Как работать с должниками, когда присутствует дебиторская задолженность

Способы управления дебиторской задолженностью

При образовании безнадежной дебиторской задолженности компания лишается прибыли и оборотных средств. При росте числа долгов от контрагентов организация:

• лишается возможности пополнять запасы сырья и выпускать продукцию;
• выплачивать заработную плату персоналу и исполнять налоговые обязательства.  

Плохо организованная работа в данном направлении грозит организации убытками и последующим банкротством. 

Управление дебиторской задолженностью предполагает комплекс мер, направленных на предотвращение образования безнадежной задолженности и на возвращение возникших долгов. 

Основные способы управления включают:

1. Инвентаризацию долгов. Процедура помогает выявить сомнительных и безнадежных дебиторов, может проводиться без веского повода или при наличии одной из причин: решения о ликвидации со стороны собственников, оформления отчета по итогам года. По итогам оформляется специальный акт, а бухгалтерия готовит справку.
2. Определение дат выплаты долгов и напоминание о них должникам. Наступление дат окончательных расчетов должно контролироваться менеджерами, а в организации-дебиторы можно рассылать уведомления о предстоящем событии.
3. Оценку материальных затрат на взыскание долгов. Следует сопоставить сумму, необходимую на оплату работ по возвращению долга, и его размер. По результатам устанавливается минимальная сумма долга, подлежащая контролю и взысканию в случае просрочки.
4. Проверку платежеспособности организации-должника. С этой целью можно обратиться к картотеке арбитражных дел, содержащей информацию о поданных исках о банкротстве со стороны фирм-партнеров. Если организация находится в состоянии банкротства, необходимо предпринимать меры для попадания в список кредиторов.

Когда необходим регламент по работе с дебиторской задолженностью

Под бухгалтерским термином «дебиторская задолженность» подразумеваются все долги, возникшие вследствие неплатежей клиентов за поставленный товар или услуги. Должниками, или говоря языком бухгалтеров, — дебиторами, — могут являться как частные граждане, так и различные субъекты бизнес-структур: организации и частные предприятия. При этом дебиторская задолженность в бухгалтерском учёте относится к активу предприятия. Актив – это совокупность всей собственности данной организации.

То есть, вся задолженность, образовавшаяся перед организацией со стороны клиентов и партнёров по бизнесу, формально относится к её имуществу. При этом подразумевается, что через некоторое время «дебиторка» из чисто виртуального имущества преобразуется в совершенно конкретные денежные средства. Однако, так бывает далеко не всегда. В соответствии со статьёй №266 налогового законодательства, вся дебиторская задолженность подразделяется на две категории:

• Текущая. Является нормальной формой деловых взаимоотношений, когда оплата задерживается в допустимых взаимным соглашением рамках. Например, согласно контракту, клиент должен произвести расчет за поставленную продукцию в срок одного месяца. В течение этого времени дебиторская задолженность будет считаться текущей.
• Сомнительная. К такой категории относятся просроченные долги – контрагент задерживает оплату сверх оговорённого в контракте срока. Подобная задолженность может возвращаться в добровольном порядке, если у должника возникли лишь временные затруднения с оборотными средствами. Либо через судебный арбитраж, если контрагент уклоняется от произведения выплат по договору.
• Безнадёжная. К этому разряду относят задолженность, востребовать которую невозможно даже при посредстве судебного иска. Это происходит, когда упущено время, отведённое законодательством для взыскания просрочки (3 года). Также безнадёжными автоматически признаются долги, оставшиеся за организацией после её ликвидации или окончания процесса банкротства.

Текущая задолженность не представляет для фирмы какой-либо проблемы. А вот для уменьшения размера невыплаченных долгов, относящихся к категориям сомнительных и безнадёжных, понадобиться произвести ряд действий. Прежде всего, руководством предприятия создаётся регламент по работе с дебиторской задолженностью. Он представляет собой документ, определяющий стратегию работы с просроченными дебиторскими долгами. Регламент необходим в следующих ситуациях:

• Если у компании имеется большое количество различных должников-дебиторов. Данный вопрос актуален для предприятий банковского сектора, управляющих коммунальных организаций, а также для компаний, которые оказывают свои услуги на основе пост оплаты.
• У крупной компании или корпорации имеется большое количество филиалов, отделений и подразделений. При этом каждое такое отделение имеет своих дебиторов. В подобной ситуации у фирмы должен иметься единый для всех филиалов регламент по работе с дебиторской задолженностью.

