Анализ складских запасов abc/xyz: что это и как провести

XYZ-анализ: пример расчета в Excel

Данный метод нередко применяют в дополнение к АВС-анализу. В литературе даже встречается объединенный термин АВС-XYZ-анализ.

За аббревиатурой XYZ скрывается уровень прогнозируемости анализируемого объекта. Этот показатель принято измерять коэффициентом вариации, который характеризует меру разброса данных вокруг средней величины.

Коэффициент вариации – относительный показатель, не имеющий конкретных единиц измерения. Достаточно информативный. Даже сам по себе. НО! Тенденция, сезонность в динамике значительно увеличивают коэффициент вариации. В результате понижается показатель прогнозируемости. Ошибка может повлечь неправильные решения. Это огромный минус XYZ-метода. Тем не менее…

Возможные объекты для анализа: объем продаж, число поставщиков, выручка и т.п. Чаще всего метод применяется для определения товаров, на которые есть устойчивый спрос.

Расчет коэффициента вариации уровня спроса для каждой товарной категории. Аналитик оценивает процентное отклонение объема продаж от среднего значения.
Сортировка товарного ассортимента по коэффициенту вариации.
Классификация позиций по трем группам – X, Y или Z.

Критерии для классификации и характеристика групп:

«Х» — 0-10% (коэффициент вариации) – товары с самым устойчивым спросом.
«Y» — 10-25% — товары с изменчивым объемом продаж.
«Z» — от 25% — товары, имеющие случайный спрос.

Составим учебную таблицу для проведения XYZ-анализа.

Рассчитаем коэффициент вариации по каждой товарной группе. Формула расчета изменчивости объема продаж: =СТАНДОТКЛОНП(B3:H3)/СРЗНАЧ(B3:H3).
Классифицируем значения – определим товары в группы «X», «Y» или «Z». Воспользуемся встроенной функцией «ЕСЛИ»: =ЕСЛИ(I3

В группу «Х» попали товары, которые имеют самый устойчивый спрос. Среднемесячный объем продаж отклоняется всего на 7% (товар1) и 9% (товар8). Если есть запасы этих позиций на складе, компании следует выложить продукцию на прилавок.

Запасы товаров из группы «Z» можно сократить. Или вообще перейти по этим наименованиям на предварительный заказ.

Что делать с результатами ABC-анализа

Если мы анализируем товары по прибыли/выручке, группа A — это товар, который всегда должен быть у нас на складе/прилавке. Не обеспечим наличие — будем проседать по выручке и терять клиентов, которые станут проявлять недовольство и уходить к конкурентам.

Запас крепких середнячков из группы B тоже не повредит. Но будет не столь критичным.

А вот смысл держать товары из группы C — под сомнением. На складе они занимают место более востребованных позиций, плюс в них замораживаются живые деньги. Делайте поставки под заказ — или вовсе откажитесь от категории.

Промежуточные варианты демонстрируют зоны роста. Если товар в группе A по выручке, а по прибыли — в группе B, проанализируйте, возможно ли уменьшить его себестоимость, чтобы он перешел в группу A и по прибыли.

Если мы рассортировали клиентов по группам для будущей программы лояльности, возможны разные варианты.

Клиенты из группы A однозначно заслужили бонус и отработают его с лихвой. Но стоит рассмотреть и вариант, когда программа лояльности поспособствует переходу клиентов из менее прибыльной в более прибыльную группу.

Когда анализируем дебиторскую задолженность, группа A — самые злостные должники, с которыми надо работать плотнее или даже судиться. А если дебиторскую — в группе A окажутся ваши кредиторы, задолженность перед которыми стоит урегулировать в первую очередь.

Задача ABC-анализа — предоставить собственнику бизнеса цифры, на основе которых ему предстоит принимать решения. А вот какие это будут решения, зависит только от него.

Преимущества ABC-анализа

Данный метод хорошо себя зарекомендовал на практике, и имеет следующие преимущества:

Простота использованияи скорость проведения анализа для повышения эффективности продаж. Методику ABC-анализа можно использовать на любом предприятии, так как она не требует больших вычислительных мощностей и баз данных. Все расчеты по номенклатуре товара могут быть произведены в таблице в Excel.
Надежность результатов. Полученные результаты устойчивы во времени и позволяют предприятию сфокусировать свои ресурсы и капитал в развитие наиболее перспективных продуктов. Управление номенклатурой наиболее ценных товаров позволяет создать финансовую устойчивость предприятия.
Оптимизация ресурсов и времени. Использование методики позволяет высвободить дополнительные ресурсы как финансовые, так и временные.
Универсальность анализа. Возможность применения методики ABC-анализа для других сфер деятельности предприятия.

