Вопросы по бизнес-процессам. Методы и подходы
В чем заключается выявление процессов?
Выявление процесса, это его обнаружение и определение границ. Проще говоря, чтобы сказать, что существует некий процесс, нужно для начала его обнаружить. Для этого вовсе не обязательно его «пощупать». Для обнаружения существует несколько способов. Одни из способ выявления процессов описан в статье: Как правильно составить список бизнес-процессов.
После того, как процесс обнаружен, необходимо определить его границы. После этого можно сказать, что процесс выявлен.
Что подразумевается под разработкой или созданием бизнес-процессов?
В одном случае это может означать описание существующего процесса, в другом описание не существующего, в жизни, процесса. Рекомендую всегда уточнять, что именно имеется ввиду.
Чем создание процесса отличается от проектирования?
Если речь идет об описании процесса, которого еще не существует, то ничем. Просто под созданием могут подразумевать формализацию, описание существующего процесса, а под проектированием, разработку нового процесса.
Как осуществляется оптимизация бизнес-процессов?
Поэтапно)) Исследование процесса — моделирование — изучение и снятие значений параметров — анализ — проектирование нового процесса — проектирование изменений — оценка эффекта изменений — реализация проекта. Вот краткие этапы.
Бизнес-процессы
Оптимизация бизнес-процессов
Проекты оптимизации – результат глубокого анализа бизнес-процессов организации. Результат каждого проекта оптимизации заключается в улучшении эффективности и снижении стоимости процессов. Наиболее распространенный запрос, связанный с оптимизацией, заключается в уменьшении нагрузки на персонал.
Читать
Что такое реинжиниринг бизнес-процессов?
Подход к повышению эффективности процессов, который основан на том, что уже действующий процесс проектируется «с нуля» и как можно ближе к идеальному состоянию. При этом идеальное состояние невозможно достигнуть. Затем необходимо проанализировать различия и возможности, и поступательно идти от идеального процесса, к существующему. Остановится необходимо тогда, когда новый процесс становится возможным для реального внедрения, но при этом является более эффективным, относительно существующего. Подробнее:
- Методы улучшения бизнес процессов, которые можно применять уже сегодня
- Технологии и концепции улучшения бизнес процессов
Чем совершенствование отличается от оптимизации?
Вопросы по бизнес-процессам всегда касаются понимания таких понятий, как совершенствование, улучшение, оптимизация и так далее. Совершенствование оперирует лишь тем, что уже есть в процессе. При совершенствовании нельзя тратить дополнительные средства, например на модернизацию оборудования. А вот при оптимизации таких ограничений нет. Оптимизация имеет цель, которую необходимо достигнуть и если для этого необходимы инвестиции, то вопрос только в их получении)) Подробнее можно прочитать в статье — Улучшение, оптимизация, реинжиниринг или совершенствование бизнес процессов компании
В чем заключается внедрение процессов?
Когда процесс изменен или создан на бумаге, в виде модели, он, процесс, не соответствует тому, как сейчас осуществляется в реальной жизни. Внедрение, это комплекс действий, который нужно выполнить, чтобы процесс в жизни и процесс на бумаге представляли из себя одно и то же.
Что такое управление изменениями?
Это процесс планирования, организации, выполнения, контроля и анализа действий, которые необходимы для внедрения процесса.
Что такое стандартизация бизнес-процессов?
Стандартизация, это приведение процесса к ограниченному количеству, четко определенных сценариев. И создание границ, в которых должен выполняться процесс. Сам процесс стандартизации заключается в определении стандартов (сценариев и границ) выполнения процесса и его организации таким образом, чтобы он работал так, и никак иначе. Подробнее: Описание, стандартизация и регламентация бизнес процессов. В чем разница?
Что такое нормирование процессов?
Нормирование — определение нормальных диапазонов характеристик процесса или его элементов. Например, нормирование, это когда выяснили и приняли, что выполнение процесса за 10-15 минут считается нормой. Соответственно, значения, выходящие за эти рамки, нормой не является. То, что не является нормой требует изучения для дальнейшего улучшения процесса. Не путайте нормирование и стандартизацию. Нормирование — в первую очередь, инструмент анализа, а стандартизация, это инструмент уменьшения непредсказуемости и организации процесса заданным образом.
