Контроль и его виды - менеджмент (драчева е.л., 2016)

Контроль, его понятие

Наиболее распространенным заблуждением неопытного менеджера является уверенность в том, что принятое им решение будет выполнено подчиненными автоматически, без особых усилий с его стороны. Управленческое решение может остаться нереализованным, если менеджер не осуществит некоторую организационную работу, не прибегнет к реализации таких управленческих функций, как регулирование и контроль действия работников предприятия. Опытные, эффективно работающие менеджеры уже на стадии выработки решения ставят перед собой следующие организационные вопросы:

кто из подчиненных будет реализовывать данное управленческое решение;
каков уровень квалификации работника, который будет реализовывать данное управленческое решение;
насколько данное управленческое решение соответствует квалификации работника, который будет его реализовывать;
имеются ли ресурсы для выполнения данного управленческого решения и в каком объеме.

Контроль является последней из основных функций менеджмента после планирования, организации и мотивации.

Контроль — это процесс, обеспечивающий достижение фирмой поставленных целей.

Контроль — это управленческая деятельность, в задачи которой входит количественная и качественная оценка, учет результатов работы организации.

Контроль на предприятии должен быть направлен на выявление, предупреждение отклонений и недостатков, а также на их оперативное устранение.

Главными инструментами выполнения этой функции являются наблюдение, проверка всех сторон деятельности предприятия, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и | нормативов, j

Любое принятое управленческое решение прежде всего расчленяется на отдельные фрагменты, которые определяют содержание заданий конкретным подчиненным и структурным подразделениям предприятия. Затем следует очень ответственный этап в деятельности менеджера — доведение задания до подчиненных, или инструктирование. На этом этапе деятельности менеджер должен ответить на ряд вопросов.

Кто? Кто будет исполнять решение, насколько выбор конкретного работника для выполнения данного задания обоснован, по силам ли ему задача и т.п.?
Что? Что из себя будет представлять детально разработанное задание работнику или группе работников?
Почему? Почему именно эти люди будуг выполнять решение? Необходимо показать им его значимость для предприятия. Нужно вызвать интерес к нему и определить соответствующую мотивацию.
Когда? Когда и в какой срок должно бьггь выполнено задание и с каким результатом?
Как и каким образом? Как подчиненные должны работать над исполнением решения, какие должны использовать способы и методы работы, кто и кому должен оказывать поддержку?
Где? Где работник должен выполнять задание — в рамках своего предприятия или в контакте с представителями других фирм и организаций, в чем содержательно должно заключаться взаимодействие с ними?

Исполнение управленческого решения определяется успехом деятельности менеджера по доведению заданий подчиненным. У работника должен быть сформирован образ будущей исполнительской деятельности (ОИД), Этот образ обладает такими чертами, как полнота, точность, прочность, гибкость и индивидуальность применительно к конкретным действиям конкретного работника.

Деятельность менеджера ориентирована, во-первых, на анализ процесса работы подчиненных над выполнением поручений и заданий (контроль процесса деятельности), а в более широком плане — анализ характера исполнения ими должностных обязанностей, во-вторых, на контроль полученных результатов деятельно-( 1’И подчиненных.

Перед контролем обычно ставятся следующие цели:

своевременно и полно вскрыть промахи, ошибки и недостатки в работе подчиненных лиц и структурных подразделений;
наметить пути устранения недостатков и посредством инструктирования, показа, личного примера и обучения работников оказать им реальную практическую помощь;
обобщить и распространить передовой опыт работы, показать возможности прогрессивных методов для совершенствования деятельности и системы управления.

В управленческой деятельности контроль выполняет ряд задач:

диагностика состояния дел на предприятии;
обратная связь с работниками;
информирование работников;
ориентирование деятельности;
побуждение или мотивация;
организация деятельности подчиненных;
изучение и распространение передового опыта.

5 видов контроля работы сотрудников

Контроль работы сотрудников подразделяется на несколько видов.

