Лучшие crm для ведения клиентской базы: обзор основного функционала

История управления взаимоотношениями с клиентами

В 1980-х годах технология программы CRM принимала форму маркетинговой базы, в которой данные клиентов собирались и анализировались вручную с использованием статистического моделирования. Компании хранили эту информацию в файлах баз данных. Сохраненные данные использовались для разработки индивидуальных маркетинговых программ конкретных аудиторий.

Информация собиралась в форме опроса и информирования предприятий о своих клиентах:

• о том, что они купили;
• регулярность покупок;
• о том, сколько потрачено средств и времени на покупки.

В 1986 году было введено программное обеспечение для управления торговыми контактами. Это позволило продавцам в цифровом виде хранить и упорядочивать информацию о своих клиентах. В начале 1990-х годов стали доступны первые системы управления взаимоотношения с клиентами. Это были инструменты автоматизации продаж SFA, которые предлагали маркетинг баз данных, управление запасами и отслеживание продаж.

В 1995 году на рынке появилось первое решение для управления ресурсами предприятия ERP и программное обеспечение, как услуги SaaS, предлагающее предприятиям еще больше способов управления задачами взаимоотношений с клиентами, такими как отслеживание заказов, демографические исследования и прогнозы продаж. Эти ранние CRM программы были встроенны на компьютерах сотрудников или более крупных серверах в бэк-офисах.

В начале 2000-х годов распространение веб-решений изменило парадигму того, как должны работать инструменты автоматизации продаж. Компании стали более комфортно хранить, получать доступ и просматривать информацию для принятия веб-решений через браузер. Сегодня подавляющее большинство бизнесменов с готовностью принимают облачные решения для всех своих бизнес-функций CRM программы.

Теперь, как никогда ранее, предприятия приняли этот акцент на клиенте в качестве основы своей стратегии повышения эффективности бизнеса над конкурентами. Решение CRM, которое они принимают, является ключевым инструментом, обеспечивающим их устойчивое конкурентное преимущество. Современные решения используют преимущества интернета для обеспечения облачных веб-систем, которые могут быть доступны с любого подключенного устройства.

Потенциальные системные проблемы

Три блока основных проблем задерживают продвижение этого ПО на рынке.

1. Безопасность. Она всегда вызывает беспокойство при размещении данных в интернете. Атаки хакеров, фишинга и вредоносного ПО могут скомпрометировать конфиденциальные данные клиента. В ответ поставщики используют шифрование для защиты данных, тогда как компании должны иметь внутренние протоколы безопасности, например, разрешения и правила совместного доступа. Некоторые клиенты недовольны тем, что их личные данные хранятся у компаний.
2. Сложность CRM-решения с большим количеством полей. Софт имеет трудную навигацию и рабочий процесс, отпугивающий продавцов. Отсутствие мобильного приложения также означает, что продажи не могут получить доступ к программному обеспечению вне офиса компании, когда они больше всего нужны пользователю при встрече с клиентами.
3. Стоимость, когда менеджеры или маркетологи видят CRM-программное обеспечение в качестве прославленных адресных книг или электронных таблиц, и считают его дорогим, не рассматривая как инвестиции в бизнес.

Понятие СРМ системы

Прежде всего, важно разобраться с тем, что такое СРМ система. Сама английская аббревиатура CRM означает customer relationship management, что по-русски звучит как «управление взаимоотношениями с клиентами»

С их помощью можно управлять продажами на расстоянии, а также повышать их уровень. Для этого необходимо лишь одно: разобраться со спецификой функционирования данной программы.

Работа в современной CRM системе дает такие возможности сотрудничества с партнерами:

• хранение их личных данных;
• сведения об их предпочтениях;
• информационные данные об увлечениях, интересах и хобби клиентов;
• архив звонков и совершенных приобретений (если таковые имели место);
• полный список запланированных или уже выполненных дел (сделок, переговоров и т. д.).

Благодаря сохраняемым в системе данным, частные предприниматели имеют возможность строить план мероприятий и работ таким образом, чтобы извлекать из них максимальную материальную выгоду. При помощи специальных программ вы сможете регулярно проводить анализ полученных результатов вашей работы, для этого вам всего лишь нужно научиться правильно ими пользоваться, а в этом нет абсолютно ничего сложного.

