Дерево целей и задач. построить

Запишите цель

Вы определили цель, её необходимо записать.
Хоть и главный аргумент исследование Гарварда 1979
в пользу записей целей – липовый, запись целей – это половинка достижения цели.

Запись на бумаге – это способ думать и не врать себе.
В голове мы способны быть #1 в Forbes через несколько лет.
А практика – лист бумаги и расписывание целей достижения такого результата, не дадут соврать о нашем цветущем преувеличении своих способностей.

Выстроить иерархию взаимодополняющих целей в уме, это как играть в шахматы держа в уме расстановку фигур на доске.
Мало кто способен в уме согласовать 30 целей, устранить конфликты в требуемых ресурсах, согласовать периоды достижения.

Поэтому приготовьте бумагу и ручку.
Запись цели поможет вам в достижении больше, чем всё остальное вместе взятое.

❸

Декомпозиция как процесс

Если рассматривать декомпозицию в качестве процесса, то это будет упрощение определенной системы без потери ее целостности. В ходе такого исследования происходит обнаружение новых уровней, между которыми формируются иерархические связки. Опять же декомпозиция процессов вовсе не означает изменение сути анализируемого объекта, и даже его упрощение является условным. В ходе такого расщепления происходит лишь углубленное выявление составных частей, внутренних явлений и процессов в объекте. Анализ позволяет разрешить проблемы в работе с разными предметами. Ошибочно полагать, что декомпозиция создает новые проблемы. До начала процессов вычленения подсистем они могли быть сущностными и необнаруженными, но благодаря разделению появляется возможность устранения возникшей неопределенности.

Метод 7: Разбиение по ролям\правам доступа.

Многие бизнес процессы и функциональности часто подразумевают участие\работу с ними нескольких ролей и групп пользователей. Каждая группа пользователей с определенной ролью и правами доступа, может выполнять только определенную часть функций из общего процесса.

При разбиении функционала по работе с товарами в интернет магазине на основе ролей использования можно выделить, например, такие задачи:

Владелец интернет магазина:
- Создание\удаление продукта в интернет магазине.
- Просмотр и редактирование описания продукта.
Администратор интернет магазина:
- Просмотр и редактирование описания продукта.
- Отработка запросов\комментариев клиентов.
Клиент\покупатель:
- Просмотр описания продукта.
- Резерв\покупка товаров в интернет магазине.

Разбивая общую функциональность на роли, которые должны выполнять ее части, мы более четко понимаем, какие именно функции необходимы и кто имеет права для их исполнения. В этом случае на первых этапах можно приоритезировать и реализовать только базовые наборы функций для каждой из ролей, а в последствии расширять их возможности.

Примеры построения дерева целей

Дерево целей человека может быть разного формата: быть небольшим, иметь всего несколько «ветвей» и «листьев» к ним, например, это будет задача на пару месяцев. Или «раскинется большая крона», а достижение главной цели будет расписано на несколько лет.

Пример 1. Молодой женщине необходимо после декрета повторить или изучить новую версию программы «1С-бухгалтерия» для предпринимателей.

Главная цель: освоение программы «1С-бухгалтерия».

В качестве ресурсов для достижения цели будут:

Финансовые возможности.
Наличие компьютера/ноутбука, который потянет соответствующую программу, чтобы можно было тренироваться дома.
Время для занятий.

Для того чтобы получить желаемое, нужны выполнить промежуточные задачи:

Найти подходящие курсы.
Решить финансовый вопрос (курсы поможет оплатить муж, это будут кредитные средства или нужно найти подработку).
Освободить время для занятий (найти няню или попросить родственников, чтобы присмотрели за детьми, пока она на учебе).

Дополнительными задачами в дереве целей могут стать:

Выделить время на подработку (найти няню для детей или устроить их в детский сад).
Организовать дополнительный доход, чтобы оплатить услуги няне.
Найти подработку, которая не будет отнимать много времени, но позволит покрыть возникшие графы расходов.

Достижение этой цели может занять всего несколько месяцев, но она может стать промежуточной для другой, более сложной. Например, для достижения финансового благополучия в семье.

