Автоматизация процессов

Зона кассы

Калькулятор давно ушёл в прошлое, и сегодня к нему относятся примерно как в своё время к счетам. Современные технологии, предназначенные для автоматизации розничной торговли, позволили максимально упростить и ускорить процесс взаиморасчётов между кассиром и покупателем. 

Прежде всего, конечно, речь идет об автоматизированном рабочем месте кассира. Обычно оно включает в себя следующие устройства:

POS-терминал — иногда его называют POS-системой, но суть от этого не меняется. Под терминалом подразумевается ПК, оснащенный специализированным программным обеспечением. Например, это ПО может за сотрудника выполнять такие сложные, но важные в процессе реализации товаров процессы, как вычисление величины скидки на те или иные товары, возврат, приём денег за покупки и т

д.;

Сканеры — они используются для того, чтобы переместить товары, приобретаемые клиентом, в программу и далее в чек;

Экраны (дисплеи) для покупателей — на них обычно отображается самое важное — сумма покупки и её динамика в соответствии с пробиваемыми товарами, а также (иногда) название и количество товарных единиц. Использование дисплея покупателя позволяет повысить доверие со стороны потребителей и уровень контроля;

Контрольно-кассовая техника (кассовые аппараты, фискальные регистрации)

Основной отличительной особенностью от обычных касс является взаимодействие с учётной программой и собственное ПО, которое управляет такими процессами, как печать чеков, подсчёт суммы покупки, возвраты и др.

Выше мы предоставили вашему вниманию основной перечень бизнес-процессов, которые сегодня чаще всего подлежат автоматизации. Прежде всего, это процедуры, связанные с финансовым менеджментом, управлением продажами, сотрудниками, складом, клиентами. 

Если у вас до сих пор что-то из этого не автоматизировано, тогда это повод задуматься, ведь в сегодняшней рыночной конъюнктуре все продавцы стремятся максимально увеличить обороты в своих магазинах и сократить при этом издержки.

Если у вас возникли вопросы по подбору автоматизированной системы для торговли, оборудования и программного обеспечения, тогда обратитесь к нашим специалистам.

Принципы автоматизации процессов

Несмотря на то, что автоматизация процессов может выполняться на различных уровнях, принципы автоматизации для всех уровней и всех видов процессов
будут оставаться едиными. Это общие принципы, которые задают условия эффективного выполнения процессов в автоматическом режиме и устанавливают правила
автоматического управления процессами.

Основными принципами автоматизации процессов являются:

• принцип согласованности. Все действия в автоматизируемом процессе должны быть согласованы между собой и со входами и выходами процесса. В случае
  рассогласования действий может произойти нарушение выполнения процесса.
• принцип интеграции. Автоматизируемый процесс должен иметь возможность интегрироваться в общую среду организации. На различных уровнях автоматизации
  интеграция выполняется по-разному, но суть принципа остается неизменной. Автоматизация процессов должна обеспечивать взаимодействие автоматизируемого
  процесса с внешней средой (по отношению к этому процессу).
• принцип независимости исполнения. Автоматизируемый процесс должен выполняться самостоятельно, без участия человека, либо с минимальным контролем
  со стороны человека. Человек не должен вмешиваться в процесс, если процесс выполняется в соответствии с установленными требованиями.

Перечисленные общие принципы детализируются в зависимости от рассматриваемого уровня автоматизации и конкретных процессов. Например, автоматизация
производственных процессов включает в себя такие принципы как принцип специализации, принцип пропорциональности, принцип непрерывности и т.д.

Софт для автоматизации продаж

Автоматизация требуется и в кассовом обслуживании, и в учете движения товара на всех этапах, и в системе безопасности магазина. Для каждого случая необходимо свое программное обеспечение.

Подробнее

ПО для складского учета

Склад нужно автоматизировать в первую очередь. Если этого не сделать, в дальнейшем предприниматель столкнется с недостачами и неучтенными позициями в имеющемся ассортименте. Значительно усложнятся оприходование, инвентаризация и списание товара.

