Возмещение по авансовому отчету

Компенсация перерасхода на зарплатную карту

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата?

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

В бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма возмещения перерасходованных подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408.

В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Некоторые арбитражные суды не отрицают возможность возместить перерасход на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на «зарплатный» счет сотрудника подотчетные денежные средства. А сотрудник в свою очередь впоследствии правомерно вернул со своего банковского счета неиспользованные им подотчетные суммы. Эти операции были подтверждены приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты), авансовым отчетом сотрудника, приходным кассовым ордером (на основании которого остаток неиспользованного аванса был возвращен в организацию), товарными накладными, чеками ККТ, квитанциями.

Во избежание лишних споров с контролирующими ведомствами по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу. Однако в любом случае ответственности за возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) возмещение перерасхода подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.

Бухгалтерский учет Учет взаиморасчетов с подотчетниками ведется, согласно Плану счетов, на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Расчеты с подотчетными лицами: проводки Содержание операции Дебет Кредит Выданы суммы под отчет 71 50, 51 Отражены расходы согласно сданному авансовому отчету в зависимости от специфики 08, 10, 20, 25, 26, 44, 60, 91 71 Возвращен неизрасходованный подотчет 50, 51 71 Отнесен на недостачи не возвращенный своевременно подотчет 94 71 Списана из заработной платы задолженность с согласия работника 70 94 Отражена задолженность по подотчету, по которому невозможно погашение за счет зарплаты 73 94 Взыскана по судебному решению задолженность по подотчету 50, 51 73 Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами Как любая дебиторская или кредиторская задолженность, состояние расчетов с подотчетными лицами подлежит инвентаризации, согласно пункту 3.47 Методических рекомендаций о проведении инвентаризации. Решение о проведении проверки принимает руководитель компании. Также существуют случаи проведения обязательной инвентаризации, например составление годовой бухгалтерской отчетности или ликвидация компании. В ходе инвентаризации необходимо проверить суммы выданных авансов, правильность составления авансовых отчетов, соответствие их целевому использованию полученных денег по отчет. По результатам проверки следует составить акт инвентаризации. Форма акта не утверждена, следовательно компании необходимо разработать её самостоятельно, отразив в ней: дату и основание проведения инвентаризации; состав инвентаризационной комиссии; выявленные расхождения между учетными и фактическими данными, полученными в ходе проверки.

И (40) – ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ РАСЧЕТОВ С ПРОЧИМИ КРЕДИТОРАМИ. (ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ РАСЧЕТОВ С ПРОЧИМИ ДЕБИТОРАМИ).

Действующие методические указания, касающиеся проведения финансовой и имущественной инвентаризации, регламентируют порядок проведения внутренней проверки расчетов с контрагентами, выступающими в качестве кредиторов или должников.

Так, согласно этим методическим рекомендациям, все дебиторские задолженности входят в общий состав имущества предприятия. При этом кредиторские резервы и долговые обязательства должны быть включены в состав финансовых обязательств.

Процесс инвентаризации предполагает сверку сумм, которые числятся на конкретных счетах бухучета предприятия по состоянию на конец календарного года. Кроме того, проводится выявление кредиторских и дебиторских задолженностей, имеющих истекший срок давности.

Основываясь на пункте 3.44 методических рекомендаций, процесс инвентаризации расчетов должен заключаться в осуществлении проверки обоснований тех денежных ресурсов с дебиторами и кредиторами, которые числятся на счетах бухучета предприятия.

Процессу проверки должны подвергаться следующие счета бухгалтерского учета:

§ 60 — отражает финансовые расчеты с поставщиками и компаниями, выступающими в качестве подрядчиков»;

§ 62 — показывает взаиморасчеты с клиентами, покупателями;

§ 63 — указывает на сформированные резервы по сомнительным задолженностям;

§ 66 — отражает взаимные расчеты по краткосрочным кредитам;

§ 67 — взаиморасчеты по кредитам и займам с длительным сроком действия;

§ 68 — финансовые расчеты по погашению сборов и налоговых выплат;

§ 69 — взаиморасчеты на социальное страхование;

§ 70 — расчетные взаимодействия с работниками;

§ 71 — финансовые расчета с лицами, которые входят в систему отчетности организации (подотчетные);

§ 73 — взаиморасчеты с работниками по операциям, отличным от оплаты труда;

§ 75 — расчеты с лицами, являющимися учредителями предприятия;

§ 76 — взаимоотношения с кредиторами, а также дебиторами;

§ 79 — отражает взаимные расчеты внутри хозяйственной структуры предприятия.