Другие направления использования ABC-анализа в компании

Спектр использования данного метода повышения эффективности в хозяйственных системах крайне широк:

Оптимизация номенклатуры товаров.
Выделение ключевых поставщиков, подрядчиков, клиентов.
Повышение эффективности организации складских запасов.
Оптимизация производственного процесса.
Бюджетирование и управление маркетинговыми затратами.

Какие факторы можно проанализировать при помощи способа

Представленные способы анализов помогают проанализировать следующие показатели:

анализ прибыли и ассортимента продукции;
базу покупателей и количество заказов и продаж;
анализ базы поставщиков или количества поставок;
узнать количество дебиторов, то есть задолженность и динамику ее за определенный период.

Наибольший и самый частый плательщик

Покупатели продукции, который приносят выручку предприятию, можно разделить на:

большие категории (А);
средние (В);
небольшие (С).

Определенного понимания, каких покупателей можно отнести к одному сегменту, а каких — к другому, не существует. Для специфика каждого вида деятельности и его масштабов применяется определенное разделение.

Выручка, которая считается полученной от клиента большой категории, в мелкой торговой точке может составлять 100 тысяч рублей, а оптовая компания может измерять выручку в миллионах. Само выполнение анализа способно подсказать, к какой категории определить каждого из клиентов.

Аналогичный метод XYZ выполняется для получения информации о наиболее постоянных и регулярных покупателях, а также тех, кто приобретает разово.

Количество покупателей в воронке продаж

В маркетинге достаточно часто используется указанный метод для всех сфер торговой деятельности, как ритейла, так и онлайн или оптовой. Применяются воронки продаж, которые дробят различные процессы сделок на множество этапов.

Воронка продаж

Показатель указывает на распределение покупателей согласно этапам роста их полезности для реализатора с момента самой первой покупки до плавного перехода в статус постоянного или лояльного, возможно даже рекламирующего для близких преимущества использования марки.

Воронка продаж говорит о том, что среди всех потенциальных клиентов на конкретную сделку соглашается достаточно мало. Анализ АВС позволяет определить более расширенную информацию, например, кто эти клиенты, как они узнали о предприятии, кто из сотрудников выполнял с ними работу. Достаточно хорошая наглядность этапов воронки продаж позволяет провести планирование развития факторов торговли, выполнить контроль качества работы сотрудников и обозначить их мотивацию.

Клиенты, которые требуют концентрации усилий

Клиент характеризуется тем, какое количество прибыли было от него получено, стабильность этой прибыли. Определить показатели наиболее эффективно помогает объединение XYZ и АБС анализов. Итоговые данные выделяют группы потенциальных покупателей, при работе с которыми можно применять различные методы отношений:

использование программ лояльности и маркетинга. Представленный подход наилучшим образом помогает построить отношения с наиболее доходной, но малочисленной группой постоянных покупателей;
оказание поддержки постоянным покупателям. Относится к тем случаям, когда человек способен расходовать немалые суммы на приобретения, но делает это достаточно редко;
отношения, которые позволяют расширить ассортимент и исследовать нужды. Подходит для клиентов, которые спонтанно совершают дорогие приобретения.

Кто и сколько должен

Фактор предназначен для определения количества должников и выявления динамических показателей изменения уровня задолженности.

Порядок проведения

Правила АВС-анализа

Проводить АВС-анализ надо по одному показателю, который можно измерить в деньгах. Это может быть выручка, прибыль, сумма закупок, дебиторская задолженность (всё, что должны бизнесу) или кредиторская задолженность (всё, что должен бизнес). Все объекты АВС-анализа должны быть привязаны к числам: сколько выручки или прибыли приносит каждый товар или клиент, сколько бизнес зарабатывает на каждом поставщике или на какую сумму мы покупаем у каждого поставщика, сколько дебиторки висит на каждом должнике, сколько бизнес задолжал каждому кредитору.
Объектами АВС-анализа могут быть отдельные товары или группы товаров, клиентская база, база поставщиков, база должников, база кредиторов.
АВС-анализ проводится в границах одного направления. Когда бизнес одновременно продаёт автомобили, запчасти и ремонтирует машины — это три отдельных направления. Сводить в одну табличку автомобили и запчасти смысла нет. Это товары разных ценовых категорий и частоты потребления: машины мы меняем раз в несколько лет, а запчасти к авто покупаем гораздо чаще. Объекты АВС-анализа должны обладать сопоставимыми параметрами.
Обычно АВС-анализ проводится, чтобы скорректировать стратегические планы бизнеса. В таких случаях его проводят раз в год, а раз в квартал актуализируют данные. Но если цель — увеличить средний чек, можно применять АВС-анализ и раз в месяц. Такой подход позволит видеть, как управленческие решения отражаются в распределении прибыли между группами и категориями.

