Материальный отчет. форма № м-19п

Рейтинг самых задаваемых вопросов

Вопрос №1.
Является ли обязательным требованием составлять в организации ведомость учета остатков ТМЦ?

Ответ: Система складского учета в российских организациях может быть построена любым удобным для компании способом. Соответственно, обязанности применять эту форму у субъектов бизнеса не возникает. Однако если организация решит все же использовать утвержденный бланк формы, не стоит забывать об обязательных реквизитах документа.

Вопрос №2.
Как следует поступить бухгалтеру, если при составлении документа по форме МХ-19 была допущена ошибка?

Ответ: Допущенная ошибка, вне всякого сомнения, может быть исправлена. Однако корректировку необходимо аргументировать объяснительной бухгалтера, который занимается заполнением данного документа, и подписью лица, ответственного за его проверку.

Вопрос №3.
Компании с какой системой учета товарно-материальных ценностей могут формировать ведомость учета остатков ТМЦ?

Ответ: Применять в своей деятельности ведомость учета остатков материальных ценностей разрешено компаниям, которые организовали систему учета сальдовым или оперативно-бухгалтерским методом, то есть отражают фактическое наличие материалов в денежном выражении с разбивкой по группам и субсчетам.

Отчеты — Ведомость по остаткам ТМЦ

Если у меня возникают вопросы по количеству товара на складе (есть лишний товар или, наоборот, не хватает), если нужно узнать когда и откуда пришел товар — меня всегда выручает этот отчет.
Зададим период отчета: с 0101.10 по текущий день.

Можно сформировать отчет по конкретной фирме, если в программе ведем учет по нескольким фирмам, по юридическому лицу, если ведем учет не только по нескольким фирмам, но и по нескльким юр.лицам, или по управленческой политике.
Т.к. в мой программе ведетсяучет только по одной фирме, то могу в этом поле ничего не выбирать — это ничего не изменит.

В поле «склад» выбераем склад, по которому ходим получить отчет — здесь мы вибираем «Основной склад». Если поле оставить незаполненным — отчет получим по всем складам, что есть в программе.

В поле «Детализация отчета» поставим галочку «Документы двиения» — так мы увидим документы, по которым товар поступал на склад(ы) или уходил.

Нажимаем кнопку «ОК» или «Сформировать».

По отчету видим, что за выбранный нами период сок перемещался на на склад «Магазин», а шоколад списывался. Видим остатки наначало периода и на конец периода.

Теперь в поле «ТМЦ/группа» выберем конкретный товар, по которому хотим увидеть движение и задаим период с 01.01.09 по 07.04.10.

Пеперь мы видим движение только по выбранной номенклатуре. Види мначальнй остаток на складе,сколько поступило на склад и сколько ушло со склада, а так же конечный остаток.

Если мы вместо конкретного товара выберем группу товаров — увидим движение товаров только этой группы.

Бывает так, то по какому-то товару уходят в минус при том, что в программе стоит запрет продавать в минус. Часто пользователи, которые еще мало работают с программой, не понимают как такое могло случится и что нужно искать.

Такое может произойти, если что-то менялось задним числом. Например в документах поступления, или создавался документ /возврата/ и проводился задним числом.

В этом случае я по товару формирую «Ведомость по остаткам ТМЦ» с той даты, на которую мы точно знаем какое количество товара было на остатках — например, проводилась ревизия, или данный товар впервые пришел и раньше его никогда не было. Обычно этого хватает, т.к. в отчете всегда видно с какого моменты пошел минус.

Прием материальных ценностей в организации

Откуда именно материал поступил в компанию?

Итак, материал может быть получен:

• непосредственно у поставщиков компании;
• подотчетными лицами компании за наличный капитал;
• в результате разборки ликвидированных основных средств;
• в результате собственного изготовления (подразумевается предоставление из склада уполномоченным лицом);
• при оприходовании излишков, которые были выявлены в процессе .

Прием может осуществляться в процессе получения разнообразными способами

Процесс оприходования подразумевает под собой не только их физическое получение уполномоченными лицами компании (одним из них может выступать кладовщик), но и отображением по счетам бухгалтерского учета (часто это подразумевает под собой занесение информации в счет 10 «Материалы»

).

