Профильная модель компетенций руководителя отдела продаж

Что такое KPI и зачем он нужен простыми словами

Как быть, если я все могу? Что делать, если лучше профессионала чем я сам, нет в радиусе 1000 км? Подобными вопросами задается любой предприниматель рано или поздно при развитии своего дела. И такой переход от самозанятого ремесленника к владельцу бизнеса происходит достаточно сложно.

Связано это с несколькими внутренними убеждениями. Вот некоторые из них.

Главные убеждения при делегировании

Сотрудники будут делать работу не так качественно, как лично я
Помимо того, что продукт будет не на том уровне по качеству, что и раньше, работники будут срывать сроки по договору.
Самое важное. Им придется платить заработную плату.
Себестоимость продукта увеличивается

И тут есть два пути: либо получать меньше прибыли, либо повышать цены.

Так вот, как только на все эти убеждения у предпринимателя появляется ответ “Ну и черт с ним!”, именно это и становится первым шагом на пути к делегированию. А дальше возникает следующая проблема.

Кому из сотрудников нужно платить больше, а кому можно меньше? Давайте обратимся к истории, которая, как обычно, знает все. С древних времен существовал самый верный способ оценки работника.

Немного истории

Некоторые современные менеджеры с иронией называют его “султанским”. Это когда феодал определял степень выполнения обязанностей работника исходя из своего личного настроения. Ну например, вчера королем было выпито много вина на званом балу, поэтому сегодня всем работникам в пришлось отрубить голову из за того, что розы оказались белыми, а не красными.

Султанский метод это когда у вашего начальника плохое настроение, то есть все шансы, что в конце месяца зарплата будет урезана

При этом, совершенно не важно насколько хорошо или плохо выполнялись обязанности

В последней работе по найму со мной были случаи, в которых штрафовали тогда, когда казалось должно быть все наоборот, ведь я сидел в этом месяце допоздна и доделывал очередной срочный проект.

Кто придумал KPI

Так вот, был такой социолог Макс Вебер, который определил такой подход в определении продуктивности труда как совершенно порочный, и придумал другой метод. Назвали его меритократическим.

Уже дальше эта система отрабатывалась менеджерами многих стран и обрастала конкретикой. Так, в последствии, появился прообраз KPI.

KPI (от англ.- “Key Performance Indicators”) – это согласованные критерии, благодаря которым можно отследить уровень соответствия проделанной работы сотрудником или целым отделом, относительно поставленных стратегических задач. Данная аббревиатура в переводе означает “Ключевые показатели эффективности”.

Пожалуй, более простыми словами объяснить сложно. Но давайте попробуем разжевать эту тему тщательнее.

KPI в маркетинге

Неэффективность маркетинговых процессов — одна из самых больших проблем компании, которая не может обнаружить причины неудач. Ошибки в маркетинге не только уменьшают её прибыль, но и являются пустой тратой денег.

Легендарный американский маркетолог Джон Уонамейкер в своё время прекрасно объяснил принцип ошибочного подхода к маркетингу, заявив, что он тратит половину денег на маркетинг, при том, что ничего не может с этим поделать, потому что не знает, какая это половина. Однозначно, становится понятным, каковым будет результат такой деятельности.

Однако в настоящее время существуют большие возможности для исправления ошибок благодаря передовым инструментам, обеспечивающим хорошие показатели эффективности. Многие такие инструменты доступны через системы автоматизации маркетинга.

Наиболее важные показатели KPI

KPI (ключевые показатели эффективности) для определения различных целей весьма разнообразны. Но главнейшими измерителями эффективности маркетинговой деятельности являются показатели:

приобретённых клиентов;
новых лидов;
количества посещений веб-сайта или блога;
подписки на новостную рассылку.

Описание измерителей эффективности деятельности маркетолога

Количество посещений веб-сайта или блога — одна из самых важных мер, которая дает маркетологам информацию об интересе к веб-сайту или блогу компании. Частые посещения сайта свидетельствуют о популярности компании среди потенциальных клиентов. Популярность блога означает правильность размещенного на нём контента. Падение количества посещений должно стать стимулом для изменения содержания блога.

