Целеполагание

Принцип иерархии

Стоит затронуть вниманием ещё такое понятие, как дерево целей по СМАРТ. Пример также будет приведён

По сути, это структурированный перечень всех установок, которых нужно достичь. Но в нём есть одна особенность. А именно – цели низкого уровня в «дереве» служат для достижения более серьёзных. Работает данный принцип просто.

Допустим, главная цель, возглавляющая «дерево», — это 150 000 рублей, скопленных за год. Основой, «корнем» будет являться экономия. Покупая более бюджетные продукты, отказывая себе в ежедневном кофе, покупаемом по дороге на работу с утра, получится сохранить больше средств в кошельке. Следующая «вспомогательная» цель заключается в улучшении своей продуктивности. Больше выполняемой работы – выше зарплата. И так далее. Принцип понятен: дерево нужно составить из нескольких небольших целей, выполнение каждой из которых поможет приблизиться к основной.

Достижимость

Перечисляя критерии цели SMART, необходимо отдельным вниманием затронуть и данный аспект. С достижимостью у многих возникают проблемы

Амбиции – это хорошо, но люди забывают о том, что нужно быть реалистами. Если женщина с тремя детьми, никогда не занимавшаяся спортом, в возрасте 35 лет решила переплюнуть Юлию Гюнтель, то, мягко говоря, она – большая оптимистка.

Ещё проблемы нередко кроются во времени. Если девушка за месяц хочет похудеть на 20 килограмм, то у неё тоже проблемы с реализмом. Вот год – это уже ближе к действительности. Ещё одна ошибка заключается в постановке слишком большого количества целей на краткий временной промежуток. Хотеть за три месяца и английский выучить, и мышцы накачать, и права категории «С» получить, а ещё бизнес построить – это хорошо, но нереально.

Лучше ставить одну цель, но немного завышенную. Допустим, человек знает, что за следующие три месяца он сможет заработать 150 000 рублей, но ему хочется больше, а именно — 200 000 рублей. Что ж, тогда стоит подсознательно стремиться к отметке в 220 000 руб. И тогда желанные 200 000 будут достигнуты – это человек с удивлением отметит по завершении своей SMART-цели.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

A – Achievable (Достижимый)

Любая цель по SMART должна быть достижимой с учетом всех ограничений: времени, инвестиций, знаний и навыков, людей, доступа к ресурсам и информации. Честно говоря, с этим критерием не все так просто. Все дело в том, что понятие достижимости достаточно эфимерно, но на помощь мне всегда приходит статистика.

Еще один классный пример: написать диссертацию

Неверно: «Написать диссертацию за три месяца». не берусь утверждать со 100% уверенностью, но на мой взгляд цель не реалистична
Верно: «Написать работу за три года». Такая постановка задачи выглядит более приземленной и вы сможете легко сохранять мотивацию на протяжении всего срока пути к намеченным результатам

К тому же есть цели, недостижимые в принципе. Скажем, 35-летняя женщина уже не сможет стать профессиональной балериной с нуля. Но она вполне может освоить латиноамериканские танцы.

Почему это важно? Недостижимые цели отнимают кучу времени и энергии и лишают веры в себя. В то же время, не бойтесь мечтать и ставить себе смелые задачи на более долгие сроки (от 5 лет)!

Основная ошибка — не ориентироваться на общие цели бизнеса

Если в целом у компании дела идут хорошо, можно попробовать развиваться в другом направлении. Но при этом не стоит полностью отказываться от основного направления бизнеса.

Вместо того, чтобы ставить цель: «Мы хотим полностью сменить тематику с b2c на b2b», попробуйте сформулировать ее так: «Мы продолжим увеличивать продажи b2c, исследуя влияние, которое наши продукты могут оказать на пространство b2b в следующем году».

Пример №1: решения проблемы постановкой SMART задачи

Цель: увеличение объемов продаж. Этот пример мы подробно рассматривали выше и вывели подходящую SMART установку:

«Отдел сбыта должен увеличить продажи линейки продукта Х в этом году в центральном регионе на 50%».