Пример системы бизнес-процессов для ИП
Для примера возьмём индивидуального предпринимателя Ивана Иванова, который занимается оптовой торговлей продуктами питания, причём продажей товара занимается сам Иван.
Основные бизнес процессы для Ивана таковы: закупка товара –-> складирование товара –-> продажа товара.
Именно так выглядит цепочка создания ценности для клиента, это те процессы, за которые клиенты готовы платить деньги. Именно в этих процессах Иван считает себя наиболее компетентным.
Что касается вспомогательных процессов, то к ним относятся все процессы, которые поддерживают основные. В рассматриваемом случае вспомогательные бизнес процессы:
- налоговый учёт;
- контроль доходов и расходов;
- юридическое обеспечение;
- хозяйственное обеспечение;
- ИТ-обеспечение;
- управление запасами;
- управление аутсорсингом (передача вспомогательных процессов сторонним организациям).
Поскольку Иван один выполнял всю работу, то процесс по управлению персоналом у него тоже отсутствует. В частности, любой индивидуальный предприниматель должен контролировать доходы и расходы, вести налоговый учёт, а также обеспечивать себя необходимыми хозяйственными принадлежностями и оборудованием. Иван также пользовался услугами сторонних агентств, занимающихся ИТ-сопровождением и оказывающих юридические услуги. Поэтому он выделил в качестве вспомогательного процесс по управлению аутсорсингом.
Главное в процессном управлении – представить свой бизнес как единую систему, в которой любое, даже незначительное изменение отражается на всех или почти всех её составных частях. Поэтому Иван нарисовал карту своих процессов.
Карта бизнес-процессов для индивидуального предпринимателя.
карта бизнес-процессов для ИП
Каждый процесс имеет свой итог, однако для предпринимателя важна его роль в достижении целей бизнеса. Цель Ивана – увеличить свою годовую прибыль в 2020 году минимум в два раза. Поэтому все бизнес-процессы он рассматривает как своеобразные рычаги воздействия для достижения желаемого результата. Таблица 2.
Роли бизнес-процессов индивидуального предпринимателя в достижении цели
| № | Бизнес-процесс | Основная роль в свете достижения цели предпринимателя |
| 1 | Налоговый учёт | Оптимизация налогообложения, в том числе затрат, связанных с том числе штрафов за неверным расчётом налогов |
| 2 | Контроль расходов | Оптимизация затрат предпринимателя, предотвращение необоснованных расходов |
| 3 | Юридическое обеспечение | Минимизация затрат, связанных с рисками штрафов и пени по договорам, с неверно составленными договорами, неисполнением обязательств контрагентами и т.д. |
| 4 | Хозяйственное обеспечение | Своевременное обеспечение основной деятельности необходимыми материалами и оборудованием хорошего качества и по доступной цене |
| 5 | ИТ-обеспечение | Обеспечение бесперебойной работы программного обеспечения |
| 6 | Управление запасами | Минимизация затрат по хранению продуктов и их списанию в связи с порчей |
| 7 | Управление аутсорсингом | Привлечения внешних исполнителей отдельных работ по разумной цене (критерий «цена-качество») |
| 8 | Закупка товара | Доставка качественных продуктов по разумным ценам и в срок |
| 9 | Складирование | Обеспечение оптимального использования складских площадей, наилучших условий хранения товара, предотвращение хищений. |
| 10 | Продажа товара | Реклама, оповещение клиентов информацией о продуктах, быстрота и простота покупки, удобные формы расчётов |
Общие вопросы по бизнес-процессам
Что такое процессный подход?
Способ управления, который рассматривает организацию, как совокупность взаимосвязанных процессов. Соответственно, объектом управления, при данном подходе, являются не функции, организационные единицы и конкретные люди, а бизнес-процессы. Процессный подход отличается системным решением вопросов — устраняются не проблемы, а причины их возникновения.
Чем операция отличается от процесса?
Бизнес-процесс, это совокупность действий или операций. Операция — элементарное действие в процессе, которое не имеет в своем составе других действий. Операцию нельзя декомпозировать. При этом автор модели процесса сам определяет, что является процессом, и содержит в своем составе другие процессы и операции, а что не нужно описывать детальнее, и, поэтому, является операцией.
В чем разница между процессом и подпроцессом?
Как правило, с этого начинаются все вопросы по бизнес-процессам. На самом деле, разница небольшая. Подпроцессом принято называть процесс, который, в рамках рассматриваемой модели, находится в составе другого процесса. Если процесс можно разбить на более мелкие процессы, которые, в свою очередь будут содержать в себе еще более подробное описание действий, то эти «более мелкие процессы» принято называть подпроцессами. Подпроцессы могут разбиваться на подпроцессы следующего уровня.
5 советов по составлению плана для менеджера по продажам
Эксперты в данной области советуют следующее:
- Разложите детально каждый отчетный период. Поставьте перед сотрудниками четкий план, в котором будут указаны не только предполагаемые суммы, но и конкретные действия. Этот механизм поможет достичь желаемой цели.
- Не следует целиком доверять статистике и ориентироваться на цифры прошлых периодов. Существует множество факторов, способных повлиять на рынок. Совершенствуйте свои навыки, находите более эффективные методы взаимодействия с покупателями и т. п.
- Обозначьте четкие сроки для реализации планов, нужные показатели по доходам и способы их выполнения. У каждого сотрудника должна быть определенная значимость в команде.
- Проводите работу над ошибками, анализируя причины неудач в предыдущих периодах.
- Чтобы укрепить доверие сотрудников, повысить их мотивацию, советуйтесь с ними при составлении и утверждении плана работы для менеджеров по продажам. Цели должны быть реалистичными не только для руководителя, но и для подчиненных.
Итак, правильно составленный план не сможет гарантированно спрогнозировать вам продажи на 100 процентов. Но он позволит предвидеть некоторые события заранее и даст возможность делать новые и новые шаги в достижении своих целей.
Классификация
Существует два основных вида классификации бизнес-процессов. Говоря об обобщенной классификации, сюда включены следующие типы:
- Вспомогательные процессы;
- В управлении;
- Основные.
Касательно более подробной классификации, она выглядит так:
- Основные процессы;
- Сопутствующие;
- Обеспечивающие;
- В развитии;
- Вспомогательные;
- Управляющие.
К основным процессам относятся те, которые имеют непосредственное отношение к созданию продукта для внешнего потребителя.
Например, если это завод древесно-стружечных плит, основной процесс – это производство такой разновидности плиты. Сопутствующие процессы имеют отношение к производству той продукции, которая не приносит основную часть дохода компании.
Вспомогательные процессы служат для создания условий при выполнении основных процессов и построения корректной инфраструктуры. Обеспечивающие процессы необходимы для обслуживания каждого из остальных типов процессов. Это может быть ведение бухгалтерского учёта, обслуживание автоматизированных систем и юридическая поддержка.
Управляющие объединяют в себе другие системы и подразделения управления. Сюда относятся процессы стратегического, текущего, оперативного планирования, а также анализ, мониторинг и выработка решений. Бизнес-процессы в развитии необходимы для обеспечения условий, необходимых для усовершенствования товаров, модификации оборудования, а также прогресса компании в разных направлениях.
Бизнес процессы в организации
В современной трактовке бизнеса любая коммерческая организация, её деятельность рассматривается как совокупность бизнес-процессов. Это называют процессный подход к управлению. При этом подходе деятельность предпринимателя представляют как сеть бизнес-процессов с определёнными входами и выходами, необходимыми ресурсами и конечным результатом. Сам объект управления становится более прозрачным и понятным. Предприниматель сможет разработать для себя показатели эффективности по каждому процессу, учесть их влияние на основную цель бизнеса. Именно структуризация деятельности бизнесмена по отдельным процессам позволяет ему грамотно планировать и контролировать конечные результаты, выявлять основные проблемы и «косяки».
Важно сначала построить систему бизнес-процессов «как есть», потом определить структуру «как надо». Изучение этих двух карт процессов позволит составить список конкретных мероприятий, которые нужно провести, чтобы перевести управляемую бизнес-систему из одного состояния (существующего, проблемного) в другое (желаемое, оптимальное)
Формула построения и оптимизации бизнес-процессов
Бизнес — процессы классификация
Все эти процессы на предприятии классифицируются по следующим признакам:
- функциональные или структурные;
- управляющие;
- основные;
- обеспечивающие;
- внутренние;
- внешние.
Ели для небольших предприятий такая схема не представляет особых сложностей, то в крупных компаниях её выполняет целый штат сотрудников. Нарисовать схему не сложно, должностные обязанности каждого и без неё ясны. Но люди, занимающие созданием схем бизнес процессов должны составлять таким образом, чтобы на каждом этапе был виден объём выполняемой работы, как основной, так и дополнительной. Это не простые схемы, а точно продуманные шаги для реализации стратегических, глобальных планов. Только так, проводя анализ бизнес процессов, можно выявить ошибку, кем и на каком этапе она была допущена.
Вне всякого сомнения, это сложно, поэтому и трудится над такими схемами целый штат сотрудников. Но для успешной деятельности это необходимо, ведь такие процессы помогают решать массу задач. Это:
- продажа;
- закупка;
- производство;
- производство;
- реклама;
- маркетинг
- работа с поставщиками и региональными представителями;
- инвестиции;
- логистика;
- налоговые вопросы;
- работа с учредителями, акционерами.
Это все можно отнести к основным бизнес-процессам. Но существуют внутренние, которых гораздо больше, и они требуют более точного анализа. Но основные процессы помогают определить доход предприятия.
Цели и инструменты управления продажами
Управление продажами может быть эффективным только в том случае, когда правильно определены его цели. Чтобы не придумывать велосипед, можно обратиться к уже готовому перечню целей, на которые нужно ориентироваться. Этот перечень включает в себя:
- Увеличение объема продаж
- Положительное воздействие на продуктивность работы компании, отдела продаж и менеджеров
- Предотвращение возникновения сложных ситуаций
- Подбор подходящего стиля управления и определение методов контроля
- Определение приоритетного для сбыта продукта
- Определение конкретной целевой аудитории
- Корректировка стратегии под актуальные рыночные запросы
Система управления продажами представляет собой целый набор мероприятий, направленных на решение всех важных задач. Благодаря специальным инструментам можно объединить несколько ключевых процессов, способствующих пошаговой реализации выбранной стратегии. Среди основных инструментов управления продажами следует выделить:
- Планирование. Без него невозможно достичь стратегических целей. План работы должен быть и у отдела продаж, и у отдельных менеджеров (в него следует включать объемы продаж, количество звонков, встреч, презентаций, сделок и т.д.)
- Организация. Она необходима для повышения эффективности работы, увеличения объема продаж, своевременного и качественного выполнения всех поставленных задач. Организация предполагает установление регламентов и стандартов, соблюдаемых всеми членами организации.
- Контроль. Чтобы грамотно принимались любые управленческие решения, и чтобы они были объективными, нужно регулярно отслеживать качество, эффективность и оперативность действий всех сотрудников и анализировать соответствие фактических результатов плановым показателям.
- Анализ. Он позволяет выявлять основные рыночные тенденции, предотвращать проблемные ситуации в процессе продаж, определять самые прибыльные и самые убыточные направления, поддерживать конкурентоспособность.
- Мотивация. Чтобы управление продажами давало хорошие результаты, каждый сотрудник должен быть лично заинтересован в том, чтобы стратегия компании была реализована быстро и правильно. Отсутствие мотивации всегда приводит к снижению качества работы и, как следствие, к падению объемов продаж.
Все эти инструменты, а также четко поставленные цели, служат для разработки и осуществления эффективной стратегии управления продажами. И уже она в свою очередь станет основным указателем на пути решения главных задач.
Нематериальная мотивация сотрудников
В работе любого сотрудника существуют два вида факторов: гигиенические и мотивационные. Если у сотрудника нарушаются гигиенические факторы, то он уходит из компании. Гигиенические факторы НЕ заставляют человека работать больше, они просто удерживают его на месте.
К примеру, зарплата, отношения с руководителем и коллективом, красивый офис — это гигиена. Увеличение ответственности, карьерный и профессиональный рост — это мотивация.
Зачастую руководители стараются с помощью гигиенических факторов заставить сотрудников работать лучше. Ярким тому примером является то, как руководитель крупного производственного предприятия делает красивый современный ремонт в офисных помещениях и ждет, когда он окупится. То есть, рассчитывает на то, что сотрудники будут работать лучше. Что на это сказали сотрудники? «Блин, давно пора было сделать этот ремонт! Мы тут вообще в развалинах работали!». Ремонт офиса не заставил никого работать лучше.
Герчиков В.И. был первым, кто создал понимание индивидуальных .
7 этапов внедрения CRM для управления продажами
Перед тем как запустить CRM, руководству компании необходимо заинтересовать персонал и быть готовым к осуществлению контроля над всеми этапами внедрения. Как правило, переход на использование автоматизированной системы управления продажами включает следующие шаги:
1.Планирование. Прежде всего, определяют цели, которые будут достигаться при помощи CRM, и задачи, решение которых приведет к ожидаемому результату. В плане отражается поэтапное внедрение отдельных блоков и моделей системы, указывается требуемый объем финансирования, назначаются ответственные за работу.
2. Оптимизация бизнес-процессов. На этом этапе составляется перечень функций, востребованных для организации эффективного взаимодействия с клиентами. Каждая функция закрепляется за конкретным отделом или сотрудником. Такой подход позволяет выявить дублируемые обязанности или обнаружить важные действия, за которые никто не отвечал
Не исключено, что не всем работникам понравятся нововведения, поэтому очень важно объяснить персоналу все преимущества CRM-системы
3. Настройка коммуникации в рамках базовых бизнес-процессов. Особенность применения автоматизированных систем заключается в создании единого доступа для всех сотрудников к базам данных и другой информации о взаимоотношениях с клиентами. Это значит, что мощность рабочих станций должна быть достаточной для обработки большого количества запросов.
4. Создание базы данных. Основа CRM – список потенциальных и действующих покупателей, включающий их контакты, должности, историю переговоров, заключенных и планируемых сделок и т. д.
5. Выбор ПО. CRM-системы, разработанной специально для управления продажами, не существует. В России компании могут выбирать более чем из 100 вариантов, отличающихся друг от друга как по стоимости, так и по набору функций
Важно учитывать потребности бизнес-структуры в тех или иных компонентах программы. Если приобрести дорогую CRM-систему с излишним функционалом, вполне вероятно, что многие ее возможности останутся невостребованными
Для определения наиболее подходящего варианта ПО создается возглавляемая руководителем группа экспертов, в которую целесообразно включить специалистов разного профиля.
Подробнее
6. Внедрение ПО. Работу по запуску и настройке системы берет на себя компания-разработчик, но сотрудникам компании лучше поучаствовать в этом процессе, чтобы познакомиться с возможностями CRM-системы. Специалисты адаптируют программный комплекс к потребностям конкретного заказчика, поэтому его работники, участвующие во внедрении, получают уникальные знания, которыми впоследствии будут делиться с другими членами коллектива.
7. Оценка эффективности системы управления продажами в организации. Спустя некоторое время после запуска CRM руководство может оценить, насколько результаты деятельности компании изменились в лучшую сторону. В частности, количество сделок, число отказов, прибыль до и после внедрения ПО. Другими показателями, по которым можно судить об эффективности системы, являются снижение трудозатрат, повышение процента повторных заказов, рост работоспособности сотрудников и т. д.
Что такое автоматизация бизнес-процессов и как она проходит
Автоматизация — частный случай оптимизации и улучшения процессов. Она помогает бизнесу экономить время на рутинных операциях. Алгоритмы берут на себя повторяющиеся задачи, а сотрудники уделяют время более важным делам.
Например, можно фиксировать заявки и вести бухгалтерию в тетради, а прибыль и налоги считать на калькуляторе. А можно подключить CRM и онлайн-систему бухучёта. Тогда программы будут сами обрабатывать заявки, подтягивать данные по оплате, отправлять письма клиентам и составлять отчёты в налоговую. Это и есть автоматизация: замена ручного труда работой алгоритмов.
Фото: maxbelchenko / Shutterstock
Автоматизировать можно почти любой бизнес-процесс. Чаще всего роботам доверяют типовые операции:
- обработку сделок;
- SMS- и email-рассылки;
- документооборот;
- бухгалтерский и складской учёт;
- проведение платежей.
Мой совет — начинать автоматизацию именно с них. На каждый типовой процесс есть готовые облачные решения, которые можно внедрять своими силами или силами небольшой команды интеграторов. Это удобно для небольших компаний.
Более сложные операции — вроде процессов управления производством, качеством продукции и персоналом — тоже можно автоматизировать. Но это больше подходит для среднего и крупного бизнеса. Потребуются сложные системы, штат разработчиков и серьёзный бюджет.
Кто такие интеграторы? Это группа экспертов, которая берёт на себя внедрение сервиса и отладку процессов. Типовые решения можно настроить и самим, но это долго и сложно. Эффективнее позвать специалистов.
Обычно это происходит так:
- Выбирают сервис для автоматизации. Например, CRM или ECM.
- Сервис присылает внешнюю команду для внедрения. Обычно сервисы работают с несколькими компаниями-интеграторами и предлагают их услуги на выбор. Условия и стоимость у разных интеграторов различаются.
- Команда внедрения просит в помощь сотрудника компании. Он вводит в курс дела и рассказывает, как построена работа.
- Интеграторы описывают процессы, которые нужно автоматизировать, проводят анализ и составляют план внедрения. В нём описаны решения по функциональности выбранного сервиса, которые нужно внедрить в компании.
- Интеграторы делают настройку и отладку системы, чтобы всё работало как надо. Чем сложнее функциональность, тем дольше внедрение. Часто на это требуется около 1–2 месяцев.
- Обучают сотрудников — показывают, как работать в системе. Иногда выдают сертификаты и свидетельства.
Стоимость услуг интеграторов зависит от объёма работ и сложности внедрения. Например, средний ценник настройки CRM — 100–150 тысяч рублей.
Какие группы программных решений используют при автоматизации? Их разделяют в зависимости от назначения:
Система мотивации менеджеров
Как правильно организовать систему мотивации
Если до сих пор у вас нет системы мотивации, то вам нужно срочно её разработать. Иначе вашим сотрудникам нет смысла выкладываться на полную. Если у вас уже внедрена система мотивации, это уже хорошо. Правда не факт, что она выполняет свою главную функцию – стимулирует менеджеров продавать всё больше и больше. Поэтому мы предлагаем проверить, насколько грамотно вы построили систему мотивации. Для этого мы составили чек-лист, который откроет вам глаза на самые важные ошибки.
Чек лист:
- Принцип Дарвина. Вы должны создать такую систему мотивации, которая бы естественным образом отсеивала слабых и удерживала сильных. Менеджеры, которые не выполняют план, должны получать доход ниже среднерыночного. А те, кто выполняет план, — выше среднерыночного. Тогда плохие сотрудники будут уходить, освобождая место для более эффективных. Если вы не учли этот принцип, то у вас задерживаются слабые люди. Принцип Дарвина помогает выращивать отличных менеджеров.
- Принцип прозрачности. Каждый сотрудник должен в течение 20 секунд посчитать, сколько он уже заработал и что надо сделать, чтобы улучшить результат. Система начислений премий и бонусов должна быть проста и понятна. Если вы проводите отдельные тренинги для сотрудников, чтобы научить их разбираться в системе мотивации, значит она у вас построена неправильно.
- Принцип больших порогов. Нужно разделить план продаж на уровни с большой разницей в зарплате. Например: — за выполнение 80% плана менеджер не получает бонусы; — за 80-100% — плюс 40% от оклада; — за 100-120% — плюс 60% от оклада; — более 120% — плюс целый оклад.
- Принцип 3-5 составных частей. Вы должны использовать не более 5 показателей, по которым мотивируете менеджеров. Многие говорят: «Почему так мало? У нас менеджер работает и с новыми, и со старыми клиентами, занимается холодными звонками, готовит общие отчёты, приглашает на мероприятия». Это означает, что у вас неправильно организована работа в отделе продаж и неправильно распределены обязанности. Начните с пересмотра структуры отдела. Затем постройте мотивацию для менеджера, который привлекает новых клиентов, для того, кто работает с текущими, для интернет-маркетолога, для email-маркетолога, для event-маркетолога.
- Мотивация должна состоять из 3 блоков. Они включают: — твердый оклад, который выплачивается всегда; — мягкий оклад, который выплачивается только при достижении 100% показателей эффективности; — бонусы и награды за ежемесячные, еженедельные и ежедневные конкурсы.
- Оклад ниже премий. Если оклад очень большой, это расслабляет менеджеров и никак не мотивирует показывать лучшие результаты. Основная часть дохода должна складываться из премий за выполнение плана. К тому же, высокий базовый оклад изначально будет привлекать недобросовестных работников.
- Чёткий и понятный план продаж. Менеджеры должны понимать, каких результатов им нужно достичь. Если нет плана, то нет цели и не к чему стремиться.
- Прозрачная система конкурсов. Она помогает поддерживать дух конкуренции между менеджерами и демонстрировать лучшие результаты. Проводите их еженедельно, ежемесячно, один раз в квартал и один раз в год.
- Выручка на одного менеджера выросла в 3 раза. В одной производственной компании мы выявили, что разница в доходе тех, кто выполняет, и тех, кто не выполняет план, составляет всего 10 тыс. руб. Поэтому даже хорошие менеджеры, которые в первый месяц работы показывали хорошие результаты, начинали быстро терять эти позиции. Тогда мы сделали вилку – 30000 руб. и 120000 руб. Уже через год в среднем каждый менеджер приносил по 1.7 млн. руб. в месяц, хотя до этого – не более 50.5 млн. рублей.
- Сильный отдел продаж. В одном банке система оплаты строилась так: 10 тыс. руб. оклад + 150 тыс. руб. бонусы. В другом – 60 тыс. руб. оклад + 20 тыс. руб. бонусы. В результате первый накапливал сильных менеджеров, а во второй банк уходили работать более слабые.
- Рекорды по продажам. В компании по производству ортопедических изделий доход продавцов начали считать по-новому. К окладу добавили KPI (число изделий в чеке, количество выданных бонусных карт клиентам, оценка за обучение) и премию. При выполнении 80% плана менеджеру прибавляли 30% от оклада, при выполнении 100% плана — 100% от оклада. Эта система оказалась более понятной для менеджеров в отличие от той, которая была. В результате удалось на 30% побить последний рекорд продаж на одного менеджера.
Цели создания системы продаж
На этапе постановки целей у руководителя обычно проблем не возникает – ведь цель создания системы продаж совпадает с целью создания самой организации, а именно – получить максимально возможную прибыль.
Чтобы ее достичь, руководителю отдела продаж также необходимо:
- Изучить целевую аудиторию, найти те категории покупателей, которые заинтересованы в продукте и готовы его покупать.
- Изучить ассортимент товаров, определить ключевые продукты, которые приносят наибольшую прибыль, проработать пути увеличения доходов, ликвидировать убыточные товары или товары с минимальной маржинальностью.
- Повысить продуктивность работы продажников, разработать и внедрить систему мотивации, провести кадровую работу по обучению персонала и снижению текучести кадров и т.д.
Далее – ставим задачи. Чем подробнее проработать систему управления продажами, тем понятнее будут обязанности каждого работника. Когда человек понимает, чего от него хотят, тем проще и быстрее он выполняет свои обязанности.
Специализированные программы для планирования
Многие компании планирование продаж осуществляют с помощью таблиц в формате excel. Но есть ряд программ, которые способны значительно упростить и ускорить процесс разработки, а главное контроля за выполнением плана. Они предлагают большой ряд функций анализа данных, которые невозможно получить, используя стандартные возможности excel.
Одна из таких программ «Оперативный план», которая подходит для оптовой торговли и производства, а также возможно ее применение для розничной сети. Планирование с использованием excel все чаще заменяют специализированными программами.
Цели и задачи планирования продаж неразрывно связанны. Планирование нужно начинать с четко сформулированной цели, – что именно и в какой срок хотите достичь. А разложив определенную цель на задачи, посмотреть – что и как необходимо делать для осуществления цели. Для более четкого выделения задач потребуется разбить ключевую цель компании на составляющие (на 3-5 целей второго уровня) и сформулировать задачи для достижения каждой из них.
Пример разработки целей и задач таким способом для производителей или предприятия оптовой торговли приведен в таблице.
| № | Составляющие общей цели по компании (цели второго уровня) | Задачи для достижения цели |
|---|---|---|
| 1 | Коммерческая цель выполнять план продаж продукта Б в размере 500 тыс. руб. в месяц на территории А в период с 01.01.14 по 31.12.14 |
|
| 2 | Коммерческая цель увеличить среднюю сумму отгрузки на 15% в период с 01.02.14 по 01.04.14 |
|
| 3 | Качественная цель увеличить количество клиентов на 10% в период с 01.01.14 до 01.07.14 на территории А |
|
| 4 | Качественная цель разработать и провести мероприятие для 50 клиентов (30% ключевых и 70% потенциальных) в период с 01.02.14 по 01.03.14 |
|
Здесь ключевая цель компании – выполнение плана продаж в период с 01.01.2014 по 31.12.2014 в размере 6 млн. руб. на территории А (500 тыс. руб./мес. х 12 месяцев) – разложена на коммерческую (или количественную) и качественную составляющие и на 4 цели второго уровня.