И если вы умеете им распоряжаться, то это дар Божий, о чем упоминается и в Духовной Экономике: «Более того, если Бог дает кому-либо богатство, имущество и возможность пользоваться ими, получить свою долю и наслаждаться своим трудом, то это дар Божий». (NRT, Еккл. 5:18). Поэтому ищите пути, трудитесь и умейте пользоваться вознаграждением за ваш труд.

Пример 2. Главная цель: улучшить финансовое благополучие семьи.

В этом случае в дереве достижения целей могут быть такие уровни решения задачи:

Организовать пассивный доход.
Повысить уровень активного дохода.

Каждый из пунктов-веток дерева целей будет иметь свои подцели.

Пассивный доход:

Положить деньги под проценты.
Стать инвестором.
Сдавать в аренду движимое или недвижимое имущество (авто в такси, самокат, велосипед, комнату или квартиру, гараж).

Для организации активного дохода подцелями могут стать:

Поиск новой работы с более высокой зарплатой.
Смена профессии.
Развитие собственного дела.
Переезд в другой город или страну.

Для решения задач второго плана могут понадобиться задачи третьего уровня. Например: получить еще одно образование, пройти тренинги или курсы квалификации.

Это только примерный и очень упрощенный план метода дерева целей. Чтобы решить серьезную задачу, потребуется более детальное описание, каждого пункта и установка временных рамок, которых обязательно нужно придерживаться.

Если у вас возникли трудности с планированием, курс «От идеи до собственного бизнеса, или Простая пошаговая инструкция написания идеального бизнес-плана, на который придут деньги» поможет разобраться с поиском идей и составлением правильного дерева целей. С ним вы уже скоро почувствуете, как к вам идут деньги.

Принципы

Разбивая намеченные цели на отдельные этапы и, пытаясь найти наиболее эффективное решение, аналитики часто сталкиваются с несоответствием выбранных методов и целостностью построенной системы. То есть, всё кажется правильным, но что-то — не так. Поэтому приходится рассматривать каждый из этапов ещё тщательнее, выявлять ошибки и корректировать их.

Этот метод позволяет не только находить оптимальные способы решения поставленных задач, но и выявляет массу дополнительных аспектов таких, как: перспективы, тенденции, способы оптимизации и многие другие. Проще говоря, позволяет взглянуть на проблему под микроскопом.

Что такое декомпозиция

Декомпозиция (в переводе с французского “decompose” — разделение целого на части) — это разделение большой задачи на понятные шаги и описание результата в действиях для его достижения.

Декомпозиция позволяет рассматривать целое, как сложную систему, состоящую из других подсистем, связанных друг с другом, которые также могут быть расчленены на более мелкие части.

Как купить мерседес, если вы не хотите грабить банк или продавать собственную почку? Точно так же, как и съесть слона — разделить задачу на части. Несбыточная мечта станет вполне реальным планом, если разделить ее на конкретные выполнимые шаги.

Сложность заключается в непонимании, как это сделать, в отсутствии опыта и времени. Каждый обладает опытом преодоления 10 метров и примерно представляет сколько времени это займет. Однако идея добраться до Марса кажется нереальной. Задача выглядит неподъемной из-за непонимания, что делать и как долго придется двигаться к цели. Но преодолеть множество простых этапов под силу всем.

Декомпозиция конечной цели — это не план и не алгоритм. Она не определяет число шагов и их последовательность. Оно просто делит сложное на части, упрощая ее. Главное, вовремя остановится. Задачу надо делить до тех пор, пока она перестанет быть сложной.

Пример: написание сценария для видео ролика.

Разбиваем задание на блоки: вступление, примеры, основная часть, заключение.

Получились вполне посильные подуровни сценария. Написать один блок гораздо проще, чем весь сценарий. Главное понять, где остановится и не декомпозировать текст на предложения, слова и буквы…

Рассказали в блоге про методы эффективного планирования.

Суть декомпозиции

Декомпозиция является основой любого аналитического процесса или просто анализа.

Это процесс упрощения чего-либо без потери целостности.

