Оперативные отчеты по продажам в excel

Введение

Если вы взглянете на современный мир бизнеса, то увидите, что 97 % компаний разоряются в первые три года существования. И главная причина этой удручающей статистики – отнюдь не высокие налоги, плохие сотрудники или рейдерские захваты, а недостаточные продажи.

При этом существуют компании, которые поставили продажи на поток, что стабильно работает, принося регулярную прогнозируемую прибыль.

Если вы мечтаете о подобном конвейере в своем бизнесе, тогда вы на верном пути. Эта книга – полезный инструмент, который поможет вам выстроить эффективную систему продаж.

Мы объясним вам, как понять слабые места своей компании, разберем, как эффективно работать с продающим персоналом, где и каким образом его нанимать и мотивировать на достижение максимальных результатов, и, конечно же, рассмотрим огромное количество стратегий, которые помогут поднять продажи на принципиально новый уровень.

Все, что требуется от вас, – это скорейшее внедрение всех описанных механизмов и шаблонов в жизнь. Наша цель – не показать, как нынче сложно быть бизнесменом, а дать действенные стратегии для того, чтобы вы смогли стать лучшим бизнесменом в своей отрасли.

Желаем вам увлекательного и интересного внедрения! Поверьте, это намного интереснее, чем просто чтение и получение новой информации.

Николай Мрочковский,

Сроки

Учетная политика компании должна содержать информацию относительно того, с какой периодичностью каждая конкретная точка обязана предоставлять заполненный бланк. В подавляющем большинстве случаев таким сроком становится календарный месяц. Вовремя получая информацию относительно объемов продаж, руководитель (бухгалтер или другое ответственное лицо) сможет оформить статистические данные.

Отчет менеджера продаж: план оплат на завтра

Отчет менеджера «план оплат на завтра» представляет собой детализацию прогноза на неделю, но только с возможностью ежедневного контроля.

Эта форма заполняется один раз в конце рабочего дня, который предшествует плановому. В конце истекшего дня он исследуется с руководителем и соотносится с «планом оплат на неделю».

Такой анализ позволяет достичь необходимой оперативности в действиях начальника отдела, который на его основании может вовремя скорректировать стратегию продавца.

Это интересно: Как пробудить в себе любовь — изучаем обстоятельно

Что писать

Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.

Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай — разумный) вид.

В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.

Последовательность внедрения рабочих отчётов

Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “ ”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:

1. Первый этап
   (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
2. Второй этап
   (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.

Отчет о закупках

Процесс работы торговой компании можно представить как конвейер, где на выходе ленты – отгрузка товара клиенту.

Чтобы эта отгрузка произошла, товар должен поступить на конвейер. В контексте ритейла – должна произойти закупка. Вне зависимости от того, насколько хорошо вы отладили процесс продаж, если процесс закупки товара у вас отлажен плохо, ваша компания будет показывать плохие результаты. Проблема усугубляется тем, что неэффективное управление запасами может происходить как в меньшую, так и в большую сторону.

Более распространенная ситуация – когда товара приобретается больше, чем нужно – образуется излишек запасов, что приводит к тому, что деньги оседают на товарных остатках, а не помогают работе компании. Исследования показывают, что каждый рубль, вложенный в эффективное управление запасами, имеет большее положительное влияние на общую эффективность (читаем – прибыльность) работы компании, чем рубль, вложенный в развитие продаж.

Для эффективной организации процесса формирования запасов ответственное лицо использует отчеты, которые позволяют оценить текущее состояние запасов на складе.

На основании этих данных принимается решение о необходимости закупать те или иные товары, или нет – в том случае, если остаток товара на складе еще достаточен для текущих темпов работы компании. Работа с такими отчетами осложняется

Деятельность отдела закупок

доставка грузов покупателям (в рамках услуги «доставка средствами ООО ГЛОБУС») по городу.

У компании есть два обособленных подразделения: филиал «Амурский» в г. Благовещенск и филиал «Якутский» в г. Якутске. .3 Ассортимент продукции предприятия Ассортимент предлагаемых товаров составляет более 2000 наименований.

Выбор производителей и брендов, товары которые предлагает компания не ограничивается только дистрибьюторскими контрактами.