Детализированная задача SMART будет звучать примерно так: «Для увеличения продаж продукта Х на 50% в этом году будут дополнительно наняты два менеджера. Запланированный рост продаж: 10% в первом квартале, 15% во втором, 5% в третьем и 20% в четвертом».

Цель в формате SMART – предельно конкретная, измеримая и реалистичная. Учтены сезонные колебания спроса на продукт Х и названы меры, которые необходимо предпринять для завершения задачи.

Пример №2 решения проблемы постановкой SMART задачи

Если с финансовыми показателями все более или менее ясно, то цель «обеспечить хорошее обслуживание клиентов» ставит в тупик многих руководителей. Первое, что нужно признать: «обеспечить обслуживание» – не цель, а действие. Цель – это результат и достижение, а не процесс, который к ней ведет. Что вам действительно нужно?

Взаимоотношения с клиентами сводятся к двум ключевым моментам:

клиент должен быть доволен;
необходимо удерживать постоянных клиентов.

Можно было бы установить задачу «увеличить клиентскую базу на 10% в этом году». Это уже лучше, но не всегда компания имеет достаточно влияния на потенциальных клиентов.

Каковы преимущества SMART-целей?

Формирование важных целей с учётом всех компонентов SMART может занимать больше времени, чем стандартный процесс постановки целей, но польза от использования SMART-целей перевешивает сложности, связанные с этим процессом. Цели — это не то, о чём можно «поговорить и забыть». Они ключевой элемент процесса планирования проекта. Используя SMART-цели, вы получаете:

Чёткий обмен информацией и согласованность. Когда команда проекта точно знает, ради достижения какой цели работает, она более мотивирована и сплочена. Сотрудники, которые знают, как их личная работа способствует достижению глобальных целей компании, имеют уровень мотивации в 2 раза выше, чем у тех, кто этого не знает. Поэтому создание SMART-целей и доведение их до сотрудников позволяет повысить мотивацию всего коллектива.
Чёткое понимание успешности проекта. Случалось ли вам когда-нибудь довести проект до конца и обнаружить, что вы не понимаете, решил ли он поставленную задачу? SMART-цели позволяют задавать чёткие ориентиры и избегать расплывчатых формулировок.
Понятный план и финишная черта. При использовании SMART-целей вы хорошо представляете, чего и в какое время хотите достичь. Вы убедитесь в том, что цели реалистичны и достижимы, а также знаете, как измерять результаты, чтобы понять, выполнена задача или нет.
Отслеживаемые показатели. При использовании SMART-целей можно с лёгкостью оценить успешность проекта по его завершении. Нет ничего страшного в том, чтобы не достичь цели. Мы в Asana стараемся достичь 70% наших целей. Так мы понимаем, что ставим сложные, но достижимые цели. Выполнили вы поставленные задачи или нет, методика SMART поможет вам оценить цель и извлечь уроки из проделанной работы.

Что такое SMART-цели

SMART-цели — это метод постановки целей, который позволяет структурировать данные, отслеживать динамику и достигать плановых показателей.

SMART-задачи — формулирование конкретной и измеримой цели, определение сроков, а также необходимых ресурсов и инструментов.

Примеры целей:

Увеличить объемы продаж на 30% за 2022 год за счет расширения отдела по продажам.
К 31 марта создать и настроить чат-бота для обработки заказов в соцсетях.
Прочитать за полгода 50 книг по дизайну, чтобы глубже понять специфику и применять полученные знания на практике.
Ходить на тренировки два раза в неделю в течение года, чтобы улучшить свое самочувствие и похудеть на 10 кг.