Способов документального оформления на сегодня существует несколько, и нередко они напрямую зависят от ситуации, которая возникает в процессе приема, включая и структуру компании и установленной в ней системы документооборота.

Приходный ордер, составленный по форме М-4

, используется в том случае, если по отношению к качеству и ассортименту отсутствуют какие-либо замечания. По причине того, что данный ордер является внушительных объемов, с него допускаетсявозможность исключить некоторые реквизиты , которые не имеют отношения к обязательным реквизитам первичной документации (на основании статьи 9 Федерального закона №402), а именно:

• номеров форм относительно ОКУД и ОКПО;
• паспортного номера (допускается возможность только в том случае, если осуществляется процесс приема различных драгоценных камней и так далее);
• сведения относительно страховой компании;
• графу с кодовым отображением единицы измерения.

Печать на накладной может в полной мере заменить приходный ордер, которая подлежит проставлению в подобных ситуациях. К примеру, в процессе оприходования без каких-либо расхождений по объему, качеству либо же ассортименту.

Печать в обязательном порядке должна включать в себя все необходимые реквизиты относительно приходного ордера: кто именно принял, в каком объеме и так далее (на основании пункта 49 Методических указаний, утвержденных Приказом Министерством финансов в декабре 2001 года).

Если же в наличии имеется накладная , которая подписана уполномоченным лицом компании, то необходимость в формировании приходного ордера либо же иной документации отсутствует.

Относительно приема по форме М-7 необходимо формировать только в том случае, если же в накладной, предоставленной от поставщика, указаны одни сведения (одна разновидность), а по факту материалы поступили совсем иные.

Подобный документ необходим будет и в процессе принятия с целью ответственного хранения

. Допускается возможность своего рода «почистить» лишние реквизиты (к примеру, можно убрать сведения относительно страховой компании, времени отправки продукции и так далее). Параллельно с этим в соглашении между компанией и непосредственным поставщиком может быть указано, что с целью фиксации обнаруженных неточностей может быть сформировано иную документацию.

С целью документального оприходования, которые в полной мере должны соответствовать условиям поставки, допускается возможность действующим законодательством разработать персональный универсальный документ компании

, при этом:

• взять в качестве базы стандартный приходный ордер (утвержденный по , убрав при этом все ненужные реквизиты);
• дополнить теми реквизитами, которые могут оказать существенную помощь при выявлении неточностей в объеме либо качестве поступившего материала.

Персонально разработанный документ должен в обязательном порядке утверждаться соответствующим Приказом руководства компании.

Более простая форма

Каждая компания вправе сама решить, какой именно бланк использовать. При этом форма ИНВ-19 используется очень часто – с одной стороны, она удобна, с другой, многие фирмы продолжают применять ее по деловой привычке. Однако в некоторых случаях может пригодиться более простой вариант бланка, в котором можно указать минимум данных:

• наименование компании и склада, дата составления;
• наименование товара;
• его количество (фактом);
• его количество (по документам);
• выявленное отклонение;
• единицы измерения;
• цена единицы;
• сумма всех товаров по фактическому количеству;
• сумма всех товаров по данным в учетных документах;
• подписи, должности ответственных лиц, расшифровки подписей.

Такой вариант позволяет значительно сэкономить время. Он используется при проведении учета на небольших складах, при подсчете отдельных позиций (участков), а также при повторном пересчете, если обнаружены отклонения, которые вызывают сомнения (т.е. есть основания думать, что причина ошибки – невнимательность).

Как ее правильно заполнить

Прежде всего следует определить, каким документом является материальный отчет кладовщика, — внешним или внутренним. Поскольку М-19 относится к внутренним первичным документам организации, заполняют его в одном экземпляре, печать не требуется. Допускается оформление документа от руки или на компьютере.

Основанием для отражения расхода являются накладные на отпуск материалов на сторону, расходные ордера, квитанции, заявки и другие первичные документы.

Образец

Вот подробная инструкция, как заполняется материальный отчет М-19, и образец.

На титульном листе следует заполнить сведения:

• наименование склада;
• Ф.И.О. материально ответственного лица;
• количество приходных и расходных документов.