Компания поставляет продукцию, представляющую интерес для клиентов. Постоянное наличие всех наименований товаров на складах позволяет компании без перебоев обеспечивать клиентов полным ассортиментом и нужным объемом товаров. Кроме складов в Хабаровске компания ООО «ГЛОБУС» поставляет продукцию на 7 региональных складов Дальнего Востока и Сибири.

·Обеспечить самый короткий и надёжный путь товара от производителя к потребителю.

·Доказать каждому автолюбителю, что на российском рынке могут предложить высшее качество по доступным ценам.

2. Анализ основных финансовых показателей предприятия Для формирования общей характеристики деятельности организации рассмотрим основные технико-экономические показатели в таблице Таблица 1.

Таблица 1 Основные технико-экономические показатели деятельности ООО «ГЛОБУС» № п/пНаименование показателей201120122013ИзменениеАбсолютное, тыс.

3 метода оценки деятельности сотрудников

Чтобы определить, как работает ваш подчиненный, можно использовать три способа, указанные ниже.

Бинарная оценка. За каждое действие выставляется 1 балл (если выполнено) либо 0 (если не сделано). Очень удобный и несложный метод – это плюс. Из недостатков – отсутствие детализации.

Весовая оценка

Все действия продавца оценивают в баллах с учетом важности каждого. Например, приветствие клиента будет стоить меньше, чем закрытое возражение или сделка.

Показатель безупречности

В данной ситуации к предыдущему способу прибавляется оценка качества конкретных активностей. Методика предполагает три вида отметок: минимальная (все очень плохо или вообще не выполнялось); средняя (приемлемый итог с мелкими недостатками); максимальная (успешная работа).

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО ЭТАПАМ И СУММАМ СДЕЛОК

Сводный отчет по месяцам по суммам сделок на каждом этапе цикла продажи (Квалификация клиента — Информационное письмо/Презентация — Коммерческое предложение — Сделка — Деньги) по каждому менеджеру по продажам и по отделу даст представление о динамике результативности ваших сотрудников в техниках продаж:

Отчет менеджера по продажам: сводный отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделки

График построенный на основании этого отчета наглядно покажет наличие сезонности в спросе, а также любые отклонения и дисбалансы, которые могут возникнуть в отделе по разным причинам (уход сотрудника, смена продуктовой линейки, проблемы с маркетингом и проч.):

Отчет менеджера по продажам: динамика по сделкам в разрезе сумма/этап за период

На приведенном графике есть пик в апреле. Необходимо анализировать его причину. Почему, если ваш отдел продаж смог показать такой результат в апреле, в мае и июне вам не удалось удержать этот рост?

Если подобный анализ по прошлому году подтверждает вам наличие такого же пика в апреле, заранее подготовьте маркетинговые мероприятия для мая и июня, чтобы отчеты менеджеров за эти месяца не показывали спад продаж.

Форма отчетности пайплайн продаж

Стоит отдельно отметить данную форму предоставления информации менеджерами. Пайплайн продаж – это документ, отчет или сводка, в которой собраны данные по движению клиентов. Здесь прописаны все статусы клиентов – от первого контакта до заключения договора, оплаты, отгрузки. Выглядит отчет как большая сводная таблица по всем покупателям. Многие называют ее «старшим братом» CRM-системы, только в формате Excel.

Можно сравнить pipeline с воронкой продаж, так как и то и другое используется для планирования и оценки эффективности компании. Но все-таки они отличаются. Потому что в воронке продаж главное – конверсия и этапы продажи, а пайплайн состоит из историй превращения заявок в сделку.

Сергей Азимов убойные фишки в продажах!

Пайплайн состоит из:

• идентификатора и наименования сделки;
• контактных данных клиента и Ф. И. О. менеджера, который проводит сделку;
• названия продукта или услуги;
• стоимости сделки;
• этапов и статуса сделки;
• вероятности закрытия договора.

В пайплайн находится большой массив информации о процессах сделок с клиентами. На основе этого отчета возможно построение воронки продаж, но не наоборот. Пайплайн из воронки продаж не получится вывести, потому что она состоит из меньшего количества данных. Воронка не предоставляет достаточно информации для прогнозов, анализа и менеджмента.

Работая с пайплайн, руководитель постоянно взаимодействует с сотрудником по вопросам принятия решений, которые приведут к заключению договора с клиентом. Чтобы взаимодействие управляющего и работника было эффективным необходимы следующие условия:

• Работа и отчеты менеджеров должны отображаться в CRM.
• Руководитель отбирает сделки с помощью фильтров в CRM и выгружает отдельную форму.