Понять, что такое CRM система, вовсе несложно: этой аббревиатурой можно обозначить абсолютно все программы, устанавливаемые на компьютеры тот или иной организации. При этом это должны быть такие программные обеспечения, которые будут вести автоматизированный учет по работе с потенциальными или текущими клиентами, а также компаньонами.

Основным отличием каждого вида СРМ систем является то, что они пишутся под определенную сферу бизнеса. Это означает, что людям, занимающимся поставками бытовой химии, не подойдет программное обеспечение фирмы, специализирующейся, к примеру, на добыче и переработке нефти.

https://youtube.com/watch?v=zmgVRUKIKIc

Существует такое понятие, как CRM маркетинг, значение которого известно далеко не всем. Давайте разберемся, что же означает это термин.

СРМ-маркетинг – это разновидность маркетинговых коммуникаций, направленных на применение на практике уникальных знаний о текущих или предполагаемых (потенциальных) клиентах той или иной фирмы.

Еще один немаловажный вопрос – кто такой CRM менеджер, и чем он занимается.

CRM менеджер – это наемный работник в сфере бизнеса, специализирующийся на поиске и привлечении новых клиентов, а также занимается развитием коммерческих взаимоотношениями с ними.

Что такое CRM-система и какие задачи бизнеса решает

CRM — Customer Relationship Management — переводится как «управление отношениями с клиентами». Это программа, которая помогает бизнесу не терять заявки, хранить историю работы с клиентами и упрощает процесс продаж.

В этой программе собираются заявки, отражается процесс взаимодействия менеджеров и клиентов и вся информация по сделкам.

CRM-система нужна бизнесу, чтобы решать такие задачи:

• собирать клиентскую базу;
• выстраивать коммуникации с клиентами;
• управлять процессами в продажах.

Сбор клиентской базы. Данные по клиентам и сделкам хранятся в CRM и не пропадут, если менеджер уволится или удалит письма в почте.

Можно фильтровать по менеджеру — CRM покажет, с какими клиентами он работает

Коммуникация с клиентами. CRM собирает заявки от клиентов из всех источников: с телефона, почты, мессенджеров, соцсетей, сайта, чатов. Это удобно: менеджерам не нужно открывать много приложений и сайтов, искать пароли и мониторить новые заявки, они принимают все сообщения и звонки клиентов в одной программе, поэтому отвечают быстро и не пропускают новые заявки. А если подключить к разбору входящих заявок чат-бота, то менеджеру и вовсе не придется отвечать на каждый запрос вручную. Это снизит роль человеческого фактора, ответ на любой чат сделает моментальным.

По имени, номеру телефона, электронной почте или источнику заявки, например, мы знаем, что клиент писал нам в Телеграм. В CRM можно быстро найти историю по клиенту, если он уже обращался. Это помогает не задавать вопросы повторно и экономить время на консультации.

Если клиент звонил, а потом написал в чате, вся история переписки будет в одной карточке. Все комментарии, которые коллеги оставляли по заявке, тоже будут здесь.

Менеджеру, который работает с клиентом легко вспомнить, о чем договаривались с ним, и сразу видно, что коллеги из других подразделений работают над этим договором

Управление процессами в продажах. CRM-системы помогают менеджерам планировать задачи, общаться с коллегами и оптимизировать свою работу. С помощью CRM менеджеры могут назначать встречи, устанавливать напоминания и отправлять документы клиентам. Типовые процессы можно автоматизировать: СRM напомнит менеджеру, когда пора перезвонить, а клиенту отправит СМС, что его заказ поступил.

В CRM-системы часто встроен календарь и планер, куда можно вносить все плановые коммуникации c клиентами

Если отдел продаж большой, CRM-система поможет упростить общение внутри команды — в ней есть внутренние чаты для совместной работы. Прямо из карточки сделки можно попросить бухгалтера сформировать счет. При этом указывать дополнительную информацию не потребуется. Другой сотрудник сам увидит всю нужные сведения о клиенте в карточке. CRM помогает избежать конфликтов и не забирать чужие сделки — в карточках фиксируют, кто из менеджеров уже ведет клиента.