Вверху ставят подписи главный инженер и сотрудник, проверяющий правильность данных, содержащихся в документе, — бухгалтер или экономист.

Если возникает вопрос, где подписывает материальный отчет кладовщик, обратите внимание на поле, содержащее Ф.И.О. подотчетного лица

Рядом с фамилией сотрудник склада ставит свою подпись.

На второй и третьей страницах заполняются сведения о движении материалов:

• номенклатурный номер и наименование ТМЦ;
• единица измерения;
• остаток на начало периода (количество и сумма);
• количество и стоимость израсходованных ТМЦ;
• конечное сальдо.

Определение понятий

Документооборот – основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.

Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.

Унифицированная форма № МХ-2 — бланк и образец

МХ-2 — документ, который является одним из наиболее востребованных в складском учете и иных сферах управления, связанных с учетом товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В чем заключается его специфика и где можно взять бланк и образец данной формы, расскажем далее.

Что представляет собой форма МХ-2

Каковы особенности заполнения формы МХ-2

Где можно скачать документ

Что представляет собой форма МХ-2

Документ МХ-2 относится к числу унифицированных форм первички, утвержденных Госкомстатом в постановлении от 09.08.1999 № 66, и представляет собой журнал учета ТМЦ, взятых на хранение.

Журнал, составляемый на базе формы МХ-2, должен заполняться материально-ответственным работником (МОЛ) лично. Для заполнения могут использоваться данные из иных первичных документов.

Каковы особенности заполнения формы МХ-2

Форма МХ-2 состоит:

• из обложки;
• четной страницы;
• нечетной страницы.

На обложке документа фиксируются название работодателя, его координаты, указываются коды по ОКПО и ОКДП.

На четной странице документа приводят:

• период времени, в течение которого ведется учет ТМЦ;
• сведения о МОЛ;
• в таблице — сведения из актов, подтверждающих прием и возврат ТМЦ (таковыми чаще всего становятся соответственно формы МХ-1 и МХ-3).

О формах МХ-1 и МХ-3 читайте в материалах:

«Унифицированная форма № МХ-1 — скачать бланк и образец»;

«Унифицированная форма № МХ-3 — бланк и образец».

На нечетной стороне документа указывают:

• координаты места хранения принятых ТМЦ;
• номер и дата формы МХ-1 или аналогичного ей источника;
• номер и дата формы МХ-3 или аналогичного ей первичного документа;
• данные о МОЛ, принявшем ТМЦ, его личная подпись;
• дата принятия МОЛ товарно-материальных ценностей;
• данные о МОЛ, выдавшем ТМЦ, его личная подпись.

Также на нечетной странице подписывается получатель ТМЦ и подтверждает таким образом отсутствие своих претензий к ТМЦ, которые возвращает ему МОЛ.

В некоторых случаях может возникнуть необходимость в распечатке дополнительных страниц журнала по форме МХ-2. В этом случае все последующие четные страницы должны соответствовать по структуре первой четной, нечетные — первой нечетной.

Где можно скачать документ

Скачать бланк формы МХ-2 вы можете на нашем сайте.

Скачать форму МХ-2

А также вы можете скачать заполненный образец формы МХ-2.

Скачать образец МХ-2

О документах, необходимых при инвентаризации ТМЦ, читайте в статьях:

«Унифицированная форма № ИНВ-22 – скачать бланк и образец»;

«Унифицированная форма № ИНВ-3 – бланк и образец».

Суть и назначение карточки М-17

Стандартный бланк карточки складского учета материалов был утвержден в виде межотраслевого стандарта Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997г. Его применение субъектами хозяйствования было обязательным до 2013 года.

Впоследствии предпринимателям дали возможность разрабатывать унифицированные формы для бухгалтерии самостоятельно. Но не желая изобретать велосипед, бухгалтера, в большинстве своем, продолжили использовать в работе именно этот бланк карточки складского учета.

М-17 заводится на каждую номенклатурную позицию и используется для отображения движения товара по складу. В ней указываются подробные характеристики продукции, а также документы, служащие основанием для проведения складских операций.