В этой форме выделяют графы «этап сделки» и «вероятность», которые зависят друг от друга. На вероятность оплаты сделки сильно влияет, на каком этапе находится клиент. Степени вероятности определяются исходя из индивидуального опыта ведения бизнеса. Также имеет значение отрасль компании и уровень лица, ведущего клиента, – менеджер среднего звена, начальник отдела или руководитель предприятия. Вот реальный пример такой шкалы.

• Отправлено коммерческое предложение – вероятность оплаты до 50 %.
• Отправлен договор – 50–70 %.
• Договор подписан – 70–90 %.
• Выставлен счет – 90 –100 %.

Управлять результатами в отчетах менеджера и пайплайном можно, если следовать следующим принципам:

1. Общее состояние работы сотрудника анализируется ежедневно. Особенно это актуально для новых менеджеров, испытывающих эмоциональное выгорание. Если контролировать каждого продавца по опорным точкам (отчеты по часам) ежедневно, то можно отследить изменения пайплайн менеджера.
2. Нельзя допускать переполнения или пустоты пайплайн. Отслеживайте по предоставляемым ежедневным отчетам закрытие сделок у менеджеров и добавляйте им новые актуальные задачи. Лучше всего, когда добавление происходит автоматически после отработки старых сделок с учетом длины этапов выполнения работ. Это поможет достичь баланса в деятельности продавцов.
3. В работе с пайплайн необходимо настроить контроль среднего чека. Достижение определенного уровня по стоимости продаваемой продукции необходимо для успешной деятельности компании. Если это не происходит по каким-то причинам, есть повод провести совещание с сотрудниками и организовать тренинги по проблемным этапам.
4. Все усилия продавцов должны опираться на маркетинговые стратегии. Каждый этап сделки может подкрепляться чем-то, что будет подталкивать клиента к сделке. Например, к письму с коммерческим предложением можно прикрепить обучающую электронную книгу, которая будет полезна клиенту. Для того чтобы оплату произвели быстрее, рекомендуется предоставить дополнительные бонусы, действующие ограниченное время.

Зачем нужен план продаж

Помимо повышения общей эффективности деятельности предприятия, планирование продаж решает серьезные вопросы благополучия всей организации в целом.

Как вести книгу продаж?

Прогнозирование будущих продаж – это основа всей расчетной деятельности на предприятии. На основании плана продаж составляются и другие прогнозы и расчеты:

• планирование выпуска продукции;
• план закупки сырья;
• установление кадровой политики;
• рекламное планирование и др.

Как вести книгу продаж при экспорте?

Таким образом, планирование продаж – это краеугольный камень всей планировочной деятельности компании. Оно позволяет ставить ближние цели для развития бизнеса, которые и определяют направление приложения усилий.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Существует выражение: «Карта – это не территория». План – это не реальный объем продаж

Элемент риска, случайные факторы, непредсказуемость рынка никто не отменял. Тем не менее планирование устанавливает «планки», то есть рубежи, к которым стремится развитие организации, расширяя свои возможности и ресурсы.

Требования к составу рабочего отчёта

1. Название выполненной задачи
   . Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
2. Достигнутый результат
   . (пример: «Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров»). Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.

Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат

Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели

Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов
Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.

При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.

Время, затраченное на выполнение задачи
. Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время, затраченное на выполнение задачи.

Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе
)

Пример рабочего отчёта

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Дополнение к рабочему отчёту

В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD — дата; MM — месяц; YY — год; HH:MM — формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY:

1) Отработано в офисе: HH:MM
2) Отработано из дома: HH:MM
3) Итого отработано: HH:MM
4) Больничный: HH:MM
5) Часы за свой счёт: HH:MM

Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)

• В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).
• В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.
• Например, отпросился на 01:19, обед сократил до 00:25 вместо 01:00, рабочее время под конец дня составило — 07:19. В «Часы за свой счет» писать «00:41» плюс комментарий: отпросился на 01:19, обед 00:25 вместо 01:00 (т.е. фиксировать все отклонения от стандартов рабочего времени).
• Время, проведённое в командировке, или поездка по рабочим вопросам считается также в строке “Отработано в офисе”.
• В строке, где время равно нулю, ставится 0:00
• Для скорости добавления фразы её необходимо копи-пастить из предыдущих отчётов, меняя время.

