19 инструментов для автоматизации малого бизнеса

Несколько советов при выборе

Для пользователей, которые только собираются приобрести платную или бесплатную программу для учета товара на складе, можно сделать несколько замечаний:

• Программа должна иметь максимум возможности для интеграции и совместимости, чтобы иметь доступ к различным видам сервисов.
• Не стоит пренебрегать пробным периодом, его использование позволит понять, насколько удобен интерфейс и актуален функционал.
• До того, как купить продукт, стоит почитать отзывы о его работе.
• Обязательно проверить наличие техподдержки и график ее работы, круглосуточная техподдержка – существенное преимущество.

Это были основные сведения о программах, которые помогают вести учет в торговых точках и на складах. Изучив их работу, можно узнать, как вести учет на складе. 

Как автоматизировать бухгалтерский учет?

1 этап – подготовительный. 2 этап – постановка задачи.

• расходы на покупку, внедрение и сопровождение ПО;
• возможность интеграции с используемыми системами (если интеграция необходима);
• наличие оборудования и специализированного ПО, которые необходимы для работы системы бухгалтерского учета;
• необходимость работы в базе большого числа пользователей;
• возможность и стоимость обучения сотрудников;
• наличие в регионе обслуживающих компаний (они обеспечивают обновление ПО, поддержку);
• соответствие потребностям предприятия;
• возможность масштабирования.

3 этап – внедрение программы. 4 этап – обучение сотрудников. 5 этап – проведение тестового периода.

Почему BDO Unicon Outsourcing?

• Мы добиваемся оптимизации расходов за счет автоматизации рутинных процессов. Наши ИТ-специалисты внедряют и настраивают ИТ-решения для финансов, кадров, производства и менеджмента. Мы работаем со средним и крупным бизнесом, с российскими и международными компаниями.
• Наша система информационной безопасности соответствует стандарту ISO/IEC 27001:2020 и ФЗ-152.
• В компании настроены автоматизированные контроли качества, действует строгая система KPI
• Команда экспертов-методологов следит за изменениями законодательства, изучает актуальные практики и дает рекомендации по оптимальному построению бизнес-процессов для клиентов.

8 495 787-85-52

Тренды и тенденции в автоматизации БП

Каждой компании может требоваться разная автоматизация, но все равно можно выделить общие тенденции: 

Связка онлайн и офлайн каналов, в которых бизнес взаимодействует с клиентами. Например, компания знает, что клиент на прошлой неделе покупал офлайн и ему выдали скидочный купон. В смс-рассылке можно напомнить ему о том, что срок действия купона истекает и дать ссылку на личный кабинет, где он может отслеживать акции.

Увеличение автоматизации во внутренних процессах. Иногда люди не справляются с большим объемом задач. Если автоматизировать задачи, это сэкономит время и поможет избежать ошибок. 

Сквозная аналитика. Она помогает анализировать поведение пользователей на каждом этапе воронки продаж и в каждом канале (реклама, социальные сети, офлайн площадки и т.д.) 

No-code сервисы. Они нужны, чтобы связывать между собой разные системы и закрывать потребности бизнеса, которые не могут закрыть готовые решения. Например, если компании нужно передавать данные между двумя сервисами, у которых нет готовой интеграции друг с другом. 

Риски автоматизации

Автоматизация процессов — это чаще всего позитивное изменение для бизнеса: упрощение работы, повышение удобства для покупателя и работников. Некоторые компании не могут расти без внедрения автоматизации. Но и тут могут быть свои риски: сотрудники компании могут саботировать новые способы работы или способ автоматизации может быть недоработан.

Топ-7 ошибок при автоматизации бизнеса

Работники против автоматизации. Работники компании могут негативно относиться к внедрению автоматических процессов, потому что система как будто забирает их работу. Раньше они весь день занимались делом, а теперь их задачи выполняет программа или автомат.