Программа для складского учета должна включать в себя:

• функцию импорта данных из электронных таблиц;
• приложение для кассы;
• инструменты анализа (определение среднего чека, маржинальности и прибыльности);
• функцию уведомления о наличии задолженности, о планируемой обязательной закупке и т. д.

Кассовое ПО

Программа для обслуживания кассы должна:

• легко ставиться на все распространенные модели онлайн-касс;
• иметь функцию регистрации продаж, приходных, расходных и возвратных операций;
• обладать простотой в использовании и понятностью;
• предоставлять возможность удаленного отслеживания всех кассовых процессов.

ПО для ведения базы клиентов

Многие собственники небольших точек розничной торговли убеждены, что вести учет клиентов вовсе необязательно. Но на самом деле использование специального программного обеспечения для клиентского учета способно существенно повысить продажи

При этом важно, чтобы программа отвечала некоторым требованиям:

• имела функционал по добавлению персональных и накопительных скидок;
• включала в себя инструмент анализа продаж по каждому покупателю.

Подробнее

ПО для аналитики

Анализироваться может множество параметров: месячная выручка, средняя прибыль, средний чек, количество продаж за отчетный период и т. д. Данная программа должна формировать следующие виды отчетности:

• отчеты по продавцам, отслеживающие их эффективность;
• финансовые отчеты, облегчающие среди прочего ведение бухгалтерии;
• отчеты по отслеживанию спроса.

А лучше всего, чтобы программное обеспечение совмещало в себе функции аналитики, ведения кассы и базы клиентов. Такой универсальный софт можно использовать в любой мелкой розничной торговле, включая продажу цветов, одежды, продуктов питания и прочего.

Почему система автоматизации продаж важна?

Теперь, когда вы лучше понимаете, что такое система автоматизации продаж, давайте поговорим о том, почему это такая важная часть любой функционирующей компании со стабильным потоком доходов.

Экономит время

В предыдущем разделе проиллюстрированы все способы, которыми среднестатистическая команда продаж неэффективно использует свое время. Это редко делается намеренно; задачи, которые они должны выполнить – это всего лишь повседневные мелочи бизнеса.

Сами представители могут даже не осознавать, как мало времени остается для продаж, пока они не увидят свои еженедельные или ежемесячные показатели продаж и не перестанут удивляться, почему они такие низкие.

За счет автоматизации большинства задач, которые снижают получение дохода, с помощью инструментов автоматизации отдела продаж торговый представитель может увеличить количество затрачиваемого времени на торговую деятельность от ничтожных 35,2% своего дня, до 40 или более процентов, возможно, даже 60%.

Увеличивает доход

Это дает основания предполагать, что отдел продаж, который тратит меньше времени на административные задачи и больше на продажи, принесет компании больший поток доходов.

Это, несомненно, одно из лучших преимуществ автоматизации продаж.

Согласно данным бренда систем для управления взаимоотношениями с клиентами Propeller, по оценкам, коэффициент выигрыша за 2018 год составляет около 47%.

То есть ваша команда сможет тратить примерно половину времени на продажи.

Когда окно для продажи у торгового представителя еще меньше, мы должны ожидать столь же узкого процента выигрышей.

Благодаря инструментам автоматизации продаж, средний процент успешных продаж вашей компании может оставаться стабильным на уровне 47%, или вы даже можете найти способы его увеличить.

Представляет возможности для кросс-продаж и апселлинга

Любой достойный продавец знает, что есть больше способов заработать деньги, чем первоначальная продажа. Продавцы также могут попробовать кросс-продажи.

Здесь торговый представитель смотрит на то, что покупатель только что купил, и рекомендует соответствующий продукт.

Классический пример: если покупатель покупает чизбургер, продавец должен предложить ему еще и картофель фри.

Апселлинг – еще один классический метод продаж. Торговый представитель рекомендует надстройки, обновления и аксессуары, которые сделают первоначальную покупку более полезной.

Например, если покупатель купил игровую приставку, продавец мог бы продать ему контроллеры, порты для зарядки или даже одну-две игры.

Классический пример – увеличение блюд в фаст-фуд закусочной. Теперь вместо бургера обычного размера это будут две котлеты.