XYZ анализ в Excel

На первом этапе XYZ анализа в Excel необходимо выбрать данные для анализа и создать таблицу. Например, проанализируем тех же клиентов, что и при ABC анализе, за полгода сотрудничества. Для этого возьмем данных выручки разбитые по месяцам.

Далее рассчитаем по каждому клиенту средние продажи за месяц и стандартное отклонение. Для вычисления среднего значения применим формулу в ячейке I3 =СРЗНАЧ(B3:G3).

Для того, чтобы найти стандартное отклонение воспользуемся формулой J3 = СТАНДОТКЛОН(B3:G3). Затем протяните формулы на оставшиеся ячейки.

Теперь можно рассчитать вариацию каждого клиента. Для расчета вариации применяется сложная формула. Но с помощью встроенных формул Excel рассчитать данный показатель можно быстро.

Введем в ячейку K3 формулу = СТАНДОТКЛОНП(B3:G3)/СРЗНАЧ(B3:G3). Протянем формулу и выберем процентный формат ячеек.

Теперь вам становится видна вариация по каждому клиенту. Разделите их на группы X, Y, Z по ранее указанным критериям.

К группе X относятся клиенты с вариативностью от 0 до 10%, к категории Y от 10 до 25%, к категории Z от 25% и выше. Если большой список клиентов для анализа, то можно изначально отсортировать таблицу по возрастанию и указать категории.

Так как мы проводим анализ на примере 15 клиентов, то пропишем значения категорий вручную. У вас получится примерно так.

Из анализа видно, что у компании из рассмотренных 15 клиентов 8 характеризуются постоянным спросом и покупками товаров, их поведение можно легко спрогнозировать. К категории Y с колеблющимся спросом относятся 2 клиента. И к категории Z относится 5 клиентов. Это те люди, поведение которых сложно спрогнозировать. Их покупки скорее всего были вызваны срочными потребностями и носили единоразовый характер.

Проанализировав эти показатели, можно сказать, что в целом поведение клиентов стабильно и прогнозируемо.

Мы проанализировали клиентов по прибыльности, которую они приносят компании. Точно также вы можете произвести XYZ анализ ассортимента.

Как сделать XYZ анализ

Проведение данного вида анализа, как и предыдущего, можно разделить на этапы:

необходимо выбрать элементы и показатели для анализа,
выбрать временной промежуток, которое вы хотите проанализировать,
вычислить коэффициент вариации каждого анализируемого элемента,
распределить элементы в зависимости от показателя вариации,
разделить элементы на 3 группы: X, Y, Z.

К категории X относятся элементы с показателями вариации 0-10%. Таких клиентов можно охарактеризовать как устойчивых.

Категория Y — показатели вариации 10-25%. Эти клиенты изменчивы, но их поведение можно спрогнозировать.

Категория Z — вариация от 25% и выше. Сюда относятся случайные клиенты, которые приобрели товар один раз по потребности.

Данные для XYZ анализа должны быть статистического характера. Приведем пример XYZ анализа. Для этого воспользуемся офисной программой MS Excel.

АВС и XYZ дополняют друг друга и дают более полную картину

Товары с высоким спросом не всегда прибыльные, а прибыльные не всегда ходовые. Чтобы найти товары-локомотивы, АВС- и XYZ-анализ используют вместе. Это помогает держать руку на пульсе: вы всегда будете знать, что пользуется популярностью и приносит прибыль, а что продаётся от случая к случаю.

Товарные позиции добавляют в совмещённую таблицу, чтобы рассортировать их по прибыльности и спросу. Примерно так может выглядеть таблица.