Уязвимость или недоработка в способе автоматизации. Любая автоматизация может быть несовершенна, и этим могут воспользоваться против компании. Если в процессе работы обнаружили недоработку, это не повод отказываться от автоматизации. Нужно обсудить с разработчиками или поставщиками сервиса, как устранить уязвимость, или найти на рынке другое решение, в котором такой недоработки нет.

Решением стала бизнес-карта Тинькофф, по которой можно установить ограничения по категориям покупок — разрешить покупки только в ресторанах и кафе, а все остальное запретить.

Как курьеры тратили до 1 млн рублей в месяц по бизнес-карте

Не рассчитать возможности компании. Собственник компании может ошибится с расчетом пользы от автоматизации. Часто компании после автоматизации процессов тратят больше ресурсов, чем до нее. Компания теряет деньги и может не получать ничего взамен.

Прежде чем приходить к автоматизации, нужно просчитать все риски и точно знать, какую пользу принесет автоматизация бизнесу. Например, компании с выручкой 1 млн в месяц внедрять автоматизацию с обслуживанием на сумму 100 тысяч рублей в месяц нецелесообразно: скорее всего, выгода от автоматизации не окупит затрат на такое нововведение.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

• Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.
• Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

5 этапов внедрения новых технологий

Оптимизация и модернизация процессов означает переход на электронный документооборот. В основном это актуально для небольших торговых точек площадью не более 350 кв. м

Самое важное, что при этом владельцы магазинов переводят формат торговли на самообслуживание. В таком случае сотрудничество с покупателями становится более эффективным

Клиент самостоятельно подбирает себе товары в необходимом количестве и контактирует с кассиром уже после принятия решения о покупке.

Самообслуживание — это качественно новая форма торговли, требующая оснащения магазина современным оборудованием. Меняется при этом и весь ракурс деятельности, включая формы учета и регистрации товара, поступившего на склад. Теперь перед отправкой в торговый зал товарные позиции регистрируются в виртуальной системе для последующего отпуска.

Модернизация выполняется в несколько основных этапов.

1. Определяются причины перехода на новый уровень.

Ориентироваться лишь на тренды в данном случае бессмысленно

Предпринимателю важно понять конкретные причины, сподвигающие на модернизацию. Таковыми могут быть жесткая конкуренция, увеличение товарооборота, уменьшение расходов, расширение базы клиентов, повышение качества обслуживания

2. Разрабатываются способы реализации.

Здесь нужно выбирать между различными производителями и моделями оборудования, в многообразии представленного на рынке.

3. Закупается необходимая техника.

В первую очередь, нужно определиться, что действительно необходимо, а от чего можно отказаться ради экономии. Если бюджет достаточен для максимальной комплектации, следует отталкиваться от оптимального соотношения «цена — качество».

Подробнее

5. Проводится обучение персонала.

Очень важно правильно настроить сотрудников на работу в новых условиях. В случае проявления недовольства нововведениями и саботажа придется обновлять штат, что займет продолжительное время

На обучение сотрудников, впрочем, также уйдет как минимум несколько дней.

Процесс обновления может выполняться по двум методикам: полная вариация и частичная вариация. Первый метод подразумевает под собой всестороннюю качественную модернизацию предприятия с переходом на новый регламент. Во втором случае изменениям подвергается лишь одно подразделение компании (например, склад), либо затрагивается конкретная категория товарного ассортимента.

Методика модернизации выбирается зачастую исходя из возможностей владельца компании, количества точек продаж, складской логистики. Если модернизируется целая торговая сеть, обычно происходит полная вариация. Частично обновляются чаще всего небольшие магазины. Но происходит это в несколько этапов, пока полностью не сменится регламент.

Подробнее

Зачем нужно автоматизировать бухгалтерию?

Бухгалтерский учет — прикладная экономическая дисциплина, приобретающая в условиях переходной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров. Бухгалтерский учет обеспечивает регистрацию, сохранение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В условиях частой смены нормативных актов государства и местных органов власти, регулирующих правила бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения предприятий, профессия бухгалтера становится все более престижной, а ее роль в управлении предприятием — ключевой.

Сложность ведения бухгалтерского учета в современной России вынуждает бухгалтера постоянно совершенствовать свою квалификацию, отслеживать последние изменения и дополнения к уже действующим законам и учитывать их в своей практической деятельности. Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем при стабильной экономической ситуации, и от бухгалтера подчас требуется настоящее искусство, чтобы, с одной стороны, не загнать предприятие в угол из-за уплаты налогов, и, с другой стороны, формально не нарушить закон и избежать штрафных санкций.

Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях является важной составной частью всей системы информационного обеспечения офисной деятельности. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом чисел из одних документов в другие

Несмотря на кажущуюся простоту проблемы автоматизации бухгалтерской деятельности, удобное для неискушенного в применении компьютеров человека решение получить не так-то легко. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.

Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами предприятия.

LiteBox

Система в облаке, которую создавали специально для малого бизнеса. Относится к лучшим бесплатным программам для торговли и склада.

Обеспечивает автоматизацию учета товаров, подключение кассы, использование инструментов маркетинга. Есть возможность интегрировать с 1С, импортировать данные из xml и csv. Есть интересное дополнение – можно заниматься реализацией алкоголя, отчеты формируются согласно требованиям ЕГАИС, накладные подтверждаются. Базы данных заполняются с указание разных единиц измерения.

Базовый тариф позволяет использовать основные функции по формированию базы данных и получать автоматическое обновление программы. Профи предоставляет все функции, включая автоматическое формирование цен, неограниченное число контрагентов и другие опции. Это отличный пример бесплатной программы для складского учета и торговли.

Автоматизация бухгалтерских и налоговых отчетов

Вести бухучет в Excel и вручную заполнять бухгалтерские отчеты — реально. Но чем больше в учете ручной работы, тем выше риск ошибок, пени, штрафов, а то и судов.

Расскажем о двух программах, которые помогают автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет.

— сервис электронной бухгалтерской и налоговой отчетности, есть отдельный функционал для малого бизнеса на УСН и патенте.

Система помогает ускорить сдачу отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Автоматически рассчитывает налоги с дохода и зарплат, создает платежки и напоминает, когда их нужно заплатить.

Помогает предпринимателю или бухгалтеру составлять счета, акты, накладные и УПД, а также передает их в систему электронного документооборота «Диадок».

Все бухгалтерские документы — в одном окне

Бухгалтерское ПО для компаний и ИП на упрощенной системе налогообложения от 1С.

В интерфейсе есть все функции для бухгалтерского и налогового учета малого бизнеса: ведение хозяйственной деятельности, расчетные операции по кассе и банку, расчеты по заработной плате, расчет налогов и взносов.

Когда доход компании вырастет и нужно будет перейти на общую систему налогообложения, достаточно будет просто поменять настройки в программе.

Автоматизация финансово-управленческого учета

Управленческий учет — система для сбора данных о бизнесе для последующего анализа. Учет — один из видов автоматизации бизнес-процессов, он помогает получать подробные отчеты о движениях денег, прибылях и убытках и других финансовых данных. Малый бизнес зачастую ведет такие отчеты в Excel-таблицах, это усложняет анализ информации и требует много времени.

Идеальный управленческий учет позволяет руководителю в любой момент определить, что происходит с бизнесом, и выстроить дальнейшие действия. Бухучет здесь не поможет — он не позволяет оценить прибыльность отдельных сегментов и не дает достаточно информации для грамотного финансового планирования. Бухучет нужен для отчетности перед государством.

У небольших компаний, в отличие от более масштабных коллег, нет ни отдельного финансового отдела, ни департамента аналитики, ни стратегов-менеджеров, занимающихся планированием

Все эти задачи часто ложатся на самого руководителя, поэтому важно освободить драгоценной время собственника и автоматизировать учет денег

Финансовый директор «Нескучных финансов» Дмитрий Фурье отмечает, что для автоматизации учета нужно собрать и структурировать информацию, а также подобрать инструменты под наиболее сложные и нуждающиеся в контроле статьи и контуры учета. По его словам, если крупный и средний бизнес может заказать ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) под собственные потребности, то малому бизнесу придется использовать разные инструменты. Помочь с этим бизнесмену могут облачные решения, такие как ПланФакт.

Компьютерные алгоритмы успешно заменяют работу финансистов по всему миру. Автоматизация финансового учета для малого бизнеса позволяет решать проблемы с мультивалютностью, разделять проекты разных контрагентов и избегать потери средств из-за нарушений в учете дебита-кредита.

Алексей Прозоров, собственник логистической компании IMPORT.PLUS, столкнулся с потерей 120 тысяч рублей как раз из-за отсутствия автоматизации:

Теперь у IMPORT.PLUS все автоматизировано: можно легко изучить аналитику, внести или изменить данные, учесть проектную прибыль, сократить издержки и перераспределить расходы.

— сервис с простым и интуитивно-понятным интерфейсом:

Коротко о главном:

1. Автоматизация бизнес-процессов раньше была прерогативой крупного бизнеса, но сейчас ее активно использует и малый бизнес.
2. Автоматизировать можно любые процессы — продажи, маркетинг, финансовый учет, даже общение с покупателями.
3. Автоматизация позволяет повысить продуктивность, увеличить прибыль, масштабировать бизнес.
4. Для малого бизнеса есть как недорогие решения по конкретным процессам, так и комплексные решения, объединяющие сразу несколько направлений.
5. Автоматизированные решения — реальный способ для малого бизнеса повысить эффективность работы, не раздувая бюджет. Автоматизированные платформы снимают с руководителя и персонала рутинные задачи и позволяют работать над такими сложными и трудоемкими процессами как планирование, коммуникация с клиентами, выстраивание стратегии развития и продвижения.

Вертикальный принтер для печати на стенах

Стоимость: 270 тыс. — 4 млн. рублей

Спрос на создание уникальных рисунков в дизайне интерьеров растет и среди частных клиентов, и среди коммерческих организаций. Создать качественное изображение может не каждый, поэтому для решения проблемы и были разработаны вертикальные принтеры, с которыми можно создавать настенные принты без художественного образования.

Себестоимость нанесения рисунка помощью вертикальных принтеров обычно составляет меньше 200 рублей, а вот продавать рисунок можно в 20 раз дороже, и это все равно будет дешевле прайсов некоторых художников. Да и скорость печати уже будет измеряться не в днях и неделях, а в часах и не зависеть от наличия или отсутствия вдохновения у автора. Печатать можно на разных материалах — на штукатурке, металле, керамике, кирпиче, бетоне, ткани, коже, дереве и стекле. Отклик же на подобный технологичный вид покраски у клиентов позитивный. Услуги печати на стенах заказывают частные детские сады и клубы, заведения общественного питания, офисы, общественные пространства, владельцы любых помещений, где есть детские уголки и зоны.

Самые дешевые китайские аппараты будут стоить от 270-300 тыс. рублей. Также появились отечественные компании, доработавшие китайские аппараты, как говорится, до ума, модернизировав и поменяв в них некоторые модули и узлы на более качественные зарубежные аналоги.

Сушильная камера

Стоимость: 50-500 тыс. рублей

Для изготовления сухофруктов сейчас можно подобрать оборудование под любой бюджет и потребности: начиная от небольших комбайнов, которые дадут возможность открыть небольшое домашнее производство, и заканчивая различными комплексами, «заточенными” под крупные предприятия. Технически существует два вида сушилок: инфракрасные и конвективные.

• Конвективные сушилки. Устройство конвективных сушилок основано на обычных электронагревателях. Фрукты или ягоды размещают на специальном поддоне, где они подвергаются обработке теплым воздухом. После такой термической обработки влага, которая содержится в плодах, испаряется — а вы получаете готовый к продаже продукт.

• Инфракрасные сушилки. При использовании инфракрасного сушильного оборудования плоды обрабатывают инфракрасным излучением. Перед обработкой их измельчают, нарезая дольками — иначе сушка будет не очень эффективной, ведь глубина проникновения инфракрасного излучения небольшая, всего 6-8 миллиметров. Зато и вкус, и полезные свойства такая продукция сохраняет лучше.

Стоимость сушильного оборудования сильно варьируется от производительности и функционала. Если говорить не о крупном производстве, а скорее об удовлетворении спроса нескольких магазинов сухофруктов, будет достаточно бюджета в 80 000 – 100 000 рублей. Направление собственной сушки фруктов и ягод довольно выгодно — например, занимаясь производством кураги, предприниматель увеличивает стоимость продукта на выходе в десять раз.

Мой склад

Дата рождения данного облачного сервиса складского учета – 2008 год. Уже через пять лет «Мой склад» получил премию «Облако-2013» и был признан лучшим облачным сервисом России. Несмотря ни на что, этот сервис продолжает держать марку и на сегодняшний день заслужил доверие более 700 тысяч организаций малого и среднего бизнеса.

Плюсы

• Универсальность и удивительная простота освоения программы.
• Постоянное совершенствование функционала и дружелюбная техподдержка.
• Гибкий API, позволяющий производить интеграцию с другими полезными сервисами и программами.
• Беспрецедентный уровень защиты данных пользователя.
• Поддержка ЕГАИС.
• Доступ к системе с планшетов и смартфонов под управлением iOS и Android.

Минусы

• Отсутствие шаблонов для продаж.
• Отсутствие возможности создания архивов данных.

Сколько стоит?

Абонентская плата за тариф «Базовый», рассчитанный на два рабочих места, составляет 1000 рублей в месяц. «Профессиональный» (5 рабочих мест) стоит 2900 рублей, а за самый продвинутый тариф – «Корпоративный» (до 10 сотрудников) придется ежемесячно платить 6900 рублей. Тариф «Бесплатный» для одного рабочего места соответствует своему названию, но имеет ряд существенных ограничений.

«ЕКАМ»

Главная страница сервиса «ЕКАМ»

Плюсы

В целом программа довольно стандартна:

• анализирует остатки — собственные и поставщиков,

• здесь есть касса — в аренду либо в собственность,

• анализирует продажи — выявляет как ходовой товар, так и залежавшийся,

• есть автоматическая выгрузка товаров на сайт пользователя,

• синхронизируется с площадками «1С-Битрикс», «Опенкарт», «Тильда» и другими.

Возможности программы «ЕКАМ»

Тарифы

За первую неделю работы с сервисом можно не вносить деньги, а при оплате сразу за год вы экономите сэкономить 20%.

Четыре платных тарифа выстроены с учетом нагрузки предприятия — от 1 200 до 4 800 рублей за месяц.

Тарифы сервиса «ЕКАМ»

Кому подойдет

«ЕКАМ» помогает провести автоматизацию складского учета. Если же вам необходим более широкий ассортимент опций, то можно рассмотреть другие варианты.

МойСклад

Хороший облачный софт для некрупных фирм «Мойсклад». Снабжен прекрасным набором функций для учета оптовых и розничных продаж или производственных нужд. Поддерживает скидочные карты, формирует клиентскую базу, воронку продаж. Может работать на ОС Windows, iOS, Android.

Начинающие пользователи часто задаются вопросом, как работать с программой «Мой склад». Для начала надо выбрать подходящий тариф. Цены на разные версии варьируются. Все тарифы имеют двухнедельную бесплатную версию, которая поможет определиться, нужен ли этот тариф для работы. Имеется и полностью бесплатный тариф, который предоставляет возможность обслуживания одной торговой точки одним сотрудником.

Этапы автоматизации

К автоматизации бизнес-процессов нужно подходить системно. Весь процесс автоматизации включает четыре этапа. 

Анализ и планирование

Этот этап предваряет всю работу по автоматизации. Для начала компания должна оценить свои возможности и определить потребности – что нужно автоматизировать, чего хотим добиться

Также важно получить представление о том, как работает тот или иной процесс. Без понимания этих моментов автоматизировать бизнес-процессы будет неэффективно – зачастую такие траты будут осуществляться впустую либо не приведут к желаемым, запланированным результатам.

На данном этапе важно определиться с инструментами воздействия, которые дадут наилучший эффект, применительно к тому или иному процессу. Также выбираем тип автоматизации – опять же, исходя их потребностей и целей конечных пользователей

Нет необходимости кардинально менять бизнес-процессы. Речь идет о модернизации уже существующих процессов, которые являются привычными – их нужно только усовершенствовать и доработать.

Внедрение

Настраиваем выбранные технологии, определяемся с функциями, распределяем доступы к системе, обучаем персонал, распределяем ответственности и т.д.

Интеграция

Автоматизированные бизнес-процессы нужно интегрировать в уже существующую систему на предприятии. Иными словами – автоматизация бизнес-процесса проходит тестирование. Как новые процессы впишутся в общую схему работы предприятия, не приведут ли к сбоям в работе – эти и другие вопросы требует оценки и анализа на данном этапе.

Сопровождение и обслуживание

Это заключительный этап – поиск «узких» мест, пробелов в работе автоматизированной системы, которые нуждаются в доработке или корректировке. Все недостатки системы подлежат исправлению

Важно! Система нуждается в периодической проверке на актуальность бизнес-процессов, корректировке, обновлении. Поскольку предприятие развиваются, появляются новые продукты, технологии производства, рынки сбыта – все это нужно учитывать

Автоматизация бизнес-процессов – это система, которая нуждается в постоянной техподдержке и обновлении.

Какие системы используют для автоматизации

Есть много групп программных решений для автоматизации. Их делят в зависимости от назначения. Иногда внутри одной программы есть элементы нескольких групп.

CRM (Customer Relationship Management). Это системы для управления продажами и клиентским сервисом. С их помощью автоматизируют сбор клиентской базы, обработку заявок и общение с клиентами компании.

Система собирает все заявки и заказы в общей воронке продаж, пишет сообщения клиентам, отправляет документы и автоматически звонит заказчику. На разных этапах воронки можно настроить свои автоматические действия.

Так выглядит воронка продаж с заказами в CRM-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

HRM (Human Capital Management). Это системы для автоматизации кадровых служб и управления персоналом. Они полезны для управления большим штатом — от 50 человек.

HRM помогают автоматически рассчитывать зарплату и вести кадровые документы. Кроме этого, с их помощью работают с соискателями, ведут базу вакансий и сотрудников, календарь отпусков и больничных, мониторят актуальность медосмотров и инструктажей по охране труда.

Так выглядит база вакансий в HRM-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

ECM (Enterprise Content Management). Это системы управления корпоративным цифровым контентом. Их главная функция — электронный документооборот.

ECM упрощают работу со всеми документами компании. Без них все документы — договоры, акты, счета, приказы, протоколы, уведомления — готовят на бумаге, согласовывают и подписывают вручную. В ECM у каждого документа есть цифровой образ, который можно подписать и отправить по назначению, не выходя из кабинета.

Так выглядит работа с документами в ECM-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

BPM (Business Process Model). Это системы для моделирования и управления бизнес-процессами в компании. Не какими-то отдельными процессами, а всеми процессами одновременно.

Они не упрощают частные аспекты работы бизнеса, а помогают визуализировать процессы и найти пути их оптимизации. Их используют для планирования и выстраивания бизнес-процессов в компании.

Так выглядит моделирование бизнес-процесса в BPM-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

WMS (Warehouse Management System). Система, которая помогает управлять запасами, складом и вести складской учёт с момента поступления товаров или материалов в центр распределения заказов и до момента, когда они покидают склад.

WMS автоматизирует приёмку, перемещение, хранение, комплектацию и отгрузку товаров. По каждой операции система показывает статистику.

Так выглядит статистика по складу в WMS-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

TMS (Transportation Management System). Группа систем, которые помогают бизнесу управлять логистикой. С их помощью крупные компании планируют и отслеживают перевозки, выбирают удобный вид транспорта, прокладывают оптимальный маршрут, мониторят местонахождение партий товаров.

Это своего рода CRM, специально адаптированная для логистики, но с более сложной функциональностью.

Так выглядят рейсы и маршрутные листы на рабочем месте логиста в TMS-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

ERP (Enterprise Resource Planning). Это группа систем, в которой объединены другие инструменты автоматизации — например, CRM, HRM, ECM, WMS. Это решение для крупных компаний.

ERP гораздо дороже и сложнее любой другой системы, но её не обязательно покупать всю. Обычно компании подключают только те модули, которые необходимы им. Например, отдельно покупают модули учёта, бухгалтерии, управления заявками с сайта.

Так выглядит модуль с заказами клиентов в ERP-системеСкриншот: личный архив Александра Завьялова

В таблице можно сравнить назначение систем и найти подходящее для компании решение:

Группа	Назначение	Популярные решения
CRM	Управление продажами и клиентским сервисом	OkoCRM, «1С:CRM», WireCRM
HRM	Управление кадрами и персоналом	СБИС, «БОСС-Кадровик», «1С:Зарплата и управление персоналом»
ECM	Управление документооборотом в компаниях	ЭОС, Directum, Docsvision, ELMA
BPM	Моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов	ELMA, Docsvision, Pyrus
WMS	Управление запасами и складским учётом	«МойСклад», Yolka WMS, СКИФ
TMS	Управление транспортной логистикой	«Яндекс.Маршрутизация», «Мегалогист», GROTEM / Drive
ERP	Комплексная модульная система управления бизнес-процессами на предприятии	«1С», «РосБизнесСофт», «Парус»

Какому предприятию нужны автоматизированные БП

У компаний встречаются самые разные бизнес-процессы и способы управления, они имеют разный размер и работают в разных отраслях. Но преимущества, получаемые от автоматизированных БП, универсальны.

Сами способы автоматизации при этом разные.

note

Для малых предприятий, например, характерны типовые решения. Такие компании не тратятся на дорогие индивидуальные проекты, а выбирают облачные или коробочные решения.

Средние предприятия, в отличие от малых, нередко в рамках АБП интегрируют разные ИТ-системы. При этом несколько приложений, обменивающихся данными, могут обслуживать один БП.

Корпорации не ограничиваются автоматизацией отдельных процессов, а стараются построить единую систему, охватывающую многие департаменты и службы. Проекты автоматизации обычно индивидуальные.

Автоматизация управления проектами

Построить командную работу над проектами — значит сделать процесс прозрачным и удобным для каждого его участника. В этом поможет автоматизация управления проектами.

Есть специальные сервисы, в которых задачи находятся на одном экране, и каждый сотрудник, который участвует в процессе, видит, что с задачей, на каком она этапе и когда требует внимания.

— один из самых популярных сервисов. Интуитивно понятный и функциональный интерфейс: одна задача — одна карточка. Работа над задачей делится на шаги — это колонки, по которым можно двигать карточку.

У Trello функциональный бесплатный тариф, ограничен 250 действиями в месяц С помощью Zapier можно интегрировать с онлайн-сервисами: Google Drive, MailChimp, Slack и другими.

Trello редакции Mindbox: всем пользователям сразу видно, сколько задач в работе и в каком они состоянии

— рабочее пространство, в котором настраивают структуру компании и задают сотрудникам роли, чтобы у каждого был доступ только к определенным проектам, задачам и данным.

Можно пригласить в «Планфикс» временного сотрудника и дать ему доступ только к тем задачам, которые не являются коммерческой тайной.

В «Планфикс» задачи можно организовать не отдельными карточками, а в виде дерева, в котором большие задачи дробятся на подзадачи

В этом сервисе визуализируют задачи пятью способами: список, календарь, таймлайн, доски, личный планировщик. Каждый выбирает удобный для себя вариант. Сотрудники обсуждают задачи на разных уровнях: в самой задаче, в проекте и в чате команды.

Пример описания задачи в Asana