Ваш картофель фри становился от обычного до большого или очень большого, и вы получали большой напиток в придачу.

Возможности для кросс-продаж и апселлинга существуют во многих сценариях продаж.

Однако, когда торговый агент увяз в административных задачах и других обязанностях, которые не приносят компании прибыли, он может упустить шанс для дополнительных продаж.

Освободив больше времени за счет системы автоматизации продаж, торговый агент теперь может определить, какие покупки клиентов лучше всего подходят для перекрестных продаж и/или апселлинга.

Это может только увеличить прибыль компании, если эти продажи будут успешными.

Поощряет подотчетность торгового представителя

Как мы спрашивали в предыдущем разделе, знаете ли вы, что делают ваши торговые агенты? Платформы автоматизации продаж поощряют чувство ответственности в отделе продаж.

Если представитель тратит время, делая что-то, что не помогает ему или остальной части отдела продаж, эти ошибки можно быстро выявить и исправить.

Кроме того, эта подотчетность позволяет вам видеть наиболее эффективных членов вашей команды продаж.

Эти представители могут вдохновить и, возможно, даже создать рабочую модель, которой могут следовать другие представители, чтобы лучше выполнять свою работу в следующем цикле продаж.

Лучшее управление лидами

Мы уже обсуждали, как системы автоматизации продаж могут уведомлять различных торговых представителей по мере продвижения потенциального клиента по воронке продаж.

Когда вы объедините это с автоматизированными коммуникациями (или, по крайней мере, с автоматизацией, когда электронные письма будут отправляться на их адрес электронной почты), можно более эффективно развивать и взаимодействовать с лидом на протяжении всей воронки продаж.

Этот видимый способ увидеть, как лиды движутся по конвейеру, также позволяет специалистам по продажам определять лучшее время, чтобы связаться с лидом и либо развивать эти отношения, либо продолжать их.

Автоматизация продаж

Автодозвон

Обзвон клиентов – часто рутинное занятие, отнимающее много времени и требующее работы нескольких операторов. При этом клиенты могут не брать трубку часами. Поэтому автоматизация бизнес-процесса здесь как нельзя кстати. Для того, чтобы решить эти проблемы и снизить затраты, созданы системы автодозвона. Обычно, автодозвон работает в трех режимах:

• прогрессивный (progressive) — максимальное количество каналов, подойдет для автоинформирования;
• предиктивный (predictive) — минимальное время ожидания оператором клиента — как только абонент отвечает на звонок, его сразу соединяют с оператором;
• превью (preview) — оператор инициирует дозвон и не снимает трубку, пока клиент не ответит. Оптимальное решение для колл-центров.

CEO & Founder группы компаний Eirgroup Максим Шатров, внедрил автодозвон в своем колл-центре:

Сервисы для автодозвона:

1. ЗвоноПёс — стоимость – от 1,2 руб. за звонок.
2. Звонок — стоимость – 1,7 руб. за минуту, посекундная тарификация.
3. Call Office — стоимость – от 4725 руб. в месяц.

Онлайн-кассы

Задача онлайн-касс — оперативная отправка данных обо всех транзакциях налоговикам. Это упрощает налоговый учет и делает его прозрачным. С 1 июля 2017 года онлайн-кассы обязательны для всех (для бизнесов, которые платят налоги по системе ЕНВД, с 1 июля 2019 года). Онлайн-кассы нужно внедрять всем, кто имеет отношение к торговле.

Один из сервисов онлайн-касс — облачная система LiteBox. Сервис позволяет вести учет товаров, настраивать автозакупку, предоставляет доступ к полной информации о структуре чеков, а также собирает и показывает данные о скорости продаж тех или иных товаров, величине и динамике спроса, ассортименте и предоставляет возможность работать с программами лояльности.

По словам Сергея Музыкантова, техничего директора Litebox, сервисы автоматизации бизнес-процессов сейчас перестали быть прерогативой крупного бизнеса, в Litebox сейчас все чаще обращаются небольшие точки, например, киоски для продажи кофе на вынос.