Декомпозиция – это действие, посредством которого расчленяется что либо цельное, при выполнении поставленных задач в различных областях деятельности. Декомпозиция, как процесс расчленения, делает возможным рассматривать любую исследуемую систему как сложную, которая состоит из отдельных взаимосвязанных подсистем, а они, в свою очередь, также могут быть расчленены на части. Как вариант систем могут выступать не только материальные объекты, но также и процессы, явления и понятия.

Декомпозиция позволяет рассматривать предстоящую деятельность по частям, при этом каждая деталь процесса важна и учитывается.

Начальная система располагается на нулевом уровне. После её расчленения получаются подсистемы первого уровня. Разделение этих подсистем или некоторых из них приводит к появлению подсистем второго уровня и так происходит дальше. Но при этом есть необходимое условие – вычленяемые подсистемы не должны взаимно исключать друг друга. Например, если при перечислении частей автомобиля опустить, допустим, мотор, то функциональное взаимодействие остальных подсистем не обеспечит нормальное функционирование всей системы (автомобиля) в целом. Степень подробности описания и количество уровней определяются требованиями обозримости и удобства восприятия получаемой иерархической структуры и её соответствия уровню знания работающему с ней специалисту. Число уровней иерархии всегда влияет на обозримость структуры: много уровней — задача трудно обозримая, мало уровней — возрастает число находящихся на одном уровне подсистем и тогда бывает сложно установить между ними связи.

Цели и разновидности декомпозиции

Метод декомпозиции как нельзя лучше применяется в менеджменте — бизнес-системе, главной задачей которой является управление процессами и их оптимизация. В зависимости от поставленных целей могут использоваться разные подходы:

Функциональный — этап создание схемы (алгоритма) для выполнения действий. В дальнейшем в нее вносят необходимые данные;
Структурный — построение иерархической лестницы (таблицы), которая разделяет задачу на элементарные составляющие, рассматривает возможные альтернативы, корректирует имеющиеся данные и оптимизирует процесс выполнения;
Объектный — выделение значимых (предметных) зон. Это элементы, которые связаны между собой и выполняют функцию «собирателя» однотипных данных. На основе их анализа выносятся решения о направленности действий для достижения намеченных целей.

Визуализация декомпозиции

Для визуализации декомпозиции целей используются различные подходы — от структурированного списка в рукописном или электронном виде до сложных таблиц.

Одним из самых удобных методов для наглядной декомпозиции целей являются древовидные интеллект-карты, ментальные карты, Mind Maps. Их можно рисовать на бумаге, либо составлять в специальных редакторах:

Miro (бывший RealTimeBoard);
XMind;
MindMeister;
MindJet Mindmanager;
Draw.io;
LucidChart.

Среди них есть простые и сложные, платные и бесплатные, для индивидуальной работы и коллективной.

Предложения от наших партнеров

Декомпозиция в теории систем

В общей теории систем доказано, что большинство систем могут быть декомпозированы на базовые представления подсистем. К ним относят: последовательное (каскадное) соединение элементов, параллельное соединение элементов, соединение с помощью обратной связи.

Проблема проведения декомпозиции состоит в том, что в сложных системах отсутствует однозначное соответствие между законом функционирования подсистем и алгоритмом, его реализующим. Поэтому осуществляется формирование нескольких вариантов (или одного варианта, если система отображена в виде иерархической структуры) декомпозиции системы.

Резюме

Декомпозиция целей и задач, будь то реализация проекта или решение повседневных вопросов, – отличный инструмент, который помогает разложить весь процесс работы «по полочкам». Визуализация плана действий, описание каждого шага, детальный разбор, как достичь цели, а также правильный психологический настрой помогут сэкономить ресурсы и избежать ошибок на пути.

Главное преимущество структурной декомпозиции в том, что она помогает по-другому взглянуть на вещи, которые могут пугать своими масштабами. Как правило, человека смущают цели вроде «накопить миллион за год» или «похудеть на 20 килограмм за полгода», потому что на первый взгляд они кажутся нереальными. Стоит только декомпозировать глобальную цель, нарисовать «дерево», как все сразу встает на свои места.