Зачем нужна CRM-система отделу продаж?

Система позволяет решить следующие задачи:

• получить стандартизированную клиентскую базу;
• осуществление эффективного контроля качества работы отдела продаж;
• получение статистики и сведений об эффективности запросов, обработка входящих звонков;
• разработка стратегий развития бизнеса.

CRM необходима всем видам бизнеса, которые предполагают работу напрямую с клиентами и стремятся расширять клиентскую базу. Вся рабочая информация собирается в стандартизированной форме в общей базе, руководитель может анализировать статистику, составлять отчеты и планировать последующую работу.

Основы работы с СРМ

CRM система – это такая система, внедрение которой способно оказывать огромное влияние на дело, которым занимается бизнесмен, работающий в сфере малого бизнеса. Такое ПО состоит из следующих блоков:

Ведение тщательного учета базы данных, касающихся всей необходимой информации о партнерах и клиернтах фирмы

Хранение важной информации, которой в любой момент смогут воспользоваться все сотрудники предприятия. Тесное взаимодействие со списком имеющихся контактных данных

При помощи прописанных разработчиками шаблонов работники компании смогут создавать разные интересные для партнеров предложения. Создание и планирование дел для всех сотрудников корпорации, а также отслеживание выполнения поставленных задач. Возможность быстро получать всю необходимую коммерческую информацию (отчеты, аналитическую документацию и др.). Организация и согласование работ между всеми сотрудниками офиса, а также разными отделами. С помощью CRM программы можно проводить регистрацию сделок, заключать договора, вести важную отчетную документацию, которая является стратегически важным элементом при подписании контрактов с партнерами. Работа с большинством CRM, благодаря специальной функции интернет-телефонии, позволяет звонить клиентам в любое удобное время. Для этого даже необязательно заводить органайзер со списком важных звонков – просто введите все необходимые данные в компьютер, и в нужное время вас соединят с собеседником. При необходимости звонок можно отложить или полностью отменить. Однако такие функции имеют не все системы, направленные на управление отношениями с клиентами: в большинстве случаев это программы, написанные под заказ. Осуществлять рассылку рекламных листовок, а также делать привлекательные коммерческие предложения потенциальным или текущим партнерам. Возможности CRM заключаются еще и в том, что при помощи таких программ можно проводить тщательный анализ выполнения запланированных руководством задач, а также эффективность проделанной работы и заключенных сделок на любом временном интервале. Это возможно благодаря тому, что система автоматически составляет графики, где отмечается вся положительная или отрицательная динамика.

Понимая, что это такое – современные CRM ПО и системы, каждый предприниматель сможет использовать их возможности по максимуму, не прибегая к дополнительным услугам людей или, что еще хуже, нелицензионных программ.

Сферы применения СРМ систем

Разобравшись с тем, что такое CRM программа, какой она бывает, и какие возможности открывает перед предпринимателями, важно рассмотреть, в каких же именно сферах бизнеса ее можно применять. Это нужно, в первую очередь, для того, чтобы не позволить предприимчивым «хакерам» обвести себя вокруг пальца, «купившись» на заманчивое предложение приобрести то или иное «полезное» и «волшебное» приложение

Итак, системы CRM для управления взаимоотношениями с клиентами могут абсолютно оправдано использоваться:

Однако, несмотря на весь профит, который получает предприниматель во время пользования той или иной системой, СРМ приложения имеют и ряд отрицательных сторон, о которых обязательно нужно знать. Вот они:

утечка важной коммерческой информации, поскольку, используя CRM для отдела продаж, ко всем данным имеет доступ каждый работник этого направления; высокие цены на лицензионные версии приложений; однотонность и однообразие шаблонов, из-за которых предпринимателю нужно привлекать специалистов для расширения интерфейса и настройки программы для использования в той или иной сфере бизнеса. Далее мы сделаем небольшой обзор CRM систем, и из составленного списка вы сможете выбрать именно тот вариант, который вас больше всего устроит, а также подойдет именно для вашего предприятия

Далее мы сделаем небольшой обзор CRM систем, и из составленного списка вы сможете выбрать именно тот вариант, который вас больше всего устроит, а также подойдет именно для вашего предприятия.