Итоговый мониторинг результатов деятельности. В этом случае происходит оценка труда работника после того, как он выполнил то, что от него требовалось. Главный плюс такого подхода заключается в том, что специалист мотивирован и стремится к самостоятельному развитию.
Предварительный контроль означает, что через определенные временные промежутки начальник проводит проверку. Если это потребуется, она дает советы подчиненному, подсказывает, как лучше выполнить задачу. Осуществлять предварительный контроль можно в том случае, когда допустимо внесение исправлений в работу специалиста во время ее исполнения.
Поэтапный мониторинг. Когда деятельность сотрудника можно разбить на несколько этапов, используется данный вид контроля. С его помощью получится уменьшить число заданий, которые работник выполнил с ошибками либо вообще не сделал.
Периодический контроль означает, что начальник проводит его систематически и регулярно, в назначенную дату.
Мониторинг выборочного типа. Руководство имеет полномочия отслеживать работу одного из подчиненных в любое время, даже если задача еще не достигнута.

Из всех существующих видов контроля начальник должен подобрать наиболее эффективный для его компании, чтобы контролировать работу сотрудников. Только в этом случае персонал будет работать максимально эффективно.

Общие требования к эффективно поставленному контролю. Характеристика эффективного контроля

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования или критерии.

Эффективность контроля. Сюда входят: выполнение обязательств, предотвращение недостатков, затраты на контроль. Основными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение затрат на персонал и технику контроля.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен:

иметь стратегическую направленность, т. е. быть целеустремленным;
ориентироваться на результаты;
соответствовать характеру деятельности предприятия;
быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систематичным, упреждающим, объективным (справедливым), компетентным, деловым, доброжелательным,

Обязательным элементом любого эффективного контроля является относительная и достаточная его простота. Экономичность и простота особенно важны в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.

Контроль будет эффективным, если менеджер учтет ряд условий:

менеджеру важно самому сформировать правильное отношение к контролю, понимая его сущность не с позиции «ловить, изобличать и критиковать», а с позиции конструктивной работы по устранению выявленных недостатков;
необходимо постоянно думать о создании благоприятных предпосылок для контроля при реализации других функций управления (например, при доведении задания устанавливать срок его исполнения);
контроль эффективен, если существует продуманная система контрольной деятельности всех руководителей предприятия. К контролю привлекаются квалифицированные специалисты

Используется сочетание планового и внезапного контроля и т.п.;
менеджеру важно правильно выбрать объекты, «точки» приложения контроля и применить эффективные методы и приемы его осуществления;
контроль работы подчиненных должен сочетаться у менеджера с самоконтролем эффективности собственной деятельности.

Эффективность влияния на людей. При этом должны быть получены ответы на следующие вопросы: какие стимулы вызывает у работников применяемая технология контроля (положительные или отрицательные); вызывает ли применяемая технология контроля у работников стрессовые реакции (если да, то речь идет о демотивации труда, которая может нести глубокие негативные последствия как для самого работника, так и для предприятия, на котором он работает).

Выполнение задач контроля. Данное требование состоит в том, что контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией и способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений.

Определение границ контроля. Менеджер должен понимать, что контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Дадна проверяемых отрезков должна позволить выявить отклонения на самой ранней стадии. Предприятие обязано соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

Типичные ошибки при осуществлении функций контроля. Некорректно проводимый контроль достаточно часто сопровождается различными инцидентами с персоналом предприятия, что, естественно, негативным образом сказывается на климате в коллективе, личностных взаимоотношениях, а также может привести к падению производительности труда.

Проведение менеджером тотального контроля за действиями подчиненных влечет за собой раздражение и, как следствие этого, небрежность в работе.

Отрицательные последствия влечет за собой также гласный контроль. Никому не приятно, когда о его ошибках сообщают всем.

И, наконец, самое главное правило, которое должен соблюдать любой менеджер: контроль не может быть следствием недоверия к работнику, контроль — это функция менеджера.

Что понимают под контролем в менеджменте

Планирование, организация, мотивация и регулирование ― это основные функции менеджмента, из которых контроль считается завершающим этапом управления. На этой стадии сопоставляют плановые и реальные показатели.