Хотя доля облачного софта пока составляет в нашей стране лишь 5%, она ежегодно растет и, согласно ожиданиям экспертов, уже к 2025 году вырастет до 80%.

Онлайн-кассы:

1. СloudKassir — стоимость – от 3500 руб.
2. Атол — стоимость – от 6000 руб.
3. Эвотор — стоимость – от 11 700 руб.

Больше интересных статей

Электронный акт выполненных работ: как выписывать.

ЭАВР: как выписывать и какой датой оформлять. Что такое электронный акт выполненных работ (ЭАВР). Как оформить ЭАВР. Какой датой выписывать документ.

08.06.2022, 09:38
62864

ТОО упрощенка, налоги, отчетность, оборот

В чем особенности налогового режима «ТОО на упрощенке». Сколько и какие налоги уплачивает ТОО на упрощенке. Какие платежи отчисляются от заработной платы работников. Как упростить ведение учета с помощью сервиса от Mybuh.kz.

30.11.2022, 14:35
441454

Какие налоги платит блогер?

Какие налоги обязан уплачивать блогер-физлицо с доходов от рекламных услуг в своем блоге. Нужно ли сдавать какую-либо отчетность в налоговую.

09.12.2022, 12:47
4485

ИП упрощенка: Упрощённая декларация в Казахстане — условия и особенности ведения

ИП упрощенка: Упрощённая декларация в Казахстане — условия и особенности ведения. Особенности налогового режима ИП на упрощенке. Сколько и какие налоги обязан уплачивать предприниматель. Какие платежи платит ИП с работниками. Как
упростить ведение учета с помощью сервиса от Mybuh.kz.

11.11.2022, 16:00
1522977

Что нужно предпринимателю, чтобы войти в свободную экономическую зону.

11.04.2022, 16:45
3012

Виртуальный склад: что это и зачем нужен.

Для чего предназначен Виртуальный склад. Какие функции он несет и чем полезен пользователям.

27.10.2022, 17:03
37010

Нужно ли платить ВОСМС ИП, если он параллельно работает по трудовому договору.

27.04.2022, 14:32
44237

Можно ли применять упрощенку, если товар продается через маркетплейсы или Каспи магазин?

Вправе ли предприниматель применять упрощенку, если реализация товара проходит через онлайн-магазины (маркетплейсы, Каспи магазин и т.д.)

06.12.2022, 23:05
2683

Можно ли зарегистрировать ТОО по адресу квартиры учредителя без аренды помещения.

08.12.2022, 16:47
5490

Государственный грант на открытие своего бизнеса

Кто может рассчитывать на получение безвозмездного гранта от государства в сумме до 200 МРП на запуск своего дела. На каких условиях выдается грант. Куда обратиться для оформления и какие документы потребуются.

09.12.2022, 21:09
228830

Женщина –ИП уходит в декрет: платить ли за себя ОПВ, СО и ВОСМС

Нужно ли женщине-предпринимателю продолжать уплачивать за себя ОПВ, СО и ВОСМС, если она находится в декрете, но ИП не приостановлено. Как это отразится на получении пособий из ГФСС.

07.12.2022, 00:12
26274

Работа по совместительству: какие налоги и соцплатежи удерживать с дохода работника?

Какие налоги и социальные платежи удерживаются с доходов работника, трудящегося по совместительству. Нужны ли какие-либо справки с основного места работы.

08.11.2022, 09:22
16839

Какие налоги и соцплатежи исчисляются с дивидендов учредителю ТОО.

Какие налоги нужно исчислить с дивидендов, выплаченных учредителю ТОО. Уплачиваются ли с дивидендов социальные платежи. Как быть, если учредитель –пенсионер.

27.10.2022, 12:03
3721

ИП по общеустановленному режиму, особенности ведения

Что нужно знать начинающему предпринимателю о режиме ИП на общеустановленном режиме. Особенности обще установленного налогового режима для ИП. Сколько и какие налоги обязан уплачивать предприниматель. Как упростить ведение учета с помощью сервиса от Mybuh.kz.

11.11.2022, 17:31
216824

Простое товарищество в Казахстане: что нужно знать жителям многоквартирных домов.