Декомпозиция применяется в разных сферах жизни. Например, вы можете поставить себе цель изучить новую профессию самостоятельно за полгода, и здесь пошаговое планирование будет очень кстати. Да, не забудьте включить в ряд задач первого уровня обучение по онлайн-программе «Лучшие техники самообразования», которая поможет сделать процесс достижения цели быстрее, эффективнее и интереснее.

Для закрепления материала предлагаем вам посмотреть фрагмент выступления Радислава Гандапаса, одного из самых титулованных бизнес-тренеров России, в котором он рассказывает о «Методе рубежей», основанном на декомпозиции:

Смело ставьте себе глобальные цели и уверенно идите вперед! Все получится!

И не забудьте пройти небольшой опрос:

Как декомпозировать

Декомпозировать можно по-разному, это зависит от масштаба и сути задачи.

Например, запуск мобильного приложения можно декомпозировать сначала на уровне платформ: iOS и Android. Потом — на уровне пользовательских сценариев: регистрация, просмотр контента, покупка, переписка с контактами. Сценарии можно разложить на интерфейс и серверную часть. А их — на отдельные конкретные задачи.

Вертикальная декомпозиция:

Бэкенд: считать количество покупок и отдавать данные на фронт.

Фронтенд: запрашивать данные при загрузке страницы и выводить.

Горизонтальная декомпозиция:

Бэкенд:

добавить столбец с количеством покупок в БД;
считать в этом столбце, сколько раз товар купили;
добавить метод, который будет возвращать количество покупок по id товара.

Фронтенд:

добавить на страницу товара строку с количеством покупок;
обращаться с помощью метода к БД во время загрузки страницы;
настроить отображение счётчика на экранах разных размеров.

Декомпозиция по слоям приложения

Сохраняя бизнес-ценность, требование можно декомпозировать на операции — добавление и редактирование. Но если остановиться на такой нарезке, то задачи придется делать строго последовательно.

в слое api нужно реализовать новые методы api, позволяющие клиенту добавлять и изменять промокоды на корзине;
в слое бизнес-логики необходимо встроить проверку и применение промокодов в существующие процессы расчета и оформления корзин;
в слое dao необходимо реализовать хранение промокодов в БД.

Для того чтобы работы на всех слоях можно было проводить независимо, необходимо заранее создать контракт (новые интерфейсы или методы в интерфейсах) взаимодействия между слоями, а также спроектировать модель для промокода в корзине, которая будет передаваться через эти новые интерфейсы.

Модель будет выглядеть примерно так:

Интерфейс для сервиса бизнес-логики по применению промокода к корзине будет таким:

Интерфейс для слоя dao:

Если в корневой задаче реализовать данные модели и интерфейсы, то в трех независимых задачах можно параллельно доделать оставшиеся части в каждом слое:

в слое api реализовать новые методы api, которые вызывают методы из интерфейса ;
В слое бизнес-логики создать реализацию для интерфейса , в которой будут вызываться методы из интерфейса ;
В слое dao реализовать логику методов и .

При необходимости можно завести финальную задачу, в которой написать интеграционные тесты, после того как параллельные задачи будут сделаны.

Разбейте большие цели на маленькие

Если в годовом плане вы поставили перед собой очень большую цель, то на её реализацию может уйти от 50% до 80% всех ваших ресурсов.
Такую цель можно формировать как глобальную линию поведения – стратегическая цель или цель всей жизни.

Но не стоит формировать для достижения такие огромные цели в краткосрочной перспективе по причинам:

Вы уже в начале выполнения можете понять, что в таком виде поставленная задача не будет выполнена.
Посмотрев на сроки выполнения, забросить её регулярный пересмотр.
Зачем перечитывать план раз в неделю, если там всего 2-3 цели и понятно, что они не выполнены.
Вы лишаете себя частых побед. Вместо ощущения прогресса от достижения 10 целей, вы ждёте и томитесь когда хоть одну закроете.

Разделите огромное на части, установите целевое время на выполнение.
Разбейте большую цель на мелкие и простые мини-цели.
Это позволит монструозную цель представить как план достижения цели разбитый на шаги.

Кроме того, каждая краткосрочная достигнутая задача гарантирует продвижение по шагам к завершению грандиозного плана.
Разделите и сгруппируйте свой план: по неделям, месяцам, полугодовой и годовой соответственно.

