимости денежного документа;
- Прочая выдача.
Открытие и закрытие кассовой смены
В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом работы нужно выполнить открытие смены, а по завершении – закрытие смены. Открытие и закрытие смен производим в разделе «Банк и касса – Управление фискальным устройством». Список кассовых смен располагается в разделе «Банк и касса – Кассовые смены».
В момент открытия кассовой смены фиксируется «Организация», «Касса ККМ», к которой подключено устройство, дата и время начала смены, статус «Открыта». После закрытия смены статус изменится на «Закрыто».
Закрытие смены можно выполнить из:
- формы управления фискальным регистратором (раздел «Банк и касса» – «Управление фискальным устройством»);
- формы кассовой смены;
- формы списка чеков (раздел «Продажи» / «Розничные продажи (чеки)»).
Командировка в 1С
Вопрос:
Какими документами нужно внести данные по командировкам сотрудников и рассчитать суммы среднего заработка в программе 1С зарплата (восьмая версия)?Ответ:
Ввод сведений о командировках в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (ред.2.5) осуществляется на двух основных уровнях: кадрового учета и расчета зарплаты.
Итак, в подсистеме кадрового учета вводится документ через меню Кадровый учет → Учет невыходов → Командировки организации, где указываются организация (независимо от того, в разрезе одной или нескольких ведется учета в программе), страна и город назначения, компания, в которую отправляется сотрудник или группа сотрудников, основание командировки, сотрудник/сотрудники, время нахождения, цель командировки и источник финансирования.
Как оформить командировку в 1С Бухгалтерия
На основании данного документа в подсистеме кадрового учета возможен ввод документа “Возврат на работу организаций”.
Документ, который окажет непосредственное влияние на расчет суммы командировочных называется “Оплата по среднему заработку” и может вводиться через меню Расчет зарплаты по организациям → Неявки. Предназначен документ для начисления сохраняемого за сотрудником среднего заработка, за исключением оплаты компенсации дней отпуска при увольнении или вынужденных простоев.
На основании данных о командировках, введенных документом кадрового учета “Командировки организаций” можно при помощи обработки «Анализ неявок» автоматически ввести необходимое количество документов «Оплата по среднему заработку»: окрыть данную обработку из документа “Командировки организаций” по кнопке Открыть начисления и в открывшейся обработке выполнить команду Создать документы.
268 ТК) и работников в период действия ученического договора — в данном случае предусмотрено исключение: если данная командировка связана с ученичеством ( ч.3 ст. 208 ТК РФ).
Остались вопросы и нужна помощь специалиста 1С? Оставьте заявку! Оплата только за результат!
2021-09-0303.09.2021 17:14
Изначально для того, чтобы отправить сотрудника в командировку директор подписывает соответствующий приказ.
Сотрудник ставится о командировке в известность, и если он согласен, то этот приказ передается в бухгалтерию (возможен и другой порядок).
В бухгалтерии на основании приказа директора выписывается командировочное удостоверение. В типовой конфигурации 1С 8.3 данный документ не оформляется.
В программе 1С оформление командировки начинается с выдачи денег в подотчет. Чаще всего деньги выдаются сотруднику из кассы. Поэтому вам нужно будет оформить «Расходный кассовый ордер». Хотя сейчас все больше фирм перечисляют средства прямо на личную карточку сотрудника с расчетного счета. В этом случае у вас будет создаваться документ «Списание с расчетного счета».
Сумму вам нужно рассчитать приблизительно, в нее должны входить проезд, проживание, суточные и прочие расходы работника.
Чтобы получить денежные средства в подотчет сотрудник должен написать заявление, в котором должны содержаться сумма и цель расходов (командировочные расходы).
Мы оформляем выдачу аванса с помощью «Расходного кассового ордера». Для этого заходите в меню «Банк и касса» — «Касса» — «Кассовые документы». В окне со списком кассовых документов нажмите на кнопку «Выдача». В результате откроется окно создания нового документа.
Устанавливаете вид операции – «Подотчетному лицу» и заполняете все необходимые реквизиты: название организации, получатель, сумма. Желательно в расшифровке реквизитов печатной формы указать номер заявления, написанного сотрудником. Я обычно в комментарии помечаю, что это выдан аванс на командировку. После этих действий можно провести документ.
Командировочные в 1С 8.3 ЗУП
Он сформирует проводку Дт 71.01 Кт 50.01. Таким образом, на вашем сотруднике будет висеть задолженность, за которую он должен будет отчитаться.
Отчет производится по возвращении из командировки. Для этого в программе 1С 8.3 существует документ «Авансовый отчет». Он создается в том же разделе, где и кассовые документы. Нажмете на кнопку «Создать» и перед вами откроется созданный документ.
Выбираете ваше подотчетное лицо. На вкладке «Авансы» нажимаете на кнопку «Добавить», и в колонке «Документ аванса» выбираете расходный ордер, выписанный вами ранее.
Далее переходите на закладку «Прочее» и заполняете там строки, куда пошли расходы сотрудника. Если денежные средства сотрудник потратил на приобретение товаров, то вам нужно будет их отразить на вкладке «Товары». Поскольку расходы уже оплачены, они сразу же попадут в «Книгу доходов и расходов».
Натали, бухгалтер
Ответить