Таким образом, главным предназначением регламента является упорядочивание работы с дебиторами, и составление единых норм по учёту и управлению имеющейся задолженностью.

Положение об организации работы по взысканию задолженности дебиторов

Порядок взыскания дебиторской задолженности определяется специальным положением, которое разрабатывается по типовому образцу для каждого отдельного предприятия. В данном документе даны основные определения и понятия в соответствии с законодательством РФ.

В документе указано, что представляет собой задолженность дебиторов, выложена информация о назначении ответственных лиц, контролирующих финансовое состояние предприятия, определен перечень мероприятий по взысканию задолженности, включая организацию работ при необходимости решения вопроса в судебном порядке.

Если в течение срока исковой давности сумма дебиторской задолженности не взыскана или должник ликвидирован, то организация производит списание дебиторской задолженности

Первоочередными мерами, направленными на погашение образовавшейся задолженности, являются:

1. Составление обращения в письменной форме с просьбой погасить долг в добровольном порядке. Документ направляется в фирму, выступающую в качестве кредитора.
2. Попытка решения вопроса о получении оплаты за оказанную услугу, выполненную работу или отгруженный товар, путем переговоров и без обращения в судебные органы.
3. Установление сроков и определение порядка погашения дебиторки.
4. Выставление претензии кредитору при неисполнении обязательств по погашению кредиторской задолженности в течении 3-х дней. Претензия является внутренним документом, который составляется в 2-х экземплярах. Один из них остается у составителя, а второй предоставляется должнику под роспись или отправляется почтой.
   В данной бумаге должна содержаться информация о допущенном нарушении и несоблюдении договорных обязательств, указывается сумма долга, а также выдвигаемые требования и сроки исполнения претензии.

Целевой направленностью данных действия является убеждение контрагента в фактическом наличии долга, и в том, что нарушения договорных обязательств имели место быть. Данные меры предпринимаются до принятия решения прибегнуть к судебному разбирательству.

Обращаться в суд можно только спустя 30 дней после того, как вы направили претензию должнику

Что делать, если долг не погашают

У дебиторской задолженности есть срок давности — 3 года. Если за это время ничего не предпринять, потом деньги уже не вернуть. Рассказываем, что можно сделать в эти три года.

О сроке исковой давности

Обнулить срок давности. Предположим, контрагент обещает вернуть долг, просит перенести дату — и так в течение пары лет. Компания ему верит, но не доверяет настолько, чтобы оставить долг на словах. Чтобы срок давности не прошел, нужно составить акт сверки взаиморасчетов. В нем фиксируют сумму задолженности, и если обе стороны подписывают его, то три года начинают отсчитываться заново с даты подписания акта.

Важно, чтобы со стороны должника акт подписал директор или сам ИП: у других лиц нет полномочий признавать долги. По доверенности ее может подписать главный бухгалтер, но тогда реквизиты доверенности нужно будет указать в акте сверки

В акте сверки зафиксирован долг в 12 140 ₽. Три года начнут отсчитываться с даты подписания акта обоими контрагентами

Договориться о рассрочке или отсрочке. Бывает, что у контрагента проблемы в бизнесе. Чтобы повысить шансы погашение долга, можно условиться о реалистичных для должника условиях, например платить по частям.

Продать дебиторскую задолженность. Если не получилось передоговориться, задолженность можно продать. Тогда взысканием долга будет заниматься ее покупатель. Задолженности обычно продаются по цене гораздо ниже фактической, но так можно быстро получить хоть какие-то деньги и потратить меньше времени на разбирательства.

Обратиться в суд. В России обязательно досудебное урегулирование конфликтов — нужны доказательства, что кредитор пытался решить вопрос мирным путем. Чтобы их получить, нужно отправить контрагенту письменную претензию с требованием погасить долг.