Польза СРМ для бизнеса

Разобравшись с тем, что это такое – современная CRM система, необходимо рассмотреть в деталях еще один немаловажный аспект – для чего она используется, и какую пользу приносит мелким предпринимателям? Если система, направленная на управление взаимоотношениями с новыми и постоянными клиентами была правильно создана, настроена и использована, то благодаря ее применению вполне реально добиться высоких результатов:

• значительно увеличить объемы продукции, предназначенной для сбыта;
• улучшить сервис и расширить список предоставляемых услуг;
• максимально оптимизировать клиентскую базу;
• повысить эффективность работы маркетинговых отделов;
• CRM также предназначена для отдела продаж.

Такие программы открывают перед пользователями неограниченные возможности, которые очень важны для успешного ведения бизнеса. Чтобы научиться использовать их по назначению, далее поговорим об инструментах CRM программ.

Что такое CRM-система и кому она нужна

Также в CRM, помимо управления всем тем, что касается клиентов, могут быть дополнительные функции. Например:

• учет входящего трафика и анализ других параметров вашего сайта, с которого поступают обращения; 
• постановка и делегирование задач сотрудникам разных отделов, а также контроль их выполнения;
• разработка понятных линейных алгоритмов продаж и скриптов для менеджеров;
• моделирование воронки продаж и отслеживание пути клиента от первого касания до закрытия сделки.

По сути CRM — это весь ваш бизнес на одном экране. В современных системах можно не только работать с клиентами, но и налаживать взаимоотношения с партнерами и хранить важные контакты, идеи, документы.

Возможность обучения

Программа характеризуется показателем обучения. Кривая обучения относится к количеству времени, которое требуется для овладения определенным навыком. Если сотрудники используют электронные таблицы и рукописные заметки, даже интуитивно понятное решение CRM потребует времени для их адаптации и перехода. Внедряя программное обеспечение, которое интегрируется со знакомыми приложениями, такими как Microsoft Office или Microsoft Outlook, можно значительно сократить кривую обучения, представив их полезными инструментами и функциями работы в программе CRM для продаж.

Показатели безопасности и администрирования обеспечивают функциональность и аутентификацию в организации, помогая контролировать доступ к информации. Включение функций безопасности и администрирования позволяет определять авторизации на основе квантификаторов, таких как роль сотрудника, группа, территория или профиль пользователя. Управление безопасностью и администрированием помогает всем типам предприятий и организаций.

Если пользователь управляет центром обработки вызовов или запускает сервисный отдел, функция поддержки программного обеспечения CRM может быть настроена для отслеживания важной для организации информации о поддержке. Она также может помочь централизовать решения на основе продуктов, предлагаемых через линии помощи, техническую поддержку и обслуживание клиентов для потенциальных клиентов, дистрибьюторов и дилеров

Функция поддержки также позволяет техническим специалистам или представителям службы поддержки отслеживать и управлять деталями, связанными с запросом поддержки или обслуживания, более эффективно.

Терминология

Далее в нашем обзоре CRM мы будем использовать термины, которые могут быть непонятны начинающим предпринимателям. Расшифровываем сейчас, чтобы все было доступно:

лиды — заинтересованные в покупке потенциальные клиенты;

лид-магнит — предложение чего-то ценного бесплатно или за небольшие деньги: он нужен, чтобы собрать базу контактов;

трафик — посетители сайта, которые заходят на него из поисковой выдачи и рекламы;

воронка продаж — путь пользователя с момента первого касания с вами до оформления покупки;

целевое действие — подписка на новости, заявка на обратный звонок, покупка и все то, что должен сделать пользователь на определенной странице сайта;

KPI — ключевые показатели деятельности сотрудников, например, число продаж, процент отказов, принесенная компании прибыль;

дедлайн — срок выполнения поставленной задачи;

Канбан — система организации труда, при которой задачи перемещают по доскам соответственно этапу их выполнения.