Технология постановки смарт целей

Сформулировать смарт-цель — это следовать четкой инструкции, каждый пункт которой расписан ниже:

Выпишите отдельным списком конечные результаты. Еще раз пересмотрите все, что написали. Определите и вынесите отдельно первостепенные задачи. Второстепенные, следовательно, отсеките.
Сформулируйте цель согласно СМАРТ-методике, детально продумайте каждый шаг на пути к достигаемому. Посмотрите на ситуацию под разным углом. Внесите корректировки.
Запишите бонусы, получаемые после реализации желаемой цели. Рядом с «плюшками» напишите предполагаемые трудности. Проведите сравнительный анализ. Посмотрите, насколько они соизмеримы с затратами.
Разбейте глобальную цель на подпункты. Основной момент уделяется прогрессу: 25, 50, 75, 100% с привязкой к периодам: дни, недели, месяцы, кварталы.
Составьте план конкретных действий. Обязательно включите шаги, позволяющие решать возможные сложности. Это позволяет предупреждать «неожиданно» сваливающиеся проблемы.
Предусмотрите способ контроля прогресса. Можно пользоваться электронной таблицей с отметкой «сделано» и «не сделано», планировщиками. Обязательно предусмотрите способ.
Продумайте определенную систему поощрений, вознаграждений, если это проект, рассчитанный на командную работу. Когда подобное в силу определенных обстоятельств позволить нельзя, сделайте прогресс наглядным. Это обязательно замотивирует.

Правильная формулировка

Полученные знания должны использоваться на практике. Правильно сформулированная цель должна соответствовать всем smart критериям, а процесс постановки такой задачи называют «смартированием». Необязательно прописывать все по порядку. Буквы в аббревиатуре расставлены таким образом, чтобы было проще запомнить название методике и отразить суть «умный» / «smart».

Если нельзя найти количественный критерий, нужно договориться о качественном

Достижимая. В постановке цели важно руководствоваться здравым смыслом и ресурсами компании: сотрудниками, деньгами, знаниями, опытом, репутацией на рынке, связями. Если цель глобальная, а достаточных ресурсов на нее нет, такая цель может демотивировать сотрудников и будет только во вред бизнесу

Здесь суть не в формулировке цели, а в том, насколько она соответствует реальным ресурсам компании. Одна и та же цель может быть достижима для одной компании и недостижима для другой. Если у компании только три курьера на самокатах в Брянске, цель выйти за 12 месяцев на прибыль федеральной Яндекс.Доставки будет недостижимой.

Плохо/Хорошо

Тут есть нюанс: цели руководителя и линейного сотрудника будут разными.

Актуальная. Цель по СМАРТ должна соответствовать планам развития бизнеса и не должна конфликтовать с другими целями и тенденциями на рынке.

Например, личные цели предпринимателя могут коррелировать с бизнес-целями. Грубо говоря, он ставит цель бросить курить, в результате работоспособность повысится и бизнесу от этого только лучше. С другой стороны, если ИП хочет с семьей уехать зимовать за границу, то он не сможет расширить производство, закупить оборудование и наладить поставки своего товара в крупные сети в ближайшие полгода.

Плохо/Хорошо

Если в период локдауна рынок масштабно переходит в онлайн, а компания планирует расширять сеть ресторанов — эта цель не актуальна для текущих тенденций на рынке. Люди не ходят в рестораны, и, скорее всего, он прогорит

В период локдауна владелец ресторана ставит целью создать собственную службу доставки

Ограниченная во времени.

У каждой цели должен быть срок. Четкие сроки заставляют действовать и проверять промежуточные результаты в процессе.

Если в формулировке цели есть слова «когда-нибудь», «в будущем», «в ближайший год», это не СМАРТ-цель.

ПлохоХорошо

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала . Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена .

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент . Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное

При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха

Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить

Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать

Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века

Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами

Вот как ей пользоваться.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает , что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Правила делегирования

Распределите задачи. Составьте список задач, которые вам нравится делать и которые вы делаете хорошо. Занимайтесь ими, все остальное можно делегировать. Отсюда следует первое правило — делегируйте то, что не умеете или что не нравится делать.

Проанализируйте свои страхи. Почему вы не хотите делегировать? Вы боитесь остаться без задач и не хотите чувствовать себя ненужным? Или не доверяете своим сотрудникам? Проанализируйте, какой из страхов мешает вам распределять задачи между подчиненными. Объясните себе, почему каждый из этих страхов нужно преодолеть.