О досудебном урегулировании

Можно отправить ее почтой с уведомлением о вручении или передать лично. Советуем сделать копию претензии и попросить должника подписать ее. Если дело дойдет до суда, уведомление и копия с подписью пригодятся как доказательство, что кредитор пытался договориться мирно.

Если контрагент проигнорирует претензию, можно обратиться в суд. Сумма долга будет складываться из основной задолженности, неустойки, пеней или штрафов.

Бывают ситуации, когда даже суд не поможет вернуть долг. Например, если контрагент-должник стал банкротом, за счет оставшихся средств он обязан в первую очередь исполнить обязательства перед работниками и государством, а потом уже перед кредиторами. И до них очередь может даже не дойти.

Должная осмотрительность: как проверять контрагентов

Советуем проверять надежность контрагентов заранее. Для этого можно воспользоваться открытыми ресурсами.

Что можно проверить	Где посмотреть
Не началась ли у партнера процедура банкротства	Единый федеральный реестр сведений о банкротстве
Были ли у этого контрагента судебные разбирательства	Картотека арбитражных дел
Бухгалтерскую отчетность партнера за предыдущие годы	Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности
Есть ли у партнера налоговые долги	Открытые данные ФНС о юридических лицах, имеющих налоговую задолженность

Если новые партнеры появляются постоянно, для их проверки можно воспользоваться услугами юриста.

Цели проведения переговоров с должником

Для эффективного ведения переговоров, будь то телефонные переговоры или личная встреча с должником, сотрудник компании, ведущий переговоры, должен четко понимать, какие цели он преследует, какой результат должен быть получен.

Возможный вариант постановки целей (переговоры можно считать состоявшимися, если достигнута хотя бы первая цель):

1. Выяснение позиции должника. Готов ли должник вести переговоры; признает ли долг, и готов ли его погашать; причины возникновения задолженности; планы должника по погашению задолженности (за счет каких средств планирует погасить долг, в какие сроки, есть ли в плане альтернативные источники доходов для погашения задолженности).
2. Выяснение финансового положения должника. Наличие задолженности перед иными кредиторами; источники доходов должника, место работы и т.д.
3. Разъяснение должнику возможных способов решения проблемы. Разъяснения должнику возможности реструктуризации задолженности.
4. Мотивация должника к погашению задолженности. Разъяснение действий кредитора при отказе или уклонении должника от решения вопроса погашения задолженности по существу; разъяснение негативных последствий, которые могут возникнуть при отказе должника от решения вопроса погашения задолженности по существу; предложение должнику оказания помощи при проведении переговоров с работодателем, родственниками для оказания ими финансовой помощи должнику.
5. Решение вопроса погашения задолженности по существу. Определение порядка, сроков и способов погашения задолженности; заключение соглашения о реструктуризации задолженности.

Почему жители дома накапливают долги по оплате коммунальных услуг

В обязанности жителей многоквартирного дома входит оплата коммунальных услуг (статья 153 Жилищного Кодекса РФ). Обязанности жильца возникают после регистрации права собственности на помещение. Часть собственников безответственно относится к обязанностям по оплате услуг. Это создает проблемы для управляющих компаний. 

Почему собственник не платит по счетам:

• временно отсутствовал по месту жительства и не получал счета; 

• не платит систематически, накапливая большие суммы задолженностей;

• считает, что управляющая компания ненадлежащим образом выполняет обязательства; 

• считает, что природные ресурсы принадлежат гражданам на одинаковых условиях. 

Управляющая организация определяет причину неуплаты и выбирает соответствующий метод взыскания задолженности:

1. информационно-разъяснительная работа; 

2. претензионно-исковая работа; 

3. ограничение или приостановление предоставления коммунальных услуг. 

Рассмотрим подробнее каждый.

Способы взыскания дебиторки

В предыдущем пункте были описаны шаги по взысканию задолженности в порядке досудебного урегулирования. Однако, случаются ситуации, когда неблагонадежный контрагент впринципе отказывается платить или не может это сделать по другими причинам. Чтобы увеличить шансы на успешное взыскание за отгруженный товар или оказанную услугу, необходимо правильно подготовить документы и провести процедуру досудебного урегулирования.

