III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций начальник отдела сбыта обязан:
3.1. Осуществлять рациональную организацию сбыта продукции, ее поставку в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.
3.2. Обеспечивать участие отдела в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия.
3.3. Организовывать подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок.
3.4. Возглавить работу по составлению планов поставок и их увязку с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и договорами.
3.5. Принимать меры по выполнению плана реализации продукции, своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов на поставку.
3.6. Обеспечивать контроль выполнения подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств, состояние запасов готовой продукции на складах.
3.7. Организовывать приемку продукции от подразделений на склады, хранение и подготовку к отправке, определение потребности в транспортных, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции.
3.8. Осуществлять разработку, внедрение стандартов предприятия по организации хранения, сбыта, транспортировке продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков продукции и ускорению сбытовых операций.
3.9. Принимать участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятиях по рекламе продукции.
3.10. Организовать оптовую торговлю выпускаемой продукции, принимать меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию.
3.11. Участвовать в рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовке отзывов на предъявленные иски, а также претензий поставщикам при нарушении ими условий договоров.
3.12. Обеспечивать учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам) о выполнении плана реализации.
3.13. Координировать деятельность складов готовой продукции, руководить работниками отдела.
3.14. .
Как классифицируют менеджеров
Существует много классификаций менеджеров — по уровню, функциям, объекту управления и другим параметрам.
По уровню выделяют три группы менеджеров:
- Менеджеры низшего звена — например, начальники отделов. Они руководят специалистами: ставят задачи и контролируют их выполнение.
- Менеджеры среднего звена — например, руководители филиалов. Они контролируют работу менеджеров низшего звена.
- Менеджеры высшего звена — топ-менеджмент: например, генеральные директора. Они управляют всей компанией или каким-то направлением и принимают важные решения.
По функциям выделяют две группы менеджеров:
- занимающиеся общим менеджментом — управляют компанией в целом;
- занимающиеся специальным, или функциональным, менеджментом — управляют отдельными сферами деятельности.
Ко второй группе относится, например, менеджер по инновациям. Он занимается только внедрением инноваций и не управляет производством, финансами и другими сферами.
По объекту управления выделяют четыре вида менеджмента и, соответственно, четыре группы менеджеров:
- организационный — менеджеры создают структуру компании, разрабатывают правила, регламенты и стандарты;
- стратегический — менеджеры управляют компанией или группой компаний: формируют цели и пути их достижения;
- тактический — менеджеры управляют отделом или филиалом, формируют цели для них и следят за достижением;
- оперативный — менеджеры управляют текущими задачами: распределяют ресурсы, устанавливают KPI, контролируют ход работы.
Права и обязанности сотрудника
Познакомиться с правами и обязанностями начальника отдела продаж поможет представленная ниже таблица с примерами данных разделов из реальной должностной инструкции:
| Пункт должностной инструкции | |
| Права | Сотрудник имеет право:
|
| Обязанности | Сотрудник обязан:
|
Два представленных выше раздела идут рука об руку — и поэтому, как правило, в должностной инструкции необходимо располагать их один за другим.
Шаг 7. Выберите единую систему управления задачами
Держать в голове или в почте все свои задачи и задачи команды — это сложно. Вы не сможете видеть детальную историю задачи, этапы реализации, трудозатраты и так далее. Эффективней для этого создать структуру и системность. Выберите систему управления задачами, где будет фиксироваться вся активность команды, ответственные, сроки.
Подобных систем большое множество: YouGile, Asana, Pyrus, Wrike GanttPro и многие другие. В этих сервисах очень удобно детализировать общую стратегию отдела и сделать декомпозицию по задачам с распределением по сотрудникам. Вы всегда сможете отслеживать прогресс по конкретным задачам, видеть новые комментарии и участие других людей, кто так же подключён к реализации задачи.
Виды собеседований
При подготовке к собеседованию на руководящую должность просмотрите, в каком стиле оно может проводиться. Если вы по первым вопросам угадаете, какое именно интервью вас ждёт, это позволит выбрать максимально правильную стратегию поведения.