Узнайте свою команду. Чтобы успешно делегировать задачи, нужно хорошо знать способности каждого работника.

Развивайте сотрудников. С каждым разом поручайте им все более сложные задания. Это нужно, чтобы постепенно снизить контроль и упростить сам процесс делегирования.

Действуйте после постановки задачи. Часто руководители думают, что на постановке задачи процесс делегирования окончен. Это, конечно же, не так. После того как вы дали задание ответственному сотруднику, сделайте следующее:

Уточните, реальны ли сроки выполнения задания, нужно ли планировать дополнительное время, видит ли сотрудник на этом этапе какие-то подводные камни, которые могут появиться во время работы?

Убедитесь, что сотрудник ознакомился с задачей и знает о сроках.

Предоставьте исполнителю необходимые ресурсы.

Проверяйте этапы реализации, особенно если задача долгосрочная.

По завершении обязательно дайте обратную связь: вместе с подчиненным проанализируйте результаты, выясните, что получилось, а что требует доработки.

Эти правила не только помогают руководителю разгрузиться, но самое важное, дисциплинируют и совершенствуют самих сотрудников. Растет их степень ответственности и самостоятельности, они практикуют навык трекинга своих задач и тайм-менеджмента, повышают уровень профессионализма

Использование SWOT-анализа

Чтобы поставить цели, необходимо понимать, в каком состоянии находится бизнес. Один из действенных способов оценить статус ― провести SWOT-анализ. Заглавные буквы — это аббревиатура от английских слов: strong, weaknesses, opportunities, threats.

SWOT-анализ позволяет оценить, какие именно зоны нужно улучшить, куда можно расти.

● S, сильные стороны — то, что работает на стороне бизнеса; ● W, слабые стороны — то, что может мешать достижению целей; ● О, возможности — процессы, продукты и другие факторы, в которых есть потенциал для роста; ● T, угрозы — препятствия со стороны конкурентов, заказчиков, государства и т. д.

На основании SWOT-анализа ставят первичные цели, достигнув которых, можно улучшать состояние бизнеса в целом.

Что такое SMART?

SMART — это акроним, состоящий из следующих элементов, отражающих, какими качествами должна обладать цель или задача:

Specific (конкретная). Цель должна быть поставлена максимально конкретно и не оставлять возможности быть понятной двусмысленно. Лучше всего подойдет глагол вида «купить», «продать», «создать» и так далее.
Measurable (измеримая). При постановке задач многие руководители упускают из вида один из центральных атрибутов — как мы поймем, что цель достигнута? Например, фраза «стать лучшими в продажах» — отличная, но не дает понимания того, скольким клиентам и на какую сумму нам нужно продать, чтобы стать № 1.
Achievable (достижимая). При постановке задачи или цели необходимо учитывать, насколько компания или сотрудник смогут справиться с ее выполнением. Достижимость определяется так: сможем ли мы достичь цели, даже обладая всеми необходимыми ресурсами для этого?
Relevant (уместная). Использование данного элемента позволяет определить, не оторвана ли данная задача от реальности, действительно ли ее выполнение обеспечивает достижение более высокой цели и имеются ли все необходимые ресурсы для ее достижения?
Time-bound (ограниченная по времени). Важный элемент, отражающий срок задачи, к которой ее необходимо выполнить. Как и в случае с достижимостью срок должен быть реалистичным, кроме того, если он не определен, то имеется высокий риск не завершить задачу вообще. Даже самый приблизительный срок лучше, чем никакой!

Чаще всего проблема работы SMART связана с параметрами измеримости и продолжительности выполнения, так как на их определение может уйти больше времени, чем на решение самой задачи. С достижимостью возникают проблемы следующего характера: руководители предпочитают устанавливать заранее выполнимые цели и задачи, страхуя себя тем самым от возможного провала. И неслучайно, многие эксперты считают, что цели, поставленные с использованием SMART, — это низкие «успокоительные» цели.