Пошаговый порядок проведения инвентаризации:

Шаг 1 — Формируется приказ руководителем о необходимости проверки дебиторов и кредиторов.

Шаг 2 — Составляется справка к акту ИНВ-17 бухгалтером по данным бухучета в разрезе по каждому дебитору, кредитору.

Шаг 3 — Силами бухгалтерии проводится согласование с контрагентами обозначенных долгов, как правило, с помощью актов сверки.

Шаг 4 — Заполнение акта ИНВ-17 инвентаризационной комиссией на основе подготовленных справок и актов сверок.

Шаг 5 — Принимается решение о безнадежной кредиторской или дебиторской задолженности.

Шаг 6 — Отражение в бухучете соответствующих бухгалтерских проводок по учету результатов инвентаризации.

Последнее изменение этой страницы: 2019-06-08; Просмотров: 175; Нарушение авторского права страницы

Как ускорить возмещение расходов по авансовым отчетам?

Стандартно в оформлении одного авансового отчета задействовано три ответственных лица: сам подотчетный сотрудник, бухгалтер и руководитель. Чем больше авансовых отчетов в компании, тем более неуправляемым и непрозрачным становится этот бизнес-процесс.

Когда цепочка действий не налажена должным образом, задержки компенсаций по авансовому отчету — обычное дело. Это происходит из-за несвоевременного оформления или утери документации, а также её многократного исправления с связи с большим количеством ошибок, возникающих в следствие человеческого фактора.

Именно поэтому сегодня всё больше компаний уходят от привычного бумажного формата, отдавая предпочтение электронному, так как в последнем случае время на оформление авансового отчета (от и до) сокращается на 50%, что всегда приносит компании и ощутимую экономию денежных средств.

В приложении Hamilton Авансовый отчет процесс оформления авансового отчета максимально отлажен и автоматизирован:

Важно отметить, что на изображении выше показана стандартная схема бизнес-процесса, на практике роли, права, уровни авторизации и сама цепочка взаимодейтсвия могут быть настроены под специфику каждой отдельной компании. В приложении Hamilton Авансовый отчет все участники бизнес-процесса работают и взаимодействуют в единой онлайн

Сотрудник с любого устройства из любой локации вносит свои расходы, прикрепляет к ним фото чеков и отправляет электронный авансовый отчет на проверку бухгалтеру

В приложении Hamilton Авансовый отчет все участники бизнес-процесса работают и взаимодействуют в единой онлайн. Сотрудник с любого устройства из любой локации вносит свои расходы, прикрепляет к ним фото чеков и отправляет электронный авансовый отчет на проверку бухгалтеру.

Большая часть информации уже заполнена за сотрудника по умолчанию, а то, что требует заполнения, всегда обозначено заголовком и подсвечено красным цветом.Таким образом, бухгалтер получает всегда 100% правильно оформленные авансовые отчеты без задержек и возвратов.

Приложение также автоматически формирует все проводки и легко синхронизируется любой ERP, поэтому бухгалтеру остается просто передать все данные и проставить аналитику.

Руководитель также с любого устройства в один клик утверждает электронный авансовый отчет сотрудника и визирует его электронной цифровой подписью (ЭЦП), не выходя из приложения.

Когда бизнес-процесс отлажен и автоматизирован, задержек по выплатам быть не может — компания всегда соблюдает все сроки возмещения расходов по авансовому отчет, а её сотрудники всегда оперативно получают свои компенсации.

Чтобы перейти от теории к практике, предлагаем ознакомиться с бизнес-кейсом компании Бондюэль, которая с помощью приложения Hamilton Авансовый отчет сократила время на обработку авансового отчета до 10-ти минут и ускорила выплаты сотрудникам в 4 раза.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги при наличии подтверждающих документов не облагаются:

НДФЛ (ст. 209 НК РФ);

взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Дело в том, что возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда. Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Заблуждение № 1. Товарный чек — обязательный документ

Совершая покупку за наличку, подотчетное лицо обычно получает кассовый чек. С недавнего времени большинство продавцов при наличных расчетах обязаны выдавать чеки онлайн-кассы.