Биографическое
Обычно проводится как I этап общего собеседования. Но может быть и отдельным в исключительных случаях: если кандидатов, кроме вас, больше нет; или если работодатель по резюме решил, что вы его устраиваете. Задаются шаблонные вопросы об образовании, опыте работы, привычках, семейном положении, образе жизни, хобби. Как себя вести: отвечать чётко и искренне, быть самим собой.
Поведенческое
Чаще всего это II этап собеседования. Проводится как отдельная форма, если все необходимые биографические сведения работодатель почерпнул уже из предоставленных документов. Задаются вопросы о предыдущем месте работы, отношениях с подчинёнными и руководством, стилях и методах взаимодействия с командой, профессиональных неудачах, случавшихся конфликтах
Как себя вести: представить себя в выгодном свете, об ошибках говорить не обязательно, акцентировать внимание на достижениях и успехах
Ситуационное (кейс-интервью)
Может проводиться как очередной этап общего собеседования или отдельной формой. Часто организуется как групповое. Создаётся проблемная ситуация, связанная с руководящей должностью, которую надо быстро и оперативно решить с минимальными потерями.
Например: «Ваши подчинённые с целью забастовки не вышли на работу» или «Конец месяца, и вы понимаете, что ваше подразделение не выполняет месячный план». Задача кейс-интервью — проверить наличие аналитического мышления, умения брать ответственность на себя, профессиональной компетенции. Как себя вести: инициативно и творчески, сделать всё, чтобы успешно разрешить ситуацию.
Панельное (карусель)
Похоже на кейс-интервью, но более масштабное. Проводится в группе. Причём в неё могут входить как соискатели на руководящую должность, так и работники самой компании. В последнем случае на собеседование приглашается несколько начальников отдела и подчинённых. Кандидату предлагается выполнить какое-то конкретное задание. Например, оптимизировать производительность на своём участке. Нужно составить план, согласовать его с другими сотрудниками, грамотно распределить обязанности и при этом отвечать на шквал вопросов со стороны всех присутствующих. Как себя вести: использовать опыт работы руководителем, принимать быстрые решения. На таком собеседовании не страшно допустить ошибки при составлении плана, а вот неумение работать в команде и налаживать межличностные контакты помешают получить должность.
Стрессовое (стресс-интервью)
Это самая жёсткая форма собеседования. Работодатель будет делать всё, чтобы вывести вас из себя: задавать вопросы в быстром темпе, не дослушивать ответы, перебивать, грубо разговаривать, повышать тон, постоянно отвлекаться на телефон или подпись документов. Ну и, конечно, масса неприятных вопросов: «Вас уволили, потому что вы брали взятки?», «Почему вы толстый?» «Вы не замужем, потому что у вас отвратительный характер?», «Очки вам не идут — почему вы не носите линзы?». Как себя вести: максимально спокойно, отвечать уверенно и без хамства, в некоторых случаях — парировать, что это ваша частная жизнь и она никак не влияет на ваши высокие профессиональные качества.
Резюмируем
Для любого руководителя конфликт сотрудников – это проверка на прочность, своеобразный экзамен. Начальник должен занять нейтральную позицию и, с помощью переговоров, помочь сотрудникам прийти к взаимовыгодному решению. Существует 5 основных стратегий поведения в конфликтной ситуации: избегание конфликта, уступка, конкуренция, сотрудничество и компромисс. Конструктивными способами выхода из конфликта считаются компромисс и сотрудничество, к ним следует стремиться в разрешении спорных ситуаций. Но это не значит, что другие стратегии нужно отвергать. Учитывая все обстоятельства конфликта, взвешивая все «за» и «против», выбирайте оптимальное решение в конкретной ситуации.
Отдельно от рабочих конфликтов стоит явление травли в коллективе – психологическое давление, направленное на конкретного человека. Руководитель должен быть в курсе проблем коллектива и не допускать подобных явлений.
Конфликты отрицательно влияют на работу – возрастает напряжение, вместо работы сотрудники выясняют кто прав, кто виноват, теряются заказы, падает прибыль. Если коллектив конфликтный, возникает текучка кадров, много ресурсов тратится на то, чтобы обучить новых сотрудников, ввести их в курс дела.
Вместе с тем, часть споров может улучшить работу компании. Если существуют конфликты по поводу разделения обязанностей – это повод доработать бизнес-процессы и составить четкий алгоритм действий сотрудников. Если негатив вызывает несправедливая оплата труда – нужно создать систему критериев оценки, премий и штрафов. Если споры возникают из-за перегруженности работников, можно установить систему учета рабочего времени, чтобы проанализировать ситуацию.
Часто конфликты – результат роста организации, лучше преодолеть их, пока организация небольшая, чтобы при масштабировании бизнеса эти проблемы уже не мешали.
Вопросы и ответы
К некоторым вопросам лучше подготовиться заранее. Зная, что говорить, вы будете чувствовать себя увереннее. Следите за тем, чтобы в разговоре нечаянно не вырвались слова-паразиты, сленг, фразы неуверенности, фривольности.
Какие вопросы могут задать и как правильно на них ответить?
В: У вас в команде есть проблемный сотрудник. Как вы будете действовать?О: Выявить, в чём именно его проблема и решить её. Недовольство условиями труда — поговорить и отыскать компромисс. Неуживчивый характер — найти подход можно к любому человеку.
В: Почему вы идёте на такую стрессовую должность?О: Стресс создаёт проблемную ситуацию, которая оттачивает ум, закаляет характер и заставляет двигаться вперёд.
В: Как вы снимаете стресс, накопленный на работе?О: Я хожу в тренажёрный зал / Провожу выходные с детьми на природе / Занимаюсь саморазвитием.
В: Почему вы уволились с предыдущего места работы?О: Не вижу там дальнейшего карьерного роста / Нет никаких перспектив / Понял, что топчусь на месте (главное — никого не обвинять в своём увольнении, в том числе и себя — о допущенных ошибках и возникших проблемах можно умолчать).
В: Какую именно зарплату вы хотите получать?О: Заслуженную / Ту, что заложена в вашем бюджете, — наверняка для должности руководителя она будет не маленькой (главное — не называть конкретную сумму).
Если опыт работы в руководящей должности уже есть и вы успешно справлялись с возложенными на вас обязанностями, собеседование должно пройти в штатном режиме, без неприятных сюрпризов. Однако каждый работодатель обладает своим набором требований к кандидатам и может отходить от шаблонов интервью. Так что лучше заранее приготовить себя к различным проблемным ситуациям. Сохранение здравого рассудка и хладнокровия, а также профессиональный подход к любому вопросу — залог благополучного исхода этого ответственного мероприятия.
Должностная инструкция руководителя учреждения
Несмотря на то, что список полномочий и должностных обязанностей руководителя организации гораздо обширнее, для этой должности составляется такая же инструкция, как и для любого наемного работника.
Большая сила – это большая ответственность, поэтому у директора этот документ, пожалуй, в несколько раз объемнее, чем у остальных сотрудников.
Основные разделы должностной инструкции руководителя включают в себя:
- Перечень документов и нормативно-правовых актов, которые регламентируют его деятельность.
- Список знаний, умений и навыков, которые нужны для работы.
- Сведения о необходимости повышения квалификации с указанием конкретных временных рамок.
- Полномочия, которые дают возможность регулировать процессы внутри учреждения и представлять интересы организации во внешней среде.
- Виды ответственности за несоблюдение должностной инструкции и недобросовестное отношение к своим обязанностям.
Кроме того, деятельность менеджера регламентируют также нормы действующего законодательства.
Обучение персонала как функция руководителя отдела продаж
Получение новой должности после успешного прохождения конкурса – далеко не конец пути. Истинные профессионалы всегда стремятся познать что-то новое, постоянно совершенствуясь в своем деле. РОП организует обучение сотрудников. Контролирует их работу, дает полезные советы, грамотно и деликатно указывает на промахи. Не стоит забывать и о стимулировании. Зачастую успешные продажи зависят от умения применять различные инструменты и от взаимоотношений с клиентами.
Обучение не ограничивается несколькими полезными рекомендациями. Должны быть организованы специальные тренинги. Внутри компании подобные мероприятия следует проводить на ежедневной основе. Посещая тренинги, менеджеры получают ценные знания и обучаются принципам эффективных продаж. Цель тренингов – коснуться некоторых аспектов успешной деятельности, а также затронуть спорные моменты, вызывающие трудности у специалистов. Для проведения тренингов приглашают экспертов или организуют занятия своими силами.
Немногие РОПы понимают важность общения с подчиненными. Успехов можно добиться в кротчайшие сроки, став для них не только начальником, но и наставником
Для этого нужно установить контакт с подчиненными. Направляя сотрудников и давая им ценные рекомендации, руководитель обеспечивает эффективную работу отдела и становится гуру для своих подчиненных.
Преуменьшать значимость этого пункта не следует. Среди обязанностей РОПа наставническая деятельность должна занимать одну из главных позиций. По-другому наладить доброжелательные отношения с коллективом вряд ли получится.
Требования к образованию и опыту работы
Тем, кто планирует делать карьеру в сфере продаж, рекомендуется получить профильное образование. Для старта карьеры достаточно окончить торговый техникум, но без уровня бакалавра или магистра претендовать на руководящую должность будет сложно.
Точной статистики нет, но примерно 85% вакансий содержат обязательное требование к наличию высшего образования (необязательно профильного), еще 10% работодателей хотят найти директора с магистратурой в области торговли. Однако для «продажника» в первую очередь важна коммуникабельность. Так, например, технический специалист, который отлично разбирается в нюансах строения продукции и умеет убеждать других людей, сможет работать в продажах даже без профильного образования. Хотя для продвижения по карьерной лестнице придется пройти хотя бы курсы.
Плюс карьеры в продажах ― реализацией может заниматься специалист из любого отдела. Главное, иметь соответствующие навыки и получать удовольствие от процесса общения с людьми.
Что нужно работодателю
Итак, вы пришли на собеседование, с целью занять должность руководителя, полны надежд и решимости, готовы горы свернуть и показать себя во всей красе. Входите в кабинет, и тут работодатель, даже не здороваясь, не приглашая присесть и не глядя на вас, выдаёт:
— Так, у меня времени — не больше 5 минут! В двух словах о себе и зовите другого претендента!
Или:
— Почему у вас в резюме не указана причина увольнения? Почему рекомендация от бывшего работодателя такая короткая и неинформативная?
Большинство кандидатов в таких ситуациях теряются, смущаются и впадают в ступор. Всё потому, что, согласно шаблонам собеседований, их ожидания были одни (с ними поздороваются, предложат присесть, начнут задавать вопросы в штатном режиме — по крайней мере, вежливо), а реальность оказывается другой. На самом деле в последнее время всё больше работодателей практикуют такое жёсткое начало стресс-интервью для того, чтобы увидеть соискателя в проблемной ситуации.
Руководящая должность предполагает ежедневные стрессоры: стычки с подчинёнными, претензии по условиям труда и зарплате, «верхи» давят, «низы» вечно недовольны, неуживчивый характер сотрудников и многие другие напрягающие факторы. Поэтому работодатель хочет сразу увидеть, умеет ли кандидат с первой минуты погрузиться в проблему и адекватно отреагировать на неё. И только потом он будет выяснять все остальные составляющие профессиональной компетенции.
Что в идеале нужно работодателю от кандидатов на руководящую должность? На чём будет акцентировано внимание на собеседовании?
Профессионализм:
- высшее образование — специальность, связанная с той сферой, в которой будет работать руководитель;
- опыт работы на руководящей должности — хотя бы год;
- хорошие рекомендации с прошлого места работы;
- наличие сертификатов о прохождении всевозможных тренингов для управленцев / руководителей / менеджеров;
- навыки ведения переговоров на разных уровнях;
- владение необходимыми компьютерными программами для составления отчётной документации;
- адекватная причина увольнения с прошлого места работы.
Для подтверждения профессионализма достаточно имеющихся документов, которые обязательно следует взять на собеседование: диплом об образовании, рекомендации с прошлого места работы, резюме, сертификаты о прохождении тренингов и мастер-классов.
Личные качества:
- коммуникабельность, умение наладить контакт практически с любым человеком, установить нормальные межличностные отношения со всеми членами команды;
- способность к самообразованию, самоанализу;
- быстрая адаптация к новым условиям труда;
- высокий уровень стрессоустойчивости: адекватные поведенческие реакции на критику, конфликты и прочие проблемные ситуации;
- лидерские качества: умение вызывать уважение у подчинённых, быть авторитетом;
- пунктуальность, ответственность, дисциплинированность;
- целеустремлённость;
- широкий кругозор и высокий интеллектуальный уровень, креативность мышления;
- инициативность, самостоятельность при принятии решений.
О личных качествах кандидатов работодатель будет судить по нескольким источникам. Во-первых, по итогам собеседования (как вы реагируете и отвечаете на поставленные вопросы). Во-вторых, полагаясь на личную интуицию. В-третьих, по результатам психологических тестирований. Их может быть несколько. Чаще всего даются опросники на стрессоустойчивость, наличие лидерских качеств и уровень IQ.
Если вы удовлетворяете всем этим требованиям, вряд ли у работодателя будут веские причины не взять вас на работу на руководящую должность по итогам собеседования.
Шаг 4. Сформируйте стратегию
Итак, вы собрали необходимую информацию:
- какие задачи стоят перед вашим отделом, приоритеты;
- какая у вас команда, её возможности, зоны роста;
- какие процессы в компании, взаимоотношения между другими отделами, проблемные зоны, как они соотносятся между собой.
Теперь из собранной информации можно сформировать стратегию вашего направления, выделив основные и глобальные задачи. Затем разделите их на цели и поэтапный план действий: что нужно сделать для достижения целей.
В этом шаге важно два этапа:
- Защитить стратегию перед руководством. Получить одобрение на реализацию намеченного плана.
- Защитить её перед своей командой. Показать общую картину происходящего, рассказать, почему необходимо реализовать эти задачи и куда они должны привести.
Мотивация персонала
Безусловно, мотивация персонала отдела продаж необходима. И состоит она, как и всякая мотивация, из поощрений и наказаний.
Правда с недавних пор специалисты признали более действенным методом – стимулирования поощрениями. Поэтому мотивация – это ожидание сотрудником вознаграждения за результаты, которые он показал в работе.
Получив поощрение, человек на интуитивном уровне определяет его соответствие затраченным усилиям, а потом начинает сопоставлять своё вознаграждение с вознаграждением коллег. Поэтому однотипная мотивация – «для всех» здесь не будет уместна. Профессиональный рост, высокие результаты продаж и тому подобные критерии должные влиять на систему подхода к выплатам.
Важные данные должностной инструкции
Среди всех разделов должностной инструкции можно отметить самые главные, без которых документ утратит свою ценность:
- Должностные обязанности. Этот раздел — ключевой. Он является самым главным для обеспечения успешного выполнения профессиональной деятельности сотрудника, а также для регуляции взаимоотношений между работодателем и работником.
- Права и обязанности. Расширить или сузить возможности сотрудника помогают именно эти пункты инструкции. Им также отводится особое место в документе и без них должностная инструкция будет неполной.
- Ответственность. Если при составлении должностной инструкции избежать этого пункта, то таким образом получится, что с сотрудника будет снята какая бы то ни было ответственность. Причем, чем выше по рангу должность, тем больше ответственности будет нести человек, которому она принадлежит.
Руководитель – кто он
Чтобы разобраться, кто такой руководитель, в первую очередь надо ознакомиться с определением этого термина. Согласно данным справочной литературы, под руководителями понимается категория работников, которые имеют право принятия решения по ключевым вопросам управления для стабильной и прибыльной работы компании.
Специалисты в этой области могут находиться на разных иерархических уровнях компании. Например, генеральный директор, управляющий директор, директора по направлениям, начальник управления, начальник цеха, руководитель департамента, начальник отдела/участка и их заместители.
Особо стоит подчеркнуть, что руководители это такие же сотрудники компании, но в отличие от инженерно-технического персонала, который тоже принимает решения на своем уровне по обеспечению производства, они не только наделены правом принимать управленческие решения и несут ответственность конечный результат работы, но и отвечают за деятельность всего штата организации.
Кто такой руководитель
Не может добиться успеха тот, кто изначально поставил перед собой неверные цели. И таких людей большинство. Должность руководителя должна быть не конечной целью развития личности, а только очередной ступенькой перед покорением более глобальной задачи.
Важно перед каждым своим намерением или действием сделать паузу и подумать, нужно ли это делать и зачем.
Каждый будущий руководитель в начале своего пути должен осознавать, для чего ему надо стремиться к этой должности. Например, одним из вариантов ответа на вопрос «зачем становиться руководителем?» может стать фраза «потому что нравится весь процесс создания чего-либо и интересны все возможности его совершенствования и оптимизации».
Функции руководителя – что это, в чем они заключаются? Если обратиться к Трудовому кодексу Российской Федерации, то в нем сказано, что руководитель – это физическое лицо, функцией которого является руководство организацией согласно ее учредительным документам, а также в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ. Также он является и исполнительным органом.
Таким образом, руководитель одновременно выполняет функции работника согласно трудового договора и является представителем компании, в чью зону ответственности входит вся организационная деятельность, а также связь с третьими сторонами-участницами гражданского оборота. Поэтому его функциональная деятельность основывается на соблюдении не только трудового законодательства, но и гражданского.
В зависимости от формы собственности предприятия должность руководителя может иметь разные названия: директор, генеральный директор, президент. С точки зрения законодательства это допустимо.
Эффективная работа руководителя заключается в решении всех вопросов, связанных с нормальным функционированием предприятия, кроме тех, которые находятся в зоне ответственности общего собрания учредителей или совета директоров. Он вправе без доверенности представлять интересы компании, может сам выдавать доверенность сотрудникам для выполнения определенных действий, издавать и подписывать приказы о приеме и увольнении, дисциплинарных взысканиях и поощрениях.
Для вас подарок! В свободном доступе до18.12
61 проверенный канал из закрытой подборки по поиску работы в IT
Гарантированно найдете выгодную работу за 1-2 дня
Гарантированно найдете выгодную работу за 1-2 дня
Чтобы получить подарок, заполните информацию в открывшемся окне
Перейти
Скачать файл
Все нормы и правила, которые касаются любого работника организации, распространяются и на ее руководителя. Например, выполнять свои обязанности в соответствии с трудовым договором, работать с соблюдением правил внутреннего распорядка, трудовой дисциплины, а также требований охраны труда и промышленной безопасности.
Кроме решения вопросов, связанных с непосредственным обеспечением производства, в компетенцию эффективного руководителя и менеджеров высшего уровня входит правильный подбор кадровой политики. Ведь успешная и конкурентоспособная работа предприятия, его экономическая и финансовая стабильность зависят от того, как каждый сотрудник по отдельности и весь коллектив в целом будут выполнять свои функциональные обязанности.
Главной целью управленца является формирование команды, которая способна работать на результат, преодолевая любые внешние и внутренние трудности. Таким образом, лицо, стоящее у руля компании, помимо всего прочего, должно быть еще и хорошим психологом, умеющим решать мотивационные вопросы, грамотно распределять роли и ответственности сотрудников, уметь добиваться сплоченности коллектива.