CRM маркетинг — персонализация маркетинговых активностей на основе данных о предыдущих взаимодействиях компании и клиента из CRM системы.

Преимущества CRM-системы

CRM-система — достаточно многофункциональное решение, которое решает ряд существенных задач. Рассмотрим их подробнее.

1. Автоматизация типовых бизнес-процессов продаж — ключевое преимущество CRM-системы.

До внедрения CRM менеджер по продажам хранил в блокнотах, заметках, голове (что очень плохо) множество необходимой информации: кому и когда позвонить, какой компании выставить счет на оплату, а какой организации отправить договор на подписание и т.п. Ежедневно сотрудник выполнял массу рутинной работы, которая была не автоматизирована и отнимала много времени. Благодаря CRM эта проблема полностью исчезла: программное обеспечение взяло решение рутинных задач на себя. Например, прием заявок с электронной почты и из формы сайта, назначение менеджеров, ответственных за их обработку; автоматическая постановка задач сотрудникам на каждом этапе воронки продаж; генерация документов по готовым шаблонам и т.д. Таким образом, у менеджеров по продажам стало больше времени для расширения клиентской базы, увеличения продаж и соответственно прибыли компании. 

3. Наглядная аналитика, контроль работы менеджеров по продажам.

Мониторинг эффективности деятельности отдела продаж в целом и в частности каждого сотрудника за любой обозначенный период — не менее важная задача CRM-системы. Так, руководитель может выгружать отчеты о работе каждого работника с определенными показателями эффективности, например, с количеством закрытых сделок, суммами продаж и т.п. С помощью наглядной аналитики можно корректно оценить вклад каждого отдельного сотрудника: кто реально приносит пользу компании, а кто работает непродуктивно. Поскольку система хранит историю взаимодействия с клиентами, то руководитель отдела продаж также может проконтролировать, соблюдают ли работники скрипты продаж, и оценить их результативность. Данные инструменты помогут сформировать высокоэффективный отдел продаж, в котором трудятся на результат.

В статье «Для чего работать в CRM-системе?» рассмотрены ключевые проблемы, с которыми сталкиваются в процессе работы многие сотрудники компаний, а CRM-решение устраняет их.

4. Омниканальность.

В целях обеспечения бесшовной и непрерывной коммуникации с клиентом предусмотрена интеграция с телефонией, электронной почтой, популярными мессенджерами (WhatsApp, Telegram, Viber). Это позволяет обрабатывать все заявки более качественно, централизованно и без информационных потерь. К тому же оперативные ответы на запросы клиентов — это признак профессионализма и формирования лояльности со стороны клиента. 

5. Интеграция CRM с другими сервисами.

Пятый пункт плавно вытекает из четвертого: интеграция CRM с различными популярными сервисами, например с 1C, Контур.Фокус и другими, не только упрощает и ускоряет решение задач компании, но и позволяет тратить меньше ресурсов на осуществление типовых бизнес-процессов, предоставляя бизнесу тем самым новые возможности по повышению эффективности работы с клиентами.

6. Управление маркетинговыми активностями.

Перечисляя преимущества CRM-системы, нельзя обойти стороной  инструмент маркетинговой стратегии. CRM-система позволяет проанализировать рекламную кампанию благодаря аналитическим данным, собранным с помощью UTM-меток, и выявить наиболее эффективные каналы, откуда пришло наибольшее количество потенциальных клиентов. Если требуется, то скорректировать маркетинговую стратегию и оптимизировать рекламный бюджет. 

Итак, как мы отметили выше, CRM-решение помогает компаниям оптимизировать внутренние рабочие процессы, строить общение с клиентами по воронке продаж, увеличивать продажи и повышать прибыль компании. 

Преимущества системы управления

Программы CRM для ведения клиентской базы поддерживают, совершенствуют и строят учет отношений с клиентами. Благодаря хорошей системе, все взаимодействия с клиентами могут осуществляться в бизнесе последовательным и систематическим образом. CRM-системы также приносят пользу предприятиям, расширяя свою клиентскую базу и увеличивая объем продаж на основе аналитики агрегированных данных о клиентах.