Убедитесь в том, что каждый следующий шаг основывается на реализации предыдущего и приближает вас к окончательному достижению.

Чтобы план стал реальностью, каждую неделю формируйте список дел, сортируйте его по матрице Эйзенхауэра.
Еженедельный список поможет вам понять, продвигаетесь ли вы к выполнению своей цели или нет.

❹

Дерево целей

В чём идея?

Чтобы достичь цели, нужно разбить её на маленькие цели.

Как работает методика?

Дерево целей — это система, в которой цели выстраиваются в иерархическом порядке (от общего к частному). Результат — пошаговый план действий.

Чтобы построить своё дерево, нужно выбрать глобальную цель, затем выписать подцели, которые должны привести к результату. Далее — каждую подцель разделить на ещё более мелкие, затем ещё и ещё, пока на нижнем уровне не появятся конкретные, простые действия.

Чем подробнее будет расписана каждая цель, тем нагляднее и понятнее, с чего начинать.

Вот как может выглядеть это дерево

Начать движение к цели помогут ответы на вопросы:

Какой первый маленький шаг к цели я могу сделать прямо сейчас?
Какое маленькое действие я могу совершать ежедневно, чтобы приблизиться к цели?

Глобальные планы пугают, кажутся невыполнимыми. Но если разделить их на много маленьких и действовать постепенно, шаг за шагом, всё может оказаться гораздо проще.

Будет полезно:

Книга Роберта Маурера «Шаг за шагом к достижению цели. Метод кайдзен».
Для построения дерева удобно использовать инструменты для создания интеллект-карт.
Better Every Time — приложение для iOS, которое превратит каждый шаг к цели в живописное путешествие.

WBS как инструмент управления в различных проектных проявлениях

Инструмент структурной декомпозиции можно эффективно применять в различных проектных проявлениях:

Для определения проектных результатов.
Для организации коммуникаций. WBS помогает осуществлять направленную передачу информации с учётом задачи и ответственности участника за её исполнение.
Для документирования и отчётности. Документальное отражение WBS проявляется в общей терминологии, в формировании бюджета «сверху-вниз», в составлении отдельной отчётности, соответствующей структуре WBS.
Для оптимизации управления и типизации уровней. Так в тематической литературе рекомендуют использовать не более 6 уровней, где верхние 3 предназначены для информации уровня заказчика, а нижние 3 – уровня исполнителя. Но, в первую очередь, глубина детализации должна быть ориентирована на сложность и размер проекта.

Иерархическая структура работ может как разрабатываться «с нуля», так и включать компоненты ранее созданных структур WBS, которые берутся из предыдущих аналогичных проектов, шаблонных стандартизированных вариантов, используемых организацией с учётом успешности применения их в прошлом в типовых условиях.

https://youtube.com/watch?v=7WAkbKv0lTM

Методика составления структуры декомпозиции работ

Составить иерархическую структуру декомпозиции работ несложно. Прежде всего следует разбить проект на несколько подпроектов. Каждый из подпроектов, в свою очередь, может быть разбит на некоторое число подподпроектов. Так следует последовательно делить проект на составные части до тех пор, пока не будет достигнут нужный уровень детализации. Его называют уровнем пакетов работ. Это самый нижний уровень управления, который целесообразно отслеживать непосредственно менеджеру проекта. Вместе с тем другие члены команды проекта могут продолжить деление своих частей проекта на компоненты более низкого уровня.

Причина эффективности предлагаемой методики в том, что она основывается на принципе «разделяй и властвуй». Если вы попробуете собрать совещание, на котором предложите составить перечень всех работ проекта, результаты едва ли будут удовлетворительными. На этом совещании практически невозможно добиться сосредоточенности на решении такой задачи. Обсуждение наверняка будет вестись вокруг одного из возможных компонентов проекта в ущерб остальным, и перечень окажется однобоким.

