Управление запасами на предприятии

Как считать запасы

Рассмотрим какую-нибудь вымышленную однопродуктовую компанию. И попробуем рассчитать оптимальный размер запасов для нее. В конце попробуем решить стандартную задачу по запасам, а также сделаем простой калькулятор.

Разберемся с определениями и формулами 

Оптимальный размер запасов принято считать по формуле Уилсона:

• Q — спрос на товар за период времени  
• K — удельные затраты на создание запаса
• M — удельные затраты на хранение запаса
• P — закупочная стоимость единицы товара

Какой оптимальный размер затрат в год будет уходить на закупку этого объема товара. Считается по такой формуле:

Сколько при этом будет уходить на хранение этого товара:

Оптимальный размер среднего значения текущего количества запасов:

Оптимальная частота завоза новых партий запасов

И оптимальный период между заказами считается так:

Методы оценки стоимости

Выделяют эти методы оценки:

• LIFO. Сначала в производстве используются те запасы, которые пришли последними. Метод позволяет снизить налог и уменьшить колебания цикла.
• FIFO. Сначала в производство поступает сырье, полученное ранее. Этот метод отличается существенным минусом – прямое влияние хозяйственного процесса на уровень прибыли.
• Метод средней цены. Стоимость резервов определяется исходя из средней стоимости в начале производственного периода.
• Метод наименьшей цены. Является консервативным методом. Подходит для продукции, для которой характерны колебания в стоимости.

Подбирать следует тот метод, который позволяет извлечь максимум прибыли при минимуме налоговых расходов.

Модели управления

Выделяют множество моделей управления. Рассмотрим самые распространенные:

• Модель Уилсона. Является основной. Подходит для расчета нужного объема запасов, оптимизации товара. Траты на запасы делятся на две категории: стоимость партии товара и расходы на хранение. При минимизации трат на запасы можно направить средства на хранение.
• Модель ABC. В рамках этой модели осуществляется объемно-стоимостный анализ. Резервы подразделяются на три группы. Группы формируются исходя из этих категорий: стоимость, объем, частота пользования. Группа «А» – это дорогостоящая продукция с длительным циклом пользования. Группа «В» – это запасы, которые меньше воздействуют на непрерывное производство. Группа «С» – это продукция с низкой стоимостью, которая не влияет на окончательный финансовый результат.
• Модель MRP. Представляет собой компьютерную систему со следующими функциями: обработка заказа, создание графика запасов.
• Модель установленного уровня. Новые закупки осуществляются только при достижении определенного порога запасов. Порог этот определяется самой компанией.

Модель определяется в зависимости от конкретной ситуации.

Оптимизация складских запасов

Разделим оптимизацию складских запасов на основные типы:

• Внешнее воровство;

• Внутреннее воровство;

• Колебания спроса;

• Нахождение на складе/магазине труднореализуемых товаров;

• Повреждения товара;

• Потери товаров при транспортировке;

• Потери в распределительных центрах;

• И другое.

Теперь следует разобраться на что конкретно можно повлиять.

К сожалению, внутреннее воровство очень глубоко разрослось на складах и избавится от него невероятно сложно, а по утверждениям опытных бизнесменов — невозможно. Не обращать внимания на внутреннее воровство нельзя, но и переусердствовать с мерами тоже не стоит. Очень важным фактором является умение показать своим сотрудникам, что вы полностью им доверяете. В том случае, есть всё-таки воровство произошло, то необходимо наказать виновников, иначе воровство будет увеличиваться по нарастающей

Что касается внешнего воровства, то на этот счёт имеется много литературы и обращать сегодня особое внимание на него мы не будем.

Касаемо повреждения товара, потери при транспортировках, потери в распределительных центрах — их нельзя никак избежать. Нужно подробнее изучить сумму по этим 3 видам потерь и принять правильные решения, например, о смене подрядчиков, посотрудничать определенное время и определить у кого из подрядчиков процент потерь наиболее низкий, кто ответственнее и т.д.

Оптимизация складских запасов сильно зависит и от варьирования спроса и наличия на складах труднореализуемых товаров.

Если знать, как минимум, примерный спрос, то уже можно быть уверенным, что на складах останется меньше труднореализуемого товара и тем самым повысится оборачиваемость средств, уменьшится количество товаров с истекшим сроком годности, а на сэкономленные денежные средства можно значительно поднять оборот своей компании.

Риски

Хранение запасов имеет ряд недостатков. Это:

• замораживание финансовых ресурсов;
• приостановка процесса улучшения качества, так как организация в первую очередь ликвидирует запасы, а потом закупает новую продукцию;
• изоляция логистики в схеме сбыта;
• расходы на содержание специальных помещений и оплату труда кладовщиков;
• риск потерь в связи с порчей или хищением имущества.

Исходя из того, сколько расходов несет организация на хранение, определяется весь процесс управления запасами. Формула Уилсона помогает рассчитать объем запасов, который нужно сократить. Хотя хранение продукции сопряжено с рисками, предприниматели вынуждены на них идти, так как отсутствие запасов влечет за собой потерю прибыли.

Результат расчетов, полученных с помощью модели Уилсона, формула которого была представлена ранее, следует сопоставить с прочими расходами. Затраты на закупку каждого вида изделия должны быть меньше, чем расходы на его хранение. Только тогда имеет смысл создавать запасы.

Запасы — это замороженные деньги

Сырье, материалы и готовая продукция за редким исключением не используются сразу же после их поступления на склад. Зачастую они просто лежат на стеллажах, ожидая работника склада, который соберет нужные позиции в заказ и подготовит его к отгрузке. И процесс хранения может оказывается тем дороже, чем дольше товар хранится на складе. Почему?

• Сам товар имеет стоимость и вложенные в него средства оказываются буквально замороженными, пока его не продадут.
• Чтобы товар держать в запасах, нужно содержать склад (у нас есть полезный материал о том, как правильно подобрать эффективную систему хранения для склада).
• Если товар будет лежать на складе слишком долго, он может потерять товарный вид или устареть.

Контроль состояния запасов на складах

Ежедневно контролируются отклонения от заданных в компании нормативов:

• максимальный товарный запас, сумма страхового запаса и среднего объема поставки
• количество товара на складе, при котором нужно делать новый заказ поставщику, так называемая точка предзаказа, сумма страхового запаса товара и кол-во товара, который будет продан за время ожидания заказа от поставщика)
• точка последнего желания – это кол-во товара, который вы продадите к приходу товара от поставщика, то есть если поставщик задержит товар, вы не сможете его ни продать, ни произвести из него что-то.

Автоматизация складской логистики в 1С

• Система управления складом (WMS);
• Контроль остатков и адресное хранение;
• Современное складское оборудование;
• Полноценный партионный учет;
• Работа склада в режиме реального времени;
• Непрерывное взаимодействие с офисом;
• Автоматизация всех складских операций;
• Принтеры чеков, сканеры штрихкодов, ТСД, RFID.

Подробнее Заказать

Какие виды товарных запасов бывают

Основной запас

Основной запас служит для обеспечения продаж в соответствии с планом. Основной запас делится на:

• рабочий запас – товарный запас на выполнение плана. Его размер зависит от того, какими партиями поступает товар от поставщика;
• страховой запас создается для того, чтобы компенсировать неопределенности, связанные с возможным увеличением фактических продаж сверх плана или с задержками поставок.

Определив размер страхового запаса, сравните его с остатком на ваших складах, и, если там есть лишние позиции, срочно поставьте задачу его реализовать. Задачу поставить можно прямо в программе 1С, например в 1С:Управлении торговлей.

Наши специалисты настроят для вас отчеты, чтобы контролировать остатки на вашем складе. Звоните в офисы Первого Бита в вашем городе.

Временный товарный запас

Временный товарный запас потому и называется временным, так как закупается на определенный срок, который определяют:

• сезонный спрос. Сейчас возможны перебои с наличием товара, поэтому лучше определить какой товар сейчас является сезонным;
• маркетинг, который заказывает на склад промо материалы для проведения акций и обеспечения айдентики вашей компании. В процессе выполнения задач эти материалы списываются на акцию, это лучше привязывать к счету клиента чтобы потом можно было оценить эффективность проведения акции отчетом в 1С;
• конъюнктурный запас, это тот запас, который мы формируем перед закрытием поставщика или, например, перед ожидаемым повышением цен.

Расходные материалы к торговому оборудованию и различное торговое оборудование можно подобрать на нашем сайте

Вынужденный запас

Вынужденный запас чаще всего возникает из-за отсутствия контроля или невыполнения плана продаж по той или иной категории товара. Этот товар становится неликвидным товары, в том объеме, который у вас есть на складе вы не сможете реализовать в ближайшее время.

Поможем выделить основной запас в вашей программе 1С. Вы сможете отслеживать наличие и точку предзаказа, чтобы заказывать товар в оптимальный срок.

Настроим систему так, что она будет отражать кол-во неликвидного товара и брака, а также кол-во средств, затраченных на закупку. Вы сможете быстро организовать работу по распродаже неликвидов.

Управление оборотными средствами

Итак, разобравшись со всеми возможными видами запасов, нужно четко определить, как их финансирует компания.

Сейчас надо понять хватит ли у компании собственных средств для содержания запасов. Инвестиционный ресурс в идеале должен стремиться к нулю. Поэтому рекомендуем взять под контроль все показатели, участвующие в расчете инвестиционного ресурса, чтобы определить, где сейчас сосредоточены деньги компании, чтобы разработать план действий для обеспечения платежеспособности компании.

Контролировать эти показатели можно с помощью типовых программ 1С, таких как 1С:Управление торговлей, , 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, а также с помощью специализированных решениях для складских операций.

Наверняка у вас уже стоит одно из таких решений. Звоните, наши специалисты помогут вам настроить нужные отчеты для управления складскими запасами.

Декларация по налогу на имущество организаций за 2019 год
Что такое программа 1С?

Заказать помощь специалиста 1С

Анализ использования запасов

Запасы включают:

• сырье, материалы, топливо, комплектующие;
• незавершенное производство;
• готовую продукцию.

В торговле запасами будут товары для перепродажи.

Запасы — важнейшие активы компании. Без них невозможно стабильно работать. Какие-то запасы нужны постоянно, какие-то время от времени, без некоторых работа компании остановится. Понять, какие ресурсы приоритетны в закупке поможет XYZ-анализ. Этот метод классифицирует запасы по стабильности потребления.

Этапы:

1. Данные по продажам разбиваются на несколько периодов, желательно больше пяти.

2. Для каждой группы рассчитывается коэффициент вариации, можно использовать функцию СТАНДОТКЛОН (STDEV) в Google Таблицах или СТАНДОТКЛОН/СРЗНАЧ в Excel.

3. Все ресурсы делятся на три группы по устойчивости спроса:Х — колебания до 10% от среднего значения: устойчивый спрос, стабильные продажи.У — колебания от 10% до 25%: спрос меняется, уровень продаж колеблется.Z — колебания больше 25%: спрос трудно предсказать

Рассмотрим анализ на примере.

В ассортименте четыре вида продукции, данные по их продажам разбиты по месяцам и перенесены в таблицу:

При расчете коэффициента вариации становится видно, что товар «B» пользуется стабильным спросом, запас ресурсов для его производства должен постоянно контролироваться и пополняться.

Спрос на продукт «D» менее стабилен, заказывать сырье для его производства можно реже, но страховой запас должен покрывать возможный скачок уровня продаж.

Товары «А» и «C» имеют высокие колебания спроса, страховой запас ресурсов для производства этих товаров может заморозить активы компании, поэтому объемы поставок должны быть небольшими, но частыми.

Андрей Шелестов, основатель «ОхотАктив»:

Издержки хранения заказов

Издержки хранения включают стоимость оборотных средств, замороженных в складских запасах, затраты на содержание товара на складе и другие издержки, связанные с физическим присутствием товаров в магазине. Сюда необходимо добавить налоги на имущество и страхование запасов, расходы из-за недостач или из-за ограничения срока годности, усушка-утруска, расходы, связанные с хранением запасов (например, за аренду занимаемых помещений, за пользование отоплением, светом и т. д.).

Лучше всего работу по подсчету издержек доверить бухгалтерии, объяснив, что именно нужно посчитать:

1. капитальные затраты или затраты на иммобилизацию средств, вложенных в запасы (убытки от замораживания капитала);
2. основная и дополнительная заработная плата работников склада и сотрудников отдела снабжения, связанных с работой склада;
3. плата за основные фонды склада;
4. текущие расходы на содержание склада;
5. расходы на оплату управленческого персонала;
6. стоимость израсходованных при приемке материалов (коробки, гофротара, стрейч-пленка);
7. затраты на работы, проводимые с хранимыми товарами (упаковка, сортировка, перемещения в магазин и т. п.);
8. потери от естественной убыли;
9. убытки от снижения потребительских качеств товара в результате хранения (порча, усушка, бой, потеря товарного вида и т. п.);
10. стоимость страхования и налоги.

Точно подсчитать издержки по содержанию запасов довольно сложно. Две части списка затрат на хранение запасов — капитальные затраты и затраты на содержание запасов — имеют наиболее высокий удельный вес в общей сумме расходов на хранение запасов, так как стоимость рисков и потерь, как правило, не поддается точному учету и планированию.

ПРИМЕР. Определим уровень издержек на хранение (S) методом средней стоимости.

Приняв «стоимость упущенной возможности» за 10%, мы получим стоимость содержания запасов (в виде коэффициента):

S = 21600 (вся сумма издержек) / 335000 (вся стоимость запасов) + 0,10 = 0,16 Стоимость содержания запасов на каждую сотню рублей запаса составляет 16 руб. в год или S = 16%.

Так получается, надо привозить меньше?

Признаки эффективной системы управления запасами

1. Закупки осуществляются оптимальными партиями, не дублируются и не теряются.
2. Оплаты поставщикам проходят вовремя.
3. Поставки тщательно проверяются на соответствие заказам по номенклатуре и качеству.
4. Все закупки фиксируются, в частности, отражается цена и количество материалов, эти данные нужны для расчета себестоимости.
5. На складе можно быстро найти и получить нужные материалы.
6. Поддерживается определенный уровень запасов.
7. При хранении запасы защищены от повреждений, пожаров и краж.
8. Получение и выдача заказов фиксируются в учете.
9. Информация о наличии и движении запасов прозрачна, понятна и доступна.

Порядок управления запасами

Управление запасами – это особая процедура, предполагающая следующий алгоритм:

1. Анализ объема запасов за предыдущий период. В ходе этого этапа устанавливается действительно нужный объем снабжения. Также определяется эффективность его использования.
2. Определяются цели использования резервов. К примеру, это может быть максимальное обеспечение производства в текущий момент, установление размера снабжения в сезонный период.
3. Оптимизация объема запасов для обеспечения основного производства. То есть находится тот размер, который действительно необходим.

К сведению! В рамках процедуры нужно пройти каждый из этапов. Оптимизация объема невозможна без предварительного анализа производства.

Управление оптимальным размеров запасов

Неверно выполненная оптимизация может привести к этим негативным моментам:

• Недостаток средств для обеспечения производства, находящихся в обороте.
• Нарушение нормального функционирования складских помещений.
• Претензии со стороны заказчиков и потребителей.
• Истечение срока годности продукции.

Какие существуют способы пополнения оборотных средств?

В каждом предприятии имеется страховой резерв. К примеру, для нормального производства нужно 1000 единиц. Однако на складе хранится 1050 единиц. Дополнительные 50 штук нужны для использования в критической ситуации. К примеру, произошло резкое повышение спроса на продукцию. В этом случае для удовлетворения спроса потребителей будет задействован страховой резерв.

При определении оптимального объема нужно руководствоваться этими критериями:

• Ценовая политика производителя.
• Особенности закупки и реализации продукции.
• Внешние факторы. В частности, конкуренция.

Нельзя допускать переизбытка запасов. Это может привести к следующим негативным последствиям:

• Повышению расходов на хранение.
• Увеличению имущественного налога.
• Риску неполучения дохода на излишках продукции.
• Истечению срока годности.

Дефицит продукции, в свою очередь, влечет за собой эти последствия:

• Приостановку процесса производства.
• Сокращение размеров реализации.
• Необходимость в срочной закупке дополнительного сырья на невыгодных условиях.

Главное последствие неправильной политики – это появление упущенной прибыли у предприятия.

Какие бывают типы запасов

Как правило, виды запасов могут быть сгруппированы в четыре категории:

1. Cырье;
2. Незавершенное производство;
3. Готовая продукция;
4. Товары для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации.

Разберем эти понятия более подробно

Сырье — любые предметы, используемые для изготовления компонентов или готовой продукции. Это могут быть товары, произведенные непосредственно вашим предприятием или приобретенные у поставщика. Например, предприятие по производству свечей может закупать воск, фитили и декоративные ленты — это и будет сырье.

Запас незавершенного производства относится к предметам, перемещающимся через производство, но еще не готовым к продаже. В случае производства свечей, товарами незавершенного производства будут неупакованные свечи.

Готовая продукция — товары с завершенным производственным циклом, готовые к продаже. На нашем примере, это свечи или упаковки свечей. 

Товары для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации ( MRO — Maintenance, Repair, Operations) — это товары, используемые для поддержки и облегчения производства готовой продукции. Обычно применяются в производственном процессе, но не являются прямой частью готового продукта. Например, формы, используемые для изготовления свечей.

Анализ данных

Оптимизация включает в себя анализ данных. Процедура эта объединяет следующие шаги:

• Анализ настоящего спроса. Если потребители закупают в магазине 50 единиц товара, бессмысленно приобретать 200 единиц. Поэтому нужно точно проанализировать уровень текущего спроса на продукцию. На основе выполненного анализа предприятие сможет закупать именно то число запасов, которое получится продать до будущей закупки.
• Расчет страхового запаса. В рамках расчета нужно учесть все факторы, влияющие на реализацию. К примеру, это может быть сезонный спрос, поведение потребителей. Например, в среднем потребители закупают 1000 единиц продукции в месяц. Это средняя планка. Однако в теории спрос может подняться до 1200 единиц. Оптимальный страховой запас составит 200 единиц. Расчет может выполняться на основании этих стратегий: увеличение прибыли, уменьшение объема закупок, снижение затрат на хранение, удовлетворение нужд потребителей.
• Анализ излишков и дефицита. В ходе этой процедуры устанавливается текущее положение. К примеру, представители предприятия могут совершать системную ошибку: закупку избыточного объема продукции. Анализ обеспечит уменьшение вероятных рисков.
• Оптимизация товарной линейки. Определяются товары с хаотичным или стабильным спросом.
• Управленческая отчетность. Вся информация поставляется руководству в форме отчетности. Своевременное определение отрицательных тенденций позволяет быстро стабилизировать производство, не допуская существенных убытков.

Именно на основании собранной информации осуществляется управление запасами.

Классическая модель оптимального размера заказа

Определение 1

Модель оптимального размера заказа (другие названия – модель экономичного размера заказа, формула Уилсона, формула Харриса-Уилсона, модель ОРЗ, модель EOQ) – основная модель теории запасов, ее сущность состоит в определении такой партии заказа, при которой совокупные затраты на управление запасами минимальны. В классическом виде формула записывается следующим образом:

• где Q – прогнозная потребность в товаре на определенный период (год), ед.;
• I – стоимость хранения единицы товара в год, ден. ед.;
• А – стоимость оформления заказа, ден. ед.

Отсюда оптимальную периодичность заказов можно определить по формуле:

Вывод формулы основан на дифференцировании функции общих затрат, связанных с оформлением заказов и хранением запаса. Затраты на оформление заказа постоянны по отношению к одному заказу. Их общий объем за установленный период рассчитывается исходя из количества совершенных заказов, поэтому мелкие партии приводят к росту числа поставок и увеличению издержек оформления. С другой стороны, совокупные затраты на содержание запаса зависят от размера заказа прямо пропорционально: чем большими партиями пополняется запас, тем дороже стоит его хранение. Графически данные зависимости проиллюстрированы на рисунке ниже.

Авторство формулы в большинстве источников приписывают американскому экономисту-математику Р. Уилсону, формула EOQ была выведена им как результат одной из разработанных систем управления запасами. В специальной литературе вывод формулы Р. Уилсоном датируется в пределах от 1916 до 1934 г.

Вместе с тем необходимо учесть работу Харриса 1915 года, где сформулирована модель оптимальной величины партии запаса незавершенного производства, которая записывается следующим образом:

Данная формула несколько отличается от классической модели EOQ, однако преследует схожие цели и имеет тот же принцип формирования. Поэтому формулу EOQ часто также называют формулой Харриса-Уилсона.

Основным преимуществом формулы является универсальность и простота при достаточно хороших результатах.

Однако для современных условий функционирования бизнеса классическая модель имеет ряд ограничений:

• модель применяется для одного вида товара;
• модель не учитывает возможных колебаний спроса в течение планового периода времени;
• средний уровень запаса составляет половину размера заказа, что справедливо только при равномерном расходовании запаса;
• время доставки принимается постоянным, что не всегда справедливо ввиду нестабильности работы транспорта;
• не учитываются оптовые скидки, которые могут существенно повлиять на экономичный размер заказа в сторону увеличения;
• принимается, что поставка приходуется на склад одновременно, что не всегда справедливо;
• модель не учитывает ограничения по мощностям склада;
• не учитываются потери от дефицита;
• принимается, что транспортные затраты всегда несет поставщик, поэтому в модели не учитываются;
• не учитываются ограничения вместимости транспортных средств.

Замечание 1

В связи с этим сегодня в рамках логистики запасов разрабатываются модификации формулы EOQ.

АВС-анализ

Этот метод расчета определяет самые важные ресурсы фирмы. Его можно применять на всех видах организаций. Он сформирован по принципу Парео: 80 % оборота дает 20 % товаров. Надежный контроль этой части ресурсов (запасов) даст возможность контролировать систему в целом.

В рамках ABC-анализа товарные позиции делятся на три категории:

• А – самые прибыльные: 20 % ассортимента приносит 80 % заказов.
• В – промежуточные: 30 % ассортимента приносит 15 % продаж.
• С – наименее ценные: 50 % ассортимента приносит 5 % заказов.

ABC-анализ — это ранжирование по параметрам. Причем сортировать можно не только продукцию, но и покупателей, длительность периода продаж, прочие важные статистические данные. Цель – группировка объектов по степени их влияния на конечный результат. В процессе анализа также формируется график, который называется кривой Парето (Лоренца или ABC-кривой). Этот же метод можно использовать для ранжирования клиентов по количеству заказов в логистике. Формула Уилсона для данной цели непригодна.

Группировка объектов может осуществляться по стоимостным показателям. В этом случае складывается доля объектов и общий результат (например, если продукция приносит 50 % заказов, то это значение увеличивается в два раза). Значение сумм находится в пределах от 0 % до 200 %. Группы формируются по таким критериям: А – 100 %, В – 45 %, С – остальные.

Контроль уровня запасов

Запасы должны регулярно пополняться. Самый простой способ понять, когда пора заказывать следующую партию — рассчитать точку заказа. Это уровень запаса, при котором нужно делать повторный заказ.

Точка повторного заказа = Объем используемого материала х Максимальное время выполнения заказа

Время выполнения заказа — время между моментом размещения заказа и фактическим поступлением товара или сырья. В расчете используется максимальное время, потому что могут возникнуть задержки поставки: проблемы с отгрузкой у поставщика, сложности у транспортной компании. Это дополнительная страховка для компании.

Максимальный запас на складе будет после поступления новой партии, дальше он постепенно снижается, до нового заказа:

Поэтому средний уровень запасов принимается за половину от объема заказа:

Средний уровень запасов = Объем заказа : 2

Зная размер среднего уровня запасов, можно посчитать, в какую сумму обходится хранение ресурсов.

Затраты на хранение = Средний уровень запасов х Стоимость хранения

Например, фирма получает сырье максимум через пять дней после заказа. Объем заказа равен пяти тоннам. В день используется 100 килограммов сырья. Стоимость хранения одного килограмма сырья составляет 50 рублей в год.

Точка повторного заказа = 100 х 5 = 500 (кг)

Заказ нужно размещать, когда запас уменьшится до 500 кг.

Средний уровень запасов = 5000 : 2 = 2 500 (кг)

Затраты на хранение запасов = 2 500 х 50 = 125 000 (руб.)

Елена Аверичева, исполнительный директор «Бизнес Аудит Консалтинг»:

Цели и задачи политики управления запасами

Основная цель управления запасами – обеспечение производственных процессов и снижение сопутствующих затрат. Конечной целью является извлечение прибыли, обеспечение стабильности работы. Рассмотрим задачи политики:

• Установление точного объема запасов, имеющихся на складе на данный момент.
• Установление объема запасов, который нужно закупить в ближайшее время.
• Определение оптимальных сроков исполнения заказов.

Под управлением понимается расчет норм запаса, контроль над фактическими объемами, своевременное пополнение запасов. Налаженная политика необходима для достижения следующих конкурентных преимуществ:

• Уменьшение трат, возникающих вследствие недостатка сырья.
• Сокращение излишек ТМЦ.
• Повышение скорости оборота.
• Уменьшение затрат компании на хранение ТМЦ.
• Оптимизация налогообложения.
• Сокращение потерь, возникающих вследствие порчи или износа резервов.

С 2021 г. на бухгалтерскую (финансовую) отчетность в обязательном порядке станет распространяться Федеральный стандарт бухгалтерского учета (ФСБУ) 5/2019 «Запасы». Для правильного понимания новых нормативных требований, которые необходимо адаптировать к учетным системам уже сейчас, нужно проанализировать те изменения, которые носят концептуальный, системообразующий характер.Посмотреть анализ

Рассмотрим пример. Пищевое предприятие занимается производством колбасы. Ингредиенты для ее производства хранятся на складе. Если запасов будет недостаточно, процесс производства будет приостановлен. Из-за этого потребители колбасы не получат тот продукт, который они желают приобрести. Следовательно, предприятие не сможет извлечь прибыль от реализации. Однако избыток запасов не менее опасен, чем недостаток. Если ингредиентов будет слишком много, их не удастся пустить в производство в полном объеме. Часть запасов будет испорчена в связи с истечением срока годности. Следовательно, фирма понесет убыток.

Стоимость размещения заказа

Стоимость размещения заказа (иногда ее еще называют «издержки пополнения заказа») зависит от частоты, с которой они размещаются. Если менеджер отдела закупок заказывает, например, посуду, то его трудозатраты на заказ двух наборов посуды будет не намного меньше, чем на заказ двухсот наборов. Соответственно, расходы на размещение заказа будут тем ниже, чем больше будет заказана партия.

В стоимость размещения заказа обычно входят затраты на:

1. поиск поставщика (например, посещение выставок);
2. ведение переговоров (как вариант, даже чай и кофе, выпитые во время переговоров);
3. оформление и отправку заказа (время менеджера по закупкам);
4. отслеживание транспортировки (время и усилия менеджера, иногда расходы на связь);
5. анализ статистической информации по движению запаса;
6. принятие заказа по его прибытии;
7. оформление претензий по качеству;
8. сверку документов;
9. транспортировку, если она не включена в стоимость товара;
10. оплату транспортных тарифов сторонних организаций;
11. расходы на подачу транспорта и погрузо-разгрузочные работы;
12. ведение счетов поставщика и другие расходы.

Наиболее удобным, хотя и не самым точным методом является деление общих годовых расходов отдела закупок (заработная плата работников отдела, материальные и накладные расходы, командировки, расходы на проведение переговоров и презентаций) на число подаваемых за год заказов. Этому можно противопоставить точный хронометраж работы сотрудника и выборочное обследование в целях определения средних затрат времени на подготовку и подачу заказов.

ПРИМЕР. В качестве наглядного примера рассмотрим расчет затрат на отдельный заказ.

Магазин закупает бытовую технику. Товар — холодильник. Поставка, как правило, осуществлялась небольшими партиями (4–5 шт.). Стоимость размещения и приемки заказа складывается из стоимости факторов, которые требуются непосредственно для проведения работ:

1. фактор 1 — работа менеджера по закупкам;
2. фактор 2 — работа грузчика, принимающего товар;
3. фактор 3 — работа оборудования по приемке (погрузчика, штабелера);
4. фактор 4 — транспортировка холодильника с центрального склада до магазинов сети.

ФАКТОР 1

Фактор стоимости — время работы менеджера по закупкам. З/п = $ 800 /мес. Итого: $ 800 /22/8 = $ 4,55 /ч Среднее время операций по заказу для 1–20 холодильников — 1,5 ч. Стоимость фактора: $ 4,55 ? 1,5 = $ 6,825.

ФАКТОР 2

Фактор стоимости — время работы складского рабочего. З/п = $ 400 /мес. Итого: $ 400 /22рабочих дня в месяц /8 ч = $ 2,30/ч. Требуемое время на приемку 1–5 холодильников — 20 мин. Стоимость фактора: $ 2,30 ? 20/60 = $ 0,76

ФАКТОР 3

Стоимость фактора складывается из амортизации и затрат на обслуживание погрузчика. Фактор стоимости — время работы погрузчика. Исходя из срока полной амортизации за 5 лет ставка фактора = $ 1,00 /ч. Учет затрат на обслуживание примерно удваивает ставку фактора. Стоимость фактора: $ 1,00 ? 2 ? 20/60 = $ 0,70

ФАКТОР 4

Фактор стоимости — стоимость транспортировки холодильника в пределах города и время работы грузовой «Газели». Стоимость часа работы — 10 $, минимальное время работы — 4 часа + 1 час на подачу, на перевозку четырех холодильников по городу в два магазина требуется 8 часов. Общая стоимость доставки одного холодильника: $ 10 * 8 / 4 = $ 20. Общая стоимость операций по заказу и приемке: $ 6,825 + $ 0,76 + $ 0,70 + $ 20 = $ 28,29. Средние издержки (K) на закупку одного холодильника: $ 28,29 / 4 штуки = $ 7,07.

Как показывает практика, расхождение в подсчетах издержек на 5–10% не столь существенно влияет на общую сумму экономичного заказа.

Важно одно: чем больше величина заказа (например, если привезем партию холодильников, состоящую не из 4 штук, а 20), тем дешевле нам обойдется заказ: K = $28,29 / 20 штук = $1,41. Значит, надо привозить больше?

Значит, надо привозить больше?