Еще одним преимуществом технологии CRM является то, что софт помогает информировать своих клиентов с помощью автоматических электронных писем, и дает сотрудникам один надежный инструмент для доступа и обновления информации о заказчиках. Инструменты программ CRM для ведения клиентской базы поощряют сотрудничество, позволяя командам работать вместе, чтобы улучшить процессы компании.

Дополнительные преимущества:

Снижение затрат, потому что операции выполняются быстро и эффективно. Повышение удовлетворенности клиентов, поскольку их потребности и запросы изучены и удовлетворены

Повышенное внимание к максимизации возможностей обратной связи. Большой доступ к источнику информации о рынке и конкурентах

Уведомление о плохих операционных процессах. Долгосрочные отношения и устойчивость. Поддерживает, совершенствует и строит учет отношений с клиентами. Благодаря хорошей программе CRM-системы, для продаж все взаимодействия с клиентами могут осуществляться в бизнесе последовательно и систематически. Приносят пользу предприятиям, расширяя клиентскую базу и увеличивая объем продаж на основе аналитики агрегированных данных о клиентах. Позволяет находить новых клиентов на основе текущих тенденций заказчиков, предлагать им продукты и услуги, которые они ищут на основе демографических данных и других показателях, и адаптировать маркетинговые усилия для достижения этих целей. Позволяет анализировать текущую тактику.

Проблемы ведения базы клиентов

Чаще всего компании сталкиваются с утечкой информации из базы клиентов. Когда эти данные попадают к конкурирующим фирмам, удержать бизнес на плаву становится проблематично. Это значит, что безопасность базы – главное для руководителя. Даже учитывая то, что действует закон «О персональных данных», его ежедневно нарушают. Наверняка пару дней назад вам поступил звонок из организации, супермаркета или банка, где вы не оставляли свой контактный номер. Эта информация была или украдена, либо предоставлена фирмой, где вы совершили покупку.

Как защитить базу клиентов:

• Запрещаем копирование информации в программе. Для этого нужно отключить функции копирования таблиц, а также сделать невозможным создание скриншотов.
• Отключаем USB-порты, чтобы никто из сотрудников не скачал данные на флешку.
• У вас должна быть одна корпоративная почта, прочие программы отправки писем следует удалить либо заблокировать.
• Во время работы сотрудники не должны пользоваться личными телефонами.
• С каждым работником необходимо подписать договор о коммерческой тайне, где будет указан размер штрафа, если человек нарушит правила.

Даже с помощью этих действий не получится полностью защитить информацию, однако риск утечки будет снижен.

Еще одна сложность, с которой многие сталкиваются, – чистота базы клиентов. Например, при покупке данных качество базы не будет идеальным. На это укажет низкая конверсия продаж.

Когда CRM-система нужна компании

Разберем, в каких ситуациях CRM-система поможет, а когда стоит подумать, будет ли она полезна вашему бизнесу.

CRM точно поможет	Стоит подумать
Много входящих заявок. CRM поможет собрать свою клиентскую базу и будет сохранять историю общения менеджера с клиентом в персональной карточке	Компания не ведет базу контактов или база клиентов и список услуг не обновляется.Например, компания — субподрядчик и сама с клиентами не общается
Заявки от клиентов поступают из разных каналов: с сайта, из соцсетей, почты, по телефону.CRM поможет собрать все лиды вместе, менеджеры смогут отвечать клиентам прямо из программы	Клиенты связываются через один канал, например пишут только в директ Инстаграма.Менеджеру достаточно электронной таблицы, чтобы зафиксировать контакты клиента и договоренности с ним
Большой отдел продаж.CRM поможет наладить процессы в отделе и соберет статистику	Нет отдела продаж.В компании всего один менеджер, и он справляется с заявками

Такое деление условно. Некоторым компаниям, у которых небольшая постоянная база покупателей с типовыми заказами, CRM тоже может быть полезна. К примеру, в ней можно сохранить всю важную информацию о клиенте, которую менеджеры получают со временем: сезонность бизнеса, день рождения компании, ФИО не только руководителя, но и других важных сотрудников — бухгалтера, юриста или секретаря директора.