Автоматизация бизнес‑процессов: цели и этапы внедрения

ВВЕДЕНИЕ

На современном этапе развития общества одними из важнейших направлений являются информационные технологии. С каждым годом объём информации неизменно увеличивается, вынуждая тратить на свою обработку все большее количество временных и трудовых затрат. В связи с этим все более необходимыми становятся современные автоматизированные информационные системы, которые способны за малые сроки обрабатывать исходную информацию и предоставлять ее в удобном для пользователя виде.

Процесс учета продаж занимает много времени и является сложным процессом. Поэтому все более актуальным становится вопрос об автоматизации этого процесса.

При использовании ЭВМ этот процесс становится гораздо более точным и быстрым, лишенным множества накладок, которые возникают при его организации вручную.

Объектную модель предметной области можно построить с помощью визуального объектного языка моделирования UML или в виде программного продукта на некотором языке программирования, поддерживающем объектную технологию программирования, примером которого является язык Object Pascal.

Цель исследования: разработать автоматизированную информационную систему (АИС) предприятия для автоматизации отдела продаж.

Для достижения цели данного исследования поставлены следующие задачи:

Изучить основные теоретические положения объектно-ориентированной методологии;
Рассмотреть язык UML и построить объектную модель предметной области;
Разработать приложение, использующее набор классов для представления информации о продажах.

Объектом исследования настоящей курсовой работы является объектно–ориентированная методология проектирования.

Предметом исследования настоящего исследования являются объектная модель предметной области «Учет продаж» и её основные свойства.

На этапе анализа предметной области и проектирования структуры приложения необходимо построить UML диаграмму классов.

В процессе написания курсового проекта использовались следующие методы исследования:

Описательный метод применяется при изложении теоретических аспектов проблемы и краткой характеристике объекта исследования;
Метод сравнения и анализа. Позволяет сопоставлять различные взгляды на рассматриваемую тему и провести диагностику объекта исследования;
Системный подход. Был использован с целью обобщения полученных результатов и выявления их логической взаимосвязи.

Что можно автоматизировать в бизнесе

Автоматизировать можно практически любой бизнес-процесс. Есть много готовых решений для автоматизации типовых рутинных процессов, которые можно внедрить сразу же. Более сложные задачи потребуют привлечения разработчика и больших затрат.

«С API на тысячу платежей нужны лишь сутки»: кейс бизнеса

Рассмотрим примеры автоматизации разных процессов в бизнесе, таких как:

продажи;
оплата;
рассылки;
бухгалтерия;
документооборот;
работа склада.

Оплата. Прием денег от покупателя уже давно автоматизировали, и мы даже не задумываемся об этом. Раньше все платили наличными, кассиру приходилось считать деньги, выдавать сдачу. Это занимало много времени, к тому же кассир мог ошибиться или принять фальшивую купюру. Автоматизированная оплата — безналичные платежи картами, бесконтактным способом или по QR-коду. Скорость оплаты таким способом гораздо выше, чем при платежах наличными.

Как подключить эквайринг

С помощью терминала торгового эквайринга покупатели могут рассчитываться в магазине без наличных денег — с помощью банковской карты, смартфона или умных часов. А кассиру не нужно пересчитывать деньги и выдавать сдачу

Помимо простой оплаты картами существуют различные автоматические способы оплаты в интернете. Например, в Тинькофф Кассе можно подключить автоматические платежи, что удобно при оплате услуг и товаров по подписке. После первой оплаты ни клиенту, ни владельцу бизнеса не нужно ничего делать, чтобы платеж уходил каждый месяц.

Принимать онлайн с помощью Тинькофф Кассы

Рассылки писем и СМС. С помощью писем и СМС клиенты узнают статус заказа, получают новые предложения и бонусы и многое другое. Когда клиентов несколько, можно отсылать все вручную. Но отправить письма сразу тысяче человек вручную практически невозможно, либо нужно нанимать большое количество сотрудников только для этой задачи. Гораздо эффективнее заранее подготовить письма и настроить их отправку по определенному действию клиента. Для рассылки писем есть много готовых сервисов, например MailChimp, SendPulse, Sendsay и другие.