Основные правила KPI

• Прежде всего нужно разобраться, какие действия продавца приближают сделку к успешному завершению. Эти действия и надо поставить в KPI.
• В качестве показателей по KPI могут выступать количество звонков, коммерческих предложений, встреч, отзывов о компании и услугах, уровень конверсии.
• Показателей не должно быть больше пяти. Иначе продавцу будет тяжело уследить за всем, произойдёт расфокусировка внимания. Тогда ни менеджер, ни компания не достигнут нужного результата.
• Чем приоритетнее задача, тем выше должен быть бонус за связанный с ней показатель. Например, если компания платит самый большой бонус за конверсию, то менеджер стремится закрывать сделки как можно быстрее.

––––––
В следующей статье рассказываем о том, как высчитывать оклад менеджера по продажам и начислять проценты.

Также рекомендуем посмотреть видео, чтобы узнать больше о материальной и нематериальной мотивации менеджеров по продажам.

Письменный отчет о проделанной работе менеджера по закупкам

В реальной жизни начальникам довольно-таки сложно оценить, насколько хорошо сотрудники справляются со своей работой, если они не видят результатов труда.

Поэтому почти на всех предприятиях руководство обязывает каждого сотрудника регулярно составлять отчет о проделанной работе. Зачастую этот документ создаётся с периодичностью в 1 неделю. Таким образом, начальство может увидеть, чем занимались работники, а также насколько они были полезны предприятию.

Неправильный пример Составляется документ в свободной форме.

Возможно, именно поэтому и встречается большое количество отчетов, которые ни о чем не говорят руководству или заставляют думать о том, что рабочий не справляется с возложенными на него функциями. При этом конкретный сотрудник может быть реальным трудягой и перевыполнять свой план.

Виной всему − неправильно составленный отчет о проделанной работе.

Указанный выше пример отчетливо показывает стандартные ошибки при составлении подобного рода документов.

Основными из них являются:

1. нет никакого анализа;
2. нет планов на следующий отчётный период;
3. отсутствие конкретики;
4. отсутствие перечня задач, которые ставились на исполнение;
5. безынициативность сотрудника подчеркивается отсутствием предложений в своей области работы.

Указанные выше требования нужно использовать как при составлении недельных форм, так и тогда, когда формируется отчет о проделанной работе за год.

Отчет о работе менеджера по закупкам (образец заполнения)

→ → → Тематика документа: Файл текстовой версии: 3,5 кб Сохранить документ: ——————————————————————————————————————— ¦ N ¦ Выполненная¦ Заказчик ¦ Взаимодействие¦ Период выполнения ¦ _% ¦Соответствие¦ Результат ¦ Кому ¦ ¦п/п¦ работа ¦ работы ¦ с ¦ работы ¦выполнения¦ плану ¦ выполнения¦ передан ¦ ¦ ¦ ¦ ¦подразделениями+———————+ работы ¦ ¦ работы ¦ результат¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дата ¦ дата ¦ ¦ ¦ ¦выполнения¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ начала ¦ окончания¦ ¦ ¦ ¦ работы ¦ +—+————+————+—————+———-+———-+———-+————+————+———-+ ¦ 1 ¦Ведение ¦Начальник ¦Бухгалтерия ¦01.02.2013¦01.02.2013¦100 ¦Плановая ¦Протокол ¦Начальник ¦ ¦ ¦переговоров ¦отдела ¦ ¦в 15:00 ¦в 18:00 ¦ ¦работа ¦ ¦отдела ¦ ¦ ¦с ¦закупок ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦закупок ¦ ¦ ¦поставщиком ¦А.М. Розов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦А.М. Розов¦ ¦ ¦ООО ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦»Рогалик» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+————+————+—————+———-+———-+———-+————+————+———-+ ¦ 2 ¦Согласование¦Коммерческий¦Юридический ¦04.02.2013¦08.02.2013¦80 ¦Внеплановая ¦Переписка с¦Начальник ¦ ¦ ¦условий ¦директор ¦отдел, ¦в 10:00 ¦в 18:00 ¦ ¦работа ¦поставщиком¦отдела ¦ ¦ ¦поставки с ¦Р.Т.