Если говорить об общем впечатлении, то цели по SMART выглядят сухо и слабо трогают сердце и разум сотрудников.

Сколько осталось времени

Составленный план без ограничения по времени никак не поможет в достижении цели. Наберитесь смелости и поставьте крайний срок для реализации задуманного. Цель, которая выполнена но не вовремя, считается невыполненной.

Временные ограничения следует прописывать в виде конкретной даты, на которую задача должна быть достигнута. Однажды пришлось наблюдать, когда клиент ставил себе цель через 2 недели приступить к изучению английского языка.

Просыпается он утром в понедельник и говорит себе: “Когда у меня начало по английскому? А, через две недели. Отлично!”. Та же ситуация и во вторник: “Когда нужно приступить к английскому? Так через две недели же!”. И так далее.

Т – Tangible, Time-based (гибкий и определенный во времени). В некоторых интерпретациях – Time-bound, ограничено сроком.

Не имея четкой даты начала и конкретного дня завершения плана, невозможно достичь поставленных целей. Всегда можно отодвинуть старт изменений в жизни словами “через”, “за несколько дней”, “со следующего понедельника”.

Мало того, что без конкретных дат план будет нерабочим, но кроме того он еще должен быть гибким. Всегда оставляйте возможность менять свой план с поступлением новой информации, при этом не меняя личностных ценностей и поставленных целей.

Установление временных рамок также позволяет сделать процесс достижения цели контролируемым.

Вопросы для уточнения временных параметров

На сколько далеко планируется достижение цели?
Когда точно нужно начинать и заканчивать каждый пункт плана?
Что будет первым шагом для достижения цели уже завтра?
Как вы можете оценить уверенность в том, что цель будет достигнута в заданный период времени (по шкале от 1 до 10)?
Что мешает поставить оценку 10?

При определении временных затрат на поставленную цель, очень часто допускается ошибка. Она заключается в годовом планировании. Обычно люди строят свои планы на один год, так как это очень распространенный и навязанный формат.

Многолетняя практика показывает, что в современном мире крайне редко есть необходимость ставить цели на один год вперед. Мы живем в таком мире, где окружающая ситуация может за один месяц поменяться несколько раз. Постановка целей до конца года не имеет стратегической гибкости.Планируйте более короткие сроки.

Но если у вас сохранилась привычка в годовом планировании, то рекомендация здесь может быть такой: ставьте промежуточные цели на 3 или 6 месяцев. И если на каком-то из этапов результаты вас не устраивают, то можно производить корректировку.

К примеру, у вас цель сделать 100 публикаций контента в вашем блоге на протяжении одного года. Для этого нужно создавать 2 поста в неделю, а также выделить временные ресурсы на их размещение.

Через пол года совершается ревизия, при которой выясняется, что опубликованных постов на ресурсе – 25, а должно быть 50. До общего количества не хватает 75. Соответственно, делается корректировка на последующие 6 месяцев: 3 поста в неделю вместо 2.

Выводы: Как написать SMART-цель

Почему SMART-цели эффективны? Если коротко, то они помогут вам получить ясность в отношении вашей цели и убедиться, что вы делаете все необходимое для ее достижения.
В общем, следуйте этим 5 простым шагам, когда учитесь ставить разумные цели:

Конкретные: Определите, чего вы хотите.Измеримые: Определите, что такое успех.Достижимые: Убедитесь, что ваша цель разумна.Релевантность: Убедитесь, что ваша цель согласуется с вашими всеобъемлющими целями.Ограниченность по времени: Установите крайний срок и составьте расписание.

Теперь ваша очередь! Потратьте несколько минут на постановку SMART-цели, которая приблизит вас к жизни или бизнесу вашей мечты.

Выводы

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Как измеряется артериальное давление крови и почему принято измерять его на плечевой артерии кратко
В чем причина ликвидации режима сегуната в японии кратко
Как колумб открыл америку краткое содержание
Что такое дендрит кратко
Проект релаксация в доу