Автоматизация рассылок в Sendsay позволяет настроить отправку писем по наступлению какого-то события без участия менеджера. Например, товар перешел к курьеру для доставки — клиент автоматически получит сообщение об этом

Бухгалтерия. Бухгалтерские программы, такие как «1С: Бухгалтерия», «Контур.Бухгалтерия», «Мое дело» — это тоже пример автоматизации. Бухгалтерам больше не нужно вручную считать налоги, формировать платежки — все делает программа. К тому же бухгалтерскую программу можно интегрировать со счетом банка и видеть все движения по счету, формировать платежки, оплачивать их прямо из окна программы бухучета.

«Раньше на выставление всех счетов уходило два дня»

Автоматизация работы бухгалтера с помощью «Контур.Бухгалтерии». Сервис поможет подготовить и cдать отчетность в налоговую и фонды, автоматизирует расчеты и документооборот с сотрудниками, клиентами и партнерами

Документооборот. Электронный документооборот, или ЭДО, не требует бумаг, все этапы подписания документа видно в системе.

Что такое электронный документооборот

Если контрагенты компании работают с электронными документами, не придется тратить время на отправку документов по почте или курьером, распечатывать и хранить бумажные оригиналы: большинство документов можно хранить в облаке.

Работа склада. Программы учета складских остатков облегчают товароучет. Если все товары отпускают и принимают с использованием программы учета движения товара, остатки обновляются автоматически. Риск потерять товар сводится к нулю, значительно сокращается время его поиска — посмотреть, где находится тот или иной груз, можно в любой момент.

Автоматизация работы склада с помощью сервиса «МойСклад»

Почему именно Axapta

Ответ на этот вопрос предельно прост – потому что нет больше другой такой программы, как Аксапта. Речь идет о совершенно уникальном продукте, который не имеет аналогов.

Он объединяет в себе функции 1С, SQL Server, офисного пакета Microsoft и огромного количества других систем для ведения бизнеса.

Но здесь мы имеем не много отдельных программ, а одну.

В ней уже есть все необходимое для того, чтобы сразу начать зарабатывать много и просто.

Важно, что Microsoft Dynamics AX является одной из самых гибко настраиваемых программ в истории разработки ПО.

Пользователи могут менять ее функционал так, как захотят.

Кроме того, те, кто разбирается в программном обеспечении, имеют возможность изменять код и, соответственно, функционал рассматриваемого решения.

Исходный код является полностью открытым и доступным всем желающим. Так что всем владельцам бизнеса нужно задуматься над внедрением Dynamics AX!

Автоматизация продаж через CRM-систему и чат-бота

1. Автоматизация процесса продаж с помощью CRM

Постепенно ситуация меняется. Объем продаж увеличивается сначала в десятки, потом в сотни раз. Работники ведут учет покупателей и оформленных сделок вручную. Для работы с клиентами необходимо прямое общение: одному нужно позвонить, другому организовать доставку товара, третьему осуществить скидку. На это катастрофически не хватает времени, менеджеры делают ошибки, не успевают качественно отработать запросы покупателей. Соответственно, теряют клиентов, и, как следствие, снижаются доходы и доверие к деятельности компании. В этом случае ситуацию спасет введение процессов автоматизации работы сотрудников.

Основная функция CRM-систем – организация и автоматическое ведение баз посетителей. При этом они:

формируют карточки покупателей, содержащие полные сведения: ФИО, номера телефонов, еmail и другие данные;
ведут списки продаж с указанием информации по ним: наименование товара, доставка, форма оплаты;
отражают этапы обработки заказа, то есть фиксируют, когда прошла оплата, совершена отгрузка, время получения клиентом товара и т.д.;
создают систему скидок, размер которых зависит от количества купленных товаров — все происходит автоматически;
доводят в электронной рассылке до пользователей информацию о скидках, новых товарах и т.д.;
отслеживают выполнение заданий менеджерами;
составляют отчетные документы для руководства.