В приказе Минфина №119н от 28.12.2001г. четко очерчен перечень активов, которые можно отнести к материалам:

• вспомогательные материалы;
• сырье;
• основные материалы;
• запасные детали;
• покупные полуфабрикаты;
• тара;
• комплектующие изделия;
• топливо;
• строительные материалы;
• прочие материалы.

Форма карточки складского учета М-17 используется для отображения следующих хозяйственных операций:

• поступление товаров от поставщиков или других обособленных подразделений;
• обмен продукции;
• продажа товаров клиенту или их передача в другие обособленные подразделения;
• списание товара в результате порчи, брака, истечения срока годности.

Карточка М-17 не является первичным документом в классическом понимании.

Она только систематизирует информацию, содержащуюся в:

• приходных, расходных ордерах;
• различных накладных;
• счетах-фактурах;
• прочих документах, предусматривающих передачу имущественных прав на товар.

Форма М-17 содержит полную информацию о наличии товаров на складском объекте и их движении в течение времени. Не зря она длительное время была обязательной для оформления. Карточка складского учета товаров, которую в 2018г используют бухгалтера, выполняет такие основные функции:

• формирование отчетности по движению ТМЦ для контролирующих органов;
• анализ оптимальности использования складского объекта;
• просмотр объемов оборотов конкретной номенклатурной позиции по складу;
• оптимизация логистических потоков;
• мониторинг количества товара на хранении;
• анализ источников недостач или излишков при инвентаризации.

Таким образом, карточка М-17 ведется кладовщиком не только в целях соблюдения законодательных норм, но и для помощи при выполнении многих хозяйственных операций.

Ведомость движения товаров на складе

В данной таблице можно уточнить не только остатки товаров на складе, но и их движение за определенный период времени или на дату составления отчета.

Отчет «Остатки на складах» формирует количество номенклатуры по всем адресам хранения по умолчанию, если не выбран конкретный склад. Во вкладке «Настройки» можно отметить более детальную аналитику товарных запасов.

Во вкладке «Отбор» настроить кнопкой «Подбор» формирование отчета по конкретной товарной позиции, номенклатуре, группам товаров;

Во вкладке «Поля» задаются параметры аналитики формирования остатков на складе. Для этого нужно в левом поле галочкой отметить ячейку, затем стрелочкой перенести ее в правое поле. Порядок иерархии в правом поле формируется стрелками в верхней части панели. С их помощью можно расставить приоритеты отражения товарных позиций.

Чтобы лишняя информация не отражалась в отчетной форме, можно снять галочку из ячейки в левом поле;

После выбора аналитики нужно создать отчет по остаткам товаров на складах путем нажатия кнопки «Закрыть и сформировать».

Аналогичным образом выполняются настройки отчета «Ведомость по товарам на складах». Она формируется в целом по предприятию или по каждому конкретному складу, также можно задать любой период отражения данных.

Двойным кликом левой кнопки мыши по количественному остатку или движению товара можно открыть аналитику прихода или расхода.

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

• при реализации материалов;
• при смене МОЛ;
• при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
• в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
• в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
• при ликвидации фирмы.

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

Порядок заполнения этой формы смотрите в статье «Унифицированная форма № ИНВ-26 — бланк и образец».

Образец заполнения сличительной ведомости по форме ИНВ-19

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

• На главной странице документа необходимо прописать:
  • наименование предприятия;
  • наименование подразделения;
  • порядковый номер приказа об инвентаризации;
  • дату проведения проверки;
  • сроки осуществления инвентаризации;
  • порядковый номер ведомости;
  • дату заполнения ведомости;
  • ФИО ответственных лиц и занимаемые ими должности.

На двух следующих страницах располагается таблица, в которую заносятся данные о ТМЦ, по которым выявлены несоответствия.

Если есть какие-то ТМЦ, которые предприятие приняло на хранение, то они вносятся в опись (форма ИНВ-5) и на них заполняется еще одна сличительная ведомость.

В таблице фиксируется информация обо всех товарах, объектах готовой продукции и материалах, и других ТМЦ, в количестве которых не совпали фактические и приведенные ранее учетные показатели.