Досудебное урегулирование с подготовкой необходимых документов

Подготовка документов к дебиторской задолженности включает следующие шаги:

• Поиск задолженности;
• Поднятие из архива первичных документов сделки, снятие с них копий, обязательно заверить их у юриста;
• Приложить копию письменного уведомления с просьбой оплатить задолженность без привлечения судебных органов или приставов

Акты выполненных работ, договоры, движение денежных средств по указанной сделке могут подтвердить выполнение или невыполнение обязательств контрагентом перед компанией.

Малые долги, размером до 400 тысяч рублей позволяют сразу обращаться к судебным приставам с собранным пакетом документов. На основании документов, подтверждающих задолженность, приставы займутся взысканием задолженности законными способами в пользу кредитора.

Крупные долги, сумма больше 400 тысяч рублей, требует предварительного обращения в суд. Который рассмотрит дело, выдаст исполнительный лист, на основании которого будет осуществляться взыскания.

Для взыскания долгов через суд необходимо собрать пакет документов

Пакет документов для суда

К вышеуказанным документам прилагается исковое заявление, в котором подробно излагаются обстоятельства сделки, требования, размер ущерба, причиненного действием или бездействием контрагента, а также требование к суду удовлетворить иск. В конце искового заявления перечисляются все приложения к нему, то есть документы, которые подтверждают неуплату контрагентом долга. Эти же документы сшиваются с исковым заявлением и подаются в суд.

Небольшие предприятия, которые не могут позволить штатного юриста, могут обращаться за юридической поддержкой на аутсорс. Отдельная категория юристов специализируется на взыскании задолженностей.

Судебные мероприятия

Приняв документы, суд назначает дату заседания для рассмотрения дела. На заседании желательно присутствие юристов, способных отстоять интересы истца.

Судья выслушает показания каждого участника дела, изучит документы и вынесет решение. Если потребуется — может запросить дополнительные документы и перенести рассмотрение дела на следующее заседание, назначив соответствующий день.

Если представленные документы доказывают существование дебиторской задолженности, судья принимает решение в пользу истца, а его секретарь выдает исполнительный лист, подтверждающий право взыскания задолженности. Исполнительный лист направляется судебным приставам и начинается исполнительное производство к контрагенту.

Решение суда является основанием для принудительного взыскания долгов

Трудности при взыскании долгов

Если предприятие признано банкротом — единственный способ получить хоть что-то подать заявление на взыскание долга в рамках банкротного дела. При этом, все кредиторы выстраиваются в очередь, согласно которой будет выплачено что-то после реализации имущества банкрота.

На положение в очереди влияют много факторов: от истории ведения дел банктора с контрагентами (хронология заключения сделок) до размера сделок и своевременности подачи соответствующего заявления.

В первую очередь банкрот выплачивает долги по оплате труда работникам. После заработной платы, согласно очередности удовлетворяются интересы других взыскателей.

Повышение шансов на взыскание

Повысить шанс на успешное взыскание долгов, можно только единственным способом — заблаговременно подготовиться к подобному исходу. Даже, если контрагент со выглядит надежным, необходимо проводить правильно сделку, фиксировать в документах и актах все договоренности, поставки и результаты работ. Тогда, законность сотрудничества будет доказано, что, в свою очередь, значительно повышает шанс на взыскание.

При заключении соглашений о сотрудничестве выбирайте проверенных контрагентов

Первоочередные мероприятия по взысканию дебиторской задолженности

3.1. В случае образования дебиторской задолженности контрагенту предъявляется претензия в порядке, предусмотренном договором или настоящим Положением.

3.2. Не позднее рабочих дней с даты образования дебиторской задолженности Исполнитель направляет в Юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления претензии, к которому прилагаются следующие документы:

— копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т. д.);

— реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т. д.);

— расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

— копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

— .

3.3. Юридическое подразделение в течение рабочих дней с даты получения письменного обращения, указанного в пункте 3.2 настоящего Положения, определяет правовые основания для предъявления претензии и при их наличии предъявляет контрагенту претензию.