Как оформить простое товарищество в Казахстане. Как заключить договор и определить доли участников. Как вести учет доходов и расходов. Налогообложение простого товарищества. Платить ли НДС.

09.12.2022, 08:49
39391

Какую отчетность сдает адвокатская контора?

Какие налоги платит адвокатская контора. Какую налоговую отчетность нужно сдавать адвокатской конторе. Какая отчетность добавится, если на баланс конторы куплено авто.

10.03.2022, 14:44
2430

Как производится расчет соцотчислений и налогов с заработной платы с бонусами.

17.08.2022, 12:16
1265

Бастау Бизнес: новые правила обучения и выделения грантов

Кто сможет пройти обучение по проекту Бастау Бизнес в 2022 г. В каком объеме будут выделяться гранты по новым правилам.

09.12.2022, 12:48
24669

Защита тенговых депозитов в Казахстане: как будет работать программа?

Как будет работать программа защиты тенговых депозитов в Казахстане. Кто сможет получить компенсацию по вкладам и когда.

06.04.2022, 10:20
2128

ИП по патенту — как получить и вести бизнес в Казахстане?

Что нужно знать начинающему предпринимателю о спецрежиме ИП по патенту.Особенности спецрежима «ИП по патенту». Сколько и какие налоги обязан уплачивать предприниматель. Как получить патент с помощью Mybuh.kz.

14.11.2022, 09:12
249219

Ввод задачи

Задачей называют последовательное действие. Для ее добавления необходимо нажать на плюс. Действия разбиваются на категории, чьи названия полностью описывают назначение. Для выбранной в нашем примере цели необходимо кликнуть по пункту «Аудио», потом по опции «Громкая связь» и в отдельном меню – по опции «Включить».

Функция «Если» позволяет подключить дополнительные условия для обозначенной задачи. После нажатия галочки действия добавляются. Разрешается подключить еще несколько, но для автоматизации варианта из нашего примера этого не нужно. Достаточно повторно нажать на галочку, чтобы задача стала начальной в созданном профиле.

Профиль подготовлен, но пока он не особо эффективен: постоянный контроль положения смартфона быстро разряжает. Для решения этой проблемы можно добавить другой контекст:

1. Зажать имеющийся контекст: нажать «Добавить», потом «Состояние» и «Телефон».
2. Выбрать «Call», активный при звонках.
3. В появившемся меню типа звонков выбрать «Any» без указания конкретного номера.

Теперь профиль содержит сразу несколько контекстов. Программа будет контролировать их в порядке энергопотребления – сначала «Call», если контекст не прошел, то работа останавливается для сохранения заряда аккумулятора мобильного устройства.

Стоимость приложения составляет около 5 долларов, но перед покупкой можно скачать пробную версию для ознакомления (она доступна на сайте разработчика).

ПОЧЕМУ АВТОМАТИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИИ ТАК ПРИВЛЕКАТЕЛЬНЫ ДЛЯ ПРОИЗВОДИТЕЛЕЙ?

Есть много аспектов производства, которые можно улучшить за счет внедрения технологий и автоматизации.

Решение при нехватке рабочей силы

Нехватка рабочей силы представляет собой реальную угрозу успеху обрабатывающих производств. В некоторых регионах мира их нынешняя рабочая сила достигает пенсионного возраста без присутствия более молодых работников, которые взяли бы на себя их роли. Это имеет важные последствия. С одной стороны, не хватает людей, чтобы заполнить часы, необходимые для эффективного производства. Кроме того, пожилые работники могут быть не в состоянии выполнять напряженные, повторяющиеся или мелкомоторные задачи так эффективно, как раньше.

Автоматизация может решить эти проблемы. Например, в областях, где просто не хватает человеческого труда, производители могут использовать коботов. А поскольку коботы и люди могут безопасно занимать одно и то же рабочее место, коботы позволяют компаниям дополнять возможности существующего персонала. Вместо того, чтобы заменять людей, коботы могут взять на себя повторяющиеся и опасные задачи, освобождая людей для работы на более ценной работе. Поскольку рабочие с небольшим опытом работы в робототехнике или без него могут легко обучиться использованию коботов от Universal Robots, развертывание коботов также предоставляет возможности для повышения квалификации по мере того, как рабочие переходят от выполнения повторяющихся работ, таких как проверка качества и уход за машинами, программирование коботов и мониторинг их производительности.