• В описание каждого объекта ТМЦ входит:
  • единица измерения (сюда входит и код по ОКЕИ);
  • присвоенный инвентарный номер и номер паспорта (если ТМЦ содержит драгметаллы);
  • излишки (графа 8 и графа 9);
  • недостача (графа 10 и графа 11).

Данный документ оформляет сотрудник бухгалтерии, который осуществляет сверку данных в учете. Информация об излишках вносится в графу 12, 13, 14. Уточнение о недостаче в графу 15, 16, 17.

Показания по излишкам, учтенным как покрытие недостач, указываются в графах 18, 19, 20.

Показания по недостаче – в графах 21, 22, 23.

Итоговые показания по количеству излишков и денежной сумме, которые обнаружились согласно результатам проверки, вносятся в графы 24-25.

Графа 26 предназначена для указания номера счета, на который будут оприходованы излишки.

Оставшиеся графы заполняются информацией об имеющейся итоговой недостаче.

После подведения итогов по данным на второй и третьей страниц подводится итог по всей таблице.

В конце сличительной ведомости подписывается работник бухгалтерии, который ее заполнил и лица, являющиеся материально-ответственными, соглашаясь полученными результатами.

Данная унифицированная форма для сличительной ведомости не является обязательной. Можно подготовить свою собственную форму для внесения подобных данных.

Основное назначение

Проведение учета – это обязательная процедура, в ходе которой практически всегда неизбежно обнаруживаются расхождения:

• излишки;
• недостача.

Все эти расхождения обязательно фиксируются в письменном виде. Процедура составления отчетности необходима, прежде всего, самой компании, поскольку:

1. Благодаря детальному учету можно корректно составить документы бухгалтерской отчетности.
2. Есть возможность проанализировать причины недостачи и снизить ее объемы.
3. Можно увидеть слабые места в системе хранения, транспортировке товаров в пределах предприятия, в работе сотрудников, что приводит к расхождениям в результатах.

Как заполняется

Все имеющиеся на складе материалы и продукты должны быть зафиксированы в документе особым образом. Здесь требуется указать всю информацию по:

• размерам;
• сортам;
• артикулам;
• наименованиям и т. д.

Ответственным лицом, осуществляющим учет материалов, назначается кладовщик или заведующий складом. Именно он заполняет приведенные в справке таблицы. Чтобы понять, что именно в ней должно быть указано, рекомендуем рассмотреть пример заполнения справки складского учета.

Так, например, в пункте «Норма запаса» должно быть записано количество товара, которое необходимо для того, чтобы производство осуществлялось бесперебойно. Не менее важным является столбец под названием «Срок годности». Он не является обязательным для всех типов материалов, а лишь для тех, для которых учет срока важен. Но и пустой графу не следует оставлять, в таком случае необходимо поставить напротив названия товара прочерк.

Помимо указанных разделов, первая таблица включает:

• Структурное подразделение.
• Вид деятельности.
• Номер склада и т. д.

Под данной информацией размещается еще одно поле, в котором вписывается название учтенного товара (например, дверь металлическая). Но, как показывает образец складской справки о наличии товара, основная таблица ее посвящена приходным и расходным операциям на складе. В ней заполняются следующие пункты:

• Дата операции (расход, приход).
• Номер по порядку.
• Номер документа.
• Получатель или отправитель товара.
• Единицы измерения.
• Количество отпущенного и полученного товара.
• Остатки.
• Дата и подпись (ставится кладовщиком).

В них, обычно, подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица, например справка с места учебы,справка с места работысправка с места жительствасправка о состоянии здоровья из поликлиники Справки оформляются на угловых бланках общего вида и содержит следующие реквизиты: — адресат- название вида документа (СПРАВКА)- порядковый номер справки- дата- место составления- в служебных справках заголовок к тексту- текст- отметка о наличии приложений- подпись Отличия служебных и личных справок в том, что в служебных справках оформляется реквизит адресат, а в справках личных адресат не оформляется, но в конце текста документа пишут для какой цели выдана справка, то есть в какое учреждение она будет предоставляться (смотрите образцы оформления справок — служебной и личной). На личных справках обязательна печать учреждения выдавшего справку.