CRM-система – специальная программа автоматизации продаж, содержащая базу данных о клиентах и хранящая ее на облачном сервере. Это дает возможность иметь к ней полный доступ, находясь в любой точке мира.

2. Автоматизация продаж с помощью чат-бота

Чат-бот – это одна из составляющих воронки продаж. Можно сказать, что в этом случае автоматизация вытесняет людей в части переписок с клиентами.

Плюсы чат-ботов:

скорость их работы выше, чем у обычного человека;
одновременно могут работать с несколькими посетителями;
не нуждаются в зарплате и рабочем месте;
имеют возможность обновления программ, то есть в процессе работы «приобретают новые навыки»;
нет задержек при общении с пользователями — клиент получает ответ сразу после отправки вопроса.

Минусы чат-ботов:

зачастую человеку становится понятно, что с ним общается робот, а это не всегда внушает доверие;
при получении нестандартных вопросов робот будет отвечать «невпопад», что также может спугнуть пользователя.

Подробнее

Сфера применения чат-ботов:

ведение переписок на различных социальных платформах;
отправление писем через электронную почту;
ведение переписки на сайте;
система мгновенных сообщений.

В настоящее время представлено огромное разнообразие как платных, так и бесплатных сервисов, которые помогут вам запустить чат-бота.

В связи с высокой конкуренцией на рынке продаж всегда необходимо быть чуть впереди компаний, предлагающих аналогичные виды товаров и услуг. Автоматизация процессов предоставляет широкий набор возможностей, чтобы выделяться на фоне своих оппонентов.

Автоматизация финансово-управленческого учета

Управленческий учет — система для сбора данных о бизнесе для последующего анализа. Учет — один из видов автоматизации бизнес-процессов, он помогает получать подробные отчеты о движениях денег, прибылях и убытках и других финансовых данных. Малый бизнес зачастую ведет такие отчеты в Excel-таблицах, это усложняет анализ информации и требует много времени.

Идеальный управленческий учет позволяет руководителю в любой момент определить, что происходит с бизнесом, и выстроить дальнейшие действия. Бухучет здесь не поможет — он не позволяет оценить прибыльность отдельных сегментов и не дает достаточно информации для грамотного финансового планирования. Бухучет нужен для отчетности перед государством.

У небольших компаний, в отличие от более масштабных коллег, нет ни отдельного финансового отдела, ни департамента аналитики, ни стратегов-менеджеров, занимающихся планированием

Все эти задачи часто ложатся на самого руководителя, поэтому важно освободить драгоценной время собственника и автоматизировать учет денег

Финансовый директор «Нескучных финансов» Дмитрий Фурье отмечает, что для автоматизации учета нужно собрать и структурировать информацию, а также подобрать инструменты под наиболее сложные и нуждающиеся в контроле статьи и контуры учета. По его словам, если крупный и средний бизнес может заказать ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) под собственные потребности, то малому бизнесу придется использовать разные инструменты. Помочь с этим бизнесмену могут облачные решения, такие как ПланФакт.

Компьютерные алгоритмы успешно заменяют работу финансистов по всему миру. Автоматизация финансового учета для малого бизнеса позволяет решать проблемы с мультивалютностью, разделять проекты разных контрагентов и избегать потери средств из-за нарушений в учете дебита-кредита.

Алексей Прозоров, собственник логистической компании IMPORT.PLUS, столкнулся с потерей 120 тысяч рублей как раз из-за отсутствия автоматизации:

Теперь у IMPORT.PLUS все автоматизировано: можно легко изучить аналитику, внести или изменить данные, учесть проектную прибыль, сократить издержки и перераспределить расходы.