Новые лиды в базе данных — индекс новых лидов в контактах позволяет оценить прямое влияние маркетинговой деятельности на увеличение числа новых клиентов.

Выполнение транзакций приобретёнными (новыми) клиентами — еще один чрезвычайно важный KPI. Высокие продажи, то есть максимальное количество транзакций, всегда являются конечной целью маркетинговой деятельности. Следовательно, этот показатель дает ответ на вопрос, дают ли все маркетинговые действия ожидаемые результаты.

Подписка на новостную рассылку — хорошо структурированная новостная рассылка имеет решающее значение для удержания постоянных клиентов и приобретения новых. Индикатор подписки позволяет оценить содержание новостной рассылки и внести любые изменения.

Какие наиболее важные ключевые показатели эффективности для электронной коммерции?

Лучшие предприниматели из сферы электронной коммерции постоянно анализируют метрики, это позволяет быстро и «дёшево» (по затратам на рекламу) расти.

На какие метрики стоит смотреть?

Прежде всего: коэффициент конверсии продаж. Формула: (Количество продаж) / (количество пользователей) x 100%.

Лучший способ отслеживать — установить цель в Google Analytics или в Яндекс Метрике.

Ок, определили мы что у нас низкий коэффициент конверсии, что дальше? Его надо улучшать. Написать более интересный текст, добавить хороших фотографий, отзывы, добавить чат с консультантом, что бы тот помог развеять сомнения и оформить заказ.

Расчет KPI

Расчет ключевых показателей эффективности деятельности предприятия невозможен без предварительного составления карты и матрицы KPI. Только после построения подробной схемы и изучения результатов работы компании можно приступать к вычислению показателей. Подобный анализ помогает понять, насколько эффективна деятельность работника, цеха или фирмы в целом.

Карта и матрица KPI

Карта KPI – это своеобразный набор ключевых показателей эффективности с подробным их описанием. Она содержит не только перечень индикаторов, но и другие элементы, такие как:

предмет вычислений;
подробную расшифрованную арифметическую формулу;
важность KPI для предприятия;
допустимое, максимальное и плановое значение показателя;
перечень рекомендуемых мероприятий для достижения запланированного результата;
должность, а в случае необходимости — Ф.И.О ответственного за вычисление коэффициента лица.

С картой KPI, независимо от ее назначения, рекомендуется ознакомить всех сотрудников предприятия, которые так или иначе могут повлиять на конечный результат.

Кроме схемы ключевых показателей эффективности, составляют матрицу. Она представляет собой таблицу, содержащую все результаты вычислений KPI. Именно она помогает оценить совокупную плодотворность работы компании.

Таким образом, анализ KPI начинается с разработки карты, а заканчивается формированием матрицы и ее объективным исследованием.

Индекс KPI

Индексом KPI называют коэффициент, полученный в результате оценки одного из ключевых показателей эффективности. Как правило, он определяется при помощи формул.

Экономическая теория различает два обобщенных арифметических выражения, которые используются для определения индикатора KPI.

((Фз – Мз) / (Пз – Мз)) * 100,

где Фз – фактическое значение;

Мз – минимально допустимый результат;

Пз – плановые значения.

Найти коэффициент можно при помощи другой формулы:

Пз / Фз * 100,

где Фз – фактический результат;

Пз – плановое значение.

Надо отметить, что в процессе определения KPI часто используются специальные формулы расчета экономических показателей

Но если обратить внимание на систему вычислений, можно понять, что специализированное арифметическое выражение – это немного модифицированная обобщенная формула для определения KPI

Пример расчета KPI

Для лучшего понимания расчета ключевых показателей эффективности деятельности предприятия, приведем пример, который показывает процесс применения системы KPI от разработки карты до составления матрицы. За основу возьмем несколько KPI, характерных для торговых предприятий.