Контроль ― это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на оценку деятельности предприятия. Необходимо проверять достижения поставленной цели как отдельных структурных подразделений, сотрудников, так и компании в целом.

Неопределенность и нестабильность внешней среды оказывают отрицательное воздействие на результаты работы фирмы. Сущность контроля как функции менеджмента состоит в том, чтобы выявлять риски и устранять их на первых этапах возникновения.

Сотрудники негативно относятся к пристальному надзору. Такой подход снижает качество труда, так как теряется мотивация, снижается уровень ответственности, пропадает инициативность. Грамотное регулирование без жесткого микроменеджмента, наоборот, позволяет работникам быстрее достигать поставленных целей.

Функции контроля выполняют менеджеры каждого структурного подразделения. Они отчитываются о проделанной работе перед вышестоящим начальством. Делегирование полномочий не допускается.

Как связаны управленческий учет и контроллинг

На основе данных управленческого учета руководство компании принимает не только оперативные, но и стратегические решения. Однако на практике для стратегического управления недостаточно ведения одного внутрихозяйственного учета. Нужно комплексное информационно-аналитическое сопровождение топ-менеджмента, за которое как раз и отвечает контроллинг.

Понятие «контроллинг» формировалось долгие годы и настолько широкое, что каждый трактует его по-своему. Одни под контроллингом понимают внутренний контроль и даже считают его сродни аудиту. Другие называют его системой координации на предприятии, которая отвечает за связь между системой управления, учетом и внутренним контролем. А третьи — частично или полностью отождествляют контроллинг с управленческим учетом.

Появился контроллинг в конце ХІХ века в Америке, когда впервые в частных компаниях стали работать контроллеры (специалисты по контроллингу). Например, уже в 1892 году в компании General Electric контроллер управлял основным капиталом, финансовыми вложениями и проводил ревизии. Его основная цель была — уведомлять собственников о реальном положении дел в компании.

После Великой Депрессии 1930-х годов функции контроллинга расширились

Все внимание контроллеров сместилось от бухгалтерского учета к управленческому, а также к внутрифирменному планированию, анализу и контролю. . В современном понимании, контроллинг — это информационно-аналитическая поддержка руководства, необходимая для принятия оперативных и стратегических решений

Основной источник информации в контроллинге — финансовый и управленческий учет.

В современном понимании, контроллинг — это информационно-аналитическая поддержка руководства, необходимая для принятия оперативных и стратегических решений. Основной источник информации в контроллинге — финансовый и управленческий учет.

Управленческий учет выступает информационной основой контроллинга, а контроль — одной из его функций

В международных и крупных компаниях нередко существует целая служба контроллинга, а в небольших организациях работает отдельный специалист по контроллингу. Он изучает информацию из управленческого учета, чтобы планировать деятельность, оценивать ее результаты и контролировать затраты внутри организации. А по данным из бухгалтерского учета может оценить процент отклонений финансовых показателей для их корректировки.

Контроллинг и управленческий учет иногда отождествляют, так как они имеют много общего и достаточно взаимосвязаны друг с другом. Например, существует финансовый контроллинг, который отвечает за увеличение платежеспособности предприятия и эффективности бюджетирования. И оперативный контроллинг, который отвечает за достижение планового уровня рентабельности и ликвидности в краткосрочной перспективе. Такие же задачи стоят и перед управленческим учетом.

Однако понятие контроллинг значительно шире, чем управленческий учет. Это система управления, наблюдения и контроля всех процессов в компании, ориентированная на долгосрочное развитие бизнеса. А управленческий учет — составляющая этой системы, так как обеспечивает службу контроллинга оперативной непредвзятой информацией по центрам ответственности, согласно которой проводят контроль и регулирование расходов организации.