Всего получается девять групп:

AX, BX, и AY (зелёные ячейки) — группы для продвижения и развития. Такие товары хорошо продаются и составляют основной оборот магазина. Поэтому они должны быть на складе всегда и их можно смело рекламировать
AZ, BY, CX (жёлтые ячейки) — нужно выделить больше внимания: такие товары приносят доход, но при этом отличаются низкой прогнозируемостью

Важно найти причину, почему товары покупают не стабильно и предпринять усилия для их продвижения в зелёные группы
BZ, CY, CZ (красные ячейки) — сюда попадают неликвидные товары спонтанного спроса. Часть из них можно выводить из ассортимента — они не приносят прибыли

А другую стимулировать к продажам. Также в этой группе могут собираться новые товары, которым нужно время на разогрев

В нашем примере не стоит закупать в большом количестве и использовать в рекламе восковые полоски для удаления волос на лице и оттеночного мусса для волоса — их редко покупают и они не приносят прибыли. Тени для глаз и карандаш для губ можно держать на складе в небольшом количестве, а «зелёные товары» рекомендуется держать в наличии и рекламироваться. Оба анализа помогают в стратегическом планировании. ABC-анализ можно проводить уже по итогам первого месяца работы, чтобы скорректировать планы на следующий. А вот XYZ-анализ не имеет смысла проводить так часто из-за сезонности, лучше — как минимум по итогам четырёх месяцев работы.

ABC анализ продаж. Определение

ABC анализ (англ. ABC-analysis) – это метод повышения эффективности и результативности системы продаж предприятия. Наиболее часто метод ABC-анализа используют для оптимизации номенклатуры товара (ассортимента) и его запасов с целью увеличения объема продаж. Другими словами, цель ABC-анализа является выделение наиболее перспективных товаров (или группы товаров), которые приносят максимальный размер прибыли для компании.

Данный вид анализа основывается на закономерности выявленной экономистом Парето: «20% продукции обеспечивают, 80% прибылей компании». Целью компании при проведении такого анализа является определение ключевых товаров, и управление данной 20% группой, которое создаст контроль над 80% денежными поступлениями. Управление продажами и денежными платежами напрямую влияют на финансовую устойчивость и платежеспособность компании.

При проведении анализа продукции все товары делятся на три группы:

Группа «А» – максимально ценные товары, занимают 20% ассортимента продукции, и приносят 80% прибыли от продаж;
Группа «В» – малоценные товары, занимают 30% ассортимента продукции, и обеспечивают 15% продаж;
Группа «С» – не востребованные товары, занимают 50% ассортимента, и обеспечивают 5% прибылей от продаж.

Товары компании группы «А» являются целевыми, и требуют максимального внимания к их производству и реализации: наличия их в складских запасов, оперативные поставки, планирование и организация производства и контроль качества данной продукции.

Преимущества и недостатки

У совместного ABC XYZ анализа есть следующие преимущества:

Широкий спектр применения. Его можно использовать для расчета показателей продаж, определения ключевых клиентов, спроса на товар, вклада продавцов в командную работу и т. п.
Простота. Выполнить расчёты несложно и для них не нужно десять аналитиков — реально обойтись своими силами. Понадобится только таблица в Excel или любой другой подобной программе. Есть CRM-системы, которые считают заданные показатели в автоматическом режиме. При правильной настройке останется только нажать кнопку, чтобы экспортировать данные в нужном формате.
Эффективность. Это базовое исследование, которое время от времени стоит повторять в каждой организации.

Как и любой другой метод, ABC XYZ анализ имеет свои недостатки:

И снова простота. Он не даёт возможности составить всестороннюю картину.
Не стоит использовать как прямое руководство к действию, например, тут же расставаться с клиентами, совершающими редкие покупки или избавляться от товаров со случайным спросом. Часто требуется дополнительный анализ другими методами.

Использование ABC XYZ анализа

Сфер применения ABC XYZ анализа в бизнесе существует множество:

Прибыль. В частности можно рассматривать различные факторы, которые на неё влияют;
Спрос на товары или услуги и его колебания;
Складские остатки с последующей их оптимизацией;
Клиенты и их разделение на крупных, средних и мелких по объёму совершаемых покупок;
Поставки, например, анализ поставщиков;
Внутренний анализ. Если показатели деятельности команды измеряются количественно, например, в отделе продаж, можно измерить вклад каждого продавца в выполнение плана;
Дебиторская задолженность и её классификация.

Сквозная аналитика

Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

СЧИТАТЬ, НЕ ПЕРЕСЧИТАТЬ

Теоретический блок пройден, основы изучены. Можем переходить к самому расчёту. И у меня для Вас две новости.

Плохая – я не дам Вам формул для расчёта. Хорошая – я Вам дам готовую excel-таблицу для внедрения.

Поэтому объясню основные смыслы, а расчёт в экселе сделается самостоятельно, когда Вы проставите цифры.

1. Сбор информации

Если у Вас нет истории покупок, то Вы читаете эту статью на будущее, так как практический любой анализ делается на основе данных за прошлый период.

Поэтому для успешной реализации этих двух анализов Вам нужно собрать информацию. В зависимости от цели они могут быть разные, я же показываю Вам практически не сменных лидеров любой таблицы:

Клиенты/товары
Сумма продаж
Количество продаж
Маржинальность

Эти данные Вы собираете за выбранный промежуток времени. Чем он будет длиннее, тем лучше. Так как Вы будете видеть динамику компании.

Но только рекомендую анализировать в отдельности каждые полгода-год, в силу того, что компании растут и если брать среднее значение за несколько лет, можно получить некорректные результаты.

2. Анализ данных

После того как Вы собрали всю информацию воедино, начинается самая скучная работа – это всё нужно расформировать по необходимым столбцам.

Процесс этот не быстрый, но тем не менее не требует особых знаний. Вы, конечно, можете пойти более умным путём и сразу сделать так, чтобы Ваша CRM-система выгружала такой готовый отчет. Как говорится, всё в Ваших руках. Главное, чтобы был результат.

Интеграция анализов

И уже затем, когда всё будет стоять на своих местах, Вы можете начинать делать выводы по столбцу, который называется “совмещенный”.

Именно он покажет Вам синергию ABC-анализа и XYZ-анализа. Как Вы уже догадались, для Вас самый лучшие клиенты и товары – это AX (покупают много и часто), а самые плохие – CZ/DZ (покупают мало и редко/нерентабельны).

Что делать с каждый группой, решайте сами. И не обязательно делать вывод, что нужно убирать “плохих” клиентов и товары.

Например, своему клиенту мы категорически запретили убирать товары, которые не приносят денег.

Так как знаем, что убрав эти продукты клиент будет вынужден их покупать у компании-конкурента, а значит так мы теряем с ним полный контакт и конкурент может его незаметно перетащить на основной (маржинальный) продукт

3. Обновление и миграция

Ваша компания развивается, у Вас меняются менеджеры, продукты, условия. Меняется всё, кроме Вас – руководителя ;-).

Поэтому нужно постоянно актуализировать базу и смотреть ситуацию в Вашей компании на данный момент времени. Промежуток изменений зависит напрямую от скорости изменений на рынке.

То же самое касается клиентов. Помимо того, что к Вам постоянно приходят новые, старые тоже меняются.

Одни вырастают до масштабов федеральных компаний и их закупки становятся похожими на уральские горы (большие и масштабные), другие наоборот становятся банкротами, так как не смогли справиться с конкурентами и новыми трендами маркетинга.

Поэтому Вам нужно постоянно обновлять свои аналитические данные и следить за тем, как одни клиенты мигрируют из группы в группу.

Это будет также показателем того, насколько Вы правильную работу ведёте с клиентами. Ведь их покупательская способность также зависит от того, как Вы с ними работаете.

Миграция клиентов

Чтобы оценить потенциал клиента для миграции в более “хорошую” группу, Вам нужно следовать двум стратегиям.

В B2B рынке Вам нужно узнать у своих клиентов что и сколько они покупают у конкурентов (+ что бы хотели покупать).

В B2C рынке просто нужно понять, сколько клиент берёт продукта у Вас (может он берёт у Вас 50% и 50% у конкурента), исходя из его нормы.

Кто и как часто должен проводить расчет и категоризацию запасов?

В заключение приведем свои рекомендации в ответ на этот вопрос.На большинстве предприятий применяется годовой цикл планирования. Это означает, что раз в год все службы и отделы «напрягаются» и составляют планы на год, в том числе и по потребности в ТМЦ. В этом случае категоризация должна быть проведена непосредственно до начала процесса годового планирования. Еще лучшей практикой является ежеквартальный перерасчет категорий запасов для того, чтобы нивелировать возможные изменения внешней и внутренней ситуации.Вопрос «кто должен проводить категоризацию?» сильно зависит от текущей организации как процессов планирования ТОиР, так и процессов снабжения, а также наличия необходимых исходных данных. Если данные есть и их достоверность высокая, то сами расчеты, как мы отмечали выше, могут быть сделаны автоматически. Но решение по этим расчетам все равно принимает человек. Мы рекомендуем делать такие расчеты и привязку к методам планирования совместно представителям отдела планирования ТОиР и структуры, которая организует процесс снабжения.