3.4. Претензия должна содержать следующие данные:

— наименование контрагента;

— обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора и нормативных правовых актов;

— указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;

— расчет суммы требований по претензии и номер счета, на который должны быть перечислены денежные средства;

— срок исполнения обязательств контрагентом и/или срок ответа на претензию;

— информация о мерах, которые будут осуществлены в случае отклонения претензии (приостановка исполнения обязательств Организации, обращение в суд и т. д.);

— дата и регистрационный номер претензии;

— подпись уполномоченного лица.

3.5. Претензия направляется контрагенту .

3.6. О факте предъявления контрагенту претензии Юридическое подразделение не позднее информирует Исполнителя, а также направляет ему копию претензии.

3.7. Исполнитель контролирует исполнение контрагентом требований, содержащихся в претензии, а именно:

— проверяет полноту и соблюдение сроков исполнения требований, содержащихся в претензии;

— информирует Юридическое подразделение в случае полного или частичного отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок.

3.8. Если контрагент не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в претензии срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

3.9. Претензии должны предъявляться всем контрагентам без исключения, даже если направление претензий не предусмотрено условиями договора.

3.10. Если по каким-либо причинам претензия не была предъявлена контрагенту и ее предъявление не является обязательным, то по истечении дней с даты образования дебиторской задолженности она подлежит взысканию в судебном порядке.

3.11. Наряду с предъявлением претензии Исполнитель принимает иные меры, направленные на погашение дебиторской задолженности, например, направляет письма, телеграммы, составляет акты сверок и т. д.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Инвентаризация дебиторской задолженности – это сверка документов с контрагентами, подтверждение наличия задолженности и ее размеров. Проводят инвентаризацию перед годовым отчетом, сменой главного бухгалтера, при ликвидации или реорганизации предприятия и в случае чрезвычайных ситуаций, например пожара.

Инвентаризация осуществляется на определенную дату, предприятие отправляет данные по задолженности своим заемщикам, и те должны в письменной форме подтвердить или опровергнуть наличие и сумму долга. Это в идеале, но на деле не все так гладко, во-первых, инвентаризация может занять большое количество времени, в некоторых фирмах показатели доходят до месяца. Во-вторых, не все должники отвечают на запросы, особенно те, чья задолженность уже давно ждет, чтобы ее погасили.

Далее проблема заключается в урегулировании несоответствий данных, в таком случае приходится сверять все проведенные операции с данным предприятием, особую сложность это создает, если предприятие находится в другом городе или, еще лучше, в другой стране. При отправлении справки о дебиторской задолженности, нужно учитывать тот факт, что предприятие может являться и дебитором и кредитором одновременно. Даже если по подсчетам вы оказались должником, ведомость высылать нужно, при этом указывать сумму и дебиторской и кредиторской задолженности.

После проведения сверок, предприятие должно составить акт инвентаризации, некоторые устанавливают собственный шаблон формы, или же используют стандартный.

Классификация и причины появления

Дебиторская задолженность классифицируется по срокам возврата долга и бывает:

1. Нормальной. В данном случае срок расчетов, оговариваемый в договоре еще не настал.
2. Просроченной. Речь идет о долге, который не был погашен в предусмотренные сроки.

Задолженность дебиторов, которая является просроченной, может быть сомнительной и безнадежной. Погашение сомнительной задолженности стоит под вопросом. В данном случае на возврат средств еще можно рассчитывать, но для этого потребуется принятие дополнительных мер. Что же касается безнадежной дебиторской задолженности, то она погашению не подлежит.

Причинами ее возникновения могут быть:

• банкротство предприятия, выступающего в качестве должника;
• ликвидация предприятия;
• истечение сроков исковой давности (задолженность не подлежит погашению в том случае, когда должник не подтвердил сумму долга).

Причины возникновения дебиторской задолженности могут быть разными. К внешним факторам, повлиявшим на образование долговых обязательств дебиторов, можно отнести: форс-мажорные обстоятельства, экономическую и политическую нестабильность. При таком раскладе покупающая сторона может не иметь возможности вернуть долг по независящим от его деятельности причинам.