Возможные последствия чрезмерного контроля работы сотрудников

Если коллектив подвергается чрезмерному контролю, могут появиться проблемы. Никто не любит, когда каждое его действие отслеживается, а доверие отсутствует. Чрезмерный контроль уместен в редких случаях, однако чаще всего он не требуется. Причины следующие:

мотивация работников падает. Когда отсутствует доверие и начальник всегда вносит коррективы, специалист не будет работать хорошо;
руководство начинает работать неэффективно. Все его задачи сводятся к тому, чтобы контролировать каждый шаг сотрудников. При этом стратегическим планированием никто не занимается;
когда контроль тотальный, у команды не остается времени на нормальную работу.

Руководитель вынужден прибегнуть к тотальному контролю в случае, когда работники не соблюдают правила, нарушают договоренности, корпоративная культура отсутствует, никто не хочет трудиться. При этом начальник предпочитает не сотрудничать, а проявлять авторитаризм. Либо же обладает слишком мягким характером и ничего не делает до тех пор, пока ситуация не выйдет из-под контроля.

Чтобы осуществлять контроль работы сотрудников, в некоторых случаях приходится использовать давление, выписывать штрафы либо вообще увольнять специалистов. Чтобы такого не случалось, следует уважительно относиться к коллективу, давать возможность сотрудникам действовать самостоятельно, доверять их решениям. Когда в специалиста верят, он сможет добиться всех поставленных целей.

11 причин внедрить контроль работы сотрудников

Контроль работы сотрудников важен как для владельца компании, так и для персонала. Какие плюсы получит руководство? Лояльное отношение работников, повышенную результативность труда, эффективную команду. В свою очередь сотрудники также заметят улучшения: фирма станет расти, заработная плата будет стабильной, специалист поймет, что от него требует начальство, по каким правилам нужно работать, станет более мотивированным.

Необходимо, чтобы все понимали, что контроль работы сотрудников выгоден обеим сторонам. Премиальные выплаты за то, что план продаж превышен, установка специальных шпионских программ на ПК работников – все это необходимо для процветания компании и эффективной работы сотрудников.

Работники должны быть уведомлены о том, что вы отслеживаете их передвижение с помощью GPS либо видеокамер. Кроме того, они обязаны осознавать, что данная мера принята не для наказания, унижения или лишения денежных выплат, но для улучшения работы фирмы. В противном случае, если сотрудники не будут выполнять договоренности, компания не сможет эффективно функционировать.

Чтобы стало понятнее, рассмотрим, какую конкретно выгоду получит руководство и работники фирмы, если внедрить контроль работы сотрудников.

Результат работы специалистов будет предсказуемым, поскольку существуют четкие KPI, а также понятные санкции. Так как действия работника отслеживаются, практически невозможно допустить ошибку.
Договоренности всегда исполняются. Компании-партнеры вашей фирмы будут доверять вам, поскольку вы всегда соблюдаете сроки.
Конкурентоспособность компании повысится благодаря контролю работы сотрудников: они выполняют поставленные задачи качественно и в указанный срок. В результате выгоду получают как руководитель, так и работники (их заработная плата повышается, а покупатели станут уважать бренд).
Если деятельность работников контролируется, фирма легко справится с кризисной ситуацией, поскольку процессы управления отлажены, а сотрудники работают в команде.
Получится отследить ошибки и проблемы сразу после их появления. Очевидно, что устранить их на раннем этапе будет проще.
Лояльность работников возрастет за счет понятных правил и санкций

Руководителя, который действует строго, но справедливо, будут уважать.
Контроль работы сотрудников позволит акцентировать внимание на достижениях, а не только ошибках. Такой подход увеличит мотивацию работников, появится личностный и профессиональный рост специалистов

Контроль работы – своего рода эффективный тренинг, за который не нужно платить.
Руководство выявит пониженную мотивацию работников и сможет понять, почему так произошло, устранит причину.
С помощью контроля можно определить тех специалистов, которые работают хуже всего, нарушают договоренности.
Получится определить недочеты в планировании рабочего процесса. Сюда относятся сроки, объем работы, загрузка сотрудников.
Контроль работы сотрудников поможет исключить кражу денег и других ресурсов фирмы. Руководитель сразу узнает, кто из работников мошенничает, участвует в различных авантюрах, сотрудничает с конкурирующими фирмами или ведет подрывную деятельность.