Увеличение объемов производства

Автоматизация может помочь компаниям оптимизировать производственные процессы, что приведет к увеличению производства и повышению качества. Будь то сборка, сварка, шлифовка, проверка или другие задачи, коботы могут работать быстро, надежно и стабильно. И, в отличие от своих коллег-людей, рабочие-роботы могут работать круглосуточно, 365 дней в году, что позволяет компаниям увеличивать объем производства за счет дополнительных смен и / или выключения производства.

Снижение долгосрочных затрат

Основным преимуществом автоматизации является более низкая стоимость производства с течением времени за счет улучшения производственных процессов. Кроме того, они более точны и эффективны, что приводит к меньшему расходу материала. Кроме того, когда роботы берут на себя опасные задачи от людей, возникают меньшие затраты, связанные с травмами на рабочем месте.

В частности, коботы UR представляют собой гибкое одноразовое решение, предназначенное для удовлетворения широкого спектра промышленных потребностей. Они разработаны так, чтобы быть удобными для пользователя, что означает, что в большинстве случаев программирование и устранение неисправностей коботов UR может выполнять конечный пользователь.

Повышение качества и минимизация брака

Робототехника и технологии автоматизации могут гарантировать уровень качества, с которым человеческий труд не может сравниться. Даже самые опытные и точные люди могут допустить некоторую ошибку, например, чрезмерную затяжку или перекос винтов или неспособность нанести ровный слой краски на большую поверхность. Во всех случаях автоматизация значительно снижает количество ошибок.

Например, производитель thyssenkrupp Bilstein из Огайо успешно развернул UR10 в приложении для проверки деталей автомобильной подвески. «Когда мы раньше проводили проверку калибра, мы проверяли две детали каждые один или два часа, чтобы убедиться, что мы все еще там, где думали, но теперь у нас есть 100-процентная проверка», — сказал Дуг МакИ, инженер-технолог. Кобот, развернутый при окончательной сборке, оснащен видеокамерой и быстро перемещается между точками проверки, чтобы убедиться, что все компоненты находятся в правильном положении, и что этикетка нанесена правильно и читаема. «Каждая деталь, которая приходит, проверяется, и если она выходит из строя, робот фактически отклоняет ее в процессе», — пояснил МакИ.

Сбор предложений и подведение итогов

Это завершающий этап автоматизации процесса закупок. Закупка выложена на торговую площадку, а ответственный сотрудник осуществляет сбор заявок по данной закупке. Как это происходит? Выполняется ввод данных о заявках участников

Что немаловажно, одну заявку можно зарегистрировать как на один, так и на несколько лотов.Доступные следующие действия: сохранить — данные о принятых заявках будут сохранены. Задача сформируется снова для заполнения данных о последующих заявках

Завершить прием заявок — данные о принятых заявках будут сохранены. Добавление новых заявок будет недоступно. Изменить срок приема заявок — изменение срока приема заявок с указанием причины. Приняв все заявки участников, необходимо провести процедуру вскрытия заявок (генерация протокола, в который заносится информация о всех поданных заявках, участниках, а также дата и время заявки). Этот документ также настраивается заранее по шаблону. Далее заполняется информация по сумме заявки для каждого лота и каждого участника. 

Следующий этап — оценка принятых заявок членами экспертной комиссии. По каждому критерию, исходя из 100-балльной шкалы, член экспертной комиссии проставляет оценку. В конце ответственному за закупку остается только подвести итоги. 

Система автоматически посчитает итоговый балл и сформирует протокол победителя. Таким образом, мы получаем сформированную нами ранее карточку закупки, в которой видна вся история прохождения этой закупки: кто, в какой момент, какую задачу выполнил. В завершение остается подписать протокол определения победителя Председателем конкурсной комиссии. Подписание можно организовать с использованием электронной подписи. Итак, процесс проведения закупок завершен.