В первую очередь, составляем карту KPI:

KPI	Вес KPI (Зкпэ)	Формула определения	Минимальное значение	План	Факт	Мероприятия
Объем продаж (ОП), в тыс. руб.	45%	Плановый ОП / Фактический ОП * 100	560	800	1200	Эффективная работа с клиентами; Скрытая реклама
Сумма среднего чека (СЧ), в руб.	25%	((Фактический П – минимальный П) / (плановый П – минимальный П)) * 100	650	950	1240	Предлагать клиентам приобрести к купленным предметам аксессуары
Покупатели (П)	25%	((Фактический П – минимальный П) / (плановый П – минимальный П)) * 100	570	700	1000	Повышение этических качеств сотрудников; Привлечение клиентов, реализуя маркетинговый план
Вернувшиеся клиенты (ВК)	5%	Плановый ВК / Фактический ВК * 100	50	80	120	Запустить систему лояльности; Провести обзвон и предложить выгодную покупку

Карта KPI необходима для того, чтобы понять, к чему стремиться сотрудникам и предприятию в целом. Поэтому с ней знакомлен весь персонал торгового предприятия. Однако на этапе ее формирования столбец «Факт» остается пустым. Он заполняется только после того, как пришло время оценить KPI.

Теперь приступим к расчету ключевых показателей эффективности предприятия:

Объем продаж: 800 / 1200 * 100 = 66,67%
Сумма среднего чека: ((1240 – 650) / 950 – 650)) * 100 = 196,67%
Покупатели: ((1000 – 570) / 700 – 570) * 100 = 330,76%
Вернувшиеся клиенты: 5% * 120 / 80 = 66,67%

После того, как индикаторы всех ключевых показателей эффективности определены, можно приступать к составлению матрицы:

KPI	Минимальное значение	План	Факт	Индекс KPI
Объем продаж	560	800	1200	66,67
Сумма среднего чека	650	950	140	196,67
Покупатели	570	700	1000	330,76
Вернувшиеся клиенты	50	80	120	66,67
Коэффициент результативности	165,215

Изучив матрицу, можно сделать вывод о том, что компания имеет отличные результаты. Деятельность предприятия можно считать эффективной, так как общий коэффициент продуктивности выше 100%.

Оценка стоимости бизнеса	Финансовый анализ по МСФО	Финансовый анализ по РСБУ
Расчет NPV, IRR в Excel	Оценка акций и облигаций

Способы увеличения продаж. Сырая и точная конверсии

Чтобы КРІ стал действительно эффективным инструментом для повышения продаж, необходимо уметь правильно находить показатель конверсии. Делать это следует не по всему магазину, а по каждому продавцу в отдельности, причём с максимальной точностью.

План продаж

В магазине доведён план ежедневных продаж — 10 единиц продукции. Первый продавец продаёт 12 единиц в день, значит, он перевыполняет план. За это время к его прилавку подходит 44 человека.

Второй продавец реализовывает 8 единиц (не справляется с планом), к его столу подходит за 1 день 10 человек.

Как определить эффективность каждого их работников магазина? Кто из них заслужил поощрение? У первого показатель конверсии равён 27%, у второго — 80%. Прежде чем ответить на этот вопрос, необходимо более детально рассмотреть виды конверсий.

Конверсия сырая — что это значит?

Метод получения этого вида конверсии заключается в учёте количества посетителей через технические средства: видеокамеры, инфракрасные устройства. Количество чеков берётся из учётной программы магазина. Далее применяется формула вычисления конверсии, когда второе число делится на первое и умножается на 100%.

Для чего нужен показатель сырой конверсии?

Следует заметить, что подсчёт клиентов с помощью упомянутых технических устройств не может обеспечить достоверность данных. Механизмы не способны отличить случайных от реальных посетителей или отделить членов семьи.

Можно высчитать более точную сырую конверсию путём собственноручного подсчёта каждого посетителя. Однако в любом случае этот показатель отнюдь не поможет в разработке мотивирующей системы. Сырая конверсия представляет усреднённые данные. Здесь никоим образом не может произойти мотивация отдельных сотрудников, ведь все их действия обобщены одним средним показателем.

А чтобы реально превратить обычных посетителей в потенциальных и даже постоянных клиентов, требуется конверсия иного вида.

Точная конверсия

Чтобы подсчитать точную конверсию, следует рассмотреть соотношение числа потенциальных покупателей и количества продаж.

Для точного измерения применяется тахометр. У каждого продавца имеется брелок с кнопкой, в котором встроен специальный модуль. Если консультант в беседе с посетителем определил в нём реального покупателя, он нажимает кнопку. Если перед ним, например, мать с сыном или муж с женой, он нажимает только один раз, ведь понятно, что покупателем может быть только один из них.

Опытный продавец всегда отличит посетителя, который просто забрёл в магазин «от нечего делать», от того, кто серьёзно настроен на покупку.

Правильно мотивированые сотрудники магазина пользуются разнообразными методами увеличения продаж

Как заполнить блок «О себе» директору по продажам

Раздел «О себе» – логическое завершение вашей трудовой биографии. Рациональней всего оформить его в виде небольшого абзаца, состоящего из 3-4 предложений. Здесь следует раскрыть свой дополнительный потенциал, необходимый для выполнения обязанностей руководителя. Это может быть краткий перечень ключевых компетенций, технических навыков либо иных способностей, которые раскрывают более широкий круг ваших возможностей.

Пример «О себе» в резюме начальника отдела продаж:

Имею опыт работы более 12 лет в сфере продаж и маркетинга. Умение формировать стратегии сбыта различной продукции на основании актуальных бизнес-процессов. Опыт руководства территориально распределенной командой. Обучение сотрудников, наставничество. Знание управленческого учета, построения стабильных отношений с партнерами, владение азами менеджмента качества ISO.

ПРОДАВЦЫ

Рассмотрим магазин с планом продаж 5 500 000 рублей. Целевая премия для продавцов установлена на уровне 2% от выручки.

Предположим в месяце 30 дней, соответственно, с учетом смен каждый продавец должен выйти 15 раз. Общее число выходов – 90. При плане продаж 5 500 000 рублей, средняя плановая продажа продавца в день составит 61 111 рублей. Плановая доля товара группы А для каждого продавца 17% (точнее 16,67% без округления). Плановое количество продаж единиц товара группы «B» в день составляет 8 штук. Весовые значения каждого показателя KPI следующие:

• Средняя продажа продавца в день — 60%.

• Доля товара группы «А» в ОБЩИХ продажах магазина – 20%.

• Количество продаж единиц товара группы «B» в день – 20%.

Процент выполнения плана по каждому показателю умножается на его весовое значение, и затем показатели складываются. Полученный результат премии в % нужно умножить на целевое значение из Таблицы 1.

Основные правила составления резюме

Существует несколько форматов заполнения анкеты:

Хронологический – демонстрирует все этапы карьерного роста, но не раскрывает профессиональную ценность.
Функциональный – направлен на раскрытие навыков, знаний, умений, однако не показывает в должной мере ваши достижения.
Смешанный – объединяет в себе характеристики двух предыдущих форматов.

Структура такой анкеты включает в себя:

контактную информацию;
опыт работы – здесь стоит указать не только наименования компаний с конкретными датами стажа, но и перечислить должностные обязанности, выполняемые функции и достижения;
образование – к основному можно добавить и дополнительное, если таковое имеется, в виде различных курсов повышения квалификации;
профессиональные навыки и умения;
сопроводительное письмо с предыдущих мест работы станет дополнительным плюсом к формированию мнения будущего начальства о вас, как о специалисте.

Правильный документ должен быть составлен в деловом стиле и желательно дополнен соответствующим фото.

Для руководителя отдела сбыта важно уметь налаживать взаимоотношения и со смежными подразделениями – складом, логистикой, службой доставки, бухгалтерией, IT и т. д

В противном случае трудовая деятельность специалиста не принесет должного результата.

KPI отдела продаж обыкновенным языком

Приведем пример: ключевой показатель эффективности менеджера: объем реализованной продукции. То есть специалист понимает, что чем больше он будет продавать, тем больше его оплата труда. Он будет нацелен на реализацию тех товаров, которые в наличии и продаются быстро и в малом количестве. Также сделает акцент на более крупных покупателей.