Выборочный контроль

Этот вид контроля отличается от других тем, что исполнитель не знает, в какой момент времени его будут проверять, но знает, что именно выборочный вид контроля будет использован (точки контроля выбираются произвольно.

Выборочный контроль удобен для руководителя, так как время выбирается по его усмотрению и проверяется неподготовленный результат.Минусы очень серьезны, так как выборочный контроль демотивирует большинство сотрудников, создает атмосферу недоверия, вызывает стресс. Здесь велика вероятность необъективности. Однако существуют ситуации, в которых применение выборочного контроля обосновано.Во-первых, это задачи процесса, связанные с соблюдением стандартов и технологий. Неожиданность контроля здесь принципиальна. Например, в мерчендайзинге таким образом хорошо проверять правильность выкладки товара. В производстве лекарственных препаратов — качество выпускаемой продукции. Чтобы снизить демотивацию, выборочный контроль необходимо применять ко всем сотрудникам, занятым в процессе, превратить его в общую процедуру.Во-вторых, выборочный контроль применим, если сотрудник недисциплинирован, его ответственность оставляет желать лучшего или нужно постоянно держать его в тонусе. Вспомним наш пример с копающим отрядом бойцов. Если предположить, что противник условный и речь идет об учениях, бойцы могут расслабиться и копать не с полной отдачей. Командиру стоит периодически заглядывать на позицию и убеждаться в том, что дела идут как надо.В-третьих, выборочный контроль может пригодиться при коучинге. Например, руководитель, лично проводя коучинг сотрудника, может договориться с ним таким образом: «Как только у меня появится свободная минута, я прихожу, и мы продолжаем совместную работу».

Место контроля в системе государственного управления

Специфика управления в сфере государственной службы заключается в целях, методике анализа результативности, контроле, распределению ответственности и созданию условий, способствующих выполнению поставленных задач. Функции управления в государственной службе основаны на их внутренней специфике и их реализация отличается от традиционных промышленных и коммерческих организаций.

Планирование и прогноз. В рамках государственного и муниципального управления данные функции основаны на имеющихся целях, которые определены вышестоящими государственными органами. Фактические цели определяются населением страны, которое, совершая демократический выбор, через своих представителей определяет развитие всех сфер, касающихся граждан государства, начиная от социально-экономических направлений, заканчивая международными отношениями.
Организация управления. Следует учитывать, что государственная служба, как базовый инструмент управления развитием государства, отличается более строгой и глубокой иерархией, каждому уровню из которой присущи конкретные управленческие процедуры. В связи с этим государственной службе присуща распределенная структура обязанностей, а организация управления не имеет мажоритарной исполнительной ветви. В результате, вне зависимости от степени либеральности или консервативности проводимой политики государственная служба имеет особый административно-бюрократический стиль управления, который аналогичен управлению в крупных промышленных компаниях.
Мотивация. Факторы мотивации сотрудников преимущественно сосредоточены в сфере нематериального стимулирования, в меньшей степени включая инструменты денежного вознаграждения за работу.
Контроль. Контролирующая функция и оценка результативности в государственной службе основываются на осуществлении вышестоящими структурными единицами и одновременно людьми как непосредственно, так и на основе данных из средств массовой информации, а также с помощью общественных организаций. В результате, функция контроля в государственной службе имеет более объемлющую природу, нежели в традиционных промышленных и коммерческих организациях.

Оценка результативности и контроль в государственном управлении имеют более объемлющую природу, нежели в традиционных промышленных и коммерческих организациях.

Следует отметить, что специфические черты контроля исполнения управленческих решений в государственном управлении, сосредоточены в рамках устанавливаемых требований и принципов, которые относятся непосредственно к реализации контроля в органах государственного и муниципального управления. В связи с этим можно говорить о преобладании в данной сфере четких инструкций, основанных на фундаментальных принципах, чем использовании дифференцированных подходов к отдельным аспектам, по отношению к которым реализуется контрольная функция.

К общим принципам контроля в органах государственного и муниципального управления относится:

массовость контроля;
всесторонность контроля;
реальность контроля;
объективность контроля;
результативность контроля;
гласность контроля.