Итак, поставленная выше задача может быть решена путем разбивки проекта на более мелкие проекты или соответствующие им продукты. (Заметим, что такой подход обеспечивает возможность эффективного применения проектного управления как методологии и в очень крупных программах, и в самых маленьких проектах.) Верхние уровни полученной иерархии, в особенности если проект крупный, иногда удобно рассматривать как декомпозицию конечного продукта проекта. Дело в том, что в крупных проектах результаты могут быть объединены в группы, которые мы и называем продуктами.

Поскольку каждый из подпроектов сам по себе может быть рассмотрен как проект, любой крупный проект может быть представлен в виде ряда более мелких проектов, взаимосвязанных друг с другом.

На любом уровне получившейся иерархической структуры для каждого подпроекта должен быть менеджер, ответственный за выполнение этой части проекта. Для него это отдельный проект, за который он несет ответственность. Любой проект является частью какого-то более крупного проекта, и любой проект имеет подпроекты. Все зависит от того, куда (вверх или вниз) смотреть с каждого элемента в иерархии структуры декомпозиции. В практическом плане топ-менеджеру программы или менеджеру проекта нет никакого смысла следить за всеми мельчайшими составляющими проекта. Ему, в сущности, нет необходимости даже знать о них.

Важно подчеркнуть, что данная методика является эффективной для проектов или программ любых размеров. Другими словами, WBS « средство, позволяющее превратить любой проект в серию более мелких проектов, которыми легче управлять

Управление зависимостями

Нам важно не запутаться в зависимостях. Для этого каждой команде прежде всего нужно соблюдать гигиену в JIRA:

правильно указывать связи, то есть использовать соответствующие типы связей: blocks, contains и тд;
выставлять флаги (flagged), если задача блокируется.

Для наглядной визуализации можно использовать инструменты джира:

Настройка карточек с запросами на досках продукта:
- вывод на карточку зависимостей (через настройки доски),
- настройка цветовых индикаторов по событию,
- jIra Automation для настройки синхронизации между задачами.
Structure.
Plans

Также для упрощения визуального восприятия может помочь добавление нумерации в названиях задач в зависимости от последовательности их выполнения.

Основные принципы

Прежде чем углубляться в теорию, давайте немного поговорим об инструменте, которым мы будем пользоваться.

Для разделения целей и задач на подзадачи, мы с вами будем рисовать вот такую диаграмму:

Такая иерархическая структура называется деревом целей. С его помощью можно окинуть свой план одним взглядом, понять, чем его дополнить, и сразу найти его слабые места. Почти все приведенные в этой статье примеры декомпозиции будут представлять собой такие деревья.

В принципе для построения деревьев можно использовать любую программу для создания схем — Microsoft Visio или, например, бесплатный сервис draw.io. Древовидные структуры умеют создавать и некоторые современные органайзеры, например, LeaderTask.

Но удобнее всего рисовать такие деревья в виде ментальных карт. Для этого вам потребуются специальные программы для их создания: X-mind, MindNode, MindManager, бесплатная Freemind и т. д.

Итак, приступим. В общем виде декомпозиция выглядит так:

Выбираем задачу или цель.
Спрашиваем себя: какие шаги потребуется предпринять для ее осуществления? Записываем результат. У нас получаются цели (или задачи) 2-го порядка.
Задаем к ним все тот же вопрос и снова записываем результат. Получаем цели 3-го порядка.
Повторяем эту процедуру необходимое количество раз.

Уровень детализации зависит от ваших потребностей. Если вам, например, нужен план ежедневных действий, то остановиться можно на тех задачах, которые занимают от 15 минут до 2 часов.

В процессе декомпозиции важно соблюдать следующие правила:

1. Следить, чтобы записанных подзадач было достаточно для выполнения задачи верхнего уровня. Посмотрите на список подзадач и подумайте: если все это сделать, будет ли задача выполнена? Если нет, то каких-то подзадач явно не хватает.

2. Стараться не делить задачи более чем на 7 подзадач. По правилу Джорджа Миллера мы способны за один раз удержать в памяти 7±2 объекта, и если подзадач окажется больше, нам будет труднее воспринимать свои планы. В таких случаях можно разделить задачи на группы по какому-нибудь признаку:

Впрочем, последнее правило не является аксиомой: делайте так, как вам удобнее.