Такой подход для компании не выгодный. Ведь цель каждой фирмы — это реализовывать весь имеющийся ассортимент, постоянно увеличивать число покупателей, продавать “под заказ”. В данном случае, KPI следует устанавливать следующие:

реализация определенных групп товарного ассортимента;
прирост клиентской базы;
увеличение среднего чека;
увеличение продаж “под заказ”.

Что делать, если KPI не работает

Если бизнес из раза в раз не выполняет KPI, причины могут быть такими:

ненастроенные бизнес-процессы;
нереалистичная цель;
продукт не соответствует требованиям рынка;
плохая мотивация и работа сотрудников.

Ненастроенные бизнес-процессы. В компании не налажено взаимодействие сотрудников или отделов, информация доходит не вовремя, одно подразделение работает хорошо, а другое — плохо. Это как если бы бариста в кофейне Марии варил лучший кофе в городе, но отдел рекламы не знал об этом и не запустил рекламную кампанию.

Нереалистичная цель. Когда план завышен, это может демотивировать сотрудников. Например, запанировать рост продаж через полгода на 30% — это вполне реалистичная цель. А вот рост на 1000% — прямая дорога к потере всякой мотивации сотрудников и разочарованию в компании.

Продукт не соответствует требованиям рынка. Здесь все просто: если рынок массово переходит в онлайн и основной клиент предпочитает делать покупки в интернете, а у вашего магазина нет даже сайта, то вряд ли стоит ждать высоких бизнес-результатов.

Плохая мотивация и работа сотрудников. Если KPI реален, а некоторые сотрудники из месяца в месяц не выполняют план, нужно смотреть, кто из них потерял мотивацию, перегорел или просто ленится.

При оценке KPI нельзя делать быстрых выводов, нужно проанализировать ситуацию со всех сторон. КРI — это только инструмент, который помогает двигаться к цели. И если не выполняется он, это знак, что в ситуации нужно разобраться, а не пытаться сразу менять сотрудников или ломать процессы.

Ошибка №4: Быть скорой помощью для менеджеров

Менеджеры – это самые ленивые люди в бизнесе. Вместо того, чтобы активно работать они активно ищут причины и поводы, чтобы не работать. Так, они могут все время просить вас помочь им с какой-то задачей, с решением вопроса по клиенту, с подготовкой отчета, с договором. И т.д.

Проблема в том, что вы опять берете все на себя и в итоге в отделе продаж работает только руководитель. А менеджеры сидят у него на шее.

Решение: чтобы избежать этой ошибки руководитель отдела должен обозначить менеджерам свою позицию: каждый выполняет ту работу, которая прописана в его должностных инструкциях. Не хочешь? Ленишься? – свободен!

Расчет ключевых показателей KPI

Разберем, как рассчитать KPI, чтобы эта работа дала результат для бизнеса. При выборе критериев оценки нужно проанализировать текущую деятельность и результаты работы, например зафиксировать объем продаж за календарный период (месяц, квартал, год). Так как эффективность подразумевает стремление к лучшим или большим показателям работы, нужно сформировать цели и задачи:

увеличение количества клиентов,
повышение конверсии от звонков или заявок клиентов,
увеличение среднего чека на каждого посетителя,
снижение времени на выполнение определенного процесса,
рост общего денежного потока.

Для каждой цели и задачи нужно определить конкретный итоговый результат, которого должен добиться сотрудник, отдел, подразделение или целая компания. Это может быть точная сумма среднего чека, процент конверсии, количество клиентов и т. д. Также нужно определить срок, в течение которого нужно реализовать поставленную цель (месяц, квартал, год).

Расчет показателей KPI является кратко- или долгосрочным планированием. Поэтому недопустимо ставить общую и неконкретную цель, задачу, результат. Например, задача «увеличить число посетителей» без указания точного количества вновь привлеченных клиентов не имеет практического смысла. Кроме того, показатель увеличения клиентуры нужно оценивать наряду с другими критериями: ростом продаж, денежного потока и др. Сам факт повышения количества посетителей не гарантирует роста прибыли компании, если они не будут покупать товары или заказывать услуги.