Дебиторская задолженность – сумма долгов, причитающихся предприятию, от юридических или физических лиц в итоге хозяйственных взаимоотношений с ними. Обычно долги образуются от продаж в кредит

Что касается внутренних факторов, влияющих на увеличение дебиторской задолженности, то они могут быть связаны с плохой работой компании, а также с отсутствием качественного контроля и плохой организацией целевых мероприятий по погашению долгов. Кроме всего прочего, возникновение дебиторской задолженности может быть обусловлено недостачей, возвратом некачественной продукции, хищениями, несвоевременной оплатой по счетам и так далее.

Единый регламент по работе с дебиторкой является необходимостью, особенно в тех случаях, когда:

• у предприятия немалое количество дебиторов;
• имеются структурные подразделения, за которыми так же числятся дебиторы.

Что подразумевает собой дебиторская задолженность

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность – это сумма всех долговых обязательств контрагентов перед вами. Степень серьезности такой задолженности определяется для каждой компании индивидуально. Определенные организации не могут существовать без дебиторки и ее наличие расценивается как положительный результат. Но в других фирмах, заполненная строка дебиторской задолженности в балансе говорит об ухудшении дел компании.

Работа с дебиторской задолженностью позволяет определить степень выполнения обязательств ваших контрагентов и помогает своевременно принять меры для сохранения денежных средств компании.

Стандартная дебиторская задолженность представляет:

• неоплаченные счета контрагентов за предоставленные вами продукты;
• заранее оплаченные страховые взносы и налоги (или переплата по ним);
• санкции, введенные вами, за нарушения условий договоров;
• внесенные авансы поставщикам и подрядчикам;
• компенсации, внесенные за нанесения ущерба вашей фирме;

А также иные различные задолженности других компаний и органов перед вами.

Для улучшения ее показателей, каждая компания предпринимает собственные меры и методы.

Важно обращать внимание даже на небольшие задолженности, так как они способствуют быстрому увеличению общей суммы невыплаченных денежных средств

Планирование допустимого размера дебиторки

Любое предприятие функционирует по определенной финансовой модели. Рассчитав которую, сразу становится прозрачные все финансовые потоки внутри и за пределами предприятия.

На основе финансовых потоков можно определить допустимый размер дебиторской задолженности, без удара по предприятию в случае их невыплаты. Таким образом, предприятие получает безопасный для себя инструменты продаж (под реализацию, в рассрочку и другие).

При этом, рекомендуется максимально работать по предоплате. И, только в тех случаях, когда подобная работа невозможна — приступать к работе по факту. Учитывая сложность современного времени, не лишним будет застраховать свои будущие возможные долги.

Списание дебиторской задолженности

Перед тем, как списать дебиторскую задолженность, следует установить, что она является безнадежной. Понятие безнадежности установлено п. 2 ст. 266 НК РФ.

Безнадежной считается ДЗ, по которой:

• прошел срок давности для взыскания через суд;
• вынесено судебное решение об окончании исполнительного производства из-за невозможности взыскания финансов;
• предприятие-дебитор ликвидировано и исключено из ЕГРЮЛ

Если должник это индивидуальный предприниматель, списание дебиторской задолженности возможно при его смерти или признании банкротом. Списать долг по причине исключения ИП из ЕГРИП (Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей) нельзя, т.к. он несет ответственность по обязательствам собственным имуществом, а не только активами, используемыми в целях коммерческой деятельности.

После установления факта безнадежности долга и сбора подтверждающей документации, ДЗ списывается на убыток. Из баланса безнадежная сумма долга удаляется, но отражается на забалансовом счете 007 еще в течение 5 лет. И только после этого она списывается окончательно.

В 2016 году аудиторами была выявлена одна из крупнейших дебиторских задолженностей у компании «Роскосмос» в размере более 200 миллиардов рублей. Она перешла к корпорации от ликвидированного федерального космического агентства, у которого Роскосмос является правопреемником. Вместо того чтобы взыскивать долги, Роскосмос признал их безнадежными и списал на убытки.