— сервис с простым и интуитивно-понятным интерфейсом:

Коротко о главном:

Автоматизация бизнес-процессов раньше была прерогативой крупного бизнеса, но сейчас ее активно использует и малый бизнес.
Автоматизировать можно любые процессы — продажи, маркетинг, финансовый учет, даже общение с покупателями.
Автоматизация позволяет повысить продуктивность, увеличить прибыль, масштабировать бизнес.
Для малого бизнеса есть как недорогие решения по конкретным процессам, так и комплексные решения, объединяющие сразу несколько направлений.
Автоматизированные решения — реальный способ для малого бизнеса повысить эффективность работы, не раздувая бюджет. Автоматизированные платформы снимают с руководителя и персонала рутинные задачи и позволяют работать над такими сложными и трудоемкими процессами как планирование, коммуникация с клиентами, выстраивание стратегии развития и продвижения.

Как выбрать программу для выездных продаж

При поиске подходящей программы для торговых представителей важно найти такое решение, которое будет удобно в использовании и для выездных сотрудников, и для их руководителей в офисе. Важно, чтобы это ПО интегрировалось с теми инструментами, которая уже использует команда

Интуитивно понятная CRM-система для полевых продаж предоставит важные функции и возможности, которые позволят вашей команде автоматизировать процессы и добиваться большего с гораздо большей скоростью.

Облачную программу для торговых представителей, как B2Field, не только легко настраивать и использовать, но и легко масштабировать по мере роста вашего бизнеса.

Автоматизация склада.

Еще одним проблемным участком является склад. Внедрение автоматизированных систем учета товаров позволит:

проводить инвентаризации и ревизии в короткий срок с достоверным результатом;
внедрить при необходимости систему адресного хранения товаров;
внедрить KPI для оценки работы сотрудников склада;
внедрить современные системы складского хранения;
обеспечить полноценный учет товаров;
контролировать работу склада в режиме реального времени;
обеспечить непрерывное взаимодействие склада с офисом.

Автоматизация склада способна принести следующий эффект для организации:

повысить оборачиваемость складских остатков;
повысить точность данных об остатках товаров и их местонахождении в разрезе складов;
повысить производительность труда работников склада и при этом сократить их численность;
сократить время на сборку заказов;
сократить издержки, связанные с пересортицей;
сократить потери скоропортящихся товаров;
общее сокращение затрат на содержание склада.

Автоматизация мобильной торговли.

Одной из проблемных точек в организации работы торговли является деятельность торговых агентов (так называемая мобильная торговля). Автоматизация данного процесса позволит решить сразу несколько вопросов:

планирование работы каждого торгового агента;
контроль работы агентов;
планирование визитов в торговые точки (обязательных и дополнительных);
онлайн-контроль посещения торговыми агентами торговых точек;
отслеживание маршрута передвижения;
контроль суммы заказа и номенклатуры товаров;
расчет эффективности (KPI) каждого торгового агента.

Внедрением автоматизации мобильной торговли решается огромное количество многообразных задач, что освободит время предпринимателя на ручное ведение учета, а также сократит расходы на управление. При этом автоматизация исключает «человеческий фактор» в виде ошибок, потери документов, приписок и т.д. Собственник бизнеса будет уверен в точности и полноте контроля над деятельностью торговых агентов, независимо от численности персонала.

Если же организация имеет разветвленную дистрибьюторскую сеть в разных районах или городах, то внедрение системы автоматизации позволит удаленно управлять региональными офисами в режиме онлайн.

Внедрение системы автоматизации позволяет снизить уровень издержек на 20-40%. При этом даже небольшие торговые точки с малым оборотом при внедрении системы мобильной торговли смогут повысить свою норму прибыли.

Немаловажным фактором является и то, что система мобильной торговли снижает требования к знаниям и навыкам торговых агентов. Результат работы торгового агента будет меньше привязан к его личным качествам, поскольку большую часть функций выполняет ПО.

Поскольку система автоматизирована, предприниматель может сэкономить и на оплате труда операторов, вводящих и обрабатывающих информацию от торговых агентов. Достаточно будет не штата работников, а одного специалиста, контролирующего правильность ввода данных.

Как автоматизировать бизнес

Автоматизация может помочь бизнесу любого размера, но сложная автоматизация нужна не всем. Цели автоматизации бизнес-процессов у небольшого бизнеса и крупных компаний немного отличаются: малому бизнесу нужно упростить работу отдельного процесса, а крупной компании — создать единую систему для работы компании.

Рекомендуем использовать готовые средства автоматизации бизнес-процессов, программы для отправки писем, учета склада или расчета налогов. Почти для каждого бизнес-процесса можно найти программы, которые помогут упростить учет. У многих есть бесплатные версии с сокращенным функционалом или ограниченным периодом — так вы сможете проверить, подойдет решение вашему бизнесу или нет.

Как вести бизнес через облачные сервисы

Многие поставщики предлагают базовый функционал, который решает основные задачи, но готовы доработать программу индивидуально под заказ. Для небольшого бизнеса дешевле и выгоднее будет пользоваться базовыми решениями.

Крупным компаниям. Крупные компании чаще всего автоматизируют отдельные процессы в единую интегрированную систему. Это дороже, но делает работу крупного бизнеса заметно эффективнее. Для этого типовых решений мало, поэтому они просят поставщиков программ доработать решения и интегрировать с системами, которые уже есть.

Сэкономили 249 млн при расчетах с курьерами

Например, многие сервисы Тинькофф — расчетно-кассовое обслуживание, сервис выплат, эквайринг и другие — можно интегрировать с программами, которые уже есть в компании по API. Это поможет сотрудникам пользоваться функционалом банковских сервисов прямо из привычных программ.

Tinkoff API

Поставщики программ автоматизации обычно идут навстречу крупным клиентам и готовы доработать конфигурацию под их потребности.

«Бизнес терял деньги»: кейс Ivideon

«Контур» предлагает крупным клиентам специализированные решения под конкретные задачи бизнеса

Иногда компании достигают такого размера, что без автоматизации становится сложно масштабироваться. В этом случае лучше подобрать подрядчика, который разработает решение для полной автоматизации компании, — тогда все процессы будут вытекать один из другого и получится сэкономить время и ресурсы. Полная автоматизация требует глубокого погружения во все процессы компании, изучения бизнес-модели и создания индивидуального решения.

5 этапов автоматизации: от идеи до запуска

Чтобы получить на выходе систему, работающую на задачи бизнеса — нужно
понять, что и зачем автоматизировать. От точности составления технического
задания и понимания результата будет зависеть правильный выбор программного
обеспечения, стоимость и успех его внедрения.

1. Начните с цели

Необходимо четко понимать, что и для чего в компании собираются
автоматизировать. Обычно хотят решить проблему или повысить эффективность
процессов: увеличить продажи, улучшить качество сервиса, сократить издержки и
пр. При комплексной автоматизации стоят более стратегические задачи —
быстро вывести новый продукт на рынок, обойти конкурентов в онлайн-продажах и
пр.

2. Проанализируйте процессы

Когда поставили цель, определите, какие бизнес-процессы нужно наладить, чтобы
ее достичь. Например, на предприятии упали продажи определенного товара.
Вначале стоит расписать, как выглядит цепочка действий сотрудников из разных
отделов по этой задаче, и выявить, где происходит сбой.

Например, выясняется, что менеджеры продают товар, когда производство еще не
готово, так как сырье вовремя не закупили и т.д. Процесс взаимодействия между
отделами можно наладить с помощью BPM-системы (с англ. Business Process
Management System — система управления бизнес-процессами). Об этой
системе расскажем чуть позже.

3. Составьте техническое задание и выберите программу

После того, как определились с участком автоматизации, нужно подобрать
программу, которая справится с поставленной задачей. Это может быть готовый
продукт (коробочная программа или облачный сервис), который можно доработать
под себя. Либо разработка программы с нуля.

При заказе программного обеспечения, вендору (поставщику программного
продукта) нужно составить техническое задание, в котором подробно расписать,
как должен выглядеть бизнес-процесс, кто в нем участвует и что получается в
результате. За ТЗ должен отвечать отдельный специалист в компании.

— Чтобы выбрать программу, мы смотрим, какие есть решения на рынке,
— делится Сергей Коваль.
— Спрашиваем коллег, что они слышали о подрядчиках. Выбираем 2-3
кандидата. Направляем им техническое задание. В нем описываем, какой процесс
нужно автоматизировать, как он выглядит, кто в нем участвует, сколько людей
и какие у них роли, и какой результат нужно получить. Подрядчик предлагает
решение. Обычно разработчики предлагают массу дополнительных плагинов, чтобы
повысить сумму контракта. Но мы обсуждаем с подрядчиком техническое решение
до мельчайших деталей: что и где будут устанавливать, какая это программа,
сколько на нее лицензий нужно, на каком сервере.

4. Внедрение и техподдержка

Внедрением программного продукта в бизнес обычно занимаются вендоры. При этом
со стороны компании выделяют человека, который отвечает за взаимодействие с
вендором. Автоматизацию нерегулярных процессов можно доверить внешним
специалистам. А несложные внутренние процессы (бухучет, продажи) можно
автоматизировать самостоятельно — подключить какой-нибудь онлайн-сервис.
Подобные программы заточены под специфику сферы, а в тариф обычно входит
техподдержка.

После внедрения ПО внешние подрядчики и вендоры могут предложить обслуживание
продукта за дополнительную плату. Тут компания сама решает — брать
техподдержку на себя или оставлять на стороне подрядчиков.

5. Обучение сотрудников

Уже при внедрении новой системы разработчики объясняют, как пользоваться
системой. Высылают инструкции, приезжают в офис или проводят онлайн-сессии.
Обучить персонал можно и своими силами, если есть человек, который полностью
разбирается в системе.

Кто занимается автоматизацией для бизнеса

Любые типовые решения вроде CRM-системы или сервиса рассылок можно настроить самостоятельно. Но для этого нужно в них разбираться: читать инструкции, строить воронки, разрабатывать документацию и обучать сотрудников. Чаще всего предприниматели не хотят тратить на это свои ресурсы и приглашают подрядчиков.

Обычно автоматизацией занимаются интеграторы. Это группа экспертов, которая берёт на себя внедрение программ в бизнес и их отладку. Они моделируют процессы, подбирают, настраивают и дорабатывают программные решения под запросы компании.

Можно найти их заранее, и тогда подбирать решение для автоматизации будет сам подрядчик. Или сначала выбрать решение, а затем пригласить интеграторов.

По нашему опыту, обычно происходит так:

Предприниматель выбирает сервис для автоматизации. Допустим, CRM или -систему. Регистрируется на пробный период и смотрит, как всё устроено. Обычно в этот момент он понимает, что самостоятельно такую систему компания не настроит. Когда пробный период заканчивается, сервис предлагает внедрение — своими силами или силами внешнего интегратора. Обычно сервисы работают с несколькими компаниями-интеграторами и предлагают их услуги на выбор. Условия и стоимость у каждого интегратора различаются.
Команда внедрения приходит в компанию и просит в помощь сотрудника компании. Он вводит в курс дела и рассказывает, как построена работа, знакомит с бизнес-моделью и процессами.
Интеграторы описывают процессы, которые нужно автоматизировать, проводят анализ и составляют план внедрения. В нём описаны решения по функциональности выбранного сервиса, которые нужно внедрить в компании.
Интеграторы настраивают и отлаживают систему, чтобы всё работало как надо. Чем сложнее функциональность, тем больше времени занимает внедрение. Например, на внедрение простой облачной CRM уходит 1–2 месяца. Если нужны доработки — больше. Сложную систему документооборота могут внедрять и полгода.
Интеграторы обучают сотрудников — показывают, как работать в системе. Иногда выдают сертификаты и свидетельства.

Часто внедрение организуют онлайн: переговоры и обучение ведут по видеосвязи, а настройку системы — через удалённый доступ.