N	Показатель за квартал	Цель (план), которой должен достичь отдел	Фактически достигнутый результат	Коэффициент KPI, т. е. показатель эффективности работы
1	Общая выручка, т. е. финансовый показатель продаж отдела	1 000 000 руб.	1 500 000 руб.	150 %
2	Количество продаж	200	240	120 %
3	Конверсия продаж в %	80	60	75 %
4	Общий KPI			129,5 %

Вот что следует из указанной таблицы:

руководство поставило перед отделом цель в 1 млн руб. выручки, 200 единиц проданных товаров, 80 % конверсии при работе с клиентами и продажах;
по итогам месяца план по первым двум показателям был существенно перевыполнен, тогда как процент конверсии снизился;
так как снижение процента конверсии привело только к увеличению выручки и количеству проданного, очевидно, что клиенты приобретали более дорогостоящий товар.

По первым двум показателям отдел продаж и руководство не только реализовали намеченный план, но и существенно его превысили

Руководитель может ставить еще более высокие результаты продаж либо обратить внимание на соотношении конверсии с выручкой и количеством проданных товаров. Имеет смысл сконцентрировать внимание на продажах более дорогих товаров, так как они дали хороший результат даже при снижении конверсии

Для повышения процента отдачи (конверсии) можно сформировать новую стратегию работы с клиентами, ввести дополнительное стимулирование для сотрудников, принять иные решения.

Чтобы получить еще более объективную оценку работы отдела продаж, можно вводить дополнительные показатели KPI. Например, если кроме продажи товаров клиентам предлагаются услуги по сервисному обслуживанию, для расчета можно использовать выручку от их реализации. Однако не будет иметь практического смысла такой критерий, как длительность телефонного разговора с клиентом, так как играет роль только факт заполнения заявки и приобретения товара.

Если бы руководство изначально поставило перед отделом нереальную и недостижимую цель, результат оценки был бы иным. Поэтому принцип соизмеримости KPI должен учитываться при выборе и расчете любого показателя. Аналогичные примеры KPI можно легко разработать самостоятельно с учетом особенностей бизнеса.

Какие основные требования к показателям KPI и их характеристики?

Можно провести аналогию с технологией SMART, добавив несколько пунктов:

Конкретные. Понятное определение.
Объективные. Быть реальным и достижимым, но при этом амбициозным и стимулировать. В противном случае сотрудник будет демотивирован.
Релевантные. Коррелировать с конечными целями.
Измеримые. Количественный критерий, который поможет оценить результат.
Ограничены во времени. Установлены сроки реализации.
Сбалансированы. Не должны друг другу противоречить.
Отсутствие внешнего фактора. Сотрудник должен иметь все необходимые полномочия, инструменты и непосредственно влиять на итоговый результат.

Рассмотрим на примере. Ставиться задача увеличить продажи. Пока она сформулирована не ясно.

Корректируем:

Время, конкретика, измеримость. За месяц увеличить продажи конкретного SKU на 20% в денежном эквиваленте. Тогда KPI – это количество проданного товара, равное установленной денежной сумме.
Проверяем на объективность. Если среднемесячный показатель роста 2-3% по данной SKU, то скачок на 20% покажется для сотрудника труднодостижимым. Тогда нужно прописать и согласовать дополнительные инструменты – за счет чего можно выполнить план? Предположим, проведем новую рекламную кампанию.
Проверяем релевантность. Цель роста продаж конкретной SKU – это часть глобальной цели – увеличения чистой ежемесячной прибыли. Поэтому считаем, сколько потребуется потратить на рекламную кампанию, чтобы выполнить план, а потом сопоставляем, выгодно или нет. Может быть такое, что рост продаж получите, а вот рост прибыли – нет. Тогда задача не целесообразна и необходимо искать альтернативные способы. А может быть и другой вариант – поставить менеджеру по контекстной рекламе задачу уменьшить цену привлеченного клиента, что, по логике, должно сократить расходы на рекламную кампанию. Тогда, опять-таки, проверяем сбалансировать – не противоречит ли один KPI другому?

«Важно! Если не можете провести связь между метрикой и доходом, лучше не используйте её в качестве KPI»