Рассматривая данные принципы, можно судить о том, что общие принципы контроля отражают социально-политические аспекты его непосредственного осуществления.

К частным методам контроля в органах государственного и муниципального управления относятся:

анализ документов, характеризующих объект контроля: планы работы, отчеты об исполнении этих планов, принятые решения т.п.;
непосредственное изучение объекта контроля на месте, посредством бесед с должностными лицами и служащими;
заслушивание отчетов должностных лиц на заседаниях коллегии органа управления;
периодическая аттестация служащих на соответствие занимаемым должностям.

Виды контроля: специфика выбора

В практике управления используются пять видов контроля: итоговый (Аттестация как вид итогового контроля в данном случае не рассматривается), предварительный, поэтапный, периодический, выборочный. Они отличаются друг от друга расстановкой так называемых точек контроля. Точки контроля — это моменты времени в процессе выполнения задачи, когда руководитель проверяет работу сотрудника.Итоговый контроль, или контроль по результату. Этот вид контроля характеризуется тем, что точка контроля одна, и она совпадает с моментом достижения цели. Вплоть до срока выполнения задачи сотрудник работает самостоятельно

Преимущества итогового контроля значительны: максимальная экономия времени руководителя, стимул для развития самостоятельности сотрудника, высокий уровень мотивации сотрудника (если для него подходит этот вид контроля). Однако итоговый контроль сопряжен с максимальными рисками.Во-первых, при некорректной постановке задачи или неправильном понимании задачи подчиненным необходимая работа может быть не выполнена.

ПримерРуководитель, ставя задачу подчиненному, нечетко сформулировал, что же предполагается получить в результате: «Нужно привлечь на свою сторону как можно больше клиентов компании «О…»». В итоге может оказаться, что сотрудник потратил все силы на то, чтобы привлечь на свою сторону много клиентов, но нерентабельных, и компания будет рассчитывать на меньшую прибыль, чем могла бы.

Во-вторых, при итоговом контроле велик риск, что задача может быть не выполнена в требуемом объеме или качестве. Это может произойти, если исполнитель непрофессионален в данной области, либо недисциплинирован, либо не мотивирован.Таким образом, итоговый контроль стоит использовать при выполнении простых, краткосрочных задач (специфика задачи приоритетна) и выбирать в качестве исполнителя сотрудника опытного, ориентированного на результат, самостоятельного и инициативного. Именно инициативный сотрудник, столкнувшись с проблемами, придет к руководителю за дополнительной информацией.Вернемся к нашему примеру «копать с утра и до заката». Допустим, командир поставил цель, чтобы к вечеру оборонительное укрепление было готово. Итоговый контроль возможен лишь в том случае, если все его бойцы десятки раз выполняли поставленную задачу, прекрасно осознают, что от качества их работы зависит их жизнь, а если они закончат раньше, то смогут лучше отдохнуть и подготовиться к бою. Предоставленная бойцам самостоятельность будет свидетельствовать о доверии командира и являться нематериальной формой мотивации, сплачивать коллектив и укреплять моральный дух.Если у командира нет уверенности в том, что бойцы построят укрепление в срок и подготовятся к бою, нужно использовать другие виды контроля.

«Управленческая пятерня»

В таком методе каждый палец представляет собой определенную характеристику:

Указательный палец – указывает на обвиняемого сотрудника. Выявить такого сотрудника можно только тогда, когда остальные пальцы, которые подразумевают вопросы, получают от руководителя положительный ответ. Это вопросы по типу:

«Кто выбрал определенного сотрудника для выполнения работы, которая выполнена плохо или некачественно?» (средний палец).
«Кто проводил инструктаж для работника, как это было сделано?» (безымянный палец).
«Был ли соответствующий контроль за его работой? Как мог получиться плохой результат в работе сотрудника при хорошем управлении?» (мизинец).

А вот большой палец не дает забывать о том, что нельзя «ломать» сотрудника, нужно работать с ним все-таки лояльно.

Карта этого метода представлена ниже: