Кадровое делопроизводство с нуля. пошаговые инструкции

Кто должен вести учет?

Подводя итог данной статье, стоит отметить, что кадровый учет и управление персоналом – это взаимосвязанные процессы, где от качества организации первого будет полностью зависеть кадровая политика предприятия.

Что делать, если невозможно самостоятельно организовать кадровый учет пошагово с нуля?

В целом правильное ведение кадровой документации не просто уберегает предприятие от проверок контролирующими органами, но и позволяет работникам избежать проблем, к примеру, с оформлением пенсий или возможностью претендовать на других социальные гарантии. Часто бывает, что из-за неправильного ведения делопроизводства на рабочем месте людям приходится тратить огромное количество времени, финансов и нервов на то, чтобы доказать каким-либо органам свое право на получение льгот, пособий и иных выплат. Поэтому каждый руководитель должен помнить о том, что ведение кадрового учета и правильная организация делопроизводства – это одна из основных задач, за которую он несет ответственность перед своим персоналом и государством.

Единственная форма, в которой оформляется штатное расписание, это Т-3. Здесь указывается количество трудовых человеческих единиц, требуемая специальность с указанием квалификации, определенный вид деятельности, который поручается сотруднику, а также ставка – она может быть полной, неполной, например, 0,25.

Проверка может быть инициирована проверяющим органом или самим трудящимся, профсоюзом или другой организацией, которая защищает его права. В ходе расследования будут наложены санкции, а фирма будет поставлена на учет.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Их также называют локальными нормативными актами, то есть те бумаги, которые понадобятся на уровне самого предприятия, а не для обмена с другими учреждениями. Они также важны, поскольку регламентируют ответственность и права сторон контракта, но при этом настолько же абстрактны. Дело в том, что нет единого списка, он разрабатывается в индивидуальном порядке, но есть рекомендации и правила.

Для учёта документации создаются специальные книги (журналы) и папки. Каждый из журналов прошивается с обязательной нумерацией страниц. На прошивку с обратной стороны журнала наклеивается квадрат белой бумаги, на котором уполномоченное лицо ставит свою подпись и дату проверки (руководитель или другое должностное лицо).

После найма на работу директора определяется количество должностей (рабочих мест), необходимых для нормального функционирования предприятия, компании или организации. На основании полученных цифр и с учётом производственного цикла, а также других особенностей деятельности юридического лица разрабатывается штатное расписание.

Нормативные акты

Наименование юридического лица, его адрес, телефон, фамилию, имя и отчество полномочного представителя, и его должность (обычно это директор).
Паспортные данные нанимаемого работника. Для них отводится отдельный пункт в шапке документа.
Должность сотрудника, тип его договора (срочный или бессрочный), указание типа рабочего места (основное или дополнительное).
Подробный перечень основных трудовых функций и обязанностей. Не обязательно давать полный список! Достаточно сослаться на инструкцию, утверждённую для конкретной должности.
Информацию по оплате трудовой деятельности, начислению дополнительных компенсаций и льгот, порядке предоставления отпускных периодов.
Информацию по рабочему графику, доплатам за сверхурочные работы.
Перечень оснований для прекращения действия документа и другую дополнительную информацию.
Подписи обеих сторон, их реквизиты, мокрую печать юридического лица.

подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии

Самые распространенные варианты:

Отдел кадров в организации А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста.

Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам. Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника. Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

Недостатки: все-таки необязательно рекомендации себя оправдают.

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

входящий (поступающий в организацию);
исходящий (направленный из организации);
внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2022

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2022.

Кадровое делопроизводство 2022 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2022, с 01.07.2022 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2022, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2022 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2022 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Кадровое делопроизводство — это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство, особенно в 2022: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Электронный документооборот

В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внутренними получателями).

Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определённые выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.

Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, определяем список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединяем их по направлениям. Каждому виду присваиваем номер — код, он состоит из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг и для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия и отдел документооборота в нем. Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела группируются по видам, отделам их издания.

Общие требования к созданию документов.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов левое поле на лицевой стороне листа и правое поле на оборотной стороне листа должны быть равны по ширине.
Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

Times New Roman № 13, 14;
Arial № 12, 13;
Verdana № 12, 13;
Calibri № 14; и приближенные к ним.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

Абзацный отступ текста документа – 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 интервала.

Интервал между буквами в словах обычный, интервал между словами – один пробел.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов должна быть не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.

Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Ключевой вывод:

Требования, описанные в данном разделе статьи, применяются ко всем создаваемым организацией документам (в том числе в электронной форме), а не только документам кадрового учета. Следование указанным правилам считается хорошим тоном.

Основные ошибки в ведении кадрового учета

Неточности, неверное трактование и невыполнение требований (в том числе неумышленные) могут повлечь за собой административную ответственность и соответствующее наказание сотрудника и руководства компании. 1. Ошибки при работе с личными делами сотрудников Личные дела работников открываются с момента принятия на должность и закрываются после увольнения. При ведении документов чаще всего допускаются следующие ошибки:

отсутствие обязательных документов в личном деле;
нарушение порядка документации;
отсутствие сверки личных дел в установленные сроки;
включение в дело документов, которые не должны быть в нем;
передача личных дел сторонним организациям и лицам.

Корректное формирование личных дел работников позволяет обеспечить быстрый доступ к документации и лучшую ее сохранность. Ведение личных дел не являются обязательными, кроме личных дел муниципальных и государственных гражданских служащих.

Следует иметь в виду, что хранение в личных делах копий личных документов работников может явиться основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение законодательства о персональных данных

2. Ошибки при заключении трудового договора

Ошибки, которые допускаются при оформлении трудового договора, в ходе разрешения конфликтов могут привести к нежелательным для компании последствиям. Типичные ошибки в подобных случаях:

заключение трудового договора в одном экземпляре;
отсутствие факта и даты регистрации трудового договора;
отсутствие подписей в трудовом договоре;
отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора на экземпляре работодателя;
отсутствие прописанных обязательных условий или сведений;
отсутствие условий приема на работу с испытательным сроком, при его наличии;
отсутствие конкретной величины заработной платы;
отсутствие установленных сроков и места выплаты заработной платы, если это отсутствует в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (если сроки указаны в ПВТР, то в трудовом договоре их указывать не обязательно);
отсутствие установленного режима работы и отпуска, если режим работы отличается от установленного в ПВТР.

3. Ошибки при ведении трудовых книжек сотрудников Большая часть ошибок в кадровом учете возникает при ведении трудовых книжек. Наиболее часто встречающиеся:

отсутствие пометки «дубликат» при выдаче дубликата трудовой книжки;
отсутствие подписи при получении трудовой книжки при увольнении (при выдаче работнику трудовой книжки в связи с увольнением он должен проверить все записи, внесенные работодателем и расписаться в трудовой книжке после подписи работодателя);
не назначение лица, которое отвечает за ведение и оформление трудовых книжек сотрудников и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
отсутствие дополнительных сведений о работнике (например, при получении им образования более высокого уровня);
неправильная нумерация;
отсутствие записи о переводе;
отказ в оформлении трудовых книжек студентам, которые учатся и работают;
неверное или некорректное внесение сведений о работе;
ведение книги учета трудовых книжек ненадлежащим образом;
отсутствие книги учета движения трудовых книжек;
не заполнение раздела сведений о сотруднике;
отсутствие подписи работника;
неполное название нанимателя;
отправка уволенному работнику трудовой книжки по почте без письменного заявления сотрудника с такой просьбой.

Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) – это основные документы сотрудника, которые отражают его трудовой стаж в течение всей жизни. Необходимо свести к минимуму любые нарушения, возможные при их оформлении. Форма СТД-Р предоставляется в ПФР и содержит информацию о самом работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора. Любая из ошибок может негативно сказаться на репутации руководителя и организации в целом, вылиться в финансовые издержки, санкции. Ведение кадрового учета следует возлагать на проверенные компании, которые отлично разбираются в праве РФ и следят за новшествами.

Новые требования к кадровой работе с нуля: с чего начать

Посмотрим, что поменялось за 2020 год. Эта информация необходима, так как все законодательные акты регулярно обновляются – может меняться немногое, а может что-то серьезное. Именно по этой причине мы не рекомендуем вам нанимать кадровика по совместительству с бухгалтером или другой должностью, а поступать двумя способами: или отдельно оформлять кадровый отдел, или заказывать услуги аутсорсинговой компании – специалисты своего дела точно знают все новинки делопроизводства.

На данный момент еще не вступил в силу, но активно рассматривается новый законопроект. Согласно ему, предполагается, что работодатель сможет посылать приказы и прочие акты с помощью электронного документооборота, например, по почте. И получение письма, цифровой ответ на него будет значить письменное согласие сотрудника. Но такой вариант применим только для тех претендентов на трудоустройство, которые согласились.

Так ряд процессов может стать электронным и по сути полуавтоматическим, например:

зачисление на должность;
ознакомление с локальными правовыми актами;
предоставление отпуска, больничного;
назначение на командировку, обучение.

При этом хранить переписку понадобится также долго (от 5 до 75 лет), как и на бумажном носителе. Предполагается, что такая мера упростит весь процесс и учет кадров.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение – сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных переводах, увольнении. Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Записи в трудовой книжке делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Ведение кадрового учета ИП

Отношения между ИП и его сотрудником обязательно должны быть задокументированы.В компаниях для реализации этих целей обычно существует целое подразделение или должность специалиста по кадрам, используются , а ИП часто вообще пренебрегают требованием документирования отношений трудового характера. В итоге представители трудовой инспекции в ходе контрольных мероприятий выписывают значительные административные штрафы.Все кадровые документы, обязательные к ведению индивидуальным предпринимателем, классифицируются на три типа.Организации, использующие , освобождаются от перечисления следующих налогов: НДС, налог на прибыль или НДФЛ (для частных предпринимателей), имущественного налога и взносов по страхованию.Для ведения учета хозяйственных операций ИП достаточно учитывать свои расходы и доходы.

Для этого нужна расходно-доходная книга. О ведении бухгалтерии ИП читайте в статье.Нормативные документы внутреннего характера.

Кадровое делопроизводство в 2020 году

ВАЖНО! ГОСТ Р 6.30-2003, по которому ранее оформлялась документация, перестал действовать с 1 июля 2020 года. Ему на смену пришел ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Теперь разрешено для печати документов использовать двустороннюю печать (сохраним леса!). Есть и другие изменения.

Веду кадровый учет для организаций и ИП.Для организаций и предпринимателей, которые состоят на обслуживании по бухгалтерскому учету, кадровый учет входит в основную услугу. Так же выполняю разовую работу по организации кадрового учета, восстановлению запущенного или ведению учета в течение какого-то периода. При необходмости консультирую по вопросам кадрового учета и делопроизводства.

Что входит в понятие кадрового учета для малых предприятий и ИП.

Кадровый учет и делопроизводство — это комплекс методов и процессов, связанных с учетом штатных и внештатных сотрудников компании, с документооборотом по трудовой деятельности сотрудников. Этот механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от организационно-правовой формы и штатной численности.

При приеме на работу нового сотрудника, согласно ТК РФ, делаются копии следующих документов:

паспорт РФ с отметкой о прописке или регистрации
военный билет
пенсионное страховое свидетельство
ИНН
медицинский страховой полис
диплом или свидетельство об образовании

Все копии остаются в отделе кадров, а подлинники работодатель имеет право потребовать в любое время для ознакомления с ними. Трудовую книжку заводят в отделе кадров или, если она уже имеется у сотрудника, то он обязан предоставить ее в отдел кадров. Трудовая книжка является основным документом о деятельности сотрудника и его трудовом стаже и оформляется работодателем в течение первых пяти рабочих дней, согласно статье 66 ТК РФ. Кроме трудовой книжки в отделе кадров с сотрудником организации заключают трудовой договор не позднее трех рабочих дней с момента допуска его к работе. В трудовом договоре должны быть указаны условия труда, размер заработной платы, возможные доплаты и надбавки.

Обобщая существующую практику по кадровому учету, можно предложить следующий перечень документов по кадровому учету для предприятий малого бизнеса с небольшой численностью работников, как правило, до 30-50 человек:

штатное расписание
правила внутреннего трудового распорядка
должностные инструкции на каждого работника
приказы по личному составу
приказы о поощрениях, командировках, отпусках
приказы по основной деятельности предприятия
личная карточка на каждого работника
трудовой договор на каждого работника
график отпусков
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
коллективный договор между работодателем и работниками

С отдельными сотрудниками могут быть заключены договоры о неразглашении коммерческой тайны или договоры о материальной ответственности.

Кризисное время для многих предприятий диктует необходимость проведения мер, направленных на сокращение издержек:

сокращение численности персонала
ликвидация структурных подразделений
сокращение расходов на персонал
сокращение рабочего дня, рабочей недели сотрудников

Все это требует точности и соответствия требованиям ТК РФ.

В малых предприятиях зачастую вопросы кадрового делопроизводства ложатся на сотрудников, не имеющих опыта в данном деле. Типовые договора и стандартные шаблоны документов частично могут помочь в делопроизводстве, но они могут не отражать последние изменения законодательства. Если у Вас есть сложности, вопросы по кадровому учету, который ведется в Вашей организации, можно воспользоваться консультациями. Консультация может быть по телефону, по электронной почте, по скайпу или же лично.

Стоимость ведения кадрового учета, а так же организация, восстановление делопроизводства можно посмотреть в разделе цены.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия. Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда такая задача может быть возложена на помощника.

А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше. В них, может быть, ответственность распределена на:

подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.