Не стоит забывать, что несколько категорий налогоплательщиков освобождены от использования онлайн-касс и по-прежнему выдают бланки строгой отчетности (Федеральный закон от 27.11.2017 № 337-ФЗ).

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Кассовый чек относится к документам, подтверждающим оплату. Но современные чеки вполне могут заменить товарные чеки или накладную.

В настоящее время все кассовые чеки должны содержать ряд обязательных реквизитов, среди которых наименование товара ( Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Если в кассовом чеке прописан вид и количество товара, товарный чек не нужен. Ведь в таком случае товарный чек по сути дублирует содержание кассового.

Если же продавец работает без кассового аппарата, он должен выдать бланк строгой отчетности или товарный чек.

Обратите внимание, чтобы в товарном чеке была расшифровка наименований товаров. Недостаточно написать «канцтовары», следует перечислить их виды

Проводки по авансовому отчету

Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.

* * *

В заключение выделим основные выводы:

При выдаче денег под отчет необходимо проверять, числится ли за работником задолженность по предыдущим авансам.
Когда подотчетное лицо отчитывается по полученному авансу, очень важно, чтобы оно обеспечило достаточное документальное подтверждение понесенных расходов.
Учреждению нужно осуществлять контроль за своевременностью завершения расчетов с подотчетными лицами, чтобы избежать претензий контролирующих органов, а также чтобы не создавалось ситуации, когда работник может требовать уплаты процентов за несвоевременно выплаченную ему учреждением сумму перерасхода по авансовому отчету.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Приложены к Письму ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263.

РКО под отчет. Образец

Рассмотрим на примере заполнение РКО в подотчет.

ООО «Компания» направляет в командировку менеджера Васечкина Петра Александровича. На основании Приказа № 110 от 11.09.17 о направлении в командировку сотруднику должны быть выданы деньги на командировочные расходы в размере 5000 руб.

РКО может быть заполнен от руки либо с использованием программно-технических средств:

номер и дата документа;
наименование организации и ее структурного подразделения;
Ф.И.О. сотрудника, которому выдаются денежные средства;
основание выдачи;
сумма, подлежащая выдаче;
документ, удостоверяющий личность получателя;
счета бухгалтерского и аналитического учета.

При получении денежных средств сотрудник должен заполнить от руки полученную сумму, поставить подпись и дату получения.

В какой срок сотруднику необходимо возместить перерасход по авансовому отчету

Прежде возмещение расходов сотруднику по авансовому отчету происходило только после составления приказа. В настоящее время приказ составлять необязательно, просто будет достаточным указать данное условие в учетной политике компании. Во внутренних документах компании могут прописываться как правила, так и сроки возмещения перерасхода по АО.

В качестве обоснования того, что перерасход имел место и его необходимо компенсировать является следующее: расходы являются обоснованными и документально подтверждены. Кроме того, работник должен предоставить авансовый отчет по форме АО, которая утверждена в организации руководителем. Представленный отчет должен быть проверен и заверен руководителем. Только в этом случае перерасход должен быть возмещен работнику.

После проверки и утверждения АО ставится отметка о принятии в соответствующей графе. Выдавая перерасход бухгалтер проставляет дату и номер РКО. Также в отчет должна стоять подпись и расшифровка подписи кассира компании и главного бухгалтера.

НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ (ст. 209 НК РФ);

взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные суммы

Подотчетная сумма — денежные средства, выданные работнику (подотчетному лицу) авансом на расходы организации, например, на:

хознужды;
покупку или оплату товаров (работ, услуг);
командировочные расходы.

За выданные суммы подотчетник в установленный срок должен отчитаться в случае:

выдачи ему денежных средств из кассы организации;
перечисления подотчетных средств на личную карту;
снятия (оплаты) денежных средств работником с корпоративной карты;
получения денежных документов из кассы организации.

Выдача денежных средств под отчет наличными

Основными документами, регламентирующими порядок выдачи подотчетных сумм из кассы предприятия, являются:

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание ЦБ РФ N 3210-У).
Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 N 5348-У (далее — Указание ЦБ РФ N 5348-У).

Наличные денежные средства выдаются из кассы только на основании распорядительного документа либо по письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указание ЦБ РФ N 3210-У). Документ-основание может иметь произвольную форму, но должен содержать следующие реквизиты (Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 N 29-1-1-0Э/20642): PDF

фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
сумму наличных денег;
срок, на который они выдаются;
подпись руководителя;
дату и регистрационный номер документа.

Ни сроки, ни сумма выдачи под отчет Банком России не ограничиваются.

Денежные средства под отчет могут быть выданы работникам, заключившим с организацией трудовой или гражданско-правовой договор (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).

Целесообразно, но не обязательно издать Приказ руководителя со списком лиц, которым организация будет выдавать подотчетные суммы.

Подотчетные суммы могут быть выданы из наличной выручки предприятия (п. 1 Указания ЦБ РФ N 5348-У).

Выдача подотчетных сумм безналичным способом

Указание ЦБ РФ N 3210-У (порядок выдачи сумм, ограничения и др.) при безналичных операциях выдачи в подотчет не применяется. К таким операциям относятся:

перечисление средств на личную карту работника;
снятие (оплата) с корпоративной карты организации.

Выпуск корпоративных карт, держателем которых может являться физическое лицо, разрешен п. 1.5, 1.6 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение 266-П). Положение устанавливает операции, которые можно производить с корпоративных карт:

снятие наличных денежных средств;
оплата расходов в целях предпринимательской деятельности, в т. ч. оплата командировочных и представительских расходов;
иные операции, разрешенные законодательством РФ (п. 2.5 Положения 266-П).

Порядок расчетов с подотчетными лицами посредством банковских карт необходимо закрепить в Учетной политике организации (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 N 03-11-11/42288). В учетной политике необходимо предусмотреть:

способы выдачи подотчетных сумм с применением банковских карт;
форму распорядительного документа на выдачу подотчетных сумм;
сроки отчета по выданным суммам;
способы возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Также полезно издать Приказ руководителя об утверждении списка лиц, которым выдаются денежные средства под отчет и списка банковских карт, на которые указанным лицам перечисляются подотчетные суммы PDF.

Перерасход по авансовому отчету: как правильно возместить

Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ). Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет. При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

Перерасход денежных средств может быть вызван производственной необходимостью или изменением стоимость товаров и услуг, на которые предоставлялись подотчетные суммы. Например, работнику пришлось обращаться в нотариальную контору, выполнять шиномонтажные работы или делать ксерокопии документов.

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

социальные выплаты и зарплата;
выплата страховых возмещений;
на личные нужды ИП;
оплата товаров, работ, услуг;
выдача денег под отчет;
выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Деньги в ПОДОТЧЕТ

Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017

Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления лица, по распорядительному документу руководителя организации. Причем, распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег.
Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642
Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый аванс при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.

Подотчетник — это лицо, работник или сотрудник предприятия, который взял денежные средства, сумму денег.

Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ № 3210-У для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП). Или письменному заявлению работника. Составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке. На который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату выдача денежных средств под авансовый подотчет. Есть сроки выдачи денег под отчет. На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели. Которые прописаны в заявлении или приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников. Которые имеют право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги подотчет, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить же изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Окончательные расчеты

Типичная ситуация — когда выданная сумма не совпадает с подтвержденными расходами по АО.

Так, если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО указывается перерасход. После утверждения АО руководителем организации перерасход выдается наличными по РКО или на банковскую карту. В последнем случае в поле «Назначение платежа» обязательно указать «Компенсация расходов по авансовому расчету № ___ от ____».

Материал по теме
Учет расчетов с подотчетными лицами
Если работник потратил меньше, чем ему было выдано, в авансовом отчете отражается остаток, который надо вернуть предприятию в срок, указанный в заявлении о выдаче денег под отчет. Возврат денег также возможен в день выхода сотрудника на работу после командировки, отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период. Если возврат осуществляется наличными, оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), в котором:

в строке «Сумма» указывается сумма, возвращаемая работником (рубли — прописью, копейки — цифрами);
в строке «Основание» делается запись: «Возврат неиспользованных подотчетных денег»;
в строке «Приложение» проставляются номер и дата АО.

Если вернуть неиспользованные суммы решено на расчетный счет, в поле «Наименование платежа» необходимо сделать запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм». Эта запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа сотрудник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной подотчетной суммы, оформите пояснительную записку к платежу.

Как возместить перерасход

При проверке авансового отчета может выясниться, что работник, находясь в командировке, потратил больше, чем сумма выданного ему аванса. В этом случае организация должна возместить ему перерасход, если, конечно, он обоснован.
Чтобы выяснить это, бухгалтер должен проверить (абз. 5 Указаний):

целевое расходование средств;
наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы;
правильность оформления документов и подсчета сумм.

Если какое-либо из условий не выполнено, авансовый отчет принят не будет и перерасход работнику не компенсируют.

Суммы, которые командированный сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему нужно выдать из кассы на основании расходного кассового ордера 0310002. Номер и дату «расходника» следует указать в строке авансового отчета «Перерасход выдан по ордеру».

Окончательный расчет по авансовому отчету производится в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения). Очевидно, что этот срок должен быть разумным, ведь в противном случае работник может обратиться в суд с требованием к работодателю погасить долг и выплатить денежную компенсацию за задержку (ст. 395 ГК РФ).

Иногда из-за отсутствия в кассе свободных денежных средств работодатель не может вовремя возместить перерасход. Тогда стороны могут договориться об изменении порядка погашения задолженности, например организация может возмещать перерасход частями.

Компенсация перерасхода на зарплатную карту

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли запись о возмещении перерасхода подотчетных денег внести в авансовый отчет уже после того, как он будет утвержден.

Ответ: Да, законодательством не ограничен период времени, в течение которого работнику должен быть компенсировать перерасход. Поэтому запись о погашении задолженности может вносится уже после того, как авансовый отчет будет утвержден.

Вопрос: Кто должен заполнять авансовый отчет – работник или бухгалтер?

Ответ: Авансовый отчет заполняется работником, которым в подотчет были выданы денежные средства авансом. Бухгалтер только проверяет правильность заполнения документа, а также наличие всех перечисленных в отчете подтверждающих документов. Но при необходимости заполнить авансовый отчет можно и за работника.

Выплаты по авансовым отчетам

Выдача денежных средств сотруднику из кассы предприятия ДО выполнения служебного задания или авансом, осуществляется на основании расходного кассового ордера по форме КО-2. Этот документ заполняется в единственном экземпляре бухгалтером предприятия и содержит сумму и срок, на который выдается аванс подотчетному лицу.

Если же сотрудник выполнил служебное поручение БЕЗ получения аванса или выданных средств ему не хватило, то компания осуществляет возмещение по авансовому отчету. Сроки возмещения по авансовому отчету зависят от учетной политики компании, однако сам отчет необходимо предоставить в бухгалтерию в течение 3-х дней с момента возвращения из командировки или совершения производственной покупки. О сроках сдачи авансового отчета можно найти больше информации в материале Сроки авансового отчета.

Оплачивая товары или услуги собственными денежными средствами, сотрудник также должен предоставить компании документы, свидетельствующие о совершении сделки и написать заявление о компенсации, которое далее визируется подписью руководителя и печатью. Компенсация потраченных средств осуществляется после того, как весь пакет документов проверен бухгалтером и утвержден руководителем.

Возмещение перерасхода по авансовому отчету на карту или в наличной форме осуществляется только при предоставлении сотрудником в бухгалтерию правильно оформленного пакета документов, а именно авансового отчета с приложением всех подтверждающих расходы документов.

Если организация не располагает достаточной суммой, то по договоренности с сотрудником, возможны выплаты по частям. Однако руководитель должен помнить, что сотрудник может требовать компенсацию ущерба при несоблюдении сроков.

Авансовый отчет

По выданным подотчетному лицу денежным средствам, он должен отчитаться в установленный срок. Данный срок определяет руководитель и по его окончании работник должен отчитаться путем представления авансового отчета. Предположим, что бухгалтеру выдан аванс на приобретение канцтоваров на 5 дней. То окончании данного срока бухгалтеру нужно будет предоставить авансовый отчет в трехдневный срок. Если авансовый отчет предоставляется по командировочным расходам, то срок для этого установлен в пределах 3-х дней с даты возвращения из поездки.

Если деньги в подотчет работнику перечисляются по безналу, то они переводятся ему на банковскую карту. В этом случае в платежном поручении нужно указать, что деньги выдаются под отчет. По деньгам, поступившим работникуна карту, отчитаться он может и позже указанного срока. К безналичным расчетам не применяются правила «кассовых» ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель может устанавливать самостоятельно. Главное, чтобы это было зафиксировано в локальном документе компании, таком как Положение о выдаче подотчетных средств.

Итоги

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки

Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.