Сопутствующие риски

Образование сомнительной к взысканию дебиторской задолженности из-за «неблагонадежных» контрагентов сопряжено с рядом рисков.

Среди «неблагонадёжных» могут быть организации, которые фактически находятся и ведут деятельность в регионе действия компании, но при этом имеют регистрационные данные (ОРГН, ИНН) другого региона. Очень часто подобные контрагенты оказываются фирмами-однодневками.

Имеется также высокий риск при работе с компаниями, которые только что организованы. В данном случае не понятно, насколько успешно они будут развиваться. Или с компаниями, которые не имеют на балансе никакого имущества. В случае образования задолженности взять с дебитора, несмотря на решение суда и исполнительный лист, будет нечего.

Риск возникает, если компания имеет в качестве директора некое номинальное лицо, встретиться и пообщаться с которым не представляется возможным. Если руководителем представляется один человек, а в договоре указан другой, то это повод задуматься и получить больше информации о контрагенте перед тем, как заключать с ним сделку.

Если компании находятся в разных регионах, важно понять, насколько их сотрудничество удобно с точки зрения логистики. В случае отсутствия выгоды от логистики встает вопрос, почему компания не работает с поставщиками своего региона

Речь, конечно же, не идет о компаниях, имеющих филиалы в различных регионах и ведущих через них свою деятельность.

Чтобы определить «серость» контрагента, надо проверить факт занесения сведений о компании в ЕГРЮЛ, запросить копии учредительных документов, а также ксерокопии свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
Бывает также, что проблемы с «дебиторкой» возникают в компании из-за отступлений работников от установленных в компании правил предоставления отсрочки платежа контрагентам, а порой из-за откровенных мошеннических действий сотрудников.

Примеры.

Профессиональный менеджер по продажам может «играть» с цифрами не хуже высококлассного финансового сотрудника, но в своих личных интересах.
Обычно для получения премии нужно до первого числа собрать денежные средства за месяц. При этом срок оплаты первые числа месяца. Чтобы сотруднику отдела продаж не «портить отношения» с клиентом, проще попросить покупателя заплатить до конца месяца. В итоге он получит свою премию, а компания — покупатель лишний месяц попользуется чужими деньгами. И премию менеджер может получить в таком случае не только от своего руководства. Откаты, увы, устоявшиеся практика во многих российских компаниях. Таким образом, в описанной ситуации, менеджер компании — поставщика и клиент будут довольны друг другом, а компания — поставщик будет терять свои деньги.
Реализация товара или оказание услуги не всегда проводятся в бухгалтерской базе данных

За проведение документов обычно отвечают операторы, которые часто не понимают важности своей работы, и поэтому сотрудники отдела продаж могут, как показывает практика, с ними легко договориться. При этом «продажника» не наказывают за просрочку, а поставщик формально выполняет условия контракта

Вот только у компании в таком случае нет документальных оснований для взыскания задолженности.
Часто у сотрудника отдела продаж бывают «карманные» фирмы, через которые он проводит реализацию конечным потребителям. Проблема в том, что поставщик продает «карманной» фирме с отсрочкой и по минимальной цене, а она, в свою очередь, продает полученное уже по другой цене и, как правило, с предоплатой. Потери компании-поставщика, в которой трудится такой менеджер по продажам, не нуждаются в дополнительном описании. И таких примеров, к сожалению, множество.

Проводя регулярный контроль дебиторской задолженности, факты, перечисленные выше и им подобные, можно выявить. Разумеется, для этого требуется грамотный аналитик, услуги которого стоят определенных денег. Многие компании решают сэкономить и обойтись без него. В результате, сэкономив на аналитике, компании регулярно теряют значительные суммы от злоупотреблений сотрудников, аферы которых остаются незаметными для компании.

Таким образом, наличие у компании дебиторская задолженность не грозит ей гарантированными финансовыми потерями и окончательно упущенной выгодой. Напротив, грамотно построенная система управления дебиторской задолженностью позволит менеджерам выбирать «правильных» дебиторов, а предприятию — увеличить портфель заказов и величину операционной прибыли.