Токарев¦бухгалтерия ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦закупок ¦ ¦ ¦поставщиком ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦А.М. Розов¦ ¦ ¦ООО «ГРМ» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+————+————+—————+———-+———-+———-+————+————+———-+

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СТАТИСТИКА ПРОДАЖ ПО ЭТАПАМ В PIPELINE

Для того, чтобы оценивать вероятность выполнения месячного плана продаж, формируйте отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделки по каждому менеджеру отдела продаж.

Отчет формируется в формате Pipeline — это горизонтальное представление воронки продаж.

Отчет в пайплайн может формироваться по разным показателям. Он нагляднее чем воронка продаж демонстрирует динамику показателей.

Pipeline — это современный инструмент системы отчетности для В2В продаж.

Простейший отчет менеджера по продажам в пайплайн показывает сумму сделок на каждом этапе:

Отчет менеджера по продажам: сумма сделок по этапам цикла за неделю

Из отчета план/факт за неделю (см. выше) вы понимаете, что для того, чтобы выполнить план продаж в октябре (3 250 000 руб.), вам необходимо за оставшуюся до конца месяца 4-ю неделю закрыть сделок ещё на сумму 506 300 руб.

Из сводного отчета по суммам сделок по этапам цикла за неделю вы увидите, что у Потапова, который выполняет план только на 54%, на этапе 4 находится сделок на 446 600 руб. Значит у Потапова есть резерв для выполнения плана до конца месяца. Отчет менеджера по продажам по суммам сделок по этапам цикла в Pipeline помогает прогнозировать выполнение плана продаж и оценивать потенциал по закрытию.

Если вы выведите графическое представление этого отчета, то получите визуально наглядную демонстрацию недоработок менеджеров отдела продаж:

Отчет менеджера по продажам: сумма сделок по этапам за неделю

Визуальные отчеты менеджера по продажам в пайплайн помогают вам держать руку на пульсе он-лайн и своевременно принимать меры по исправлению перекосов.

Особенности планирования продаж

При осуществлении этого масштабного действия рекомендуем не забывать о следующих нюансах:

1. План продаж на будущий год следует составлять не позже, чем за 1,5-2 месяца до окончания текущего.
2. За составленный план ответственна вся компания, а не только отдел продаж, поэтому к планированию привлекаются главы всех структурных подразделений.
3. Если речь идет о расширении ассортимента, составлять план нужно по тем товарам, относительно которых имеются четкие данные по их производству, транспортировке, непосредственной реализации.
4. Самый лучший план продаж не может быть реализован без эффективных и профессиональных менеджеров по продажам.
5. Если ставится цель превзойти предыдущие показатели, необходимо качественно менять основополагающие факторы (объем производства, себестоимость товара, рынок сбыта и т.п.).
6. Ключевой фактор планирования – потребности рынка, лишь во вторую очередь – собственные возможности организации.

Как составить отчет о закупках

Задача отчета о закупках – выяснить, не превысили ли расходы на них утвержденный бюджет, оценить, насколько были удовлетворены потребности компании в товарах, сырье и материалах, других ресурсах, как изменились условия работы с поставщиками, складские остатки и т. д. Чтобы отчет был максимально информативным и актуальным, а главное, полезным, нужно определиться со следующими параметрами:

1. с какой периодичностью его следует составлять;
2. как обеспечить получение исходных данных и т. д.
3. насколько детализированным он должен быть;
4. какие показатели нужно включить в форму отчета;

Отчет о закупках можно составлять по номенклатуре и назначению приобретаемых товаров, сырья и материалов, поставщикам, подразделениям-заказчикам, видам деятельности и т. д. Степень его детализации зависит от потребностей и пожеланий получателей отчета, определяется спецификой компании, особенностями продукции, характером взаимоотношений с поставщиками. Но чтобы не усложнять подготовку документа, лучше выбрать один или два ключевых признака и ориентироваться на них.

К примеру, если требуется оценить, насколько были удовлетворены заявки подразделений, отчет можно детализировать по центрам ответственности и номенклатуре закупок (см.

таблицу 1. ). Если нужно понять, как изменились условия взаимодействия с контрагентами, – по группам товаров и поставщикам (см. таблицу 2. ). При необходимости аналитику можно расширить до отдельных договоров поставки. Таблица 1.